mở đầu để thay đổi cơ cấu tổ chức, tinh giản biên chế, nâng cao định mức… Do đó, họ thường có xu hướng muốn đề cao trách nhiệm và những khó khăn trong công việc của mình; ngược lại, giảm thấp mức độ và tầm quan trọng trong công việc của người khác. Thêm vào đó, phỏng vấn đòi hỏi cán bộ thu thập thông tin phải tốn nhiều thời gian làm việc với từng nhân viên. Nhược điểm chủ yếu của phỏng vấn phân tích công việc là người bị phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn trả lời đầy đủ các câu hỏi của người phỏng vấn. (iv) Phương pháp 4.
Ghi chép lại trong nhật ký Nhờ phương pháp này mà việc công nhân viên phóng đại tầm quan trọng của công việc trong các phương pháp trước không còn là vấn đề không giải quyết được, do trong một số trường hợp, nhà phân tích thu thập thông tin bằng cách yêu cầu công nhân ghi lại, mô tả lại các hoạt động hàng ngày trong một cuốn sổ. (v) Phương pháp 5. Bảng danh sách kiểm tra Danh sách kiểm tra rất hữu dụng bởi vì các cá nhân dễ trả lời. Thường là cá nhân người đảm nhận công việc hoặc cấp quản trị trực tiếp của đương sự được yêu cầu kiểm tra xem mỗi mục có áp dụng cho công việc đang làm có cần kiểm tra không.
Đây là danh sách các mục liên quan tới công việc. -12- (vi) Phương pháp 6. Phối hợp các phương pháp Thông thường thì các nhà phân tích không dùng một phương pháp đơn thuần nữa. Họ thường phối hợp các phương pháp khác nhau.
Chẳng hạn như muốn phân tích công việc của nhân viên hành chính văn phòng, họ có thể sử dụng bảng câu hỏi, phối hợp với phỏng vấn và quan sát thêm. Khi nghiên cứu các công việc sản xuất, họ dùng phương pháp phỏng vấn phối hợp với phương pháp quan sát. Kết quả của phân tích công việc thể hiện trong bản mô tả công việc (Job Description - phần việc, nhiệm vụ và trách nhiệm) và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc (Job Specification - bao gồm các kiến thức, kỹ năng và khả năng của nhân viên) 1.3 Tuyển dụng nhân sự Tuyển dụng nhân sự là hoạt động quan trọng trong quản trị. Tuyển chọn người có khả năng và bố trí họ vào chức vụ hoặc công việc thích hợp là tiền đề cơ bản của “thuật dùng người” việc tuyển chọn kết hợp với chính sách tiền lương, thưởng, chế độ động viên, thăng tiến… sẽ là động lực lớn để phát triển Công ty.
Hoạt động tuyển dụng bao gồm công tác tuyển mộ và tuyển chọn. • Tuyển mộ: Là quá trình tìm kiếm, thu hút những người được coi là hội đủ điều kiện về phẩm chất, năng lực, tình nguyện ứng tuyển vào làm việc cho tổ chức. Xác định nguồn ứng viên, thường được xác định theo hai nguồn ứng viên nội bộ và nguồn ứng viên từ bên ngoài. - Nguồn ứng viên từ nội bộ: Thực chất tuyển ứng viên từ nội bộ doanh nghiệp là quá trình thuyên chuyển đề bạt, cân nhắc từ bộ này sang bộ phận khác, từ công việc này sang công việc khác.
+ Ưu điểm: Đối với hình thức tuyển dụng này thì ít tốn kém, nhân viên có điều kiện để thăng tiến do đó họ sẽ mong muốn gắn bó lâu dài với Công ty hơn, ứng viên am hiểu tình hình hoạt động của Công ty, đánh giá được lòng trung thành của nhân viên thái độ nghiêm túc với công việc tinh thần trách nhiệm của nhân viên. + Nhược điểm: Có thể giảm sự sáng tạo do ảnh hưởng của sự quản lý tiền nhiệm. Bên cạnh đó là hiện tượng gây bè phái, chống đối không phục tùng. - Nguồn ứng viên từ bên ngoài: Là việc tuyển dụng nhân viên từ thị trường lao động bên ngoài doanh nghiệp, có nhiều nguồn khác nhau: Bạn bè của nhân viên trong Công ty, ứng viên tự nộp đơn, nhân viên từ các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp… -13- Hình thức tuyển dụng: Quảng cáo, các trung tâm giới thiệu việc làm, Công ty “săn đầu người”, lôi kéo từ các doanh nghiệp cạnh tranh, qua mạng internet… + Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều chuyên gia, những nhân viên giỏi, qua đó có thể chọn được những chức danh phù hợp.
+ Nhược điểm: Người mới thường mất thời gian để làm quen với công việc và doanh nghiệp. Do đó, họ chưa hiểu được các mục tiêu lề lối công việc của doanh nghiệp nên sẽ tạo ra những khó khăn nhất định cho doanh nghiệp. - Các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng thu hút ứng viên của doanh nghiệp. + Bản thân công việc không hấp dẫn: Những công việc bị đánh giá là nhàm chán, thu nhập thấp, ít cơ hội thăng tiến, nguy hiểm, vị trí xã hội thấp… + Doanh nghiệp chưa có chỗ đứng trên thị trường, không có uy tín, ít triển vọng.
Nhiều tổ chức, doanh nghiệp bị ứng viên nhận thức, đánh giá thấp thường có ít ứng viên và khó có khả năng thu hút được những ứng viên giỏi. + Chính sách cán bộ, môi trường văn hóa của Công ty không rõ ràng và năng động sẽ khó lôi khéo những người thông minh, có tham vọng sáng tạo vào việc làm. + Các yếu tố về khả năng kinh tế của doanh nghiệp, khung cảnh kinh tế chung của xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ thuật…. + Các yếu tố về chính sách quy định về hộ khẩu thường trú, mức lương.
Trả lương cao sẽ có khả năng thu hút được nhiều lao động giỏi và kích thích nhân viên làm việc hăng say, tích cực, sáng tạo mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. • Tuyển chọn: Là quá trình phân loại, đánh giá ứng viên để chọn ra những người hội đủ điều kiện có đủ năng lực, phẩm chất tốt nhất, có xác suất thành công cao nhất trong công việc cần tuyển. Nội dung và trình tự của quá trình tuyển dụng: - Quá trình tuyển chọn là một quy trình bao gồm nhiều bước, mà mỗi bước được coi như một rào chắn nhằm loại bỏ những ứng viên không đạt tiêu chuẩn đi vào các bước tiếp theo. Số lượng các bước trong quá trình tuyển chọn không phải cố định mà tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc hay tầm quan trọng của chức danh công việc cần tuyển.
- Nội dung và trình tự tuyển dụng thường được thực hiện theo 11 bước (Phụ lục 01- Quy trình tuyển dụng) -14- 1.2 Đào tạo và phát triển NNL Đào tạo và phát triển là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nâng cao trình độ tinh thông nghề nghiệp cho nhân sự, ngoài ra nó còn bao hàm cả nội dung giáo dục nhân sự cho doanh nghiệp.1 Quy trình đào tạo - Bước 1: Phân tích nhu cầu đào tạo. + Phân tích doanh nghiệp: Cần xác định rõ mức độ thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp như thế nào, phân tích các chỉ số về năng suất, chất lượng thực hiện công việc, chi phí lao động, kỹ luật lao động, tỉ lệ lao động, các chi phí liên quan đến đào tạo và thăng tiến của doanh nghiệp… những phân tích này nhằm giúp cho doanh nghiệp xác định các vấn đề và các chính sách đào tạo thích hợp với tình hình kinh doanh. + Phân tích tác nghiệp: Là xác định loại kỹ năng và các hành vi cần thiết để nhân viên thực hiện tốt công việc. + Phân tích nhân viên: Loại phân tích này chỉ chú trọng đến năng lực và các đặc tính cá nhân của nhân viên nhằm xác định những đối tượng cần được đào tạo và những kiến thức, kỹ năng, quan điểm nên đưa vào chương trình đào tạo.
- Bước 2: Thiết kế nội dung, chương trình đào tạo. + Chọn chương trình huấn luyện phù hợp; + Thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với mục đích, yêu cầu sát với thực tế của doanh nghiệp; + Chuẩn bị các tài liệu có liên quan đến việc hướng dẫn, tài liệu tham khảo, bài tập tình huống. - Bước 3: Tiến hành đào tạo. - Bước 4: Đánh giá hiệu quả đào tạo.
Đánh giá kết quả nhân viên học tập các kiến thức về nghiệp vụ, kỹ năng trong quá trình đào tạo và khả năng vận dụng những điều đã học vào trong thực tế.2 Phương pháp đào tạo Tùy theo khả năng tài chính và tình hình hoạt động mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức đào tạo sao cho phù hợp. Doanh nghiệp có thể áp dụng phương pháp đào tạo tại doanh nghiệp và đào tạo ngoài doanh nghiệp. -15- - Đào tạo tại doanh nghiệp (on the job): Là hình thức đào tạo nhân viên thực hiện công việc ngay trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Hình thức đào tạo này có hai hình thức phổ biến là: + Kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ: Là huấn luyện thông qua công việc tại chỗ.
Trong quá trình thực hiện công việc, học viên sẽ quan sát, ghi nhớ, học tập và thực hiện theo sự chỉ dẫn của người hướng dẫn; + Luân phiên thay đổi công việc: Học viên được luân phiên thay đổi công việc từ bộ phận này sang bộ phận khác để có thể học hỏi kinh nghiệm, kỹ năng nghề nghiệp cũng như cách thức phối hợp các công việc từng bộ phận trong doanh nghiệp. - Đào tạo ngoài doanh nghiệp. Là gửi người cần đào tạo đến các cơ sở đào tạo để tham gia các khóa học dài hạn hoặc ngắn hạn, có thể đi tham quan các đơn vị khác trong hoặc ngoài nước. Phương pháp đào tạo kết hợp với cơ sở đào tạo theo dạng gửi học viên tham gia các khóa học ngắn hạn, các chuyên đề quản trị… do cơ sở tổ chức.3 Đánh giá hiệu quả đào tạo - Đánh giá hiệu quả đào tạo qua 2 giai đoạn: + Đánh giá kết quả về kiến thức nghề nghiệp, kỹ năng mà học viên đã lĩnh hội được qua quá trình đào tạo.
+ Đánh giá khả năng áp dụng các kiến thức, kỹ năng đã học vào thực tế. - Các phương pháp đánh giá hiệu quả đào tạo. + Đánh giá những thay đổi của học viên về: Phản ứng, học thuật, hành vi thay đổi, mục tiêu đào tạo. + Đánh giá định lượng hiệu quả đào tạo: Là phân tích, so sánh, tổng chi phí đào tạo với tổng lợi ích mang lại.3 Duy trì NNL Nhằm kích thích, động viên nhân viên duy trì và sử dụng có hiệu quả NNL trong doanh nghiệp, phát triển tốt các mối quan hệ lao động.1 Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên Đánh giá thành tích công việc của nhân viên là một hoạt động quan trọng trong công tác quản trị NNL.
Việc đánh giá không chỉ mang ý nghĩa định lượng mà còn có ý nghĩa công nhận khả năng và thành tích của nhân viên trong một khoảng -16- thời gian nhất định.