TỔNG QUAN VÀ MÔ TẢ HỌC THUẬT GIÁO TRÌNH: CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình môn đun Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội được biên soạn cho nghề Văn thư hành chính ở trình độ Trung cấp, ban hành kèm theo Quyết định của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu năm 2020 (hoàn thành biên soạn nội dung vào tháng 10 năm 2018). Trong chương trình đào tạo chuyên ngành hành chính – văn thư, đây là môn học tự chọn nhằm trang bị hệ thống kiến thức chuyên sâu về công tác quản trị văn bản và lưu trữ trong hệ thống chính trị Việt Nam.

Mục tiêu học tập của giáo trình là cung cấp cho người học cơ sở lý luận, nguyên tắc nghiệp vụ và quy trình thao tác kỹ thuật liên quan đến hoạt động văn thư và lưu trữ tại các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị – xã hội từ cấp cơ sở đến cấp Trung ương. Người học sau khi hoàn thành chương trình có khả năng nhận biết đúng thẩm quyền ban hành, soạn thảo đúng thể thức, tổ chức quy trình luân chuyển văn bản đi – đến, xây dựng danh mục hồ sơ, phân loại và tiến hành các khâu nghiệp vụ chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

Cấu trúc giáo trình được phân định làm 2 phần chính với 6 chương nghiệp vụ và hệ thống 28 phụ lục biểu mẫu quy chuẩn. Điểm đặc thù của tài liệu là việc chuẩn hóa nội dung dựa trên hệ thống văn bản quy phạm và hướng dẫn chuyên ngành của Đảng, bao gồm Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư và Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/04/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng, cùng các quy định riêng của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam và Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được triển khai theo tiến trình logic từ tổng quan lý luận, kỹ thuật văn bản, quản lý vận hành văn thư đến các khâu nghiệp vụ lưu trữ chuyên sâu:

  • Chương I: Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội
    Chương này xác định khái niệm, vị trí, ý nghĩa và 4 yêu cầu nghiệp vụ cơ bản: nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. Tài liệu phân tích các tiêu chuẩn đối với cán bộ văn thư về phẩm chất chính trị, chuyên môn nghiệp vụ (lý luận và thực hành), cùng các yêu cầu bổ trợ (tính bí mật, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, độ tin cậy, tính nguyên tắc, tính tế nhị). Đồng thời, chương I làm rõ trách nhiệm quản lý nhà nước của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và trách nhiệm cụ thể của lãnh đạo, chánh văn phòng, cán bộ chuyên môn và văn thư chuyên trách.
  • Chương II: Văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội
    Cung cấp hệ thống định nghĩa cho 25 thể loại văn bản của Đảng (Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, Chiến lược, Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Kết luận, Quy chế, Quy định, Thông tri, Hướng dẫn, Thông báo, Thông cáo, Tuyên bố, Lời kêu gọi, Báo cáo, Kế hoạch, Quy hoạch, Chương trình, Đề án, Phương án, Dự án, Tờ trình, Công văn, Biên bản) và 8 loại giấy tờ hành chính (Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, Giấy đi đường, Giấy nghỉ phép, Phiếu gửi, Giấy mời, Phiếu chuyển, Thư công). Nội dung phân định chi tiết thẩm quyền ban hành văn bản từ Đại hội đại biểu toàn quốc, Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư xuống cấp tỉnh, cấp huyện, cấp cơ sở, chi bộ và các cơ quan tham mưu giúp việc, đảng đoàn, ban cán sự đảng; quy định 8 thành phần thể thức bắt buộc, các thành phần thể thức bổ sung và thể thức bản sao theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW.
  • Chương III: Tổ chức quản lý văn bản đi đến và quản lý, sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội
    Trình bày quy trình xử lý văn bản đến (tiếp nhận, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký, phân phối, giải quyết, theo dõi) và quy trình quản lý văn bản đi (kiểm tra thể thức, ghi số ký hiệu, đóng dấu, đăng ký, phát hành, lưu trữ). Chương này cũng quy định chế độ quản lý, bảo quản và nguyên tắc sử dụng con dấu cơ quan, dấu chức danh.
  • Chương IV: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
    Phân tích khái niệm, mục đích, yêu cầu và trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành của cán bộ, chuyên viên; phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ; quy trình chuẩn bị, thời hạn và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
  • Chương V: Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
    Khái quát thành phần tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Đảng, các nguyên tắc quản lý phông tập trung thống nhất và hệ thống tổ chức lưu trữ lịch sử của Đảng từ Trung ương đến cấp tỉnh.
  • Chương VI: Nội dung nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan Đảng
    Tập trung vào các khâu kỹ thuật: thu thập, bổ sung hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử; phương pháp và 9 tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ Đảng; thẩm quyền và quy trình tổ chức xét hủy tài liệu hết giá trị; quy trình chỉnh lý tài liệu qua 3 giai đoạn (chuẩn bị, tiến hành, kết thúc); chế độ bảo quản, bảo vệ kho tàng và các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình thiết lập cơ sở lý thuyết dựa trên các nguyên tắc quản lý hành chính và tổ chức của hệ thống Đảng Cộng sản Việt Nam:

  • Nguyên tắc quản lý văn thư - lưu trữ đặc thù: Tính bảo mật chính trị, chế độ quản lý tài liệu theo nhiệm kỳ đại hội và phân cấp thẩm quyền ban hành văn bản tương ứng với từng cấp ủy.
  • Hệ thống quy chuẩn văn bản chuyên biệt: Sự khác biệt giữa thể chế văn bản Đảng với văn bản quản lý nhà nước, thể hiện qua các loại văn bản mang tính chỉ đạo đặc thù như Thông tri, Kết luận, và cách bố trí 8 thành phần thể thức bắt buộc (tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam", vị trí dấu sao * dưới tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu theo nhiệm kỳ).
  • Hệ thống 9 tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu: Bao gồm tiêu chuẩn nội dung, tác giả, thời gian - địa điểm hình thành, mức độ thông tin, hiệu lực pháp lý, mức độ hoàn chỉnh của phông, ngôn ngữ - vật liệu chế tác, tình trạng vật lý, và ý nghĩa của cơ quan hình thành phông.

Kỹ năng phát triển

Tài liệu hướng tới việc hình thành năng lực thực hành nghề nghiệp thực tế:

  • Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ: Thao tác soạn thảo văn bản đúng quy chuẩn căn lề, cỡ chữ, khoảng cách dòng (Spacing tối thiểu 6pt, Line spacing tối thiểu 18pt); kỹ thuật ghi số, ký hiệu viết tắt cho từng loại cơ quan (ĐUQS, ĐUCA, UBKTTW, BCSĐ, ĐĐ...); kỹ thuật đề ký (T/M, K/T, T/L) và ghi chức vụ người ký theo quy định.
  • Kỹ năng tổ chức và quản lý: Thiết lập các loại sổ theo dõi văn bản đi, đến, sổ giao nhận bản đánh máy; phân loại văn bản theo thẩm quyền xử lý; ứng dụng phần mềm chuyên ngành vào quản lý văn thư và đơn thư khiếu tố.
  • Kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ: Lập danh mục hồ sơ; viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; xây dựng phương án phân loại tài liệu; biên mục hồ sơ; lập mục lục hồ sơ; đóng gói, ghi nhãn hộp và lập hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình định hướng phương pháp tiếp cận kết hợp giữa lý thuyết thể chế và rèn luyện kỹ năng thực hành thông qua hệ thống tài liệu quy chuẩn:

  • Phương pháp giảng dạy: Giảng viên kết hợp phương pháp thuyết trình phân tích các quy định pháp quy (Quy định 66-QĐ/TW, Hướng dẫn 36-HD/VPTW) với việc hướng dẫn trực quan trên các sơ đồ bố trí thành phần thể thức (Phụ lục 1, Phụ lục 2) và sơ đồ cơ cấu hệ thống tổ chức Đảng (Phụ lục 4).
  • Bài tập tình huống và case studies: Sử dụng các ví dụ thực tế được nêu trong giáo trình để giải quyết các bài toán về thẩm quyền ban hành (như thẩm quyền của Đoàn Chủ tịch Đại hội, Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Đảng ủy bộ phận, Chi bộ cơ sở) và xử lý thể thức ký xác nhận văn bản đại hội trong trường hợp đại hội không có con dấu riêng.
  • Hệ thống câu hỏi ôn tập: Cuối mỗi chương đều có phần câu hỏi tổng kết (trang 15, 64, 83, 104, 108, 171) tập trung vào việc củng cố các khái niệm, quy trình xử lý văn bản, nguyên tắc xác định giá trị và các bước chỉnh lý tài liệu.
  • Thực hành biểu mẫu: Giáo trình cung cấp 28 biểu mẫu thực tế để người học trực tiếp thực hành thao tác nghiệp vụ, bao gồm:
    • Nhóm văn thư: Mẫu dấu đến (Phụ lục 5), Sổ đăng ký văn bản đến (Phụ lục 6), Sổ chuyển văn bản đến (Phụ lục 7), Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến (Phụ lục 8), Sổ giao nhận văn bản đánh máy (Phụ lục 9), Sổ đăng ký văn bản đi (Phụ lục 10), Phiếu gửi (Phụ lục 11), Sổ chuyển giao văn bản đi (Phụ lục 12), Sổ theo dõi phục vụ khai thác văn bản đi (Phụ lục 13), Danh mục hồ sơ (Phụ lục 14), Mục lục văn bản (Phụ lục 15).
    • Nhóm lưu trữ: Biên bản giao nhận tài liệu (Phụ lục 1, 9 Phần II), Kế hoạch chỉnh lý tài liệu (Phụ lục 2), Lịch sử đơn vị hình thành phông (Phụ lục 3), Lịch sử phông (Phụ lục 4), Phương án phân loại tài liệu (Phụ lục 5), Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (Phụ lục 6), Mục lục hồ sơ (Phụ lục 7), Nhãn cặp/hộp (Phụ lục 8), Báo cáo tổng kết chỉnh lý (Phụ lục 10).
  • Đánh giá và tự học: Kiểm tra định kỳ thông qua khả năng hoàn thiện hồ sơ mẫu, kỹ thuật trình bày thể thức văn bản trên máy tính, và mức độ chính xác khi lập các văn bản nghiệp vụ lưu trữ. Người học có thể tự học thông qua việc đối chiếu trực tiếp các bài tập với bảng mẫu biểu phụ lục kèm theo.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Cập nhật quy định chuyên ngành: Giáo trình tích hợp các văn bản chỉ đạo của Đảng tại thời điểm biên soạn, cụ thể là Quy định số 66-QĐ/TW ngày 06/02/2017 của Ban Bí thư về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng, cùng Hướng dẫn số 36-HD/VPTW ngày 03/04/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng.
  • Mở rộng phạm vi điều chỉnh sang các tổ chức chính trị - xã hội: Ngoài hệ thống văn bản Đảng, tài liệu cập nhật quy định thể thức của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam (Quyết định số 1014/QĐ-TLĐ ngày 19/08/2011), Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam (Hướng dẫn số 14/HD-ĐCT ngày 05/10/2011) và Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013).
  • Định hướng hiện đại hóa và công nghệ thông tin: Tích hợp nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, bao gồm quy trình quản lý văn bản đi/đến điện tử, thư tín điện tử, phần mềm quản lý đơn thư khiếu tố, và quy trình tiếp nhận, quản lý hồ sơ điện tử trong nghiệp vụ lưu trữ.
  • Tính thực tiễn qua hệ thống dữ liệu mẫu: Cung cấp các ví dụ thực tế về tên cơ quan ban hành (như Ban Tuyên giáo Trung ương, Đảng bộ Khối I các cơ quan Trung ương, Tỉnh ủy Bạc Liêu, Thành ủy Đà Nẵng, Huyện ủy Tây Sơn, Đảng bộ xã Quỳnh Đôi...) giúp người học nắm bắt cách xử lý địa danh, số hiệu, ký hiệu viết tắt đúng thực tế tổ chức bộ máy.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Người học chuyên ngành: Học sinh, sinh viên theo học trình độ Trung cấp (hoặc các hệ đào tạo liên quan) chuyên ngành Văn thư hành chính, Hành chính văn phòng tại Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu và các cơ sở giáo dục nghề nghiệp.
  • Yêu cầu kiến thức tiên quyết (Prerequisites): Người học cần có kiến thức cơ bản về cơ cấu tổ chức hệ thống chính trị Việt Nam, tin học văn phòng căn bản (soạn thảo văn bản và quản lý tệp dữ liệu), cùng các kiến thức nền về nghiệp vụ hành chính đại cương.
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chuẩn hóa để thiết kế đề cương bài giảng, xây dựng đề thi lý thuyết và thiết kế các học phần thực hành nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cơ quan Đảng.
  • Tài liệu tham khảo chuyên môn: Cán bộ, công chức, nhân viên văn phòng, văn thư, lưu trữ đang công tác tại các cơ quan Đảng (Văn phòng Tỉnh ủy, Huyện ủy, Đảng ủy cơ sở, các ban tham mưu giúp việc) và các đoàn thể chính trị – xã hội (Mặt trận Tổ quốc, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân, Hội Cựu chiến binh) sử dụng làm cẩm nang tra cứu thẩm quyền, mẫu biểu và thể thức văn bản.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng người học nào?

Tài liệu được biên soạn phục vụ học sinh, sinh viên trình độ trung cấp nghề Văn thư hành chính, đồng thời phù hợp làm tài liệu nghiên cứu, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng, văn thư, lưu trữ tại các cơ quan Đảng và đoàn thể chính trị – xã hội các cấp.

2. Người học cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi tiếp cận môn học?

Cần nắm vững kiến thức tổng quan về hệ thống chính trị Việt Nam, cơ cấu tổ chức các cấp ủy Đảng và tổ chức chính trị – xã hội, kỹ năng sử dụng máy tính văn phòng cơ bản và các nguyên tắc hành chính học đại cương.

3. Điểm khác biệt cơ bản giữa văn bản của Đảng trong giáo trình này so với văn bản hành chính nhà nước là gì?

Văn bản của Đảng có một số thể loại đặc thù (như Cương lĩnh chính trị, Điều lệ Đảng, Chiến lược, Thông tri, Kết luận), tuân thủ hệ thống tiêu đề ("Đảng Cộng sản Việt Nam"), cách ghi số và ký hiệu theo nhiệm kỳ cấp ủy, và thẩm quyền ban hành được điều chỉnh bởi Quy định số 66-QĐ/TW và Hướng dẫn số 36-HD/VPTW thay vì các nghị định về công tác văn thư của Chính phủ.

4. Phương pháp tự học giáo trình như thế nào để đạt hiệu quả cao?

Người học nên kết hợp đọc lý thuyết từng chương, tự trả lời các câu hỏi ôn tập ở cuối mỗi chương, sau đó đối chiếu các quy định thể thức với hệ thống 28 biểu mẫu và sơ đồ phụ lục đính kèm để thực hành soạn thảo và lập hồ sơ giả định.

5. Giáo trình có tài liệu bổ trợ hoặc biểu mẫu thực hành kèm theo không?

Tài liệu cung cấp trọn bộ 28 phụ lục chi tiết bao gồm sơ đồ thành phần thể thức văn bản, sơ đồ bố trí bản sao, sơ đồ tổ chức Đảng và đầy đủ các mẫu sổ theo dõi văn bản đi/đến, danh mục hồ sơ, mục lục văn bản, biên bản giao nhận, kế hoạch chỉnh lý, hướng dẫn xác định giá trị và mục lục hồ sơ lưu trữ.

Kết luận

Giáo trình Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Đảng và tổ chức chính trị - xã hội của Trường Cao đẳng Kinh tế – Kỹ thuật Bạc Liêu là tài liệu học thuật có cấu trúc hoàn chỉnh, phản ánh đầy đủ nghiệp vụ văn thư và lưu trữ chuyên thù trong hệ thống tổ chức Đảng và các đoàn thể chính trị – xã hội. Lộ trình nội dung được thiết kế mạch lạc từ lý luận chung, thẩm quyền và thể thức văn bản, quy trình quản lý văn bản đi – đến, kỹ thuật lập hồ sơ hiện hành, cho đến các phương pháp thu thập, chỉnh lý, bảo quản và xác định giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Kết hợp cùng hệ thống 28 phụ lục biểu mẫu quy chuẩn, giáo trình đáp ứng các yêu cầu giảng dạy chuyên môn và hỗ trợ chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản, tài liệu trong thực tiễn công tác hành chính văn phòng.