Chương I. Những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Chương II. Văn bản của Đảng cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội. Chương III.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Chương IV. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Phần II. Công tác ƣu trữ trong các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Chương V. Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Chương VI.
Nội dung nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan Đảng Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của các bạn. Trân trọng cảm ơn! Bạc Liêu, ngày 01 tháng 10 năm 2018 1 Phần I CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI Chƣơng I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐẢNG, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI I. Khái niệm, yêu cầu, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thƣ trong cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 1. Khái niệm Công tác văn thƣ trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội.
Yêu cầu Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thƣ ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đảm bảo các yêu cầu dƣới đây: 2. Nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng ngƣời, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. Chính xác - Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định. - Về nghiệp vụ văn thƣ: thực hiện đúng chế độ công tác văn thƣ và các khâu nghiệp vụ cụ thể nhƣ đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản. Bí mật Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thƣ, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thƣ. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nƣớc.
Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nƣớc về bảo vệ bí mật nhà nƣớc, nhƣ việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thƣ đúng tiêu chuẩn,. Hiện đại Việc thực hiện công tác văn thƣ gắn liền với việc sử dụng các phƣơng tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thƣ là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lƣợng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thƣ phải đƣợc tiến hành từng bƣớc, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức.
Nói đến hiện đại hóa công tác văn thƣ là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại. Vị trí Công tác văn thƣ không thể thiếu đƣợc trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trƣơng, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thƣ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Ý nghĩa - Làm tốt công tác văn thƣ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lƣợng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, từ việc đề ra các chủ trƣơng, chính sách, xây dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dƣới hoặc triển khai, giải quyết công việc. đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý đƣợc cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì 3 văn bản là phƣơng tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thƣ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều ngƣời, nhiều bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thƣ sẽ: - Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. - Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc và cơ quan. Mọi chủ trƣơng, đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc kể cả chủ trƣơng tuyệt mật đều đƣợc phản ánh trong văn bản.
Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thƣ, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tƣợng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nƣớc và cơ quan. - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng nhƣ của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.
- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thƣờng xuyên, chủ yếu cho lƣu trữ hiện hành và lƣu trữ cấp ủy, lƣu trữ tổ chức chính trị-xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thƣ, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều đƣợc văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu đƣợc lập hồ sơ đầy đủ, nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lƣu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo nhƣ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. Yêu cầu đối với cán bộ àm công tác văn thƣ cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính tri-xã hội Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bộ đƣợc bố trí làm công tác văn thƣ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thƣ theo quy định của pháp luật.
Trên thực tế, ngƣời cán bộ văn thƣ các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau: - Yêu cầu về phẩm chất chính trị - Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ 4 - Những yêu cầu khác 1. Yêu cầu về phẩm chất chính trị Ngƣời cán bộ văn thƣ hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm đƣợc những hoạt động quan trọng của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật. Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với ngƣời cán bộ văn thƣ là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là: - Ngƣời cán bộ văn thƣ phải có lòng trung thành. Lòng trung thành ấy phải đƣợc thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, nơi cán bộ văn thƣ đang công tác.
- Ngƣời cán bộ văn thƣ phải tuyệt đối tin tƣởng vào đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, giữ vững lập trƣờng của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào. - Ngƣời cán bộ văn thƣ phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nƣớc, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình. - Ngƣời cán bộ văn thƣ phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nƣớc, về giai cấp vô sản là nhiệm vụ thƣờng xuyên. Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thƣ phải đƣợc thể hiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.