Chương 1 <C¡ Sâ LÝ LUÀN VÀ PHÁP LÝ VÀ Tà CHĄC QUÀN LÝ TÀI LIÞU L£U TRĀ â ĐâA PH£¡NG=. Chương này trình bày các khái niệm liên quan đến tổ chăc quÁn lý tài liệu lưu trữ; các nguyên tắc, đặc trưng, yêu cầu khi xây dựng tổ chăc quÁn lý tài liệu lưu trữ cāa địa phương. - Chương 2 <THĂC TR¾NG Tà CHĄC QUÀN LÝ TÀI LIÞU L£U TRĀ LâCH Sþ CĂA TàNH LAI CHÂU=. Nội dung chương này trình bày thực tiễn tổ chăc quÁn lý tài liệu lưu trữ lịch sử á tỉnh Lai Châu; trên cơ sá đó đưa ra những nhận xét và đánh giá về thực tr¿ng tổ chăc quÁn lý tài liệu cāa Lai Châu hiện nay.
- Chương 3 <CÁC GIÀI PHÁP Tà CHĄC L£U TRĀ LâCH Sþ TàNH LAI CHÂU=. Nội dung chương này chā yếu là đề xuất giÁi pháp tổ chăc Lưu trữ lịch sử nhằm hoàn thiện cơ sá và cơ chế quÁn lý tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử cāa tỉnh Lai Châu. 10 Ch¤¢ng 1 C¡ Sâ LÝ LUÀN VÀ PHÁP LÝ VÀ Tà CHĄC QUÀN LÝ TÀI LIÞU L£U TRĀ â ĐâA PH£¡NG 1. Khái niệm tài liệu lưu trữ Theo giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, về khái niệm tài liệu lưu trữ, lưu trữ học Mác xít giÁi thích: <Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình ho¿t động cāa các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp và các cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bÁo quÁn trong các phòng, kho lưu trữ=[ 6, tr.
Theo khái niệm này thì tài liệu lưu trữ có những đặc điểm sau: - Một l tài liệu lưu trữ chăa đựng những thông tin về quá khă, đó là các sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những thành quÁ lao động sáng t¿o cāa nhân dân ta trong thßi kỳ lịch sử, những ho¿t động cāa một nhà nước, một cơ quan hoặc cāa một nhân vật tiêu biểu trong quá trình tồn t¿i,. - Hai là tài liệu lưu trữ là bÁn gốc, bÁn chính cāa các văn bÁn. Chúng mang những bằng chăng thể hiện độ chân thực cao, như bút tích cāa tác giÁ, chữ ký cāa ngưßi có thẩm quyền, dấu cāa cơ quan. - Ba là tài liệu lưu trữ là sÁn phẩm phÁn ánh trực tiếp ho¿t động cāa các cơ quan, chăa đựng nhiều bí mật quốc gia; mặt khác vì chúng là những tài liệu gốc, nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất l¿c thì không làm l¿i được và có thể gây ra tổn thất lớn.
Bái vậy, tài liệu lưu trữ cần được bÁo quÁn trong các phòng, kho lưu trữ, việc nghiên cău, sử dÿng phÁi theo những quy định chặt chẽ, không thể đem ra trao đổi, mua sắm tùy tiện. Theo Từ điển giÁi thích nghiệp vÿ Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tài liệu lưu trữ được hiểu là <tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài 11 liệu hình thành trong ho¿t động cāa các cơ quan, tổ chăc và được bÁo quÁn trong kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là bÁn gốc, bÁn chính, hoặc bÁn sao hợp pháp cāa tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngo¿i giao, văn hóa, giáo dÿc, khoa học và công nghệ được hình hành trong các ho¿t động cāa các cơ quan, tổ chăc, cá nhân qua các thßi kỳ lịch sử; không phân biệt xuất xă, nơi bÁo quÁn, kỹ thuật ghi tin; được lựa chọn giữ l¿i bÁo quÁn phÿc vÿ nghiên cău khoa học, lịch sử và ho¿t động thực tiễn= [42, tr 346]. Theo khái niệm này, tài liệu lưu trữ có các đặc điểm cơ bÁn sau: - Tài liệu hình thành qua ho¿t động thực tiễn cāa xã hội, có một bÁn trong mỗi hồ sơ, rõ nguồn sÁn sinh ra tài liệu; - Tài liệu là bÁn gốc, bÁn chính hoặc bÁn sao hợp pháp; - Là tài liệu có giá trị pháp lý; làm bằng chăng chân thực cho ho¿t động quá khă; - Không phÁi là đối tượng được sÁn sinh để mua, bán, kinh doanh.
Theo Luật Lưu trữ năm 2011 thì tài liệu lưu trữ là <tài liệu có giá trị phÿc vÿ ho¿t động thực tiễn, nghiên cău khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bÁn gốc, bÁn chính; trong trưßng hợp không còn bÁn gốc, bÁn chính thì được thay thế bằng bÁn sao hợp pháp=. Nh v , qua các cách iải thích khái niệm tr n, t i liệu l u trữ l nhữn t i liệu có iá trị về thực tiễn, iá trị n hi n c u khoa học, lịch s ; ợc sản sinh từ hoạt ộn cÿa các c¡ quan, t ch c v cá nhân; l bản c, bản chính ho c bản sao hợp pháp v ợc bảo quản tron các kho l u trữ. Khái niệm tổ chức Thuật ngữ <Tổ chăc= được nhiều ngành khoa học sử dÿng với ý nghĩa không giống nhau: - Triết học định nghĩa <Tổ chăc, nói rộng là cơ cấu tồn t¿i cāa sự vật.
Sự vật không thể tồn t¿i mà không có một hình thăc liên kết nhất định các yếu 12 tố thuộc nội dung. Tổ chăc vì vậy là thuộc tính cāa bÁn thân các sự vật= [17,tr. Như vậy, tổ chăc là thuộc tính cāa sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn t¿i dưới d¿ng tổ chăc nhất định. - Luật học gọi tổ chăc là pháp nhân để phân biệt với thể nhân (con ngưßi) là các chā thể cāa quan hệ pháp luật dân sự.
Theo quy định t¿i Điều 84 Bộ luật Dân sự năm 2015 thì một tổ chăc được công nhận là pháp nhân khi có đā các điều kiện sau: được thành lập hợp pháp; có cơ cấu tổ chăc chặt chẽ; có tài sÁn độc lập với cá nhân, tổ chăc khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sÁn đó; nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập. Như vậy Luật học nhấn m¿nh đến các điều kiện thành lập tổ chăc và các yêu cầu đÁm bÁo ho¿t động cāa tổ chăc. - Khoa học tổ chăc và quÁn lý định nghĩa tổ chăc với ý nghĩa hẹp: <Tổ chăc là tập thể cāa con ngưßi tập hợp nhau l¿i để thực hiện một nhiệm vÿ chung hoặc nhằm đ¿t tới một mÿc tiêu xác định cāa tập thể đó= [13,tr. Như vậy, quan niệm về tổ chăc theo Khoa học tổ chăc và quÁn lý có nhiều điểm tương đồng với Luật học đó là đều xác định tổ chăc thuộc về con ngưßi, là cāa con ngưßi trong xã hội; vì là tổ chăc cāa con ngưßi, có các ho¿t động chung do vậy mÿc tiêu cāa tổ chăc là một trong những điều kiện quan trọng, không thể thiếu cāa tổ chăc.
- Cuốn <Sổ tay nghiệp vÿ cán bộ làm công tác tổ chăc nhà nước= định nghĩa: <Tổ chăc là một đơn vị xã hội, được điều phối một cách có ý thăc, có ph¿m vi tương đối rõ ràng, ho¿t động nhằm đ¿t được một hoặc nhiều mÿc tiêu chung (cāa tổ chăc)= [43,tr. Quan niệm cāa những ngưßi làm công tác tổ chăc nhà nước có nhiều điểm tương đồng với khoa học quÁn lý, luật học trong đó nhấn m¿nh tới mÿc tiêu chung, nguyên tắc ho¿t động cāa tổ chăc (điều phối một cách có ý thăc). Điểm mới quan trọng cāa quan niệm này về tổ chăc thể hiện á ý nói về ph¿m vi cāa tổ chăc. Mỗi tổ chăc có ph¿m vi ho¿t động khác nhau phÿ thuộc 13 vào các yếu tố chăc năng, nhiệm vÿ, thẩm quyền, cơ cấu, nguồn lực cāa tổ chăc đó.
Các yếu tố này là những điều kiện cāa tổ chăc. Với cách tư duy, tiếp cận như vậy khi tìm hiểu khái niệm chung về tổ chăc cần nằm vững một số nội dung căn bÁn như: <+ Tổ chăc là cāa con ngưßi trong xã hội gắn với một hình thái kinh tế - xã hội và một kiểu nhà nước; + Con ngưßi trong tổ chăc gắn kết với nhau bái những mÿc đích xác định và hành động để đ¿t đến mÿc tiêu chung; + Có ph¿m vi, chăc năng, nhiệm vÿ, thẩm quyền và cơ cấu xác định; + Được hình thành và ho¿t động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật= [10]. - Trong thực tế, tổ chăc được hiểu theo hai hướng vừa là động từ, vừa là danh từ. Về nghĩa động từ, theo Đ¿i từ điển tiếng Việt do Nguyễn Như Ý chā biên giÁi thích tổ chăc là: <1.
Sắp xếp, bố trí thành các bộ phận để cùng thực hiện một nhiệm vÿ hoặc một chăc năng chung; 2. Sắp xếp, bố trí để làm cho có trật tự, nền nếp= [8,tr. Về nghĩa danh từ, theo giáo trình Hành chính công cāa Học viện Hành chính quốc gia, tổ chăc là một thuật ngữ được sử dÿng để chỉ <một tập hợp cāa nhiều ngưßi - hai ngưßi trá lên, cùng với việc sắp xếp công việc cÿ thể và thống nhất với nhau vì một hay một vài mÿc tiêu=. Định nghĩa này đã được đưa ra ngay từ khi con ngưßi biết hợp tác với nhau để đẩy một hòn đá.
Với cách tiếp cận đó, một tập hợp nhiều ngưßi được gọi là một tổ chăc có thể phÁi có: + Có một hoặc một vài mÿc tiêu. Lo¿i tổ chăc khác nhau sẽ cho những mÿc tiêu khác nhau. Đó cũng chính là cách tiếp cận để ra đßi tổ chăc được gọi là Nhà nước. + Sự bố trí các công việc cho từng thành viên cÿ thể; + Có sự chia thành các bộ phận khác nhau; 14 + Có cơ cấu thă bậc - ngưßi lãnh đ¿o và cấp dưới; + Có cơ chế để phối hợp giữa các thành viên; + Hệ thống giao tiếp; + Có văn hóa riêng cāa tổ chăc; + Có môi trưßng riêng trong đó tổ chăc tồn t¿i, vận động và phát triển [9,tr.
Những yếu tố đó cÿ thể cho từng lo¿i tổ chăc và đó cũng chính là dấu hiệu để phân biệt chúng. Dù nghiên cău tổ chăc dưới góc độ nào đều có thể chỉ ra rằng, dù lớn hay bé, có thể hàng trăm ngàn thành viên hay cũng có thể rất nhỏ chỉ gồm hai hay vài ba ngưßi, các tổ chăc đều có những vấn đề phăc t¿p phÁi giÁi quyết. Không phÁi vì tổ chăc nhỏ mà là đơn giÁn hoặc tổ chăc lớn có thể phăc t¿p hơn tổ chăc nhỏ. Vấn đề cơ bÁn là mÿc tiêu cāa tổ chăc và cách thăc cần phÁi phối hợp để đ¿t được mÿc tiêu đó.
Nghiên cău mÿc tiêu, mÿc đích cāa tổ chăc cũng sẽ cho phép tìm kiếm một cách tốt nhất về việc thiết lập các vị trí công việc, mối quan hệ giữa các vị trí và con ngưßi với nhau để đ¿t được mÿc đích đó.