Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin và sự bùng nổ của Cách mạng Công nghiệp 4.0, ngành logistics tại Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức và cơ hội mới. Theo báo cáo của ngành, khoảng 50% - 60% doanh nghiệp logistics trong nước đã ứng dụng các loại hình công nghệ thông tin khác nhau nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, việc đầu tư nghiên cứu và áp dụng công nghệ mới vẫn còn hạn chế, đặc biệt trong hoạt động giao nhận vận tải – một khâu quan trọng trong chuỗi cung ứng. Năm 2021, đại dịch Covid-19 đã gây ra nhiều gián đoạn trong sản xuất và lưu thông hàng hóa, đặt ngành logistics vào thế khó khăn khi vừa phải tuân thủ các quy định giãn cách xã hội, vừa duy trì hoạt động chuỗi cung ứng liên tục.

Luận văn tập trung nghiên cứu một số giải pháp tối ưu dòng thông tin cho hoạt động giao nhận vận tải tại Công ty TNHH CEVA Logistics Việt Nam – một trong những doanh nghiệp logistics hàng đầu với hơn 250 nhân sự và hệ thống kho bãi hiện đại tại Việt Nam. Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin logistics, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành dòng thông tin trong giao nhận vận tải. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại chi nhánh TP.HCM của CEVA trong giai đoạn 2020-2021, thời điểm có nhiều biến động do dịch bệnh và sự thay đổi trong chuỗi cung ứng toàn cầu.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp logistics nâng cao năng lực cạnh tranh, giảm thiểu sai sót trong xử lý thông tin, đồng thời góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của ngành logistics Việt Nam trong thời kỳ chuyển đổi số.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình nghiên cứu về hệ thống thông tin logistics (LIS), trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) và hệ thống định vị toàn cầu (GPS).

  • Hệ thống thông tin logistics (LIS) được định nghĩa là cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị, phương pháp và quy trình nhằm cung cấp thông tin cho quản trị logistics, hỗ trợ lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát hiệu quả. LIS bao gồm các thành phần như hệ thống lập kế hoạch, hệ thống thực thi, hệ thống thu thập thông tin và hệ thống báo cáo kết quả. Các đặc điểm quan trọng của LIS gồm tính chính xác, khả dụng, kịp thời, linh hoạt, định dạng theo nhu cầu và tính tương tác.

  • Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là kỹ thuật chuyển giao thông tin giữa các máy tính theo tiêu chuẩn đã thỏa thuận, thay thế việc trao đổi giấy tờ truyền thống. EDI giúp tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ xử lý giao dịch, nâng cao độ chính xác và hiệu quả kinh doanh. Luận văn phân tích nguyên lý hoạt động của EDI qua ba bước: chuẩn bị tài liệu, dịch sang định dạng EDI và truyền dữ liệu.

  • Hệ thống định vị toàn cầu (GPS) cung cấp thông tin vị trí, vận tốc và thời gian dựa trên tín hiệu từ vệ tinh. GPS gồm ba thành phần: phần không gian (vệ tinh), phần điều khiển (trạm kiểm soát) và phần sử dụng (thiết bị thu). GPS được ứng dụng rộng rãi trong quản lý vận tải để theo dõi hành trình phương tiện, nâng cao hiệu quả vận hành.

Ba khái niệm chính được sử dụng trong nghiên cứu là: dòng thông tin logistics, hệ thống quản lý vận tải (TMS), và hệ thống theo dõi hàng hóa (Navigator). Các hệ thống này được CEVA Logistics Việt Nam áp dụng nhằm tối ưu hóa quy trình giao nhận vận tải.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp phân tích – tổng hợp kết hợp khảo sát thực tế tại Công ty TNHH CEVA Logistics Việt Nam chi nhánh TP.HCM.

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thu thập bao gồm báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2020-2021, tài liệu nội bộ về quy trình giao nhận, hệ thống thông tin logistics đang áp dụng, cùng các số liệu thống kê về lỗi nhập liệu và hiệu quả vận hành.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Khảo sát được thực hiện với 10 nhân viên vận hành và chăm sóc khách hàng, đại diện cho các phòng ban chức năng và dịch vụ của công ty. Mẫu được chọn theo phương pháp thuận tiện nhằm đảm bảo thu thập thông tin phản ánh thực trạng vận hành.

  • Phương pháp phân tích: Dữ liệu được xử lý bằng phương pháp phân tích định tính và định lượng. Phân tích định lượng tập trung vào các số liệu về lỗi nhập liệu, thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ sai sót trong giao nhận. Phân tích định tính dựa trên phỏng vấn và quan sát thực tế để đánh giá hiệu quả của các hệ thống thông tin và đề xuất giải pháp.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong giai đoạn từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2022, bao gồm thu thập dữ liệu, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hiệu quả ứng dụng hệ thống thông tin logistics tại CEVA: Công ty đã triển khai nhiều hệ thống như CEVA Matrix Connect, My CEVA, CSP, OFS, TMS và Navigator. Qua khảo sát, tỷ lệ lỗi nhập liệu trung bình của 10 nhân viên trong 4 tháng đầu năm 2022 giảm từ 5% xuống còn khoảng 2%, cho thấy sự cải thiện đáng kể nhờ áp dụng hệ thống tự động hóa và chuẩn hóa quy trình.

  2. Tốc độ xử lý đơn hàng được nâng cao: Thời gian trung bình xử lý một đơn đặt hàng giảm khoảng 20% so với trước khi áp dụng các hệ thống tích hợp. Hệ thống TMS giúp theo dõi hành trình xe tải và cập nhật thông tin theo thời gian thực, giảm thiểu các sai sót và trì hoãn trong vận chuyển.

  3. Khó khăn trong quản lý dòng thông tin nội bộ và giữa các bên liên quan: Mặc dù có nhiều hệ thống hỗ trợ, việc đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban và đối tác vẫn còn tồn tại các điểm nghẽn, gây ra sai lệch thông tin và chậm trễ trong phản hồi khách hàng. Khoảng 15% các trường hợp phản hồi khách hàng bị trễ do lỗi truyền thông tin.

  4. Ứng dụng GPS và thiết bị giám sát hành trình giúp nâng cao kiểm soát vận tải: Việc lắp đặt hộp đen giám sát hành trình trên xe tải theo quy định của Bộ Giao thông Vận tải giúp CEVA kiểm soát chính xác vị trí và trạng thái phương tiện, giảm thiểu rủi ro và tăng tính minh bạch trong vận hành.

Thảo luận kết quả

Kết quả nghiên cứu cho thấy việc áp dụng hệ thống thông tin logistics và công nghệ như EDI, GPS đã góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận vận tải tại CEVA Logistics Việt Nam. Việc giảm tỷ lệ lỗi nhập liệu và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng phản ánh sự cải thiện trong quản lý dòng thông tin và vận hành logistics. So sánh với một số nghiên cứu trong ngành, kết quả này phù hợp với xu hướng ứng dụng công nghệ trong logistics 4.0 nhằm tăng tính chính xác và kịp thời của thông tin.

Tuy nhiên, các khó khăn trong đồng bộ dữ liệu và truyền thông giữa các phòng ban và đối tác cho thấy cần có sự đầu tư thêm vào hệ thống tích hợp và quy trình chuẩn hóa. Việc xây dựng bộ hướng dẫn sử dụng và quy cách nhập liệu dễ tiếp cận sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính tương tác trong hệ thống. Ngoài ra, việc đẩy mạnh đầu tư trang web riêng dành cho khách hàng và tích hợp hệ thống theo dõi hành trình xe tải với nhà xe sẽ nâng cao khả năng kiểm soát và minh bạch thông tin.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ lỗi nhập liệu theo tháng, bảng so sánh thời gian xử lý đơn hàng trước và sau khi áp dụng hệ thống, cũng như sơ đồ quy trình giao nhận được tối ưu hóa.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Thiết kế bộ hướng dẫn sử dụng và quy cách nhập liệu chuẩn hóa

    • Mục tiêu: Giảm tỷ lệ lỗi nhập liệu xuống dưới 1% trong 6 tháng tới
    • Chủ thể thực hiện: Phòng IT phối hợp phòng vận hành và chăm sóc khách hàng
    • Timeline: Triển khai trong quý 3 năm 2022

  2. Xây dựng cổng thông tin nội bộ (Helpportal) phục vụ giải đáp và hỗ trợ nhanh chóng

    • Mục tiêu: Tăng tốc độ phản hồi các vấn đề liên quan đến hệ thống lên 90% trong vòng 24 giờ
    • Chủ thể thực hiện: Phòng IT và phòng nhân sự
    • Timeline: Hoàn thành trong quý 4 năm 2022

  3. Đẩy mạnh đầu tư và phát triển trang web riêng dành cho khách hàng (My CEVA nâng cao)

    • Mục tiêu: Tăng tỷ lệ khách hàng sử dụng kênh trực tuyến lên 70% trong năm 2023
    • Chủ thể thực hiện: Phòng kinh doanh và phòng IT
    • Timeline: Phát triển và triển khai trong năm 2023

  4. Xây dựng hệ thống theo dõi hành trình xe tải tích hợp thiết bị giám sát hành trình và EDI (TMS nâng cao)

    • Mục tiêu: Giảm thiểu sai sót trong vận chuyển và tăng tính minh bạch thông tin lên 95%
    • Chủ thể thực hiện: Phòng vận tải phối hợp với nhà xe và phòng IT
    • Timeline: Thử nghiệm và triển khai trong quý 1-2 năm 2023

Các giải pháp trên nhằm tối ưu hóa dòng thông tin, nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và yêu cầu chuyển đổi số trong ngành logistics.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Doanh nghiệp logistics và vận tải

    • Lợi ích: Áp dụng các giải pháp tối ưu dòng thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý giao nhận vận tải, giảm thiểu sai sót và chi phí vận hành.
    • Use case: Các công ty muốn triển khai hệ thống EDI, GPS và TMS để cải thiện quy trình vận tải.

  2. Nhà quản lý và chuyên viên IT trong ngành logistics

    • Lợi ích: Hiểu rõ về các hệ thống thông tin logistics, cách tích hợp và vận hành hiệu quả các công nghệ mới.
    • Use case: Phát triển và duy trì hệ thống quản lý vận tải, xây dựng cổng thông tin nội bộ hỗ trợ nhân viên.

  3. Sinh viên và nghiên cứu sinh chuyên ngành quản trị logistics và vận tải đa phương thức

    • Lợi ích: Nắm bắt kiến thức thực tiễn về ứng dụng công nghệ trong logistics, phương pháp nghiên cứu và phân tích thực trạng doanh nghiệp.
    • Use case: Tham khảo để xây dựng đề tài nghiên cứu, luận văn tốt nghiệp.

  4. Cơ quan quản lý nhà nước và tổ chức hỗ trợ phát triển ngành logistics

    • Lợi ích: Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp logistics, từ đó xây dựng chính sách hỗ trợ phù hợp.
    • Use case: Xây dựng các chương trình đào tạo, hỗ trợ chuyển đổi số cho doanh nghiệp logistics.

Câu hỏi thường gặp

  1. Hệ thống thông tin logistics (LIS) là gì và tại sao quan trọng?
    LIS là hệ thống cung cấp thông tin cho quản trị logistics nhằm lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát hiệu quả các hoạt động vận tải, kho bãi. Nó giúp giảm chi phí, tăng độ chính xác và kịp thời trong xử lý đơn hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh doanh nghiệp.

  2. Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) hoạt động như thế nào?
    EDI chuyển đổi tài liệu kinh doanh từ dạng giấy sang định dạng điện tử chuẩn hóa, truyền tải qua phần mềm giao tiếp giữa các doanh nghiệp. Điều này giúp tiết kiệm chi phí in ấn, giảm sai sót nhập liệu và tăng tốc độ xử lý giao dịch.

  3. GPS hỗ trợ quản lý vận tải ra sao?
    GPS cung cấp vị trí, vận tốc và thời gian thực của phương tiện vận tải, giúp theo dõi hành trình, kiểm soát trạng thái xe và nâng cao tính minh bạch trong vận hành. Việc lắp đặt hộp đen giám sát hành trình là quy định bắt buộc với xe tải từ 3,5 tấn trở lên.

  4. Những khó khăn phổ biến khi áp dụng hệ thống thông tin logistics là gì?
    Khó khăn thường gặp gồm đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban và đối tác, sai sót nhập liệu, thiếu hướng dẫn sử dụng chuẩn, và hạn chế trong tích hợp công nghệ mới. Điều này ảnh hưởng đến tốc độ xử lý và chất lượng dịch vụ.

  5. Các giải pháp tối ưu dòng thông tin trong giao nhận vận tải gồm những gì?
    Bao gồm thiết kế bộ hướng dẫn nhập liệu chuẩn, xây dựng cổng thông tin nội bộ hỗ trợ giải đáp, phát triển trang web khách hàng, và tích hợp hệ thống theo dõi hành trình xe tải với EDI. Các giải pháp này giúp giảm sai sót, tăng tốc độ xử lý và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin logistics tại CEVA Logistics Việt Nam, chỉ ra những điểm mạnh và hạn chế trong quản lý dòng thông tin giao nhận vận tải.
  • Việc áp dụng các hệ thống như EDI, GPS, TMS đã góp phần giảm tỷ lệ lỗi nhập liệu từ 5% xuống còn khoảng 2%, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng khoảng 20%.
  • Các khó khăn chủ yếu liên quan đến đồng bộ dữ liệu và truyền thông giữa các phòng ban, đối tác, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành.
  • Đề xuất các giải pháp thiết thực như xây dựng bộ hướng dẫn nhập liệu, cổng thông tin nội bộ, phát triển trang web khách hàng và tích hợp hệ thống theo dõi hành trình nhằm tối ưu dòng thông tin.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai các giải pháp trong quý 3-4 năm 2022 và đánh giá hiệu quả trong năm 2023, đồng thời khuyến khích các doanh nghiệp logistics khác tham khảo để nâng cao năng lực cạnh tranh.

Call-to-action: Doanh nghiệp logistics và các nhà quản lý vận tải nên ưu tiên đầu tư vào hệ thống thông tin và công nghệ quản lý hiện đại để thích ứng với xu hướng logistics 4.0, nâng cao hiệu quả vận hành và đáp ứng tốt hơn nhu cầu khách hàng trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.