CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC Mã chương: MH22.01 Giới thiệu: 5 - Tổng quan quản trị học giới thiệu khái quát về quản trị học, vai trò và các chức năng cơ bản của quản trị. - Quản trị học trang bị kiến thức tổng hợp cho các nghiên cứu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm tìm ra các phương thức tối ưu để đạt hiệu quả cao nhát với các nguồn lực có hạn của doanh nghiệp. - Vận dụng các quy luật và các nguyên tắc trong quản trị mang lại thành công trên mọi lĩnh vực kinh tế, khoa học kỹ thuật cũng như trong các hoạt động của đời sống con người và xã hội. Mục tiêu: - Trình bày được kiến thức cơ bản tổng quát về quản trị học: khá nệm, va trò, các chức năng quản trị.
- Năm vững được nội dung, vận dụng các quy luật tự nhiên và xã hội vào nghên cứu các phương pháp quản trị học. - Rèn luyện tính trung thực, cẩn thận, sáng tạo trong nghên cứu và học tập. Nội dung chính: 1. Khái niệm và bản chất của quản trị 1.
Khái niệm về quản trị Quản trị là một tiến trình làm việc với con người và thông qua con người để hoàn thành mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đổi. Trọng tâm của tiến trình này là sử dụng các nguồn tài nguyên có hạn nhằm phát huy hiệu quả cao nhất có thể đạt được cho tổ chức trong một thời gian nhất định. Quản trị là quá trình tác động thường xuyên, liên tục và có tổ chức của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm phối hợp các hoạt động giữa các bộ phận, các cá nhân, các nguồn lực lại với nhau một cách nhịp nhàng, ăn khớp để đạt đến mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao nhất Từ các quan điểm trên ta có thể đưa ra khái quát về khái niệm quản tri: Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo và kiểm soát công vệc. Đồng thời vận dụng một cách có hệu quả mọi nguồn tài nguyên để hoàn thành các mục tiêu đã định.
Bản chất của quản trị Quản trị là một quá trình tác động được tiến hành một cách có tổ chức và có chủ đích của chủ thể quản trị (hệ thống quản trị) Là một quá trình được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục nhằm làm cho các hoạt động của tổ chức mang lại kết quả cao nhất với chi phí thấp 6 nhất, thỏa mãn ngày càng nhiều hơn nhu cầu vật chất và tinh thần của cả cộng đồng. Vai trò và chức năng của quản trị Hàng nghìn năm trước đây đã có những nỗ lực của tổ chức về việc tìm kiếm những người có khả năng thực hiện các công tác về hoạch định, tổ chức và kiểm tra các công việc cụ thể để điều hành tổ chức đạt hiệu quả thể hiện vai trò của nhà quản trị trong công tác tổ chức. Vai trò của quản trị a. Vai trò quan hệ với con người - Vai trò đại diện hay tượng trưng - Vai trò của người lãnh đạo - Vai trò liên hệ, quan hệ với người khác b.
Vai trò thông tin - Vai trò thu thập thông tin và tiếp nhận thông tin liên quan đến tổ chức và hoạt động của đơn vị - Vai trò phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên quan - Vai trò cung cấp thông tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vị hay cho các cơ quan bên ngoài c. Vai trò quyết định - Vai trò chủ trì xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức - Vai trò giải quyết các xung đột: phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định - Vai trò là nhà phân phối tài nguyên - Vai trò như một nhà thương thuyết, đàm phán thay mặt cho tổ chức trong quá trình hoạt động 2. Chức năng quản trị - Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh: + Quản trị chất lượng + Quản trị Marketing + Quản trị sản xuất + Quản trị tài chính 7 + Quản trị kế toán + Quản trị hành chính văn phòng. - Căn cứ theo nội dung của quá trình quản trị: + Lập kế hoạch + Tổ chức + Điều khiển ( lãnh đạo hay chỉ huy) + Kiểm tra_ kiểm soát 2.
Quản trị là một khoa học, một nghề, một nghệ thuật a. Quản trị là một khoa học - Quản trị phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của các quy luật tự nhiên, xã hội - Quản trị phải dựa trên cơ sở lý luận của triết học, kinh tế học, toán học, tin học, công nghệ học và vận dụng các thành tựu, các kinh nghiệm thực tế vào thực hành quản trị - Người quản trị vừa phải kiên trì các nguyên tắc vừa phải vận dụng linh hoạt những phương pháp, kỹ thuật quản trị phù hợp với từng điều kiện, hoàn cảnh nhất định b. Quản trị là một nghề - Muốn quản trị có kết quả, trước tiên người quản trị phải được đào tạo về nghề nghiệp để có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm.để phát hiện, nhận thức một cách chuẩn xác, đầy đủ các quy luật khách quan; có phương pháp nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ đúng những đòi hỏi của các quy luật đó c. Quản trị là một nghệ thuật - Nghệ thuật sử dụng người - Nghệ thuật giao tiếp đàm phán trong kinh doanh - Nghệ thuật ra quyết định quản trị - Nghệ thuật quảng cáo - Nghệ thuật bán hàng.
Lý thuyết hệ thống trong quản trị tổ chức 3. Hệ thống và tính chất của hệ thống a. Hệ thống 8 Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể từ đó xuất hiện những thuộc tính mới gọi là tính “trồi” đảm bảo thực hiện những chức năng nhất định b. Tính chất của hệ thống - Có nhiều bộ phận hay các phần tử hợp thành - Bất kỳ một sự thay đổi nào về lượng cũng như về chất của một phần tử đều có thể ảnh hưởng đến các phần tử khác của hệ thống và hệ thống đó và ngược lại.
- Các phần tử hợp thành một thể thống nhất có được các tính chất ưu việt hơn nhằm thực hiện những chức năng hay mục tiêu nhất định 3. Các thành phần của hệ thống + Phần tử của hệ thống: Là tế bào nhỏ nhất của hệ thống, thực hiện chức năng nhất định và không thể phân chia thêm được nữa dưới giác độ hoạt động của hệ thống + Môi trường của hệ thống: Là tập hợp các yếu tố không thuộc hệ thống nhưng lại có mối quan hệ tương tác với hệ thống (tác động lên hệ thống và chịu sự tác động của hệ thống), bao gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài + Đầu vào của hệ thống: Là các loại tác động có thể có từ môI trường lên hệ thống, bao gồm: nguồn tài chính, nguồn nhân lực, nguồn nguyên nhiên vật liệu, công nghệ, thông tin và thị trường… + Đầu ra của hệ thống: Là phản ứng trở lại của hệ thống đối với môI trường, bao gồm những sản phẩm và dịch vụ, giảI quyết công ăn việc làm, nâng cao trình độ văn hóa, hạn chế tiêu cực cho xã hội, đóng góp nguồn tài chính cho xã hội… + Mục tiêu của hệ thống: Là trạng tháI mong đợi, cần có và có thể có của hệ thống sau một thời gian nhất định + Chức năng của hệ thống: Là những nhiệm vụ mà hệ thống phảI thực hiện, Là khả năng của hệ thống trong việc biến đầu vào thành đầu ra + Nguồn lực của hệ thống: Là tập hợp các yếu tố mà hệ thống sử dụng được để thực hiện mục tiêu của mình + Cơ cấu của hệ thống: Là hình thức cấu tạo của hệ thống, phản ánh sự sắp xếp có trật tự của các phân hệ, bộ phận và phần tử cũng như các quan hệ giữa chúng theo một dấu hiệu nhất định 9 + Hành vi của hệ thống: Là tập hợp các đầu ra có thể có của hệ thống trong khoảng thời gian nhất định. Thực chât là các cách xử sự tất yếu mà trong mỗi giai đoạn phát triển của mình hệ thống sẽ chọn để thực hiện + trạng thái của hệ thống: Là khả năng kết hợp giữa các đầu vào và đầu ra của hệ thống xét ở một thời điểm nhất định + Quỹ đạo của hệ thống: Là chuỗi các trạng tháI nối hệ thống từ trạng thái đầu về trạng thái cuối (tức mục tiêu) trong một khoảng thời gian nhất định + Động lực của hệ thống: Là những kích thích đủ lớn để gây ra các biến đổi hành vi của các phẩn tử hoặc của cả hệ thống + Cơ chế của hệ thống: Là phương thức hoạt động hợp với quy luật khách quan vốn có của hệ thống 3. Các quan điểm và phương pháp nghiên cứu hệ thống a.
Quan điểm nghiên cứu - Quan điểm macro (vĩ mô) - Quan điểm micro (vi mô) - Quan điểm mezzo (hỗn hợp) b. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp mô hình hóa - Phương pháp “hộp đen” - Phương pháp tiếp cận hệ thống 3. Điều khiển và điều chỉnh hệ thống a. Điều khiển và hệ điều khiển - Điều khiển hệ thống là quá trình tác động liên tục lên hệ thống để hướng hành vi của nó tới mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn biến động - Hệ điều khiển phải thỏa mãn điều kiện: + Hệ thống phải có cơ cấu rõ ràng + hệ thống phải có mục tiêu b.
Quá trình điều khiển hệ thống + Bước 1: Chủ thể điều khiển xác định mục tiêu điều khiển + Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin về môi trường và đối tượng điều khiển 10 + Bước 3: Xây dựng phương án và chọn phương án tối ưu sau đó truyền đạt cho đối tượng thực hiện + Bước 4: Đối tượng thực hiện điều chỉnh hành vi theo tác động chỉ dẫn của chủ thể c. Điều chỉnh và các phương pháp điều chỉnh + Phương pháp khử nhiễu + Phương pháp bảo hiểm + Phương pháp chấp nhận sai lệch 4. Đối tượng và phương pháp nghiên cứu quản trị 4. Đối tượng nghiên cứu Quản trị học là một khoa học xã hội, nhiên cứu các mối quan hệ giữa người và người trong quá trình quản trị gọi tắt là quan hệ quản trị.
+ Là quan hệ giữa chủ thể quản trị (hệ thống quản trị, bộ phận quản trị, người quản trị) và đối tượng quản trị (hệ thống bị quản trị, bộ phận bị quản trị, người bị quản trị).