Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ 1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ PHÂN LOẠI TỔ CHỨC 1. Khái niệm về một tổ chức Xã hội loài người là một xã hội của các tổ chức. Phần lớn chúng ta đều đang là thành viên của một hoặc một số tổ chức nào đó.
Các tổ chức tuy khác nhau về phương thức hoạt động, nhưng chúng đều mang những đặc trưng cơ bản của một loại hình hệ thống xã hội. Hệ thống xã hội là tập hợp những người hay nhóm người có quan hệ chặt chẽ với nhau, ảnh hưởng, tác động tương hỗ lên nhau một cách có quy luật. Tổ chức thường được hiểu như sau: Tổ chức là tập hợp của nhiều người (2 người trở lên) cùng làm việc vì mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định. Một tổ chức có thể là một cơ quan quản lý nhà nước, một doanh nghiệp, một trường học, một chi đoàn, một câu lạc bộ,.
Các đặc điểm của một tổ chức Một tổ chức là một đoàn thể hay một cơ quan quản lý nhà nước hay một doanh nghiệp đều mang các đặc điểm chung sau: Mọi tổ chức đều mang tính mục đích chung rất rõ ràng: Tổ chức được các chủ thể tạo ra như một công cụ để thực hiện những mục đích nhất định, là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào. Điều đó được phản ánh trong chính từ “tổ chức”. Gốc của từ này xuất phát từ tiếng Hy Lạp-Organon, có nghĩa là công cụ. Mục đích của các tổ chức rất khác nhau, nhưng tổ chức không có mục đích thì tổ chức đó sẽ không tồn tại và phát triển.
Mọi tổ chức đều là hệ thống xã hội gồm nhiều người làm việc vì mục đích chung: Khi vào một tổ chức, chúng ta đã cam kết hành động cùng mọi người vì mục đích chung. Các thành viên phải được tuyển chọn, được xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và lợi ích thành viên phù hợp với mục đích chung. Mọi tổ chức đều là hệ thống mở: Tổ chức tương tác với môi trường trong quá trình liên tục thu hút các nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành đầu ra để cung cấp cho khách hàng.1 thể hiện cả người cung cấp nguồn lực và khách hàng đều thuộc môi trường bên ngoài tổ chức. Phản hồi từ môi trường bên ngoài phản ánh tổ chức hoạt động tốt đến mức nào.
“Không có khách hàng trung thành, tổ chức không thể tồn tại”. Trong điều kiện nguồn lực hạn chế để tồn tại và phát triển, một tổ chức phải phục vụ tốt khách hàng và sử dụng tốt các nguồn lực.1: Tổ chức là một hệ thống mở Mọi tổ chức đều được quản lý: Hình ảnh của các nhà quản lý luôn gắn liền với những tổ chức nhất định. Vai trò đó được thể hiện từ khi xác định mục đích để hình thành đến khi vận hành một tổ chức nhằm thực hiện mục đích. Một tổ chức với bản chất của nó, không thể tự hoạt động mà đều phải được quản lý nhằm đạt được mục đích đã xác định.
Phân loại tổ chức Các tổ chức đang tồn tại vô cùng đa dạng. Chúng có thể khác nhau khi trả lời các câu hỏi: ai nắm quyền sở hữu tổ chức? Tổ chức được tạo nên vì mục đích gì?. Vì vậy, cũng có rất nhiều quan điểm khác nhau khi phân loại và sau đây là một số cách phân loại cơ bản. a) Phân loại theo tính chất sở hữu 1) Tổ chức công là tổ chức thuộc quyền sở hữu của nhà nước hoặc không có chủ sở hữu.
Nó tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ công - là những sản phẩm mà người sử dụng không phải cạnh tranh và loại trừ nhau để có quyền sử dụng. Ví dụ: Tổ chức công thuộc sở hữu nhà nước như các cơ quan công quyền. Tổ chức công không có chủ sở hữu như các đoàn thể xã hội, các cơ sở tôn giáo. 2) Tổ chức tư là tổ chức thuộc ở hữu tư nhân và được kiểm soát bởi tư nhân; hoạt động vì mục tiêu cơ bản là tìm kiếm lợi nhuận.
3) Tổ chức công tư hợp danh: ví dụ doanh nghiệp thực hiện hợp đồng đối tác công tư PPP. b) Phân loại theo mục đích hoạt động của tổ chức 1) Tổ chức vì lợi nhuận là tổ chức tồn tại chủ yếu vì mục tiêu lợi nhuận tối đa. Yếu tố được quan tâm nhất là bao nhiêu lợi nhuận được tạo ra từ khoản đầu tư. Tổ chức đó là các doanh nghiệp, các hợp tác xã, các hộ kinh doanh cá thể, v.
9 2) Tổ chức phi lợi nhuận là tổ chức ra đời và tồn tại để cung cấp các sản phẩm, dịch vụ phục vụ cộng đồng. Đó là các cơ quan nhà nước, các viện bảo tàng, các tổ chức chính trị, các tôn giáo, các doanh nghiệp phi lợi nhuận, các tổ chức từ thiện, v. c) Phân loại theo hình thức thành lập tổ chức 1) Tổ chức chính thức là tổ chức mà trong đó mọi người đều được xác định rõ ràng về vị trí, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm và thường do cấp trên quyết định hoặc do bầu cử hoặc được pháp luật thừa nhận. 2) Tổ chức phi chính thức là tổ chức của những người được hình thành thông qua các mối quan hệ cá nhân, tồn tại trong “tổ chức” chính thức hoặc với bên ngoài “tổ chức” do cùng sở thích, nguyện vọng, quan điểm, tư tưởng,.
Như hội Guitar, hội Cầu lông,. Hoặc các phòng “cộng tác viên” của các doanh nghiệp. Các hoạt động cơ bản của tổ chức Hoạt động của các tổ chức là muôn hình muôn vẻ, phụ thuộc vào mục đích tồn tại, lĩnh vực hoạt động trong đời sống xã hội, quy mô, phương thức hoạt động được chủ thể lựa chọn và các yếu tố ngoại lai khác. Tuy nhiên, mọi tổ chức đều phải thực hiện các hoạt động theo một tiến trình liên hoàn trong mối liên hệ chặt chẽ với môi trường.
Ví dụ tổ chức là một doanh nghiệp, tiến trình đó là: - Nghiên cứu và dự báo môi trường để trả lời các câu hỏi: Môi trường đòi hỏi gì ở tổ chức? Môi trường tạo ra cơ hội và thách thức nào?.; - Thiết kế các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng khách hàng; - Tìm kiếm và huy động các nguồn lực đáp ứng hoạt động của tổ chức; - Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ; - Làm cho khách hàng biết và hiểu sản phẩm và dịch vụ của tổ chức; - Thực hiện các dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ,. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ 1.1 Khái niệm về quản lý Đối tượng quản lý rất rộng bao gồm nhiều dạng, có thể phân thành ba dạng chính: 10 - Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm.); - Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi, con người); - Quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội: đảng, nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức. Trong phạm vi môn học, chúng ta chỉ nghiên cứu ở dạng thứ ba quản lý xã hội. Quản lý xã hội là dạng quản lý phức tạp nhất, bao gồm nhiều lĩnh vực như: quản lý nhà nước, quản lý hành chính công, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, quản lý ngành, quản lý doanh nghiệp.
Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Administration trong văn bằng thạc sỹ quản trị kinh doanh (MBA Master of Business Administration). Ngoài ra trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị. Management có nguồn gốc từ tiếng Latinh: Manus có nghĩa là bàn tay.
Quản lý thể hiện việc con người tác động vào sự việc theo mục đích của mình thay vì để sự việc tự xảy ra một cách tự nhiên. Trong thực tế, thuật ngữ "quản lý" và "quản trị" vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, nhưng về cơ bản hai từ này đều có bản chất giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ "quản lý" gắn liền với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực công cộng, tức là quản lý ở tầm vĩ mô, còn thuật ngữ "quản trị" được dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế). Xét về từ ngữ, thuật ngữ “quản lý" có thể hiểu là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình "quản" là sự coi sóc, giữ gìn, duy trì ở trạng thái "ổn định"; quá trình “ lý" là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức vào thế “phát triển”.
Có rất nhiều cách diễn đạt khái niệm về quản lý, sau đây là một số khái niệm: Khái niệm 1: Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý và khách thể quản lý nhằm sử dụng tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đạt được mục tiêu đề ra, trong điều kiện biến động của môi trường [2,14], (hình 1.2: Mô hình hóa khái niệm về quản lý Ghi chú: Trong sơ đồ đường nét liền mảnh có mũi tên là đường chỉ đạo; đường nét đứt mảnh có mũi tên là đường thông tin phản hồi. Quản lý là một thuộc tính vốn có của mọi tổ chức. Khái niệm 2: Quản lý là tìm cách làm cho thành quả chung nhiều hơn thành quả các cá thể riêng rẽ cộng lại (tìm cách tăng hiệu năng lao động chung). Theo giáo sư Kenzo BaBa (Nhật Bản): Quản lý có nghĩa 1 + 1 > 2 (1.1) Mỗi nước phải phát triển Khoa học quản lý (KHQL) của riêng mình, nhưng có thể rút ra công thức tổng quát từ sự thành công của nước Nhật Bản thời kỳ phục hồi nền kinh tế sau Chiến tranh thế giới lần thứ II như sau: Thành công = Học tập KHQL phương Tây + Giá trị truyền thống (1.2) Nước Nhật phục hồi nền kinh tế sau Chiến tranh Thế giới lần thứ II nhanh chóng tới mức gây ngạc nhiên cho thế giới là do họ du nhập học thuyết Quản lý chất lượng toàn bộ (TQM) của W.
Deming (Mỹ) từ năm 1946 đến nay và duy trì, phát huy bản sắc dân tộc, truyền thống văn hóa Nhật Bản. Hiện nay, đường lối phát triển đất nước Việt Nam đã được Đảng, Nhà nước vạch ra từ năm 1996 cũng theo công thức trên.