CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG CỦA PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH I. THÔNG TIN VÀ VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH 1. Khái niệm về thông tin kinh tế Thông tin trong kinh tế là những tín hiệu mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý kinh tế 2. Vai trò của thông tin trong quản lý kinh tế - Thông tin là đối tượng lao động của nhà quản lý nói chung và người lãnh đạo nói riêng (với tư cách là tiền đề, là cơ sở của quản lý kinh tế); - Thông tin là công cụ của quản lý kinh tế; - Thông tin kinh tế là dấu hiệu của mức độ bình đẳng và dân chủ trong hoạt động kinh tế.
* Những nhân tố làm tăng vai trò của thông tin trong kinh tế + Thứ nhất, sự bùng nổ về thông tin đòi hỏi phải có các phương pháp khoa học để thu thập xử lý một khối lượng lớn thông tin; + Thứ hai, sự ra đời của máy vi tính và những ngành khoa học quan trọng mới – điều khiển học, lý thuyết thông tin, lý thuyết hệ thống, tin học, v. Đặc điểm của thông tin trong kinh tế - Thông tin không phải là vật chất nhưng không tồn tại ngoài các giá trị vật chất (vật mang thông tin); - Thông tin trong quản lý kinh tế có số lượng rất lớn và có nhiều mối quan hệ; - Thông tin phản ánh trật tự và phẩm cấp của quản lý kinh tế. Phân loại và yêu cầu đối với thông tin kinh tế 4. Phân loại thông tin kinh tế Mục đích của phân loại thông tin là nhằm: - Nghiên cứu chức năng của thông tin trong quản lý; 3 - Tổ chức hợp lý các dòng thông tin.
Phân loại theo quan hệ với một hệ thống cho trước Thông tin được chia thành: - Thông tin bên ngoài; - Thông tin bên trong. Phân loại theo chức năng thể hiện Thông tin được chia thành: - Thông tin chỉ đạo; - Thông tin thực hiện. Phân loại theo cách truyền tin Thông tin được chia thành: - Thông tin có hệ thống; - Thông tin không có hệ thống. Phân loại theo nội dung của thông tin Thông tin được chia thành: - Thông tin khoa học – kỹ thuật; - Thông tin quản lý; - Thông tin kinh tế; - Thông tin văn hoá - chính trị - xã hội.
Phân loại theo hướng chuyển động Thông tin được chia thành: - Thông tin chiều ngang; - Thông tin chiều dọc; - Thông tin lên; - Thông tin xuống. Phân theo số lần gia công Thông tin được chia thành: - Thông tin ban đầu (sơ cấp); - Thông tin thứ cấp. Phân theo ý định của đổi thủ Thông tin được chia thành: - Thông tin giả; - Thông tin thật; - Thông tin phóng đại. Yêu cầu đối với thông tin 4.
Tính chính xác - Thông tin cần được đo lường chính xác và phải được chi tiết hoá ở mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc đề ra quyết định được đúng đắn và tiết kiệm chi phí; - Thông tin phải phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng bị quản lý và môi trường xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậy cho quản lý. Tính kịp thời - Thời gian là kẻ thù của thông tin, thời gian làm cho thông tin trở nên lỗi thời, vô ích; - Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề. Thu thập thông tin quá sớm sẽ làm cho thông tin trở lên vô dụng, thu thập thông tin quá muộn làm cho nó trở nên kém hiệu quả; - Mâu thuẫn giữa tính đầy đủ và tính kịp thời được khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹ thuật và công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác thông tin; - Thông tin cần thuận tiện cho việc sử dụng. Tính hệ thống, tính tổng hợp, tính đầy đủ - Phải kết hợp các loại thông tin khác nhau theo trình tự nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả; - Làm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng bị quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, điều chỉnh sự hoạt động của đối tượng bị quản lý phù hợp với từng tình huống cụ thể; 5 - Đảm bảo cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để ra quyết định có cơ sở khoa học và tác động có hiệu quả đến đối tượng bị quản lý; - Tránh tình trạng thiếu thông tin cần và thừa thông tin không cần.
Tính cô đọng, logic - Thông tin phải có tính nhất quán, có luận cứ, không được có những chi tiết thừa, vô nghĩa hoặc tự mâu thuẫn; - Thông tin phải có tính đơn giản để tránh các cách hiểu khác nhau. Tính kinh tế Thông tin trong quản lý phải đảm bảo yêu cầu về mặt kinh tế của hoạt động quản lý. Yêu cầu này liên quan đến tính tối ưu, tính hiệu quả trong hoạt động thông tin quản lý. Tính bảo mật Việc lưu chuyển thông tin trong quản lý kinh tế cần bảo vệ được các vấn đề bí mật của nội bộ hệ thống.
Không được để lọt thông tin vào tay đối thủ, hoặc ngay trong hệ thống. Tính có thẩm quyền Thông tin kinh tế phải tương ứng giữa quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ, lợi ích của các chủ thể lẫn đối tượng nhận tin. Trong một hệ thống, các cấp lãnh đạo khác nhau sẽ nhận những thông tin tương ứng với trách nhiệm, quyền hạn của mình. Thông tin mà cấp lãnh đạo cấp cao nhận được, không thể công bố với các cấp dưới.
Đảm bảo thông tin cho các quyết định trong quản lý 5. Xác định nhu cầu thông tin cho cán bộ quản lý - Trong một hệ thống đều có nhiều cấp lãnh đạo khác nhau: + Người lãnh đạo cao cấp (chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc); + Người lãnh đạo cấp trung gian (giám đốc bộ phận, trưởng các phòng); + Người lãnh đạo cấp thấp (tổ trưởng, trưởng bộ phận, giám đốc phân xưởng…). 6 - Mỗi cấp lãnh đạo đều có quyền hạn, trách nhiệm và phạm vi hoạt động nhất định. Vì vậy, mỗi cấp lãnh đạo cần được cung cấp thông tin nhất định phù hợp với vai trò, nhiệm vụ và lĩnh vực hoạt động phù hợp; - Mạng lưới thông tin phải được tổ chức cho phù hợp với các cấp quản lý, vì mỗi cấp quản lý đều có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin có liên quan đến quyền hạn và trách nhiệm đã quy định.
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý trong quản lý kinh tế 5. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS) MIS được hiểu như là một hệ thống dùng để tiến hành quản lý cùng với những thông tin cần thiết được cung cấp thường xuyên. Hệ thống thông tin là tập hợp các phương tiện, các phương pháp và các cơ quan có liên hệ chặt chẽ với nhau, nhằm đảm bảo cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác quản lý. Sự cần thiết phải tổ chức hệ thống thông tin trong quản lý kinh tế Muốn đảm bảo thông tin cho các quyết định, cần phải tổ chức hệ thống thông tin hợp lý nhằm: - Mở rộng khả năng thu thập thông tin của bộ máy quản lý và người lãnh đạo để có thể nhanh chóng đưa ra được những quyết định đúng đắn; - Bảo đảm cho người quản lý nhanh chóng nắm được những thông tin chính xác về tình hình của môi trường và hoạt động của đối tượng bị quản lý để có thể tăng cường tính linh hoạt trong quản lý; - Tạo điều kiện để thực hiện nguyên tắc hệ thống trong quản lý, tiết kiệm được thời gian và chi phí về thu thập, xử lý thông tin.
Chức năng của hệ thống thông tin của hệ thống - Thu thập thông tin: thu thập các dữ liệu từ các nguồn khác nhau (trong hệ thống và ngoài hệ thống) 7 - Xử lý thông tin: Thông tin sau khi thu thập để sử dụng được đòi hỏi phải xử lý. Công việc chính là tiến hành xử lý nội dung để hình thành nội dung của dữ liệu, trong đó có: + Phân tổ + Lập biểu + Tính toán các chỉ tiêu Ngày nay, cùng với sự phát triển của máy tính, việc xử lý thông tin đều được ứng dụng công nghệ thông tin. Ngoài ra đã có một số phần mềm xử lý thông tin chuyên nghiệp như SPSS, Stata, Eview v. - Lưu trữ thông tin: Kết quả xử lý thông tin cần được lưu trữ để sử dụng khi cần.
Ngày nay, ngoài lưu trữ trên các phương tiện truyền thống như tài liệu, sổ sách v. người ta còn sử dụng các phương tiện hiện đại như ổ cứng, đĩa mềm USB v. để vừa lưu trữ được nhiều, tiện sử dụng, gọn nhẹ v. Trong tương lai, các doanh nghiệp tham gia vào mạng lưới thông tin quốc tế sẽ có nhiều thông tin hơn, nhanh hơn.
Ví dụ: Hiệp hội ngân hàng Đông Nam Á đang dự định xây dựng ngân hàng thông tin nhằm phòng ngừa rủi ro trong tác nghiệp. Các ngân hàng sẽ chia sẻ những rủi ro và cách khắc phục mà ngân hàng mình gặp phải, từ đó các ngân hàng khác tham gia vào hệ thống này sẽ tránh được những rủi ro không đáng có. - Khai thác thông tin (tìm kiếm thông tin): Nghiên cứu khai thác những dữ liệu cần thiết cho việc ra quyết định và cho việc giải quyết những mục tiêu đề ra. - Cung cấp thông tin: Gồm 2 loại công việc + Giao thông tin (tổng hợp thông tin theo nhiệm vụ phải giải quyết, chỉnh lý tin, lập văn kiện, nhận số lượng); + Truyền thông tin - đánh giá thông tin.
8 Thu thập Xử lý thông tin Khai thác thông tin (1) (2) thông tin (4) Lưu trữ Cung cấp thông tin (3) thông tin (5) Sơ đồ 1: Chức năng của hệ thống thông tin 5. Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin - Căn cứ vào nhu cầu thông tin của cơ quan quản lý các cấp để xác định cấu trúc hệ thống thông tin; - Thuận tiện cho việc sử dụng; - Đưa thông tin vào một lần nhưng sử dụng được nhiều lần; - Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống; - Xử lý nhiễu tối đa; - Mô hình hoá các quá trình thông tin; - Kết hợp xử lý thông tin; Phải kết hợp giữa quá trình thu thập thông tin với xử lý, phân tích thông tin. Việc này sẽ giúp cho người lãnh đạo không bận tâm về việc xử lý thông tin.