TỔNG QUAN VỀ GIÁO TRÌNH NGHIỆP VỤ VĂN THƯ
Tổng quan về giáo trình
Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư do Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp biên soạn và ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng nhà trường. Đây là tài liệu học tập chuyên môn cơ sở bắt buộc thuộc chương trình đào tạo ngành Văn thư Lưu trữ trình độ Trung cấp, đồng thời phục vụ các chuyên ngành liên quan như Hành chính văn thư, Hành chính văn phòng và Thư ký văn phòng.
Mục tiêu học tập của giáo trình là trang bị cho người học hệ thống kiến thức lý luận cơ bản và phương pháp thực hiện các nội dung tác nghiệp văn thư; nắm vững các yêu cầu pháp lý về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước; thực hiện chuẩn xác quy trình tổ chức tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, giải quyết văn bản đến, quy trình soạn thảo, kiểm tra, nhân bản, phát hành văn bản đi, cũng như các quy định về quản lý, sử dụng con dấu trong cơ quan, tổ chức.
Cấu trúc tài liệu được thiết kế gồm 04 chương chuyên đề mang tính tuần tự, phản ánh chu trình vận động của văn bản và công cụ quản lý trong hoạt động hành chính:
- Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư
- Chương 2: Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
- Chương 3: Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
- Chương 4: Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Điểm đặc trưng của giáo trình là việc pháp điển hóa các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành (như Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV) thành các lưu đồ xử lý công việc và biểu mẫu nghiệp vụ cụ thể gắn với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.
Nội dung kiến thức cốt lõi
Các chương/chủ đề chính
-
Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư
Trình bày khái niệm văn thư từ nguồn gốc Hán văn và lịch sử quản lý văn bản thời phong kiến (điển hình là Văn Thư Phòng thời Minh Mạng) đến định nghĩa hiện đại theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Xác lập 04 yêu cầu nguyên tắc: Nhanh chóng, Chính xác, Bí mật, Hiện đại. Nội dung chương phân định cơ cấu tổ chức quản lý văn thư từ cấp Trung ương (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) đến cấp tỉnh (Sở Nội vụ - Phòng/Chi cục Văn thư - Lưu trữ) và cấp huyện (Phòng Nội vụ) theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP, Thông tư số 02/2010/TT-BNV; đồng thời quy định nhiệm vụ của cán bộ văn thư và các ngạch công chức (Nhân viên, Cán sự, Chuyên viên).
-
Chương 2: Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Thiết lập quy trình 06 bước: Tiếp nhận; Phân loại (bóc bì đối với văn bản hành chính thông thường; không bóc bì đối với văn bản "Mật", văn bản gửi tổ chức Đảng, đoàn thể); Đăng ký văn bản vào Sổ hoặc Cơ sở dữ liệu máy tính (theo Công văn số 608/LTNN-TTNC); Trình văn bản; Phân phối, chuyển giao; Theo dõi, đôn đốc giải quyết bằng Phiếu giải quyết văn bản đến (gồm 04 phần ý kiến chỉ đạo và đề xuất). Quy định quy mô lập sổ theo lượng văn bản: dưới 2.000 văn bản, từ 2.000 đến dưới 5.000 văn bản, và trên 5.000 văn bản/năm.
-
Chương 3: Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Quy định các bước kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV; nguyên tắc ghi số, ngày tháng theo niên độ; nhân bản văn bản mật theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP; đóng dấu cơ quan trùm 1/3 - 1/4 chữ ký về phía bên trái; lập sổ theo dõi phát hành (phân cấp theo quy mô dưới 500, từ 500 đến 2.000, và trên 2.000 văn bản/năm); đóng gói bì thư (định lượng giấy từ 80g/m² trở lên); chuyển phát qua bưu điện, mạng tin học, máy fax; quy trình lưu giữ bản gốc có chữ ký trực tiếp tại văn thư.
-
Chương 4: Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Trình bày khái niệm, ý nghĩa pháp lý, lịch sử và hình sự của con dấu. Hệ thống hóa đặc điểm, quy cách và kích thước các loại con dấu: dấu tròn có hình Quốc huy (đường kính 43mm cho cấp UBTVQH, 33mm cho UBND cấp xã), dấu tròn không có hình Quốc huy (gồm 06 phân nhóm, đường kính từ 34mm đến 37mm), dấu tổ chức Đảng tròn và chữ nhật theo Thông tư số 03/TT-TW (1977), dấu nổi, dấu thu nhỏ bằng đồng, dấu chức danh và các loại dấu nghiệp vụ (dấu Đến, dấu Mật, dấu Khẩn). Quy định thẩm quyền cấp phép khắc dấu thuộc Tổng cục Cảnh sát - Bộ Công an (thời hạn giải quyết không quá 07 ngày) và trách nhiệm trực tiếp của cán bộ văn thư khi giữ dấu.
Kiến thức nền tảng được xây dựng
Giáo trình hình thành nền tảng lý luận về chu trình thông tin quản lý hành chính nhà nước. Người học tiếp cận hệ thống nguyên tắc tổ chức quản lý văn thư, các chế định bảo vệ bí mật nhà nước trong phát hành tài liệu (Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, Thông tư số 12/2002/TT-BCA), cùng hệ thống văn bản pháp quy điều chỉnh công tác quản lý con dấu (Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP).
Kỹ năng phát triển
- Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ: Kiểm tra thể thức văn bản; ghi số, mã hiệu văn bản theo từng thể loại hành chính; kỹ thuật lập Sổ đăng ký văn bản đến khổ A3 gồm 09 cột tiêu chuẩn; lập sổ chuyển giao, sổ theo dõi bản lưu; kỹ thuật gấp văn bản, vào bì, dán bì và đóng dấu giáp lai, dấu treo, dấu chữ ký đúng vị trí quy định.
- Kỹ năng phân tích, xử lý: Phân loại văn bản theo thẩm quyền giải quyết; nhận diện sai sót về thể thức và tính hợp pháp của căn cứ ban hành văn bản; xác định chế độ bảo mật đối với từng bậc độ mật ("Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật").
- Kỹ năng quản trị tác nghiệp: Vận hành phần mềm quản lý văn bản máy vi tính; lập danh mục hồ sơ; theo dõi tiến độ xử lý văn bản có ấn định thời gian; kiểm soát thủ tục bàn giao tài liệu vào lưu trữ hiện hành.
Phương pháp giảng dạy và học tập
Phương pháp tiếp cận của giáo trình kết hợp giữa lý luận hành chính và rèn luyện kỹ năng thực hành nghiệp vụ văn phòng.
- Tiếp cận sư phạm: Đặt người học vào các tình huống giả định của một bộ phận văn thư cơ quan. Lý thuyết được truyền tải qua các sơ đồ luân chuyển chứng từ và điều khoản pháp luật, sau đó được kiểm chứng thông qua việc hoàn thiện các bảng biểu.
- Bài tập và nghiên cứu tình huống (Case studies): Giáo trình đưa vào quy trình thực tế từ cơ quan nhà nước, cụ thể như Quy trình ban hành văn bản và giải quyết hồ sơ công văn đi/đến của cơ quan Thanh tra tỉnh (Thanh tra tỉnh Lào Cai). Người học giải quyết các tình huống: xử lý văn bản hỏa tốc hẹn giờ, xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo, chuyển giao văn bản nội bộ, thẩm tra pháp chế hành chính trước khi ký duyệt.
- Thực hành biểu mẫu: Học sinh trực tiếp thao tác trên các mẫu sổ in sẵn kích thước A3 (420mm x 297mm) và A4 (210mm x 297mm), bao gồm: Sổ đăng ký văn bản đến (09 cột), Sổ đăng ký văn bản đến loại mật, Sổ đăng ký đơn thư (08 cột), Sổ chuyển giao văn bản đến, Sổ đăng ký văn bản đi, Phiếu giải quyết văn bản đến (04 mục chỉ đạo).
- Phương pháp đánh giá: Kết hợp đánh giá lý thuyết (cấu trúc thể thức, thẩm quyền ban hành, quy cách con dấu) và kiểm tra kỹ năng thực hành (đóng dấu đúng kỹ thuật, lập sổ đăng ký, soạn thảo công văn, tờ trình, giấy giới thiệu).
- Hướng dẫn tự học: Học sinh đối chiếu các quy định thể thức với văn bản hành chính thực tế phát sinh tại địa phương, tự giải các bài tập chú giải thành phần thể thức (Quốc hiệu, Tên cơ quan, Số ký hiệu, Địa danh, Ngày tháng, Thẩm quyền ký).
Điểm nổi bật và cập nhật
- Hệ thống hóa đồng bộ văn bản quy phạm pháp luật: Giáo trình cập nhật và viện dẫn trực tiếp các văn bản pháp lý chuyên ngành:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;
- Nghị định số 14/2008/NĐ-CP quy định tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, huyện;
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 01/2011/TT-BNV về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 02/2010/TT-BNV về tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ;
- Quyết định số 1131/2008/QĐ-TTCP về mẫu quy trình xử lý văn bản của ngành Thanh tra.
- Tích hợp quy trình quản lý văn bản trên môi trường mạng: Đưa vào hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu và đăng ký văn bản bằng máy vi tính dựa trên Công văn số 608/LTNN-TTNC và Công văn số 139/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; cung cấp nguyên tắc xử lý văn bản chuyển phát qua Fax và mạng internet.
- Gắn kết thực tiễn tổ chức bộ máy cơ quan: Phản ánh chi tiết việc phân cấp tổ chức quản lý ngành dọc từ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ), Phòng Nội vụ cấp huyện đến công chức kiêm nhiệm cấp xã.
Đối tượng sử dụng giáo trình
| Đối tượng |
Mục đích và Phương thức sử dụng |
| Học sinh Trung cấp / Sinh viên Cao đẳng |
Tài liệu học tập chính khóa ngành Văn thư Lưu trữ, Hành chính văn thư, Hành chính văn phòng, Thư ký văn phòng nhằm hoàn thiện chuẩn đầu ra nghề nghiệp. |
| Điều kiện tiên quyết (Prerequisites) |
Nắm vững kiến thức đại cương về tổ chức bộ máy nhà nước, kỹ năng tin học văn phòng cơ bản và ngữ pháp tiếng Việt thực hành. |
| Giảng viên chuyên ngành |
Tài liệu chuẩn để thiết kế đề cương chi tiết, giáo án giảng dạy lý thuyết, hướng dẫn thực hành xưởng/mô phỏng văn phòng và xây dựng ngân hàng đề kiểm tra. |
| Cán bộ, công chức, viên chức |
Cẩm nang tra cứu nghiệp vụ, phục vụ các lớp bồi dưỡng ngắn hạn hoặc tự hoàn thiện kỹ năng tiếp nhận văn bản, phát hành văn bản và quản trị con dấu tại đơn vị. |
Câu hỏi thường gặp
1. Giáo trình này phù hợp với trình độ đào tạo nào?
Giáo trình được biên soạn chính thức cho trình độ Trung cấp chuyên nghiệp ngành Văn thư Lưu trữ và các ngành Hành chính văn phòng, Thư ký văn phòng; đồng thời có giá trị tham khảo cho bậc Cao đẳng và cán bộ làm công tác văn phòng tại các cơ quan, tổ chức.
2. Người học cần chuẩn bị kiến thức nền tảng gì trước khi học môn này?
Cần nắm được cơ cấu hệ thống cơ quan nhà nước tại Việt Nam, kiến thức soạn thảo văn bản trên máy tính (MS Word) và quy tắc dùng từ, đặt câu trong văn bản hành chính.
3. Điểm khác biệt căn bản của giáo trình về phân loại quản lý văn bản là gì?
Giáo trình thiết lập tiêu chí tổ chức sổ sách rõ ràng căn cứ theo dung lượng văn bản thực tế hàng năm:
- Văn bản đến: Phân chia theo 03 khung dung lượng (<2.000, 2.000 đến <5.000, và >5.000 văn bản/năm).
- Văn bản đi: Phân chia theo 03 khung dung lượng (<500, 500 đến <2.000, và >2.000 văn bản/năm).
4. Phương pháp tự học giáo trình như thế nào để đạt hiệu quả?
Người học nên kết hợp nghiên cứu lý thuyết trong giáo trình với các văn bản quy phạm pháp luật gốc (Thông tư 01/2011/TT-BNV, Nghị định 110/2004/NĐ-CP), đồng thời in các phụ lục biểu mẫu (Sổ văn bản đến 09 cột, Phiếu giải quyết văn bản) để thực hành ghi chép trực tiếp.
5. Giáo trình có kèm theo hệ thống phụ lục biểu mẫu không?
Giáo trình cung cấp hệ thống mẫu sổ chuẩn: Sổ đăng ký văn bản đến (Phụ lục VII), quy cách Bì văn bản (Phụ lục VIII), Sổ chuyển giao văn bản đi (Phụ lục IX), Sổ gửi văn bản đi bưu điện (Phụ lục X), và Sổ sử dụng bản lưu (Phụ lục XI).
Kết luận
Giáo trình Nghiệp vụ Văn thư của Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp cung cấp hệ thống kiến thức quy chuẩn và kỹ năng nghiệp vụ thực tế về quản lý văn bản và con dấu theo quy định pháp luật Việt Nam.
Lộ trình học tập đề xuất:
- Nghiên cứu lý luận, yêu cầu nghiệp vụ và mô hình tổ chức bộ máy văn thư (Chương 1).
- Nắm vững kỹ thuật lập sổ, tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến (Chương 2).
- Thực hành kiểm tra thể thức, đánh số, nhân bản và phát hành văn bản đi (Chương 3).
- Hoàn thiện kỹ thuật bảo quản, sử dụng các loại con dấu và thẩm quyền đăng ký mẫu dấu (Chương 4).
Tài liệu tham khảo bổ trợ theo danh mục giáo trình: Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ (2014); Nghị định số 31/2009/NĐ-CP; Thông tư số 09/2011/TT-BNV quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu.
