CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Tổng quan về quản lý dự án 1. Tổng quan về dự án và dự án ĐTXDCT Khái niệm về dự án: Dự án theo nghĩa thông thường là “điều mà người ta có ý định làm” Theo “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về quản lý dự án” của Viện nghiên cứu QLDA Quốc tế (PIM) thì “ Dự án là sự nỗ lực tạm thời được hực hiện để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất” Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn ISO, trong tiêu chuẩn ISO 9000:2000 và theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000:2000) thì dư án được định nghĩa như sau: Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm tập hợp các hoạt động có phối hợp và kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực. Như vậy có thể biểu diễn dự án bằng công thức sau: Dự án = kế hoạch + Tiến độ + Thời gian Sản phẩm duy nhất Khái niệm về dự án đầu tư xây dựng: Theo luật xây dựng số 50/2014/QH13(Điều 3): Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc sử dụng vốn để tiến hành hoạt động xây dựng để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạ công trình xây dựng nhằm phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong thời hạn và chi phí xác định.
Ở giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng, dự án được thể hiện thông qua Báo cáo nghiên cứu khả thi đầu tư xây dựng hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng. Như vậy, có thể biểu diễn dự án xây dựng ( Tên gọi tắt của Dự án đầu tư xây dựng) bởi công thức sau: Dự án xây dựng = Kế hoạch + Tiền + Thời gian + Đất công trình xây dựng 1. Quản lý dự án và quản lý chi phí ĐTXD Khái niệm về quản lý dự án (Project Management) 6 Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiểm tra (Controlling) các công việc và ngồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định. – Tập bài giảng Quản lý dự án xây dựng nâng cao của PGS.TS Nguyễn Bá Uân.
Quản lý dự án thực chất là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được phê duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ bằng phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Khái niệm về quản lý chi phí dự án ĐTXD Quản lý chi phí dự án là việc đảm bảo dự án được thực hiện thành công thỏa mãn ràng buộc về chi phí. Theo “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về quản lý dự án” của Viện Quản lý dự án Mỹ (PMI) định nghĩa việc quản lý chi phí dự án: “Quản lý chi phí dự án bao gồm các quá trình liên quan đến việc lập kế hoạch, dự toán, ngân sách, tài chính, tài trợ, quản lý và kiểm soát chi phí để dự án có thể được hoàn tất trong vòng ngân sách được phê duyệt” Một quá trình “lập kế hoạch quản lý chi phí” có thể phải được tiến hành nhằm quản lý thực hiện ba quá trình nói trên được tốt ( xem hình 1.1) Lập kế hoạch quản lý chi phí Dự toán Thiết lập Kiểm soát chi phí ngân sách chi phí Hình 1. Hoạt động quản lý chi phí theo PMI Dự toán chi phí: Là quá trình tính toán một cách gần đúng các nguồn lực tài chính cần thiết để hoàn thành các hoạt động của dự án.
7 Thiết lập ngân sách: Là quá trình tổng hợp dự toán chi phí các hạng muc hoặc các gói công việc để thiết lập chi phí ước tính ban đầu. Kiểm soát chi phí: Là quá trình theo dõi tình trạng của các dự án để điều chỉnh các chi phí dự án và quản lý các thay đổi ảnh hưởng tới chi phí ước tính ban đầu. Khái niệm về quản lý chi phí dự án: Như vậy, theo PMI, quản lý chi phí dự án là quá trình dự toán chi phí, xác lập ngân sách cho dự án đầu tư xây dựng và kiểm soát việc thực hiện chi phí trong giới hạn ngân sách đã được duyệt. Ở Việt Nam, không có quy định pháp luật nào quy định cụ thể về khái niệm quản lý chi phí dự án.
Nghị định 32/2015/NĐ-CP, tại Điều 3 – Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng chỉ quy định rằng: “Quản lý chi phí đầu tư xây dựng phải bảo đảm mục tiêu đầu tư, hiệu quả dự án đã được phê duyệt, phù hợp với trình tự đầu tư xây dựng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 Luật Xây dựng và nguồn vốn sử dụng. Chi phí đầu tư xây dựng phải được tính đúng, tính đủ cho từng dự án, công trình, gói thầu xây dựng, phù hợp với yêu cầu thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật, điều kiện xây dựng, mặt bằng giá thị trường tại thời điểm xác định chi phí và khu vực xây dựng công trình. Nguyên tắc lập và quản lý chi phí dự án ĐTXD 1. Nguyên tắc lập chi phí dự án ĐTXD Khái niệm Chi phí dự án ĐTXD: Chi phí ĐTXD là toàn bộ chi phí cần thiết để xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình.
Chi phí ĐTXD được biểu thị qua các chỉ tiêu sau: - Giai đoạn chuẩn bị dự án: Chỉ tiêu Tổng mức đầu tư của dự án - Giai đoạn thực hiện dự án: Dự toán xây dựng công trình, dự toán gói thầu xây dựng - Giai đoạn kết thúc xây dựng, đưa công trình vào khai thác, sử dụng: Giá trị thanh toán, quyết toán vốn đầu tư. Nguyên tắc lập chi phí ĐTXD: Chi phí ĐTXD được lập theo từng công trình cụ thể, phù hợp với giai đoạn đầu tư xây dựng, các bước thiết kế, nguồn vốn sử dụng và các quy định của Nhà nước. 8 Việc lập và quản lý chi phí ĐTXD phải đảm bảo mục tiêu đầu tư và hiệu quả dự án, đồng thời phải đảm bảo tính khả thi của dự án ĐTXD, bảo đảm tính đúng, tính đủ, hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế và yêu cầu khách quan cuả cơ chế thị trường. Chi phí ĐTXD được lập theo từng giai đoạn như sau: - Giai đoạn chuẩn bị dự án: Tổng mức đầu tư xây dựng công trình là chi phí thực hiện dự án đầu tư xây dựng được dự tính ở giai đoạn lập dự án đầu tư xây dựng công trình.
Tổng mức đầu tư là cơ sở để Chủ đầu tư lập kế hoạch và quản lý vốn thực hiện đầu tư xây dựng công trình. - Giai đoạn thực hiện dự án: Dự toán xây dựng công trình được căn cứ trên cơ sở khối lượng các công việc xác định theo thiết kế kỹ thuật hoặc thiết kế bản vẽ thi công và đơn giá xây dựng công trình, định mức chi phí theo tỉ lệ phần trăm, là căn cứ để Chủ đầu tư quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình và các bước tiếp theo. Chi phí được lập trong khâu đấu thầu và lựa chọn nhà thầu: Xác định giá gói thầu, giá dự thầu, giá đánh giá và giá đề nghị trúng thầu. Giá trúng thầu là giá được phê duyệt trong kết quả lựa chọn nhà thầu làm cơ sở để thương thảo, hoàn thiện và ký kết hợp đồng; Giá kí hợp đồng là giá được xác định khi kí kết hợp đồng nhận thầu.
- Giai đoạn kết thúc xây dựng đưa các công trình của dự án vào khai thác sử dụng: Chi phí hoàn thành khi nghiệm thu bàn giao công trình là giá quyết toán. Giá quyết toán là toàn bộ chi phí hợp pháp đã được thực hiện đúng với thiết kế, dự toán được phê duyệt, bảo đảm đúng định mức, đơn giá, chế độ tài chính kế toán, hợp đồng kinh tế đã được kí kết và các quy định khác của Nhà nước có liên quan. Nguyên tắc quản lý chi phí ĐTXD Nguyên tắc quản lý chi phí ĐTXD: Theo Điều 3 Nghị định 32/2015/NĐ-CP về Quản lý chi phí đầu tư xây dựng: - Quản lý chi phí đầu tư xây dựng phải bảo đảm mục tiêu đầu tư, hiệu quả dự án đã được phê duyệt, phù hợp với trình tự đầu tư xây dựng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 Luật Xây dựng và nguồn vốn sử dụng. Chi phí đầu tư xây dựng phải 9 được tính đúng, tính đủ cho từng dự án, công trình, gói thầu xây dựng, phù hợp với yêu cầu thiết kế, chỉ dẫn kỹ thuật, điều kiện xây dựng, mặt bằng giá thị trường tại thời điểm xác định chi phí và khu vực xây dựng công trình.Nhà nước thực hiện quản lý chi phí đầu tư xây dựng thông qua việc ban hành, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định pháp luật; hướng dẫn phương pháp lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
- Chủ đầu tư chịu trách nhiệm quản lý chi phí đầu tư xây dựng từ giai đoạn chuẩn bị dự án đến khi kết thúc xây dựng đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng trong phạm vi tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt gồm cả trường hợp tổng mức đầu tư được điều chỉnh theo quy định tại Điều 7 Nghị định này. Chủ đầu tư được thuê tổ chức, cá nhân tư vấn quản lý chi phí đủ điều kiện năng lực theo quy định tại Nghị định về quản lý dự án đầu tư xây dựng để lập, thẩm tra, kiểm soát và quản lý chi phí đầu tư xây dựng. - Việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán chi phí đầu tư xây dựng phải được thực hiện theo các căn cứ, nội dung, cách thức, thời điểm xác định tổng mức đầu tư xây dựng, dự toán xây dựng, dự toán gói thầu xây dựng, định mức xây dựng, giá xây dựng, chỉ số giá xây dựng của công trình đã được người quyết định đầu tư, chủ đầu tư thống nhất sử dụng phù hợp với các giai đoạn của quá trình hình thành chi phí theo quy định về quản lý chi phí đầu tư xây dựng tại Nghị định 32/2015/NĐ-CP. - Quản lý chi phí ĐTXD nên xem xét các yêu cầu các bên liên quan trong việc quản lý chi phí.
Các bên liên quan khác nhau sẽ tính toán chi phí dự án theo những cách khác nhau.
