chương 1,2 TS. Vai Hing Phuong biên soạn chương 11,12 Chúng tôi xin chân thành cám ơn GS. Nguyễn Thành Độ và GVC. Nguyễn Thị Thảo đã đồng ý và giúp đỡ, tạo điều kiện để chúng tôi hoàn thành cuốn giáo trình này.
Mặc đù đã rất cô găng bd sung, hoàn chỉnh để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người học song giáo trình này không tránh khỏi những thiếu sót. Chúng tôi mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các đồng nghiệp, các học viên để chúng tôi có thể rút kinh nghiệm cho lần tái bản sau. Xin chén thanh cam on NHOM TAC GIA PHAN| NHỮNG VAN DE CHUNG VE VAN PHONG VA TO CHUC VAN PHONG Chuong i BAI CUONG VE VAN PHONG VA QUAN TRI VAN PHONG Văn phòng và quản trị văn phòng là những thuật ngữ quen thuộc trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhưng không phai đi cũng hiểu rõ về vai trò, ý nghĩa của quản trị văn phòng để có thể thực hiện nó một cách có hiệu quả. Chương này sẽ cho chúng ta cái nhìn tổng quan vê văn phòng.
quản trị văn phòng, các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng như xu hướng hiện đại hoá văn phòng hiện nay. Đại cương về văn phòng 1. Quan niệm văn phòng Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy). Quan niệm này nhằm phân biệt hoạt động của văn phòng với lao động trực tiếp.
Tuy nhiên khái niệm này chưa phân biệt rõ hoạt động của văn phòng với hoạt động quản lý nói chung. Ở bất kỳ một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý cũng cần phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập xử lý cung cấp truyền đạt thông tin (bên ngoài và nội bộ), trợ giúp cho công tác quản lý điều hành của ban lãnh đạo. bảo đảm các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của cơ quan đơn vị, bộ phận đó được gọi là “văn phòng”. Tuy nhiên trong thực tế có những quan niệm khác nhau vẻ văn phòng như sau: - Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tỜ hành chính trong cơ quan đơn vị (theo Từ điển tiếng Việt năm 1992).
Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, don vi. - Van phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (VD: văn phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ,.) - Văn phòng là phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo (có tâm cỡ).VD: văn phòng giám đốc, văn phòng Chủ tịch nước. - Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vỊ. Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của “văn phòng”.
Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận nay trong cac cơ quan don vi. Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả. Đây là nội dung hoạt động rất đặc trưng của công tác văn phòng.
Mặt khác, hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phương tiện vật chất kỹ thuật cần thiết. Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố này. Như vậy, nếu quan sát ở trạng thái tính thì văn phòng gồm những yếu tố vật chất kỹ thuật và con người. Nếu quan sát ở trạng thái động thì văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho công tác quản lý điều hành mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Từ việc xem xét toàn bộ nội dung hoạt động của công tác văn phòng trên đây, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị như sau: %Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. Chức năng của văn phòng Xuất phát từ quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, có thể thấy văn phòng có những chức năng sau đây: a. Chức năng tham mưu, tổng hợp Tham mưu là hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, an khớp.
Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tỉnh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề. Điều đó vứợt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu, tổng hợp. Tham mưu /à hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu.
Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu. Nhưng kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được.
Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo trong từng lĩnh vực cụ thể. Công việc này thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. Mat khác trong một cơ quan đơn vị, chủ thể làm công tác tham mưu có thể là cá nhân hay tập thể. Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để giúp cho công tác tham mưu được thuận lợi.
Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng van dé mang tính chuyên sâu. Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn tập hợp lại thành hệ thống thống nhất trình lãnh đạo hoặc đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng của từng bộ phận chuyên môn. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo. Đây là hai công việc có liên quan mật thiết với nhau, cùng nhằm một mục đích là trợ giúp cho công tác điều hành quản lý cơ quan đạt hiệu quả cao nhất.
Chức năng trợ giúp điêu hành Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quản lý điều hành cơ quan đơn vị. Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các.chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư. Chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị.
Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. 10 Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vi.
Nhiệm vụ của văn phòng Từ những chức năng trên, văn phòng sẽ được giao những những nhiệm vụ cụ thể. Song tuỳ theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó thường gồm: - Xây đựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác. Nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng là xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần và thường xuyện theo dõi đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch công “tác đó.
Đồng thời văn phòng cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện. Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Vi vay, van phòng là nơi tổng hợp các chương trình kế hoạch công tác đó để tạo thành hệ thống hoàn chỉnh ăn khớp nhằm đạt mục tiêu chung của cơ quan. - Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tín.
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, đơn vị nào cũng cần phải có thông tin. Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định đúng đắn. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp- đó chính là văn phòng.
Văn phòng là “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát hay lưu trữ tại. Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đơn vị.