Giáo trình môn học: Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử & khoa học công nghệ

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình môn học Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử & khoa học công nghệ (Mã môn học: MH25) được biên soạn bởi Chủ biên Nguyễn Thị Như Hằng và ban hành chính thức theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp.

+-------------------------------------------------------------------------+
| THÔNG TIN XUẤT BẢN VÀ ĐÀO TẠO                                           |
+-------------------------------------------------------------------------+
| Cơ quan ban hành : Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp                  |
| Văn bản pháp lý  : Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ-ĐT (06/08/2019)            |
| Chủ biên         : Nguyễn Thị Như Hằng                                  |
| Mã học phần      : MH25 (Thời lượng: 34 giờ)                            |
| Cơ cấu đào tạo   : Lý thuyết: 24h | Thực hành/Thảo luận: 8h | Kiểm tra: 2h|
| Chuyên ngành     : Văn thư Lưu trữ (Trình độ: Trung cấp/Cao đẳng)       |
| Điều kiện học    : Hoàn thành môn học Nghiệp vụ lưu trữ                 |
+-------------------------------------------------------------------------+

Về vị trí đào tạo, học phần MH25 là môn học chuyên môn bắt buộc thuộc chương trình đào tạo ngành Văn thư lưu trữ trình độ trung cấp và cao đẳng. Để tiếp thu học phần này, người học bắt buộc phải hoàn thành học phần tiên quyết là Nghiệp vụ lưu trữ. Tổng thời lượng thực hiện môn học là 34 giờ, bao gồm 24 giờ lý thuyết, 8 giờ thực hành/thảo luận/bài tập và 2 giờ kiểm tra đánh giá.

Mục tiêu học tập của giáo trình tập trung trang bị cho người học:

  • Kiến thức: Hệ thống hóa các khái niệm, nguyên tắc, phương pháp nghiệp vụ đối với tài liệu nghe nhìn, tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ (KHCN); nắm vững các khâu xác định giá trị, thu thập, bổ sung, phân loại, hệ thống hóa, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng.
  • Kỹ năng: Thực hiện thuần thục các quy trình kỹ thuật phân loại, thống kê, lập hồ sơ nộp lưu, xử lý kỹ thuật bảo quản kho tàng và xây dựng các công cụ tra cứu khoa học cho từng loại hình tài liệu chuyên biệt.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Hình thành ý thức tuân thủ pháp luật lưu trữ, cẩn trọng trong công tác đánh giá giá trị và tối ưu hóa thành phần phông tài liệu lưu trữ.

Cấu trúc giáo trình gồm 4 chương chia thành hai phân hệ nghiệp vụ chính: phân hệ tài liệu nghe nhìn - điện tử (Chương 1, Chương 2) và phân hệ tài liệu khoa học công nghệ (Chương 3, Chương 4). Điểm đặc thù của giáo trình là thiết lập hệ thống phương pháp phân loại và bảo quản dựa trên đặc trưng kỹ thuật, vật mang tin vật lý (thay vì phân loại thuần túy theo cơ cấu tổ chức phông như tài liệu hành chính chữ viết thông thường).

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Cấu trúc nội dung giáo trình được triển khai qua 4 chương chuyên đề:

[Chương 1: Những vấn đề chung về lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử (MH25-01)]
[Chương 2: Bảo quản và tổ chức, sử dụng tài liệu nghe nhìn, điện tử (MH-02)]
[Chương 3: Những vấn đề chung về tài liệu lưu trữ khoa học - công nghệ (MH25-03)]
[Chương 4: Bảo quản và tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ KHCN]
  • Chương 1: Những vấn đề chung về lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử (Mã chương: MH25-01): Cung cấp khái niệm tài liệu nghe nhìn (ảnh, phim điện ảnh tốc độ 16-24 hình/giây, ghi âm, ghi hình) và tài liệu lưu trữ điện tử theo Điều 13 Luật Lưu trữ. Trình bày đặc điểm phân loại theo vật mang tin (ảnh giấy, ảnh kính, âm bản, dương bản, phim nhựa, băng từ VHS, băng cối, đĩa CD/laser, file kỹ thuật số). Xác lập 9 tiêu chuẩn thẩm định giá trị tài liệu và biểu mẫu thống kê định lượng (quy đổi giờ nghe, giờ chiếu, số chiếc, số hồ sơ/dung lượng MB).
  • Chương 2: Bảo quản và tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ nghe nhìn, điện tử (Mã chương: MH-02): Phân tích các tác nhân phá hủy tài liệu và giải pháp kỹ thuật kiểm soát vi khí hậu: chống ẩm bằng thông gió tự nhiên (chênh lệch nhiệt độ trong và ngoài kho $\le 5^\circ\text{C}$), sử dụng hạt hút ẩm silicagel (định mức 2-3g/hộp, sấy khô tái sử dụng ở $130^\circ\text{C}$ trong 6 giờ), chạy máy hút ẩm 24/24h; khử trùng kho 2 năm/lần. Hướng dẫn 7 hình thức khai thác: lập mục lục hồ sơ, xây dựng bộ thẻ tra tìm (thẻ chuyên đề, sự vật, hệ thống), sách chỉ dẫn, ứng dụng máy tính tra tìm, triển lãm tài liệu, cấp giấy chứng nhận/sao lục/trích lục và công bố tài liệu.
  • Chương 3: Những vấn đề chung về tài liệu lưu trữ khoa học - công nghệ (Mã chương: MH25-03): Phân tích giá trị thực tiễn (thời hạn 5 năm tại cơ quan địa phương, 10 năm tại cơ quan trung ương) và giá trị lịch sử của tài liệu KHCN. Thiết lập 3 nguyên tắc xác định giá trị (nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp) qua 3 giai đoạn: văn thư cơ quan, lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Quy định chức năng, cơ cấu thành viên của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và Hội đồng thẩm tra theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 và Nghị định 111/2004/NĐ-CP. Hướng dẫn quy trình chỉnh lý tài liệu thiết kế xây dựng, chế tạo và nghiên cứu khoa học.
  • Chương 4: Bảo quản và tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học công nghệ: Hệ thống hóa các yêu cầu về thông số kỹ thuật nhà kho, trang thiết bị chuyên dụng, quy trình bảo quản định kỳ và các phương thức khai thác phục vụ nghiên cứu khoa học, điều tra tài nguyên thiên nhiên, quy hoạch phát triển kinh tế vùng và giải quyết chính sách xã hội.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

  1. Lý luận nền tảng (Fundamental theories): Dựa trên nền tảng lý luận Lưu trữ học Mác-xít với ba nguyên tắc chỉ đạo:
    • Nguyên tắc chính trị: Đứng trên lập trường của Đảng và Nhà nước để lựa chọn tài liệu bảo quản phục vụ lợi ích quốc gia, xem tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc.
    • Nguyên tắc lịch sử: Đặt tài liệu vào bối cảnh không gian, thời gian và điều kiện lịch sử cụ thể khi tài liệu sản sinh.
    • Nguyên tắc toàn diện tổng hợp: Đánh giá mối quan hệ hữu cơ giữa nội dung thông tin với hình thức, thể thức và kỹ thuật chế tác trong toàn bộ khối tài liệu.
  2. Nguyên tắc nghiệp vụ cốt lõi (Core principles):
    • Nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ: Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý, sắp xếp và lưu trữ độc lập.
    • Nguyên tắc thu thập theo thời kỳ lịch sử và theo khối phông liên kết.
    • Nguyên tắc phân loại đặc thù: Căn cứ vào vật mang tin, kỹ thuật chế tác và chuyên đề đối với tài liệu nghe nhìn thay vì áp dụng máy móc nguyên tắc cơ cấu tổ chức như tài liệu văn bản chữ viết.
  3. Khung pháp lý và chuẩn mực (Essential frameworks):
    • Điều 13 Luật Lưu trữ về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
    • Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP về thẩm quyền, quy trình của Hội đồng xác định giá trị và Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu các cấp.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Phân loại, kiểm tra và bảo quản các dạng vật mang tin đặc thù (phim âm bản, dương bản, băng từ tính, đĩa quang, file số hóa); thực hiện quy trình xử lý vi khí hậu kho lưu trữ (đo nhiệt độ, độ ẩm, tái sinh silicagel, xông khí khử trùng).
  • Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Vận dụng hệ thống 9 tiêu chuẩn định lượng và định tính để xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử; thẩm tra tính hoàn chỉnh của hồ sơ; phân loại tài liệu hết giá trị để lập biên bản tiêu hủy đúng thẩm quyền.
  • Kỹ năng nghiệp vụ thực hành (Practical competencies): Lập danh mục hồ sơ nộp lưu, lập biên bản bàn giao tài liệu; biên soạn mục lục hồ sơ, bộ thẻ tra tìm, sách chỉ dẫn; thống kê số lượng tài liệu theo biểu mẫu chuẩn (giờ chiếu, giờ nghe, chiếc, bản đồ, MB/hồ sơ); xây dựng phương án chỉnh lý hồ sơ thiết kế xây dựng, chế tạo và nghiên cứu khoa học.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Môn học được tổ chức với thời lượng 34 giờ theo phân bổ:

  • Lý thuyết: 24 giờ (chiếm 70,6% tổng thời lượng), tập trung truyền tải các khái niệm, cơ sở pháp lý và nguyên tắc nghiệp vụ.
  • Thực hành, thảo luận, bài tập: 8 giờ (chiếm 23,5%), tổ chức rèn luyện kỹ năng phân loại, lập biểu mẫu thống kê và xử lý tình huống nghiệp vụ.
  • Kiểm tra: 2 giờ (chiếm 5,9%), đánh giá mức độ tiếp thu kiến thức và kỹ năng thực hành.
PHÂN BỔ THỜI LƯỢNG MÔN HỌC MH25 (34 GIỜ)

Giáo trình tích hợp hệ thống nghiên cứu tình huống (case studies) gắn liền với các sự kiện lịch sử và thực tiễn quản lý:

  • Tình huống sử dụng tài liệu ảnh chụp đầu thế kỷ 20 để phục dựng di tích Tháp Rùa (Hồ Hoàn Kiếm) và trang phục cung đình triều Nguyễn.
  • Tình huống sử dụng ảnh tư liệu lịch sử để xác minh số hiệu chiếc xe tăng đầu tiên tiến vào Dinh Độc Lập ngày 30/4/1975.
  • Tình huống bảo tồn các bản ghi âm nghệ thuật truyền thống của nghệ nhân Quách Thị Hồ, nghệ sĩ Châu Loan.
  • Tình huống khai thác hồ sơ thiết kế công trình thủy điện trong công tác phòng chống thiên tai; ứng dụng tài liệu địa chất, thổ nhưỡng trong quy hoạch Khu công nghiệp Phú Tài, Khu kinh tế Nhơn Hội, cụm công nghiệp Gò Đá Trắng, Nhơn Hòa, Hòa Hội, Cát Nhơn.

Về thực hành và đánh giá, người học thực hiện các bài tập phân loại phim ảnh, chuyển đổi đơn vị đo lường lưu trữ, lập danh mục hồ sơ nộp lưu và mô phỏng quy trình làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Đánh giá học phần kết hợp điểm kiểm tra định kỳ 2 giờ và điểm đánh giá kỹ năng thực hành.

Đối với hoạt động tự học, người học sử dụng hệ thống câu hỏi ôn tập cuối mỗi chương để củng cố lý thuyết, đồng thời chủ động tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật lưu trữ hiện hành để đối chiếu với thực tế nghiệp vụ tại các cơ quan.

Điểm nổi bật và cập nhật

  1. Tích hợp quản lý tài liệu lưu trữ điện tử: Giáo trình cập nhật các quy định nghiệp vụ theo Điều 13 Luật Lưu trữ, mở rộng phạm vi quản lý sang tài liệu dạng thông điệp dữ liệu, quy trình số hóa và cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử.
  2. Chuẩn hóa hệ thống chỉ số thống kê đa phương tiện: Thiết lập bảng thống kê định lượng chuyên biệt cho tài liệu nghe nhìn và điện tử:
HỆ THỐNG BIỂU MẪU VÀ CHỈ SỐ THỐNG KÊ NGHIỆP VỤ
  1. Giải quyết triệt để các bất cập trong thực tiễn nghiệp vụ: Giáo trình phân tích và đưa ra giải pháp khắc phục trực tiếp các lỗi nghiệp vụ phổ biến tại các cơ quan, đơn vị:
    • Tình trạng tài liệu phân tán, rời lẻ do thu thập theo kiểu "có tài liệu gì làm/thu tài liệu đó".
    • Tình trạng thiếu văn bản liên quan trong hồ sơ do không lập danh mục hồ sơ hiện hành.
    • Hiện tượng tồn đọng tài liệu chưa chỉnh lý tại lưu trữ cơ quan.
  2. Gắn kết nghiệp vụ lưu trữ với phát triển kinh tế - xã hội: Phân tích rõ vai trò của tài liệu lưu trữ KHCN trong việc cung cấp thông tin quản lý, lưu trữ hồ sơ người có công (liệt sĩ, thương binh), phục vụ nghiên cứu lịch sử và giảm thiểu chi phí trong quy hoạch, sản xuất kinh doanh.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Sinh viên chuyên ngành: Tài liệu học tập bắt buộc của học sinh, sinh viên ngành Văn thư Lưu trữ trình độ Trung cấp và Cao đẳng tại Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp; tài liệu học tập bổ trợ cho sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tại các trường cao đẳng, đại học trên cả nước.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học phải tích lũy và hoàn thành học phần Nghiệp vụ lưu trữ để có kiến thức nền tảng về tổ chức phông lưu trữ, phương pháp lập hồ sơ và chỉnh lý tài liệu hành chính thông thường.
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chuẩn hóa theo học phần MH25 (34 giờ), xây dựng đề cương chi tiết, bài giảng lý thuyết, giáo án thực hành và ngân hàng câu hỏi kiểm tra đánh giá.
  • Cán bộ nghiên cứu và cán bộ quản lý: Tài liệu tra cứu nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức đang làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế - xã hội, các trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh/thành phố và lưu trữ chuyên ngành.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng đào tạo nào?

Giáo trình được biên soạn phục vụ chính thức cho người học ngành Văn thư Lưu trữ trình độ Trung cấp và Cao đẳng; đồng thời là tài liệu tham khảo chuyên môn cho sinh viên đại học và cán bộ đang làm việc trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

2. Cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi học giáo trình này?

Người học bắt buộc phải hoàn thành học phần Nghiệp vụ lưu trữ. Kiến thức nền tảng về lý luận phông, kỹ thuật lập hồ sơ hiện hành và quy trình xử lý văn bản hành chính là điều kiện tiên quyết để tiếp thu các kỹ thuật phân loại tài liệu nghe nhìn và tài liệu khoa học công nghệ.

3. Phân loại tài liệu nghe nhìn khác gì so với phân loại tài liệu chữ viết?

Tài liệu chữ viết được phân loại chủ yếu theo phông lưu trữ (dựa vào cơ cấu tổ chức, ngành hoạt động, chức năng của cơ quan sản sinh). Ngược lại, tài liệu nghe nhìn phản ánh trực tiếp sự kiện khách quan chứ không phản ánh cơ cấu cơ quan tạo ra nó, do đó được phân loại căn cứ vào đặc trưng vật mang tin (ảnh, phim, băng từ, đĩa, kỹ thuật số), đặc trưng chuyên đề và kỹ thuật chế tác nhằm đáp ứng chế độ bảo quản vật lý chuyên biệt.

4. Phương pháp tự học giáo trình như thế nào để đạt hiệu quả cao?

Người học cần học lý thuyết gắn liền với sơ đồ hóa quy trình (quy trình xác định giá trị 3 giai đoạn, quy trình chỉnh lý tài liệu KHCN); trả lời toàn bộ câu hỏi ôn tập cuối mỗi chương; thực hành kẻ vẽ và điền các biểu mẫu thống kê định lượng theo giờ nghe/giờ chiếu/MB; đối chiếu nội dung bài học với các văn bản quy phạm pháp luật (Luật Lưu trữ, Nghị định 111/2004/NĐ-CP).

5. Có những tài liệu bổ trợ nào cần tham khảo cùng giáo trình?

Các tài liệu bổ trợ cần kết hợp nghiên cứu gồm: Luật Lưu trữ năm 2011, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Quy phạm quản lý tài liệu ảnh, các Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và biểu mẫu Mục lục hồ sơ lưu trữ.

Kết luận

Giáo trình Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử & khoa học công nghệ của Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp (Chủ biên: Nguyễn Thị Như Hằng) là tài liệu đào tạo chuyên môn cung cấp hệ thống lý thuyết chuẩn mực và quy trình kỹ thuật hoàn chỉnh về quản trị các loại hình tài liệu lưu trữ chuyên biệt tại Việt Nam.

Lộ trình học tập đề xuất cho người học:

  1. Nắm vững lý luận và đặc trưng vật mang tin của tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử (Chương 1).
  2. Thực hành kỹ thuật bảo quản vi khí hậu và khai thác sử dụng tài liệu đa phương tiện (Chương 2).
  3. Tiếp cận lý luận xác định giá trị, quy trình hoạt động của Hội đồng xác định giá trị và kỹ thuật chỉnh lý tài liệu KHCN (Chương 3).
  4. Hoàn thiện nghiệp vụ bảo quản kỹ thuật và tổ chức sử dụng tài liệu KHCN phục vụ kinh tế - xã hội (Chương 4).

Người học cần kết hợp nghiên cứu nội dung giáo trình với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và khảo sát thực tế tại các kho lưu trữ cơ quan để hoàn thiện năng lực chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ.