Tổng quan nghiên cứu

Vận tải đường biển hiện đảm nhận gần 80% tổng sản lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam, đóng vai trò huyết mạch trong việc kết nối giao thương quốc tế sau khi nước ta gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới WTO và thực thi các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới như EVFTA. Trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu có nhiều biến động phức tạp, các doanh nghiệp logistics non trẻ đối mặt với thách thức lớn về chi phí vận hành và rủi ro sai sót chứng từ. Nghiên cứu tập trung giải quyết bài toán nâng cao hiệu quả quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Giao nhận Rhenus Việt Nam – một thành viên thuộc tập đoàn Rhenus có bề dày lịch sử từ năm 1912 với quy mô doanh thu toàn cầu khoảng 7 tỷ EUR và hơn 37.500 nhân sự tại 970 chi nhánh.

Mục tiêu cụ thể của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận giao nhận đường biển, khảo sát chi tiết quy trình tác nghiệp thực tế, nhận diện các lỗi sai phổ biến và phân tích kết quả kinh doanh giai đoạn 2020 - 2021. Phạm vi không gian nghiên cứu đặt tại trụ sở Rhenus Việt Nam tại Thành phố Hồ Chí Minh cùng mạng lưới kho vận liên kết tại ICD Tân Cảng Sóng Thần (Bình Dương), với phạm vi thời gian đánh giá dữ liệu thực nghiệm trong 2 năm liên tiếp. Về mặt ý nghĩa thực tiễn, việc chuẩn hóa quy trình giúp doanh nghiệp giảm thiểu tỷ lệ rủi ro sai sót thông tin hải quan, tối ưu hóa thời gian xử lý lô hàng giảm từ 15% đến 20%, hỗ trợ duy trì đà tăng trưởng sản lượng vượt mức 2.063 TEU và từng bước cải thiện tỷ suất lợi nhuận sau thuế vốn bị sụt giảm 32,91% do các tác động khách quan của thị trường.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý thuyết logistics hiện đại và các nguyên tắc giao nhận quốc tế của Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận FIATA. Các khung lý thuyết và quy chuẩn pháp lý then chốt bao gồm:

  • Hệ thống tiêu chuẩn kỹ thuật container quốc tế ISO 6346 năm 1995, phân loại chi tiết 7 nhóm container vận tải biển chuyên dụng như container bách hóa khô 20 feet và 40 feet, container bảo ôn nhiệt độ, container hở mái và container mặt bằng.
  • Cơ sở pháp lý vận tải quốc tế và nội địa: Công ước Brussels 1924 về vận đơn đường biển, Công ước Hamburg 1978, Quy tắc Rotterdam 2008, Bộ luật Hàng hải Việt Nam, Luật Thương mại và Nghị định số 140/2007/NĐ-CP của Chính phủ quy định điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics.
  • Quy tắc kiểm soát an toàn hàng hải: Công ước SOLAS về việc bắt buộc xác nhận khối lượng toàn bộ container trước khi xếp dỡ lên tàu biển, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2016.
  • Mô hình ma trận phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức (SWOT) kết hợp với bộ chỉ tiêu đo lường chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải.
  • Các khái niệm nghiệp vụ nền tảng: Hàng nguyên container FCL, hàng lẻ gom chung LCL, hàng đóng ghép Consolidation, vận đơn chủ Master Bill of Lading, vận đơn thứ cấp House Bill of Lading và hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử EDI.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp hài hòa giữa phương pháp định tính và định lượng để đảm bảo tính chuẩn xác, khách quan cho toàn bộ kết quả phân tích:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập từ báo cáo tài chính nội bộ đã được phê duyệt, bảng thống kê sản lượng chi tiết của Phòng Kinh doanh Rhenus Việt Nam trong hai năm 2020 và 2021, cùng hồ sơ chứng từ thực tế của các lô hàng xuất khẩu đi thị trường châu Âu, Mỹ và châu Á.
  • Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Sử dụng phương pháp chọn mẫu toàn bộ đối với toàn bộ dữ liệu giao nhận gồm 1.909 TEU trong năm 2020 và 2.063 TEU trong năm 2021, đồng thời khảo sát chuyên sâu 5 nhóm khách hàng doanh nghiệp đối tác trọng điểm (bao gồm Công ty Supor, Công ty Sapphire, Công ty DNP, Công ty Protrade và Công ty Synthomer).
  • Lý do lựa chọn phương pháp phân tích: Việc ứng dụng phương pháp thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ phần trăm tăng giảm tuyệt đối và tương đối, kết hợp với phương pháp quan sát tham dự trực tiếp tại hiện trường giúp làm rõ mối liên hệ giữa các điểm nghẽn chứng từ với sự biến động về doanh thu và chi phí doanh nghiệp. Timeline nghiên cứu được thực hiện tập trung liên tục trong 8 tháng, từ đầu năm 2022 đến tháng 08 năm 2022.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình phân tích thực trạng hoạt động giao nhận đường biển tại Rhenus Việt Nam giai đoạn 2020 - 2021 đưa ra 4 phát hiện quan trọng:

  • Tăng trưởng sản lượng vận tải container: Tổng sản lượng giao nhận đường biển năm 2021 đạt 2.063 TEU, tăng 154 TEU (tương đương tăng 8,07%) so với mức 1.909 TEU của năm 2020. Trong đó, container loại 20 feet đạt 935 TEU (tăng 13,47%, chiếm tỷ trọng 45,32%), còn container loại 40 feet đạt 1.128 TEU (tăng 3,96%, chiếm tỷ trọng 54,68%).
  • Sự phân hóa rõ rệt trong cơ cấu khách hàng: Khách hàng lớn như Công ty Supor ghi nhận mức tăng trưởng sản lượng xuất khẩu ấn tượng 17,13% (tăng từ 286 TEU lên 335 TEU, chiếm 16,24% tổng sản lượng). Công ty DNP tăng 11,85% (từ 211 TEU lên 236 TEU). Ngược lại, nhóm đối tác ngành sơn và bao bì sụt giảm mạnh: Công ty Sapphire giảm 20,99% (từ 243 TEU xuống 192 TEU) và Công ty Synthomer giảm 14,53% (từ 179 TEU xuống 153 TEU).
  • Áp lực tài chính và biên lợi nhuận sụt giảm: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2021 đạt 251.151 nghìn đồng, tăng 22,57% so với năm 2020. Tuy nhiên, các khoản giảm trừ doanh thu tăng đột biến 100,35% (đạt 78.356 nghìn đồng), khiến doanh thu thuần giảm 12,3% xuống còn 152.997 nghìn đồng. Doanh thu hoạt động tài chính giảm 20,31% trong khi chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 19,46%, dẫn đến lợi nhuận sau thuế giảm 32,91% (từ 19.262 nghìn đồng xuống 13.889 nghìn đồng).
  • Điểm nghẽn nghiệp vụ và sai sót phát sinh: Nghiên cứu phát hiện tình trạng khách hàng khai báo sai điều kiện Incoterms giữa FCA cảng và EXW tại xưởng, làm phát sinh chi phí điều động và hủy phương tiện vận chuyển đường bộ từ 5% đến 10% trên mỗi chuyến xe. Ngoài ra, việc cung cấp sai mã phân loại HS Code khi truyền dữ liệu manifest đi châu Âu gây nguy cơ giữ hàng tại cảng chuyển tải và rớt tàu, cùng với sự cố nhận vỏ container bị bẩn dính dầu tại depot khiến phát sinh phí vệ sinh container tại cảng đích.

Thảo luận kết quả

Các dữ liệu thực nghiệm có thể được mô tả trực quan thông qua các biểu đồ cơ cấu sản lượng theo loại container và biểu đồ phân bổ khách hàng đối tác, kết hợp bảng cân đối doanh thu - chi phí đa chiều. Sự biến động về cơ cấu sản lượng phản ánh xu hướng thích ứng linh hoạt của các doanh nghiệp sản xuất khi chuyển dần sang các lô hàng vừa và nhỏ đóng trong container 20 feet nhằm tối ưu vòng quay vốn trong giai đoạn dịch bệnh.

Nguyên nhân cốt lõi khiến lợi nhuận sụt giảm 32,91% bắt nguồn từ việc chi phí vận hành đầu vào và phụ phí logistics quốc tế tăng cao hơn tốc độ tăng trưởng doanh thu thuần. Đại dịch làm gián đoạn vận tải nội địa, khiến nhiều tuyến đường bộ bị phong tỏa và gia tăng phụ phí khẩn cấp. Việc thiếu hụt vỏ container rỗng trên diện rộng tại các depot cảng biển gây kéo dài thời gian lưu kho bãi, làm tăng chi phí quản lý thêm 19,46%. Kết quả này hoàn toàn tương đồng với các báo cáo chung của ngành logistics Việt Nam giai đoạn 2020 - 2021, khẳng định tính cấp thiết phải chuẩn hóa quy trình điều hành nội bộ và nâng cấp nền tảng quản trị thông tin.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng và mô hình ma trận SWOT, luận văn đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược nhằm tối ưu hóa quy trình giao nhận xuất khẩu:

  • Số hóa và chuẩn hóa quy trình kiểm soát chứng từ xuất khẩu: Thiết lập quy trình kiểm tra chéo hai lớp đối với dữ liệu phân loại mã HS Code, chi tiết làm vận đơn và khai báo khối lượng toàn bộ trước thời hạn chót của hãng tàu. Đơn vị thực hiện: Phòng Nghiệp vụ - Chứng từ. Mục tiêu cụ thể: Triệt tiêu 100% sai sót về điều kiện Incoterms, giảm tỷ lệ rớt tàu do sai manifest về mức 0% và rút ngắn 30% thời gian xử lý thủ tục phát hành vận đơn. Thời gian triển khai: 3 tháng đầu năm.
  • Nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ nhân sự: Tổ chức các chương trình đào tạo chuyên sâu về kỹ năng khai báo hải quan điện tử trên phần mềm chuyên dụng, cập nhật quy tắc thương mại Incoterms phiên bản mới và bồi dưỡng nghiệp vụ chăm sóc khách hàng. Đơn vị thực hiện: Phòng Nhân sự - Hành chính phối hợp Ban Giám đốc. Mục tiêu cụ thể: Nâng cao 25% năng suất lao động của đội ngũ nhân viên, giảm thời gian giải quyết khiếu nại khách hàng xuống dưới 4 giờ làm việc. Thời gian triển khai: Thực hiện liên tục định kỳ hàng quý.
  • Thiết lập cơ chế kiểm soát chất lượng vỏ container tại bãi depot: Xây dựng quy định phối hợp kiểm tra tình trạng vệ sinh sàn, độ kín nước và kết cấu cơ học của vỏ container rỗng ngay tại bãi trước khi bàn giao cho tài xế kéo về kho đóng hàng. Đơn vị thực hiện: Bộ phận Giao nhận hiện trường phối hợp đối tác vận tải đường bộ. Mục tiêu cụ thể: Giảm 95% phát sinh phụ phí vệ sinh container tại cảng đích và loại bỏ hoàn toàn tình trạng trễ giờ đóng hàng do đổi vỏ cont hỏng. Thời gian triển khai: Hoàn thành trong vòng 6 tháng.
  • Đa dạng hóa dịch vụ logistics và mở rộng thị trường vận tải liên vận: Đẩy mạnh khai thác dịch vụ vận tải hàng hóa quá cảnh qua Việt Nam đi Lào và Campuchia, kết hợp đầu tư mở rộng diện tích lưu kho lạnh và kho phân phối tổng hợp tại khu vực ICD Sóng Thần. Đơn vị thực hiện: Bộ phận Bán hàng và Bộ phận Báo giá. Mục tiêu cụ thể: Mở rộng tệp khách hàng mới ngoài 5 đối tác truyền thống, thúc đẩy sản lượng hàng xuất khẩu tăng trưởng từ 15% đến 20% mỗi năm. Thời gian triển khai: Giai đoạn 12 đến 24 tháng tới.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nghiên cứu mang lại giá trị ứng dụng thực tiễn và học thuật cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

  • Ban lãnh đạo và Quản lý các doanh nghiệp giao nhận vận tải: Cung cấp khung đánh giá ma trận SWOT thực tế, phương pháp quản trị chi phí dịch vụ và chiến lược phân bổ nguồn lực giúp duy trì biên lợi nhuận ổn định trước những biến động khó lường của thị trường logistics toàn cầu.
  • Chuyên viên chứng từ và Nhân viên hiện trường logistics: Cung cấp tài liệu hướng dẫn tác nghiệp chuẩn mực từ khâu tiếp nhận đặt chỗ, xử lý khai báo hải quan qua hệ thống điện tử, phát hành bộ chứng từ vận tải cho đến kỹ năng xử lý các tình huống phát sinh tại bãi container.
  • Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hóa: Giúp các nhà sản xuất nắm vững quy trình giao nhận đường biển, hiểu rõ trách nhiệm và ranh giới chi phí giữa các điều kiện thương mại quốc tế, từ đó phối hợp nhịp nhàng với đơn vị giao nhận để tối ưu hóa thời gian thông quan.
  • Giảng viên, Nghiên cứu sinh và Sinh viên chuyên ngành Logistics: Cung cấp nguồn tài liệu tham khảo giàu tính thực tiễn với hệ thống bảng biểu số liệu chi tiết, các case study xử lý nghiệp vụ thực tế và phương pháp luận phân tích hiệu quả hoạt động giao nhận đường biển.

Câu hỏi thường gặp

  • Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Rhenus gồm những giai đoạn cốt lõi nào? Quy trình gồm 8 bước khép kín: Tiếp nhận thông tin lô hàng qua biểu mẫu dịch vụ, gửi báo giá và nhận chỉ định đặt chỗ, tiến hành đặt booking với hãng tàu hoặc đơn vị gom hàng lẻ, phát hành lệnh lấy vỏ container rỗng, điều phối vận tải đường bộ và thông quan hải quan điện tử, kiểm tra phát hành vận đơn chủ và thứ cấp, gửi thông báo trước chuyến đi đến văn phòng đầu đến, cuối cùng là xuất hóa đơn quyết toán và đóng hồ sơ nghiệp vụ.

  • Tại sao quy định xác nhận khối lượng toàn bộ container theo Công ước SOLAS lại mang tính bắt buộc? Quy định xác nhận khối lượng toàn bộ container có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2016, buộc người gửi hàng phải khai báo chính xác trọng lượng container chứa hàng trước khi xếp dỡ. Nếu không có chứng từ này trước thời hạn quy định, hãng tàu sẽ từ chối bốc xếp container lên tàu nhằm ngăn ngừa nguy cơ mất cân bằng trọng tải và đảm bảo an toàn tuyệt đối cho hành trình trên biển.

  • Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế tranh chấp về phụ phí vệ sinh vỏ container tại cảng dỡ hàng? Đội ngũ giao nhận hiện trường và tài xế xe kéo cần kiểm tra kỹ lưỡng tình trạng sạch sẽ, sàn gỗ không dính hóa chất hay dầu mỡ của vỏ container ngay tại depot chỉ định. Nếu phát hiện vỏ cont bị bẩn hoặc hư hại kết cấu, nhân viên phải lập tức chụp ảnh hiện trường, yêu cầu đơn vị quản lý bãi xác nhận bằng văn bản hoặc đổi sang vỏ container khác đạt chuẩn trước khi kéo về kho đóng hàng.

  • Việc phân luồng tờ khai hải quan điện tử ảnh hưởng như thế nào đến thời gian thông quan hàng xuất khẩu? Hệ thống hải quan tự động phân thành 3 luồng: Luồng Xanh được miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa thực tế nên thời gian thông quan diễn ra nhanh nhất; Luồng Vàng chỉ yêu cầu kiểm tra chi tiết bộ chứng từ hải quan; Luồng Đỏ bắt buộc phải kiểm tra chi tiết hồ sơ kết hợp kiểm hóa thực tế hàng hóa với tỷ lệ từ 5% đến 100%, làm kéo dài thời gian làm hàng tại cảng từ 1 đến 2 ngày làm việc.

  • Nguyên nhân chính nào khiến lợi nhuận sau thuế của Rhenus Việt Nam năm 2021 giảm 32,91% dù sản lượng TEU vẫn tăng 8,07%? Mặc dù sản lượng hàng hóa tăng từ 1.909 TEU lên 2.063 TEU, nhưng lợi nhuận sau thuế sụt giảm do các khoản giảm trừ doanh thu tăng vọt 100,35% và doanh thu tài chính giảm 20,31%. Đồng thời, việc chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 19,46% kết hợp với đà tăng của giá cước và các phụ phí vận tải khẩn cấp trong giai đoạn đại dịch đã bào mòn trực tiếp biên lợi nhuận ròng của công ty.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích toàn diện quy trình giao nhận xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển tại Công ty TNHH Giao nhận Rhenus Việt Nam, đánh giá sự tăng trưởng sản lượng đạt mức 2.063 TEU trong năm 2021.
  • Nghiên cứu chỉ rõ các nút thắt cốt lõi về tài chính khi lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh giảm 32,24% và chi phí quản lý tăng 19,46% dưới tác động của thị trường.
  • Đã nhận diện và phân tích chi tiết các nguyên nhân dẫn đến sai sót nghiệp vụ như nhầm lẫn điều kiện Incoterms, lỗi mã phân loại HS Code và rủi ro nhận vỏ container hư hỏng tại depot cảng.
  • Xây dựng hệ thống 4 nhóm giải pháp mang tính khả thi cao, gắn liền với chuyển đổi số quy trình chứng từ, nâng cao trình độ nhân sự và kiểm soát chặt chẽ dịch vụ tại bãi container.
  • Đóng góp nguồn dữ liệu thực chứng và cơ sở phương pháp luận vững chắc cho hoạt động quản trị chuỗi cung ứng và logistics đa phương thức tại Việt Nam.

Kế hoạch hành động trong giai đoạn tiếp theo cần tập trung triển khai ngay bộ tiêu chuẩn kiểm soát chứng từ tự động trong vòng 3 đến 6 tháng tới, song song với việc hoàn thiện mạng lưới kho bãi phân phối tại khu vực kinh tế trọng điểm phía Nam. Hãy liên hệ và tham khảo chi tiết toàn văn đề tài để tiếp cận các biểu mẫu quy trình chuẩn hóa và phương án nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp logistics của bạn ngay hôm nay.