Tổng quan về giáo trình

Giáo trình Công tác văn thư trong doanh nghiệp (Mã môn học: MH30) là tài liệu đào tạo chuyên môn được ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn). Tài liệu do Cử nhân Đinh Thanh Nghị làm chủ biên cùng tác giả Hoàng Thị Thu Vân biên soạn. Trong chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính trình độ cao đẳng, môn học có tính chất tự chọn và được bố trí giảng dạy vào học kỳ 2 năm thứ hai.

Mục tiêu đào tạo của giáo trình bao gồm ba chuẩn đầu ra chính:

  • Về kiến thức: Trang bị cho người học các kiến thức cơ bản về đặc điểm tổ chức, cơ chế hoạt động của các loại hình doanh nghiệp tại Việt Nam; cung cấp hệ thống nguyên tắc và phương pháp tổ chức, quản lý nghiệp vụ văn thư trong môi trường sản xuất - kinh doanh.
  • Về kỹ năng: Hình thành năng lực thực hiện chuẩn xác các thao tác nghiệp vụ văn thư doanh nghiệp, bao gồm soạn thảo, kiểm tra thể thức, xử lý luân chuyển văn bản đi - đến, quản lý văn bản mật, sử dụng con dấu và lập hồ sơ hiện hành.
  • Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Giúp người học xác định rõ vị trí, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý điều hành doanh nghiệp; xây dựng tinh thần trách nhiệm, tính cẩn trọng và tính bảo mật trong công tác tham mưu hành chính.

Giáo trình được cấu trúc thành 6 chương chuyên đề kèm phần phụ lục hướng dẫn kỹ thuật trình bày thể thức văn bản và mẫu dấu nghiệp vụ. Điểm đặc thù của tài liệu là sự tích hợp giữa các quy phạm pháp luật nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ với đặc thù quản trị của từng loại hình hình doanh nghiệp (doanh nghiệp nhà nước, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp liên doanh và tập đoàn kinh tế).


Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình gồm 6 chương với mạch phát triển kiến thức đi từ tổng quan pháp lý, cơ cấu doanh nghiệp đến các quy trình tác nghiệp văn thư chuyên sâu:

  • Chương 1: Khái niệm về hệ thống doanh nghiệp (Mã chương: MH30.01): Phân tích khái niệm doanh nghiệp theo Khoản 1 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2005. Trình bày đặc điểm bản chất của Doanh nghiệp Nhà nước (sở hữu vốn, cơ chế bổ nhiệm cán bộ, mục tiêu kinh tế - xã hội) và phân loại các mô hình: Doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh, Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH 1 thành viên, TNHH 2 thành viên trở lên) và Công ty cổ phần.
  • Chương 2: Đặc điểm tổ chức và hoạt động của một số loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam (Mã chương: MH30.02): Đi sâu vào cơ cấu quản trị, năng lực huy động vốn, mức độ chịu trách nhiệm tài sản (hữu hạn hoặc vô hạn), chuyển nhượng vốn và ưu - nhược điểm của từng mô hình: Công ty TNHH, Công ty cổ phần (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát), Công ty hợp danh, Doanh nghiệp tư nhân, Doanh nghiệp liên doanh (theo Luật Đầu tư nước ngoài năm 2000, quy định tỷ lệ vốn pháp định tối thiểu 30%), Công ty 100% vốn nước ngoài và Tập đoàn kinh tế (mô hình công ty mẹ - công ty con theo Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2005).
  • Chương 3: Tổ chức và quản lý công tác văn thư trong doanh nghiệp (Mã chương: MH30.03): Xác lập hệ thống căn cứ pháp lý; quy định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn thư tham mưu; tiêu chuẩn tuyển chọn và bố trí cán bộ theo quy mô doanh nghiệp; quy trình xây dựng, ban hành quy chế văn thư nội bộ; công tác tập huấn nghiệp vụ và cơ chế kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, xử lý vi phạm theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV.
  • Chương 4: Tổ chức soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý sử dụng con dấu trong doanh nghiệp (Mã chương: MH30.04): Phân loại văn bản hành chính (Điều lệ, Nghị quyết, Quyết định, Quy chế, Hợp đồng, Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, Tờ trình, Biên bản, Công văn, Đơn từ) và văn bản chuyên ngành. Quy định thẩm quyền ban hành về hình thức và nội dung theo từng loại hình doanh nghiệp; quy trình ban hành 5 bước; các thành phần thể thức văn bản và nguyên tắc quản lý, sử dụng con dấu pháp nhân.
  • Chương 5: Tổ chức quản lý văn bản trong các doanh nghiệp (Mã chương: MH30.05): Hướng dẫn nghiệp vụ quản lý văn bản đến (phân loại nguồn, nguyên tắc tập trung một đầu mối, quy trình 4 bước xử lý); 5 nguyên tắc quản lý văn bản đi (nhanh chóng, chính xác, bí mật, đảm bảo quy trình, tập trung); quy trình quản lý văn bản mật (phân cấp độ mật, đóng dấu mật, in sao - nhân bản bảo mật, đăng ký sổ mật và mã hóa thông tin khi truyền nhận mạng).
  • Chương 6: Tổ chức lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ (Mã chương: MH30.06): Phân loại 3 dạng hồ sơ (hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự); phương pháp xây dựng Danh mục hồ sơ (DMHS) phân theo 4 nhóm hoạt động; quy trình thu thập, sắp xếp tài liệu, biên mục hồ sơ và cơ chế quản lý hồ sơ trước khi giao nộp lưu trữ cơ quan.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình xây dựng hệ thống lý luận dựa trên các nền tảng pháp lý và nguyên tắc nghiệp vụ:

  • Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nền tảng: Luật Doanh nghiệp năm 2005, Luật Đầu tư nước ngoài năm 2000, Luật Kế toán, Luật Thương mại, Luật Giao dịch điện tử, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 (Điều 1), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
  • Nguyên tắc quản lý văn bản: Xác lập 5 nguyên tắc bắt buộc trong luân chuyển công văn giấy tờ: Nhanh chóng (chuyển giao kịp thời, ưu tiên độ khẩn), Chính xác (đúng địa chỉ, đúng ký hiệu, không sai sót nghiệp vụ), Bí mật (bảo vệ bí mật công nghệ, kinh doanh và nhà nước), Đảm bảo quy trình (thực hiện đầy đủ các bước tuần tự), Tập trung (quản lý thống nhất qua một đầu mối văn thư).
  • Nguyên tắc phân định thẩm quyền văn bản doanh nghiệp: Xác định doanh nghiệp không có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật; văn bản ban hành chỉ mang tính chất hành chính hoặc chuyên ngành, có hiệu lực điều chỉnh trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp hoặc các bên tham gia giao kết hợp đồng.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng soạn thảo và kiểm tra thể thức: Nắm vững và áp dụng các thành phần thể thức văn bản: Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên cơ quan ban hành, Số/ký hiệu văn bản, Địa danh và ngày tháng năm, Tên loại và Trích yếu nội dung, Căn cứ ban hành, Nội dung, Chữ ký người có thẩm quyền, Nơi nhận và Dấu cơ quan (đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái).
  • Kỹ năng quản lý luân chuyển văn bản: Thực hiện các khâu tiếp nhận, vào sổ đăng ký, đóng dấu "Đến" theo quy cách chuẩn, trình duyệt, chuyển giao văn bản đến; xử lý vào sổ văn bản đi; quản lý quy trình in sao, đóng dấu mật, lập sổ đăng ký văn bản mật.
  • Kỹ năng lập hồ sơ và biên mục tài liệu: Xây dựng Danh mục hồ sơ (DMHS) theo 4 nhóm tài liệu (thành lập doanh nghiệp; tổ chức nhân sự; hoạt động sản xuất kinh doanh; chương trình kế hoạch và tài chính); thu thập, phân loại, sắp xếp tài liệu theo thời gian, trật tự giải quyết công việc và viết mục lục hồ sơ.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình định hướng phương pháp giảng dạy kết hợp giữa truyền đạt lý thuyết quản trị hành chính và rèn luyện kỹ năng thực hành nghiệp vụ chuẩn hóa:

  • Hệ thống bài tập và câu hỏi định hướng: Cuối mỗi chương đều bố trí các câu hỏi trọng tâm nhằm củng cố kiến thức. Ví dụ: So sánh Doanh nghiệp Nhà nước với các loại hình doanh nghiệp khác (Chương 1); Phân tích thuận lợi và khó khăn của DNTN, Công ty cổ phần, Doanh nghiệp liên doanh (Chương 2); Trình bày cơ sở pháp lý và các biện pháp quản lý văn thư (Chương 3); Xác định thẩm quyền và các loại văn bản doanh nghiệp được phép ban hành (Chương 4); Trình bày quy trình quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu (Chương 5).
  • Thực hành kỹ thuật nghiệp vụ: Người học được rèn luyện trực tiếp trên các quy chuẩn kỹ thuật cụ thể:
    • Trình bày chính xác quy cách phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ (đứng/nghiêng/đậm), đường kẻ ngang dưới Quốc hiệu, Tiêu ngữ, Tên cơ quan và Số/ký hiệu theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
    • Sử dụng và ghi chép thông tin trên mẫu dấu "ĐẾN" hình chữ nhật khắc sẵn kích thước 35mm x 50mm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV (ghi Số đến, Ngày đến, Giờ đến đối với văn bản "Thượng khẩn"/"Hỏa tốc", đơn vị/cá nhân chuyển nhận, số lưu hồ sơ).
  • Đánh giá và tự học: Việc đánh giá kết quả học tập căn cứ trên mức độ nắm vững lý thuyết pháp lý và độ chuẩn xác khi thực hiện thao tác văn thư mẫu. Người học tự nghiên cứu dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và tài liệu hướng dẫn bài giảng của ngành văn thư - lưu trữ.

Điểm nổi bật và cập nhật

Giáo trình tích hợp các nội dung chuyên môn phản ánh thực tiễn quản lý doanh nghiệp:

  • Phân định rõ thẩm quyền và hình thức văn bản doanh nghiệp: Giáo trình chỉ rõ sự khác biệt giữa văn bản của cơ quan nhà nước và doanh nghiệp; trong đó, doanh nghiệp ngoài quốc doanh và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có thể áp dụng các hình thức thể thức riêng, không nhất thiết ghi quốc hiệu đối với văn bản nội bộ, sử dụng biểu tượng riêng, hoặc phân định thẩm quyền ký theo Điều lệ công ty (Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc/Giám đốc).
  • Tích hợp tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001-2000: Giáo trình cập nhật nội dung các tập đoàn kinh tế, tổng công ty và doanh nghiệp quy mô vừa và lớn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào công tác văn thư - lưu trữ thông qua việc xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu văn bản.
  • Quy định về ứng dụng công nghệ thông tin và quản lý văn bản mật: Đưa ra các yêu cầu về xử lý văn bản bằng máy tính, quy định việc mã hóa thông tin khi truyền nhận văn bản mật trên hệ thống mạng nội bộ và nguyên tắc bảo mật thông tin kinh doanh, bí mật công nghệ.
  • Hệ thống hóa các nhóm hồ sơ doanh nghiệp: Phân nhóm chi tiết 4 nhóm hồ sơ đặc thù trong sản xuất kinh doanh (hồ sơ thành lập, hồ sơ nhân sự, hồ sơ kinh doanh/tiếp thị/hội chợ, hồ sơ tài chính/hợp đồng), giúp chuẩn hóa quy trình lưu đồ hóa tài liệu từ khi hình thành đến khi nộp lưu trữ cơ quan.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Sinh viên: Phục vụ trực tiếp cho sinh viên theo học trình độ Cao đẳng nghề Văn thư hành chính tại Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô và các cơ sở giáo dục nghề nghiệp có mã ngành tương đương. Môn học được giảng dạy ở học kỳ 2 năm thứ hai.
  • Yêu cầu môn học tiên quyết: Người học cần hoàn thành các học phần cơ sở như Nhập môn Văn thư, Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, cùng các kiến thức nền tảng về pháp luật doanh nghiệp.
  • Giảng viên: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chuẩn mực cho môn học MH30, làm căn cứ thiết kế bài giảng lý thuyết, bài tập tình huống và đề thi kiểm tra tay nghề văn thư.
  • Cán bộ chuyên môn tham khảo: Tài liệu hỗ trợ tra cứu nghiệp vụ cho nhân viên hành chính, trợ lý văn phòng, cán bộ quản lý con dấu và hồ sơ tại các doanh nghiệp nhà nước, công ty cổ phần, công ty TNHH và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng người học nào?

Giáo trình được biên soạn chuyên biệt cho học sinh, sinh viên trình độ cao đẳng nghề Văn thư hành chính, đặc biệt là sinh viên học kỳ 2 năm thứ hai. Ngoài ra, tài liệu phù hợp cho cán bộ làm công tác văn phòng, văn thư - lưu trữ tại các loại hình doanh nghiệp.

2. Cần kiến thức nền tảng nào trước khi học môn này?

Người học cần có kiến thức cơ bản về lý luận công tác văn thư, kiến thức pháp luật đại cương, hiểu biết sơ bộ về Luật Doanh nghiệp và kỹ năng soạn thảo văn bản tiếng Việt căn bản.

3. Điểm khác biệt của giáo trình này so với giáo trình văn thư trong cơ quan nhà nước là gì?

Giáo trình tập trung vào môi trường doanh nghiệp: phân tích thẩm quyền ban hành văn bản của Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Giám đốc; xử lý các loại văn bản đặc thù như hợp đồng kinh tế, điều lệ công ty, quy chế nội bộ; tích hợp quy trình ISO 9001-2000 và tính linh hoạt về thể thức của doanh nghiệp ngoài quốc doanh/doanh nghiệp FDI.

4. Phương pháp tự học giáo trình này như thế nào để đạt hiệu quả?

Người học cần kết hợp đọc nội dung 6 chương lý thuyết với việc làm các câu hỏi ôn tập cuối chương; đối chiếu các điều khoản trích dẫn từ Luật Doanh nghiệp 2005 và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; thực hành kẻ vẽ thể thức văn bản và điền mẫu dấu "ĐẾN" theo hướng dẫn tại phần Phụ lục.

5. Giáo trình được xây dựng dựa trên những tài liệu tham khảo nào?

Tài liệu tham khảo chính được nêu trong Lời giới thiệu gồm:

  • Công tác văn thư trong các doanh nghiệp (Tập bài giảng của Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ Trung ương I).
  • Công tác văn thư - lưu trữ trong các doanh nghiệp (PGS. TS Vũ Thị Phụng, Th.S Nguyễn Thị Kim Bình - Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn, ĐHQG Hà Nội).
  • Lý luận và phương pháp công tác Văn thư (Vương Đình Quyền - NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005).
  • Tập bài giảng nhập môn Văn thư (Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I, 2007).
  • Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật: Luật Doanh nghiệp năm 2005, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, Thông tư số 07/2012/TT-BNV.

Kết luận

Giáo trình môn học Công tác văn thư trong doanh nghiệp (Mã môn: MH30) hệ thống hóa toàn bộ kiến thức lý luận về cơ cấu tổ chức doanh nghiệp và các quy trình nghiệp vụ hành chính văn thư tương ứng. Lộ trình tiếp cận nội dung đi từ việc nắm vững bản chất pháp lý của từng mô hình doanh nghiệp, xác định căn cứ pháp lý và thẩm quyền ban hành, đến việc thành thạo các khâu soạn thảo, quản lý văn bản đi/đến/mật, kiểm soát con dấu và lập Danh mục hồ sơ hiện hành. Người học được khuyến nghị kết hợp nghiên cứu giáo trình với các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành và tài liệu học thuật tham khảo của PGS. TS Vũ Thị Phụng, Th.S Nguyễn Thị Kim Bình và tác giả Vương Đình Quyền để hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp.