Tổng quan luận án

Công trình nghiên cứu luận án tiến sĩ chuyên ngành Lưu trữ học (mã số 62 32 24 01) của tác giả Đặng Thị Thu Trang, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS. Đào Xuân Chúc tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội (bảo vệ năm 2019), tập trung giải quyết bài toán nghiệp vụ về xác định nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Tài liệu hình thành trong hoạt động của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội (UBTVQH), Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội và Văn phòng Quốc hội (VPQH) hợp thành Phông Lưu trữ Quốc hội – một thành phần đặc biệt của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Sau khi Luật Lưu trữ năm 2011 được ban hành và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ được triển khai, công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu tại các cơ quan nhà nước đã có chuyển biến nhưng vẫn bộc lộ nhiều hạn chế. Tại VPQH, tài liệu còn tình trạng phân tán; một số nguồn nộp lưu chưa thực hiện giao nộp; các thành phần tài liệu quan trọng (như hồ sơ bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp, tài liệu chuyên môn của các cơ quan thuộc Quốc hội) chưa được nộp lưu đầy đủ hoặc chất lượng hồ sơ chưa bảo đảm. Nguyên nhân chính là do thiếu các quy định, hướng dẫn cụ thể về xác định nguồn nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu nộp lưu phù hợp với mô hình tổ chức bộ máy, cơ chế làm việc theo nhiệm kỳ của Quốc hội; các công cụ hiện hành như Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Phông Quốc hội ban hành từ năm 1997 đã lạc hậu.

Mục tiêu nghiên cứu:

  1. Làm rõ cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
  2. Xác định phương pháp, quy trình xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan của Quốc hội.
  3. Đề xuất bản danh mục các cơ quan, đơn vị, cá nhân là nguồn nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu của Quốc hội cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan tại VPQH; đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và góp phần hoàn thiện pháp luật lưu trữ.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

  • Hệ thống hóa tình hình nghiên cứu lý luận và thực tiễn về nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan nói chung và của Quốc hội nói riêng.
  • Làm rõ các khái niệm, nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
  • Khảo cứu hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Nhà nước và VPQH liên quan đến công tác thu thập tài liệu.
  • Phân tích chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động của Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội để làm rõ quy luật hình thành, đặc điểm và giá trị tài liệu Phông Quốc hội.
  • Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác thu thập, nộp lưu tài liệu tại Kho Lưu trữ cơ quan VPQH.
  • Xây dựng phương pháp, quy trình và thiết lập 02 bản danh mục: Danh mục nguồn nộp lưu và Danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
  • Đề xuất các giải pháp nghiệp vụ và kiến nghị hoàn thiện thể chế lưu trữ.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Nguồn nộp lưu, danh mục nguồn nộp lưu; thành phần tài liệu và danh mục thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
  • Phạm vi không gian: Quốc hội, UBTVQH, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, các cơ quan thuộc UBTVQH và VPQH.
  • Phạm vi thời gian: Trọng tâm từ nhiệm kỳ Quốc hội khóa XIII (năm 2011) đến Quốc hội khóa XIV (năm 2019); có khảo sát đối chiếu tài liệu tiêu biểu từ khóa XII trở về trước.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung nghiên cứu tài liệu hành chính dạng giấy; các loại hình tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn được nghiên cứu ở mức độ bổ trợ.

Câu hỏi và giả thuyết nghiên cứu:

  • Câu hỏi nghiên cứu: Tại sao cần phải xây dựng danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu của Quốc hội nộp vào lưu trữ cơ quan?
  • Giả thuyết nghiên cứu: Danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu là công cụ quản lý nghiệp vụ trực tiếp của khâu thu thập tài liệu. Nếu được xây dựng trên cơ sở khoa học, phù hợp với đặc thù tổ chức của Quốc hội và được cấp có thẩm quyền ban hành, các danh mục này sẽ giải quyết tình trạng phân tán tài liệu, nâng cao chất lượng hồ sơ giao nộp và tối ưu hóa thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia.

Tổng quan tài liệu và vị trí của luận án

Luận án đã tổng thuật hệ thống các công trình nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến vấn đề xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu:

Nghiên cứu trong nước

  • Giáo trình và tài liệu lý luận chung: Sách chuyên khảo Công tác lưu trữ Việt Nam do Vũ Dương Hoan chủ biên (1987); giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990); Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản của Vũ Thị Phụng và Nguyễn Thị Chinh (2006); Giáo trình lưu trữ học đại cương của Phan Đình Nham và Bùi Loan Thùy (2015); Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức của Nguyễn Minh Phương và Triệu Văn Cường (2015); Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ do Chu Thị Hậu chủ biên (2016). Các công trình này đã xác lập hệ thống nguyên tắc, phương pháp xác định giá trị tài liệu, nguồn bổ sung cho Phông Lưu trữ Quốc gia và bước đầu định hình khái niệm nguồn thu thập ở lưu trữ cơ quan.
  • Đề tài khoa học và kỷ yếu hội thảo: Đề tài xác định nguồn, thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho Lưu trữ Trung ương Đảng của Nguyễn Lệ Nhung (2000); đề tài xây dựng danh mục cơ quan và thành phần tài liệu nộp lưu của Dương Văn Khảm (2001); các đề tài xác định thành phần tài liệu chuyên ngành như tài liệu ảnh (Lã Thị Hồng, 1989), tài liệu lưu trữ tỉnh (Nguyễn Quang Lệ, 1993), tài liệu thiết kế xây dựng (Nguyễn Cảnh Đương, Nông Thúy Đẹp, Nguyễn Thị Hậu, Nguyễn Văn Thăng, 1993), tài liệu bản đồ (Nguyễn Minh Phương, 1997), tài liệu tiêu biểu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III (Nguyễn Thị Tâm, 2001); kỷ yếu hội nghị Xác định giá trị tài liệu (Cục Lưu trữ Nhà nước, 1994); hội thảo Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, 2014) với các tham luận của Nguyễn Quốc Dũng, Nguyễn Thị Tâm.
  • Bài báo chuyên ngành và luận văn/luận án: Các nghiên cứu về bảng kê tài liệu của Trần Hoàng (1974), Nguyễn Thị Ngọc (1976); thu thập tài liệu tại trường đại học của Nguyễn Trọng Biên (2002, 2003); tài liệu ngành của Đào Đức Thuận và Phạm Thị Diệu Linh (2008), Đào Đức Thuận (2000), Lã Thị Thanh (2007), Lê Hoài Giang (2015), Nguyễn Thị Trang Nhung (2008), Nguyễn Kim Dung (2006), Nguyễn Hữu Danh (2009), Đậu Minh Nguyệt (2014), và luận án tiến sĩ về tài liệu nghe nhìn của Nguyễn Minh Sơn (2017).

Nghiên cứu ở nước ngoài

  • Liên bang Nga: Quyết nghị tập thể Cục Lưu trữ Liên bang Nga ngày 06/02/2002 về những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động của lưu trữ cơ quan; công trình của G.Lôghinôva và Prôkôpenkô về lý luận và thực tiễn lưu trữ tại Liên Xô.
  • Trung Quốc: Khương Chi Mậu với Cẩm nang công tác lưu trữ (2007) phân tích ba giai đoạn thu thập tài liệu và phương pháp xác định nguồn nộp lưu.
  • Các quy định pháp luật quốc tế: Luật Lưu trữ của Hoa Kỳ (Federal Records Act), Pháp, Malaysia về định nghĩa tài liệu và cơ chế quản lý hồ sơ hình thành từ cơ quan công quyền.

Nghiên cứu chuyên biệt về lưu trữ Quốc hội

  • Bài viết về công tác lập hồ sơ và tài liệu bầu cử Quốc hội khóa IV của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng (1974); bài viết của Nguyễn Thị Ngọc (1975) về tài liệu bầu cử và kỳ họp Quốc hội; đề tài NCKH Xác định giá trị và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Phông Lưu trữ Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam của Nguyễn Trọng Thư (1996, mã số 94-98-108/ĐT); đề tài Công tác lập hồ sơ công việc tại Văn phòng Quốc hội - Thực trạng và giải pháp của Lê Ngọc Phúc (2011); các bài báo và tham luận của Đặng Thị Thu Trang (2009, 2014, 2015, 2018).

Khoảng trống nghiên cứu

Hầu hết các nghiên cứu trước đây chỉ giải quyết việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ Lịch sử cấp tỉnh, Lưu trữ Trung ương Đảng). Ở cấp độ lưu trữ cơ quan, chưa có công trình nào nghiên cứu toàn diện, độc lập về cơ sở lý luận, phương pháp và quy trình xây dựng danh mục nguồn nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu chi tiết áp dụng cho cơ quan đại biểu dân cử cao nhất là Quốc hội với đặc thù làm việc theo nhiệm kỳ, cơ cấu tổ chức gồm nhiều cơ quan độc lập phối hợp hoạt động.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và khái niệm công cụ

Luận án vận dụng hệ thống lý luận của Lưu trữ học, kết hợp với các quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 để chuẩn hóa hệ thống khái niệm công cụ:

  • Tài liệu lưu trữ: Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ (gồm bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp thay thế).
  • Lưu trữ cơ quan: Hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
  • Nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: Các cơ quan, đơn vị tổ chức, chức danh hoặc cá nhân có chức năng, nhiệm vụ xác định, trong quá trình hoạt động làm phát sinh hồ sơ, tài liệu có giá trị cần phải nộp vào lưu trữ cơ quan.
  • Thành phần tài liệu nộp lưu: Toàn bộ các nhóm, loại, hồ sơ hoặc văn bản, tài liệu cụ thể có giá trị lưu trữ được sản sinh từ các nguồn nộp lưu thuộc diện phải giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
  • Danh mục nguồn nộp lưu và Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu: Các văn bản nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền ban hành, thống kê có hệ thống tên các nguồn phải giao nộp và danh sách chi tiết các loại hồ sơ, văn bản phải nộp lưu.

Luận án vận dụng các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu (nguyên tắc lịch sử, toàn diện và tổng hợp, nguyên tắc chính trị) cùng 5 nhóm tiêu chuẩn cơ bản:

  1. Tiêu chuẩn nội dung tài liệu (tính chất quan trọng của thông tin, mức độ phản ánh chức năng lập hiến, lập pháp, giám sát tối cao).
  2. Tiêu chuẩn tác giả tài liệu (vị thế cơ quan ban hành: Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch Quốc hội, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban).
  3. Tiêu chuẩn độ chính xác và mức độ hoàn chỉnh của tài liệu (ưu tiên bản gốc, bản chính có chữ ký và con dấu hợp thức, văn bản hoàn chỉnh qua các kỳ họp).
  4. Tiêu chuẩn thời gian, địa điểm và hoàn cảnh hình thành tài liệu (gắn với các mốc lịch sử, sự kiện chính trị quan trọng).
  5. Tiêu chuẩn hình thức và tình trạng vật lý của tài liệu.

Phương pháp nghiên cứu

Luận án tiếp cận trên nền tảng phương pháp luận Lưu trữ học và triển khai các phương pháp nghiên cứu cụ thể:

Phương pháp Mục đích và phạm vi ứng dụng trong luận án
Phân tích chức năng Phân tích cơ cấu tổ chức, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của Quốc hội, UBTVQH, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban và VPQH nhằm làm rõ quy luật phát sinh và giá trị hồ sơ, tài liệu.
Hệ thống hóa Thiết lập mối liên hệ giữa các nguồn tài liệu, các phông thành phần trong tổ chức Khối phông Lưu trữ Quốc hội.
Thống kê, tổng hợp Xử lý số liệu khảo sát hồ sơ tài liệu tại Kho Lưu trữ cơ quan VPQH từ Quốc hội khóa XIII đến khóa XIV.
Phương pháp lịch sử Phân tích quá trình phát triển lý luận lưu trữ học và sự biến đổi trong tổ chức, hoạt động của Quốc hội qua các thời kỳ.
Phương pháp so sánh Đối chiếu giữa quy định pháp luật hiện hành và thực tế triển khai; đối chiếu giữa lý luận lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan.
Phương pháp khảo sát Khảo sát thực tế tình trạng lập hồ sơ, nộp lưu tại các vụ, đơn vị trực thuộc VPQH và hồ sơ Phông Quốc hội tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Tham vấn chuyên gia Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với các nhà khoa học lưu trữ, lãnh đạo quản lý và cán bộ nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại VPQH.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu về nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Chương này phân tích tổng quan các công trình nghiên cứu trong nước, ngoài nước và các công trình chuyên biệt về lưu trữ Quốc hội. Kết quả tổng kết cho thấy:

  • Vấn đề xác định nguồn và thành phần tài liệu trước đây chủ yếu tập trung phục vụ công tác bổ sung cho lưu trữ lịch sử, trong khi lưu trữ cơ quan chưa được xây dựng khung lý luận chuyên sâu.
  • Các công trình nghiên cứu về lưu trữ Quốc hội còn ít và ngắt quãng (chủ yếu tập trung vào các năm 1974, 1975, 1996 và sau khi có Luật Lưu trữ năm 2011). Đề tài nghiên cứu năm 1996 của Nguyễn Trọng Thư đã xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Phông Quốc hội nhưng đến nay không còn phù hợp với thực tiễn cơ cấu tổ chức mới.
  • Luận án xác lập tính cần thiết của việc kế thừa các nguyên lý xác định giá trị tài liệu để cụ thể hóa thành phương pháp, quy trình xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan tại VPQH.

Chương 2. Cơ sở lý luận, pháp lý về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Chương 2 giải quyết hai nhóm vấn đề:

  1. Cơ sở lý luận: Làm rõ nội hàm các khái niệm; luận chứng nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu; phân tích mối quan hệ giữa danh mục nguồn, danh mục thành phần tài liệu với các công cụ nghiệp vụ khác như Danh mục hồ sơ cơ quan và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu. Danh mục nguồn xác định "ai phải nộp", danh mục thành phần xác định "phải nộp những văn bản, hồ sơ gì", tạo cơ sở cho việc lập danh mục hồ sơ hàng năm.
  2. Cơ sở pháp lý: Phân tích hệ thống văn bản pháp luật hiện hành (Luật Lưu trữ 2011, Nghị định 01/2013/NĐ-CP, Chỉ thị 35/CT-TTg, Thông tư 09/2011/TT-BNV, Thông tư 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ). Luận án chỉ rõ những điểm vướng mắc: quy định thời hạn nộp lưu chưa phù hợp với tính chất nhiệm kỳ của cơ quan dân cử; thiếu hướng dẫn cụ thể về lập danh mục thành phần tài liệu đến cấp độ văn bản/hồ sơ cho lưu trữ cơ quan; thủ tục xác định giá trị tài liệu nộp lưu cơ quan theo quy định còn phức tạp.

Chương 3. Cơ sở thực tiễn về xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Chương 3 khảo sát toàn diện thực trạng tổ chức bộ máy và hoạt động lưu trữ của Quốc hội:

  • Đặc điểm hình thành tài liệu Phông Quốc hội: Tài liệu hình thành phản ánh đầy đủ 3 chức năng hiến định: lập hiến/lập pháp, quyết định các vấn đề quan trọng của đất nước và giám sát tối cao. Ngoài ra, cơ cấu tổ chức của Quốc hội có tính đặc thù cao (Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban, các Ban/Viện thuộc UBTVQH, các Đoàn Đại biểu Quốc hội, cá nhân Đại biểu Quốc hội và bộ máy giúp việc là VPQH).
  • Thẩm quyền thu thập: Luận án làm rõ VPQH là cơ quan hành chính - tham mưu giúp việc, đồng thời thực hiện thẩm quyền tổ chức thu thập, quản lý tập trung toàn bộ tài liệu hình thành từ hoạt động của Quốc hội, UBTVQH và các cơ quan của Quốc hội vào Kho Lưu trữ cơ quan VPQH.
  • Thực trạng công tác nộp lưu: Khảo sát giai đoạn Quốc hội khóa XIII và XIV cho thấy khối lượng tài liệu hình thành rất lớn nhưng việc giao nộp chưa đồng đều; còn tồn tại khoảng trống nộp lưu ở các tài liệu về các kỳ họp bất thường, các đoàn giám sát chuyên đề, tài liệu tiếp công dân, đơn thư khiếu nại tố cáo gửi đến Quốc hội, tài liệu hoạt động đối ngoại của các Ủy ban và tài liệu cá nhân của các chức danh lãnh đạo Quốc hội.

Chương 4. Phương pháp, quy trình xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của Quốc hội nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Đây là chương thể hiện kết quả nghiên cứu ứng dụng chính của luận án:

  • Nguyên tắc và căn cứ xây dựng: Căn cứ vào thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ theo Hiến pháp 2013, Luật Tổ chức Quốc hội 2014, Luật Hoạt động giám sát của Quốc hội và Hội đồng nhân dân 2015, Nội quy kỳ họp Quốc hội, Quy chế hoạt động của UBTVQH và Quy định chức năng nhiệm vụ của các đơn vị thuộc VPQH.
  • Quy trình xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu (5 bước): (1) Nghiên cứu văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức; (2) Khảo sát thực tế tình hình tổ chức và hoạt động; (3) Lập dự thảo danh mục nguồn; (4) Tổ chức lấy ý kiến chuyên gia và các đơn vị liên quan; (5) Hoàn chỉnh, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt ban hành.
  • Quy trình xây dựng Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu (6 bước): (1) Khảo sát, thống kê các nhóm nhiệm vụ thực tế của từng nguồn nộp lưu; (2) Phân tích các loại hồ sơ, văn bản sản sinh trong từng quy trình công việc; (3) Áp dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị để chọn lọc văn bản, hồ sơ giữ lại nộp lưu; (4) Soạn thảo bảng danh mục thành phần chi tiết đến tên loại văn bản/hồ sơ; (5) Lấy ý kiến tham vấn; (6) Ban hành và hướng dẫn áp dụng.
  • Đề xuất 02 bản danh mục thực nghiệm:
    1. Danh mục nguồn nộp lưu của Quốc hội vào lưu trữ cơ quan: Gồm các chủ thể hình thành tài liệu: Quốc hội (kỳ họp), UBTVQH (phiên họp), Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội, các cơ quan thuộc UBTVQH (Ban Dân nguyện, Ban Công tác đại biểu, Viện Nghiên cứu lập pháp), Lãnh đạo Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội, các Vụ/đơn vị chuyên môn giúp việc thuộc VPQH.
    2. Danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu nộp lưu: Phân loại chi tiết theo từng nguồn nộp lưu, cụ thể hóa đến từng đầu hồ sơ, văn bản (hồ sơ dự án luật/pháp lệnh, hồ sơ giám sát tối cao, hồ sơ phê chuẩn nhân sự, hồ sơ kỳ họp Quốc hội, biên bản ghi âm gỡ băng, hồ sơ tiếp xúc cử tri, hồ sơ hoạt động đối ngoại nghị viện).

Kết quả và những đóng góp mới

Đóng góp về mặt lý luận

  • Chuẩn hóa và làm sâu sắc hơn lý luận về xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu áp dụng riêng cho lưu trữ cơ quan, phân biệt rõ với lý luận nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
  • Đề xuất mô hình tổ chức Phông Lưu trữ Quốc hội theo cấu trúc Khối phông gồm nhiều phông độc lập tương đối (phông các cơ quan của Quốc hội, phông VPQH, phông cơ quan thuộc UBTVQH) và các phông cá nhân của những chức danh nhà nước tiêu biểu (Chủ tịch Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội), giải quyết tính phức tạp về chủ thể ban hành văn bản trong hoạt động nghị viện.
  • Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn và quy trình nghiệp vụ chuyên biệt để thiết lập danh mục nguồn nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu chi tiết đến đầu văn bản/hồ sơ tại cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất.

Đóng góp về mặt thực tiễn

  • Đánh giá toàn diện thực trạng công tác lưu trữ tại VPQH qua hai khóa Quốc hội (XIII và XIV), chỉ rõ các khoảng trống tài liệu chưa được thu nộp đầy đủ.
  • Xây dựng hoàn chỉnh 02 bản danh mục nghiệp vụ (Danh mục nguồn nộp lưu và Danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan VPQH) tại Phụ lục 01 và Phụ lục 02, có giá trị ứng dụng trực tiếp tại VPQH.
  • Đưa ra hệ thống kiến nghị hoàn thiện thể chế: Đề xuất sửa đổi Luật Lưu trữ và các thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ theo hướng quy định linh hoạt thời hạn nộp lưu đối với các cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ; phân cấp rõ thẩm quyền xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Luận án chủ yếu tập trung nghiên cứu trên khối tài liệu truyền thống (tài liệu giấy). Khối tài liệu điện tử, tài liệu số và tài liệu nghe nhìn (băng ghi âm kỳ họp, ảnh hoạt động ngoại giao, phim tư liệu nghị viện) mới chỉ được khảo sát như thành phần bổ trợ, chưa xây dựng được bảng danh mục thành phần kỹ thuật số chuyên sâu.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình xác định nguồn và danh mục thành phần dữ liệu số, hồ sơ điện tử nộp lưu trong môi trường Quốc hội điện tử; nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu của các Đoàn Đại biểu Quốc hội tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nộp lưu vào lưu trữ địa phương.

Giá trị tham khảo

  • Đối với Văn phòng Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội: Bản danh mục nguồn và danh mục thành phần tài liệu do luận án đề xuất là công cụ nghiệp vụ trực tiếp để lãnh đạo VPQH ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ, chỉ đạo các vụ/đơn vị lập hồ sơ công việc và thực hiện giao nộp tài liệu vào Kho Lưu trữ cơ quan đúng quy định.
  • Đối với cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ (Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước): Cung cấp cơ sở thực tiễn để rà soát, sửa đổi các văn bản quy phạm pháp luật, hoàn thiện thông tư hướng dẫn về lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu cho các cơ quan đặc thù hoạt động theo nhiệm kỳ.
  • Đối với công tác đào tạo và nghiên cứu: Là tài liệu tham khảo cho giảng viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng tại các cơ sở đào tạo đại học, viện nghiên cứu khi tiếp cận vấn đề thu thập tài liệu lưu trữ cơ quan.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao luận án đề xuất tổ chức Phông Lưu trữ Quốc hội theo mô hình Khối phông thay vì một phông đơn nhất? Do Quốc hội Việt Nam có cơ cấu tổ chức đặc thù gồm nhiều cơ quan có vị trí pháp lý, chức năng, thẩm quyền độc lập (UBTVQH, Hội đồng Dân tộc, các Ủy ban, các cơ quan thuộc UBTVQH) cùng hoạt động theo nhiệm kỳ bên cạnh cơ quan hành chính - tham mưu là VPQH. Tổ chức theo mô hình Khối phông cho phép phân định rõ ranh giới tài liệu hình thành của từng cơ quan, phản ánh chính xác nguồn gốc xuất xứ và thẩm quyền ban hành văn bản, đồng thời tạo thuận lợi cho việc phân công trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ.

2. Điểm khác biệt cơ bản giữa Danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và Danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là gì? Danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử chủ yếu thống kê danh sách tên các cơ quan, tổ chức độc lập là nguồn nộp lưu (tên phông). Trong khi đó, Danh mục nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan được xây dựng chi tiết bên trong nội bộ một cơ quan, chỉ rõ từng phòng, ban, vụ, đơn vị cấu thành, các chức danh lãnh đạo, các hội đồng/đoàn công tác lâm thời cùng cá nhân/bộ phận chịu trách nhiệm quản lý văn thư của đơn vị đó.

3. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Phông Quốc hội năm 1997 bộc lộ những bất cập gì trong giai đoạn hiện nay? Bảng thời hạn năm 1997 được xây dựng dựa trên cơ cấu tổ chức và chức năng của Quốc hội theo Hiến pháp năm 1992. Đến nay, nhiều loại hình tài liệu được quy định trong bảng không còn phát sinh, nhiều nhóm tài liệu mới hình thành trong hoạt động giám sát tối cao, tiếp xúc cử tri, hoạt động lập pháp theo Hiến pháp 2013 và Luật Tổ chức Quốc hội 2014 chưa được cập nhật; thời hạn bảo quản định mức cho một số loại hồ sơ không còn tương thích với thực tiễn sử dụng tài liệu hiện nay.

4. Luận án áp dụng những tiêu chuẩn nào để xác định thành phần tài liệu của Quốc hội cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan? Luận án vận dụng 5 tiêu chuẩn lưu trữ học truyền thống gồm: tiêu chuẩn nội dung tài liệu (tính chất quan trọng của vấn đề chính trị, pháp lý, kinh tế - xã hội); tiêu chuẩn tác giả (vị thế chủ thể ban hành văn bản); tiêu chuẩn độ chính xác và hoàn chỉnh (ưu tiên bản chính, bản gốc có giá trị chứng cứ); tiêu chuẩn thời gian, địa điểm, sự kiện (gắn với các kỳ họp Quốc hội, phiên họp UBTVQH, sự kiện bầu cử); tiêu chuẩn hình thức và tình trạng vật lý của hồ sơ.

Kết luận

Luận án tiến sĩ của tác giả Đặng Thị Thu Trang là công trình khoa học chuyên khảo nghiên cứu có hệ thống về cơ sở lý luận, pháp lý và thực tiễn của việc xây dựng danh mục nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan tại cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất. Bằng các phương pháp nghiên cứu chuyên ngành Lưu trữ học, tác giả đã làm rõ quy luật hình thành, đặc thù giá trị của Phông Lưu trữ Quốc hội, đồng thời thiết lập quy trình nghiệp vụ và xây dựng thành công 02 bản danh mục thực nghiệm phục vụ trực tiếp cho Kho Lưu trữ cơ quan VPQH. Kết quả nghiên cứu cung cấp luận cứ khoa học xác đáng cho việc hoàn thiện thể chế quản lý lưu trữ đối với các cơ quan làm việc theo chế độ nhiệm kỳ và nâng cao chất lượng quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia.