Chương 1 NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG 1. Đặc điểm nguồn lực thông tin 1. Khái niệm * Nguồn lực thông tin “Nguồn lực thông tin” là thuật ngữ được dịch từ thuật ngữ tiếng Anh “Information Resource” Đây là thuật ngữ mà nội hàm của nó chưa được xác định một cách rõ ràng. Do đó có nhiều quan điểm khác nhau về vấn đề này.
Hiểu theo nghĩa hẹp, nguồn lực thông tin tương đương như vốn tài liệu trong các cơ quan thông tin, thư viện ; nguồn lực thông tin không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài liệu mà còn gồm cả các thành phần khác như nhân lực thông tin, tài lực thông tin… ; hay nguồn lực thông tin đồng nhất với nguồn tin Hiểu theo nghĩa rộng, nguồn lực thông tin như là tổ hợp các tin tức nhận được và tích lũy trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và trong quản lý xã hội. Nguồn lực thông tin phản ánh các quá trình và hiện tượng tự nhiên được ghi nhận trong kết quả của các công trình nghiên cứu khoa học và trong các dạng tài liệu khác của hoạt động nhận thức và thực tiễn. Nguồn lực thông tin bao gồm các dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lại trên các phương tiện theo quy ước và không theo quy ước [9. Như vậy, có thể khẳng định : 13 ° Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tin nhận được và tích lũy được trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người.
° Nguồn lực thông tin được thể hiện dưới dạng tài liệu với nhiều hình thức khác nhau. Do đó, có thể đưa ra định nghĩa về nguồn lực thông tin như sau : Nguồn lực thông tin là tổ hợp các tài liệu phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học trong hoạt động nhận thức và thực tiễn của con người. Vì vậy, có thể coi nguồn lực thông tin là vốn tài liệu của thư viện bởi : trên thực tế, sự hình thành nguồn lực thông tin cũng tuân theo các quy tắc như sự hình thành vốn tài liệu thư viện. Đó là những tài liệu được lựa chọn phải bảo đảm tính phù hợp với nhu cầu và đáp ứng được nhu cầu của người dùng tin.
Thành phần của vốn tài liệu thư viện và của nguồn lực thông tin cũng bao gồm nhiều loại hình như : tài liệu trên giấy, tài liệu điện tử, tài liệu công bố, tài liệu không công bố…Về phương diện chức năng của vốn tài liệu thư viện và của nguồn lực thông tin nhìn chung là đồng nhất… Và trong khuôn khổ của luận văn, tôi quan niệm nguồn lực thông tin bao gồm vốn tài liệu và các sản phẩm, dịch vụ của thư viện đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin tại thư viện trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương. * Phát triển Trong phạm trù triết học, “phát triển” là một thuộc tính phổ biến của vật chất. Mọi sự vật và hiện tượng của hiện thực không tồn tại trong trạng thái bất biến mà trải qua một loạt các trạng thái từ khi xuất hiện đến khi tiêu vong. Phạm trù phát triển thể hiện tính chất chung của tất cả những biến đổi ấy.
Điều đó có nghĩa là bất kì một sự vật, một hiện tượng, một hệ thống nào, cũng như cả thế giới nói chung không đơn giản chỉ có biến đổi, mà luôn luôn chuyển sang những trạng thái mới, tức là những trạng thái trước đây chưa 14 từng có và không bao giờ lặp lại hoàn toàn chính xác những trạng thái đã có, bởi vì trạng thái của bất kì sự vật hay hệ thống nào cũng đều được quyết định không chỉ bởi các mối liên hệ bên trong, mà còn bởi các mối liên hệ bên ngoài. Nguồn gốc của phát triển là sự thống nhất và đấu tranh của các mặt đối lập. Phương thức phát triển là chuyển hoá những thay đổi về lượng thành những thay đổi về chất, và ngược lại theo kiểu nhảy vọt. Chiều hướng phát triển là sự vận động xoáy trôn ốc.
Theo Từ điển Tiếng Việt, “phát triển” có nghĩa là : mở mang từ nhỏ thành to, từ yếu thành mạnh. Như vậy, có thể hiểu “phát triển” là từ dùng để chỉ sự biến đổi của sự vật, hiện tượng từ trạng thái tồn tại cũ sang trạng thái tồn tại mới, đó là sự biến đổi cả về chất và lượng của sự vật, hiện tượng. Trong luận văn, thuật ngữ “phát triển nguồn lực thông tin” được trình bày về công tác bổ sung, xây dựng và tổ chức khai thác vốn tài liệu tại Thư viện Trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương. Đặc trưnng của nguồn lực thông tin * Nguồn lực thông tin phản ánh những thành tựu trí tuệ của nhân loại Tài liệu trong thư viện ghi lại tri thức, kinh nghiệm, hiểu biết mà con người đã tích lũy được trong tiến trình lịch sử.
Đó là những thông tin có giá trị, những thành quả lao động trí tuệ của con người trên các lĩnh vực khác nhau. Việc khai thác thông tin có trong nguồn lực thông tin của các thư viện giúp người đọc có khả năng nâng cao trình độ văn hóa, chuyên môn, phục vụ nghiên cứu khoa học, hoàn thiện quy trình sản xuất, cũng như hình thành nhân cách cho các thành viên trong xã hội. 15 * Nguồn lực thông tin là bộ sưu tập tài liệu với một khối lượng nhất định Trong các thư viện, nguồn lực thông tin (vốn tài liệu) có thể lên đến hàng triệu, hàng trăm nghìn đơn vị tài liệu. Với đặc tính này, nguồn lực thông tin chứa đựng một dung lượng thông tin cực kỳ lớn, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng trong việc khai thác thông tin, đồng thời cũng đặt ra cho các thư viện nhiệm vụ bảo quản, tổ chức và sử dụng nguồn tin này một cách thuận lợi và lâu dài.
* Nguồn lực thông tin là bộ sưu tập tài liệu có cơ cấu hợp lý Mặc dù được vào thư viện trong những thời điểm khác nhau, nhưng mọi tài liệu trong thư viện đều phản ánh mối liên hệ cũng như sự phát triển của các lĩnh vực tri thức. Tùy thuộc vào từng loại hình thư viện mà trong thành phần của nguồn lực thông tin sẽ hình thành mối tương quan hợp lý về nội dung, ngôn ngữ, loại hình tài liệu. Do đó, nguồn lực thông tin không chỉ là sự tập trung tài liệu một cách ngẫu nhiên, mà là quá trình thu thập tài liệu có suy nghĩ, tính toán của cán bộ thư viện. * Nguồn lực thông tin tập trung những thông tin được tinh lọc qua thời gian.
Thực tiễn phát triển nguồn lực thông tin cho thấy những thông tin được tập trung từ hai hướng : - Một : đó là sự lựa chọn, thu thập những tài liệu có giá trị phù hợp với chức năng nhiệm vụ của thư viện. Việc lựa chọn giúp cho nguồn lực thông tin có khối lượng tối thiểu về phương diện vật lý nhưng lại lưu giữ được đầy đur những thông tin cần thiết. - Hai : theo thời gian, kết cấu của nguồn lực thông tin sẽ hình thành bộ phận hạt nhân bao gồm khối lượng tối thiểu những tài liệu cần thiết phù hợp với chức năng, tính chất của thư viện, những tài liệu quan trọng, thường 16 xuyên có nhu cầu sử dụng và tương đối ổn định trong thành phần nguồn lực thông tin ; và bộ phận vùng môi trường là những tài liệu có ý nghĩa nhưng chỉ sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định, những tài liệu bị lỗi thời, không đúng diện sẽ định kỳ giải phóng khỏi thư viện. Bộ phận vùng môi trường luôn luôn ở trạng thái biến động, không ổn định.
* Nguồn lực thông tin phải ánh chức năng xã hội và diện bổ sung của thư viện Đây là hai yếu tố xác định việc lựa chọn tài liệu, các đề tài, loại hình tài liệu cũng như mức độ tăng cường tài liệu ; là cơ sở cho sự hình thành nguồn lực thông tin của thư viện. Chức năng xã hội của thư viện là góp phần nâng cao nhận thức, trình độ cho các thành viên trong xã hội, tạo điều kiện cho việc nghiên cứu, phát triển các lĩnh vực khoa học, sản xuất, văn hóa, nghệ thuật…Tuy nhiên, đối với mỗi loại hình thư viện, chức năng xã hội này của thư viện có sự thể hiện khác nhau. Diện đề tài bổ sung của thư viện được xác định bởi chức năng xã hội, trong đó phản ánh đề tài, cơ cấu của nhu cầu cũng như đặc điểm kinh tế-xã hội của khu vực mà thư viện phải đảm nhiệm. Để phù hợp với chức năng, diện bổ sung của thư viện, nguồn lực thông tin được hình thành gồm hai bộ phận.
Phần chung bao gồm tài liệu có trọng tất cả các thư viện cùng một loại hình. Phần riêng bao gồm những tài liệu gắn liền với từng địa phương, từng lĩnh vực. Và nguồn lực thông tin cũng có sự thay đổi cơ cấu theo thời gian. * Nguồn lực thông tin luôn ở trạng thái động Sự chuyển động, biến đổi của nguồn lực thông tin do các nguyên nhân sau: - Thư viện thường xuyên phải bổ sung những tài liệu có giá trị thông tin, đáp ứng nhu cầu sử dụng của độc giả, đồng thời thanh lý những tài liệu không có nhu cầu (lỗi thời, không đúng diện, hư hỏng…) 17 - Thư viện phục vụ bạn đọc nên thường xuyên đưa những tài liệu phục vụ độc giả và thu tài liệu về sau thời gian sử dụng.
Sự luân chuyển này là tiêu chí chủ yếu đánh giá hoạt động của thư viện. Kết quả của sự chuyển động đem lại sự đổi mới cho nguồn lực thông tin, tăng cường chất lượng nhưng không ảnh hưởng đến kết cấu bên trong của nguồn lực thông tin. Điều quan trọng là phải điều tiết được sự chuyển động, biến đổi đó. * Tính lỗi thời của nguồn lực thông tin “Lỗi thời thông tin” hay “lão hóa” là quy luật phát triển của tài liệu trong xã hội.
Vì vậy, sau một thời gian nhất định, vốn tài liệu sẽ bị lỗi thời và nhu cầu sử giảm dần nếu không được đổi mới. Điều kiện quan trọng đảm bảo cho nguồn lực thông tin luôn trong trạng thái hoạt động, không bị lạc hậu với thời gian là phải thường xuyên tăng cường những tài liệu mới, phản ánh những thành tựu mới trên các lĩnh vực mà con người vươn tới. Mặt khác phải thường xuyên giải phóng những tài liệu đã bị lạc hậu, lỗi thời. Công việc này cần được tiến hành thường xuyên để tăng cường chất lượng cho nguồn lực thông tin.