CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Hoạt động Kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại. Khái niệm Khái niệm Kiểm soát nội bộ: Trong hoạt động quản lý của ban lãnh đạo không thể thiếu việc kiểm tra, kiểm soát và việc này được thực hiện với công cụ là hệ thống Kiểm soát nội bộ.
Mỗi hệ thống cần một hệ thống Kiểm soát nội bộ đặc thù phù hợp với hệ thống đó để có thế đảm bảo cung cấp cho Ban lãnh đạo các thông tin quan trọng trong việc quản lý doanh nghiệp. Những chế độ và thể thức này được gọi là các quá trình kiểm soát, và kết hợp lại hình thành nên cơ cấu Kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Theo quan điểm kinh tế học hiện đại, quản lý kinh tế được chia thành bốn chức năng cơ bản là: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, kiểm soát. Trong đó, kiểm tra, kiểm soát không chỉ được coi là một kênh của quản lý mà được thực hiện ở tất cả các khâu trong quá trình quản lý.
Có nghĩa là, kiểm tra, kiểm soát giúp cho Nhà quản lý đánh giá được hiệu quả của các chức năng khác trong toàn bộ quá trình hoạt động của mình. Cùng với sự phát triển của kinh tế học, hoạt động quản lý ngày càng phát triển, từ hoạt động riêng rẽ, biệt lập tương đối đến kết hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát và dần tiến tới hoạt động độc lập. Khi nhu cầu kiểm tra, kiểm soát chưa cao, chưa phức tạp thì kiểm tra, kiểm soát được thực hiện đồng thời với các chức năng quản lý khác trên cùng bộ máy thống nhất. Nhưng khi nhu cầu này đã phát triển lên đến một trình độ cao thì kiểm tra, kiểm soát cần thiết phải tách ra thành một bộ máy riêng, có tính chất chuyên môn độc lập.
Hình thức đơn giản nhất của kiểm tra, kiểm soát chính là hoạt động tự kiểm tra, kiểm soát phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp hay nói cách khác đó là hoạt động Kiểm soát nội bộ. Nghĩa là, Kiểm soát nội bộ là hoạt động tự thân của đơn vị, do đơn vị tự lập ra, tự tiến hành các thủ tục và các bước kiểm soát nhằm tự chấn chỉnh trong nền nếp hoạt động của mình. Hoạt động Kiểm soát nội bộ sẽ hiệu quả khi chúng được hình thành và thực hiện theo một hệ thống (hệ thống Kiểm soát nội bộ). 4 Theo Uỷ Ban Tổ Chức Kiểm Tra (COSO): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do Nhà quản lý, do Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối.
Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; báo cáo tài chính đáng tin cậy; đảm bảo luật lệ và các quy định phải tuân thủ; bảo vệ tài sản của đơn vị. [8] Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ AICPA: “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. [9] Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (VSA) số 400: Là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống Kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
[6] Theo Chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) số 400: Hệ thống Kiểm soát nội bộ là các chính sách và thủ tục (Kiểm soát nội bộ) được xây dựng bởi ban quản lý đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu quản lý: Quản lý một cách tuân thủ và có hiệu lực công việc kinh doanh gắn liền với những chính sách quản lý; bảo vệ tài sản; ngăn ngừa, phát hiện gian lận và sai sót; sự chính xác và đầy đủ trong ghi chép kế toán, sự chuẩn bị kịp thời thông tin tài chính đáng tin cậy. [10] Theo Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA): Định nghĩa các mục tiêu của Kiểm soát nội bộ bao gồm: - Độ tin cậy và tính trung thực của thông tin. - Tuân thủ các chính sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định. - Bảo vệ tài sản.
- Sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực. 5 - Hoàn thành các mục đích và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trinh.[11] Theo Luật các Tổ chức tín dụng tại Việt Nam: Hệ thống Kiểm soát nội bộ là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được xây dựng phù hợp với hướng dẫn của Ngân hàng Nhà nước và được tổ chức thực hiện nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra. Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ để bảo đảm các yêu cầu sau đây: - Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng an toàn, hiệu quả tài sản và các nguồn lực; - Hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời; - Tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ. Hoạt động của hệ thống Kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải được kiểm toán nội bộ, tổ chức kiểm toán độc lập đánh giá định kỳ.
[7] Như vậy, Kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại có thể khái quát như sau: > Mục tiêu của hoạt động Kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong việc bảo vệ tài sản hay đảm bảo tính tin cậy của các thông tin tài chính mà còn bao trùm mọi mặt trong chính sách, biện pháp quản lý, cơ chế hoạt động của Ngân hàng thương mại. > Hoạt động Kiểm soát nội bộ trong Ngân hàng thương mại trước hết là công việc của bộ máy lãnh đạo (Ban điều hành, Hội đồng quản trị). Theo đó, các nhà lãnh đạo phải thực sự có trách nhiệm trong việc hoạch định, vận dụng một cách nhất quán công tác Kiểm soát nội bộ. Trách nhiệm này hàm chứa việc họ phải đảm bảo duy trì một cơ chế kiểm soát tích cực.
> Hoạt động Kiểm soát nội bộ phải được coi như công cụ gắn liền, hoà nhập vào toàn bộ quá trình tác nghiệp của ngân hàng chứ không phải là một hoạt động song song hay là một biện pháp bổ sung cho công tác quản trị kinh doanh theo ý muốn chủ quan của bất 6 kỳ nhà chức trách nào. Hơn thế, mọi quy trình, thủ tục Kiểm soát nội bộ phải là bộ phận không thể tách rời của quá trình kinh doanh Ngân hàng thương mại. > Hoạt động Kiểm soát nội bộ là một thể thống nhất, cần thiết phải được tách ra thành hoạt động riêng, một bộ máy riêng có tính chất chuyên môn độc lập. Từ đó, kiểm tra, Kiểm soát nội bộ là những hệ thống có chức năng xác minh, đánh giá, nhận xét về các đối tượng của kiểm tra, kiểm soát.
Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nảy sinh từ nhu cầu thực tế của hoạt động quản lý. Các yếu tố của hệ thống kiểm tra, kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố đối chiếu, xem xét, xác minh đối tượng của quản lý. Tổ chức kiểm tra, kiểm soát thể hiện tính khoa học và tính nghiệp vụ kỹ thuật về việc thực hiện các chiến lược và bước đi cụ thể trong việc hoạch định chính sách và tổ chức bộ máy kiểm tra, kiểm soát trong từng cá thể doanh nghiệp cũng như của cả nền kinh tế. Qua các định nghĩa về Kiểm soát nội bộ đã nêu ở trên, ta có thể thấy có rất nhiều định nghĩa khác nhau về vấn đề này.
Tuy nhiên, hầu hết các định nghĩa đều dựa trên quan điểm hướng tới các điều sau: - Bảo đảm an toàn tài sản, vốn kinh doanh của Ngân hàng thương mại. - Kiểm tra, giám sát tính chính xác, độ tin cậy của các số liệu hạch toán kinh doanh, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các sai lầm, thiếu sót có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp của các bộ phận hoạt động trong Ngân hàng thương mại. - Thúc đẩy kinh doanh, đảm bảo mang lại hiệu quả kinh tế bền vững nhất. - Bảo đảm tuân thủ đường lối, chính sách về quản lý kinh tế của nhà nước, chế độ, thể lệ về nghiệp vụ của Ngân hàng Nhà nước và của bản thân Ngân hàng thương mại đó ”.
Để đảm bảo tính nhất quán trong việc sử dụng Khái niệm Kiểm soát nội bộ. Tác giả sử dụng Khái niệm theo Luật các tổ chức tín dụng Việt Nam. Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ: Qua định nghĩa về Kiểm soát nội bộ đã nêu ở trên, có thể nhận thấy tất cả các hoạt động Kiểm soát nội bộ này đều nhằm mục đích ngăn ngừa và loại bỏ các sai sót trong quá trình thực hiện, ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh, bao gồm các mục đích cụ thể như sau: 7 J Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán: Tài sản của đơn vị bao gồm: - Các loại tài sản được ghi trên bảng cân đối kế toán (tài sản cố định, các khoản cho vay, đầu tư,.) - Các loại tài sản phi vật chất, tài sản vô hình như: uy tín doanh nghiệp, thương hiệu, số lượng và quan hệ khách hàng, lợi thế thương mại, quan hệ trong bộ máy lãnh đạo, giữa lãnh đạo với nhân viên, chính sách thống nhất trong công tác điều hành,. Tài sản của đơn vị có thể bị mất mát, lạm dụng hoặc hư hại do cố ý hoặc vô ý nếu không được bảo vệ với các biện pháp kiểm soát thích hợp.
Các quy trình, các biện pháp tổ chức, quy chế, những biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ sẽ được áp dụng để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.