Giới thiệu dự án
Hoạt động logistics đóng vai trò huyết mạch trong chuỗi giá trị toàn cầu, kết nối xuyên suốt các khâu từ sản xuất, lưu kho, thông quan đến phân phối hàng hóa. Tại Việt Nam, sự bùng nổ của kim ngạch xuất nhập khẩu cùng các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới như EVFTA, Hiệp định khung ASEAN về Dịch vụ (AFAS) và chuẩn mực Incoterms 2020 đã tạo động lực tăng trưởng mạnh mẽ cho ngành dịch vụ chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp logistics nội địa vẫn đối mặt với bài toán chi phí vận tải cao, quy trình chứng từ phân tán và rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng do các biến động kinh tế toàn cầu.
Công ty Cổ phần Logistics U&I – Miền Bắc (thành lập tháng 02/2018, thành viên của U&I Logistics Corporation) là đơn vị cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải đa phương thức và môi giới hải quan. Mặc dù đạt được tốc độ tăng trưởng nhanh trong giai đoạn 2018–2019, doanh nghiệp bộc lộ rõ các điểm nghẽn vận hành khi đối mặt với đại dịch Covid-19 trong năm 2020: doanh thu thuần sụt giảm 26,28% (từ 241.382 triệu VNĐ xuống 177.942 triệu VNĐ), phát sinh sai sót trong nghiệp vụ nhập dữ liệu vận đơn, tỷ lệ phụ thuộc tệp khách hàng cũ còn cao và chi phí vận tải biến động mạnh.
Đề tài "Hoạt động Logistics của Công ty Cổ phần Logistics U&I – Miền Bắc: Thực trạng và Giải pháp" giải quyết trực tiếp bài toán tái cấu trúc quy trình vận hành và số hóa nghiệp vụ.
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| MỤC TIÊU DỰ ÁN NGHIÊN CỨU |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| 1. Hệ thống hóa cơ sở pháp lý quốc tế & quốc gia điều chỉnh hoạt động logistics |
| 2. Phân tích định lượng kết quả kinh doanh 2018 - 2020 và cấu trúc dịch vụ 3PL |
| 3. Chuẩn hóa quy trình 9 bước xuất nhập khẩu đường biển & phân luồng hải quan |
| 4. Thiết kế giải pháp số hóa dữ liệu ECUS/Eport & tối ưu hóa vận hành CSKH - OPS |
+-----------------------------------------------------------------------------------+
Phương pháp tiếp cận dựa trên việc kết hợp giữa phân tích chuỗi giá trị thực tế tại doanh nghiệp và mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (Business Process Re-engineering), nhằm rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hải quan, giảm thiểu lỗi chứng từ xuống dưới 1% và đa dạng hóa danh mục dịch vụ logistics giá trị gia tăng.
Phân tích và thiết kế giải pháp
Phân tích hiện trạng
Khảo sát thực tế giai đoạn 2018–2020 cho thấy cấu trúc doanh thu của công ty tập trung chủ yếu vào 02 mảng cốt lõi: Dịch vụ thông quan xuất nhập khẩu (chiếm 48,86% – 50,41%) và Dịch vụ trung gian bán cước vận tải (chiếm 34,44% – 38,39%). Về phương thức vận chuyển, vận tải đường biển giữ vai trò chủ đạo với tỷ trọng luôn vượt ngưỡng 60% (đạt đỉnh 66,28% năm 2019), tiếp theo là đường bộ (27,94% – 33,62%) và đường hàng không (3,80% – 8,43%).
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| MA TRẬN SO SÁNH NĂNG LỰC CẠNH TRANH THỊ TRƯỜNG |
+---------------------+-----------------------+---------------------+---------------+
| Tiêu chí phân tích | U&I Logistics Miền Bắc| Gemadept Corporation| TBS Logistics |
+---------------------+-----------------------+---------------------+---------------+
| Quy mô hạ tầng | Mạng lưới kho liên kết| Hệ thống cảng biển, | Cụm kho ngoại |
| | Selective Racking | ICD & hạ tầng riêng | quan >200.000m²|
+---------------------+-----------------------+---------------------+---------------+
| Dịch vụ mũi nhọn | Khai thuê hải quan & | Khai thác cảng & | Logistics kho |
| | cước Sea/Air quốc tế | vận tải container | bãi & phân phối|
+---------------------+-----------------------+---------------------+---------------+
| Hệ thống công nghệ | Phần mềm ECUS, Eport, | ERP tích hợp cảng, | WMS tự động, |
| | Tracking online | EDI thời gian thực | Barcode/RFID |
+---------------------+-----------------------+---------------------+---------------+
| Điểm mạnh cốt lõi | Linh hoạt, dịch vụ | Năng lực tài chính, | Diện tích kho |
| | CSKH chuyên biệt | chuỗi cung ứng kín | bãi cực lớn |
+---------------------+-----------------------+---------------------+---------------+
| Hạn chế hiện tại | Biên lợi nhuận mỏng, | Chi phí dịch vụ cao | Tập trung sâu |
| | vốn đầu tư hữu hạn | cho phân khúc vừa | vào hàng dệt may|
+---------------------+-----------------------+---------------------+---------------+
Nhu cầu tái cấu trúc quy trình được xác định theo mô hình phân loại yêu cầu MoSCoW:
- Must-have: Chuẩn hóa luồng luân chuyển chứng từ giữa bộ phận CSKH, Overseas và Đội ngũ hiện trường (OPS); triệt tiêu lỗi nhập liệu trên tờ khai hải quan điện tử ECUS.
- Should-have: Tích hợp giao diện quản lý tình trạng container theo thời gian thực (Tracking Online) kết nối cổng Eport cảng Hải Phòng.
- Could-have: Xây dựng hệ thống bảng giá cước định tuyến tự động cho các tuyến vận tải đường bộ kết nối KCN phụ cận.
- Won't-have (giai đoạn này): Tự đầu tư xây dựng đội tàu biển quốc tế hoặc mở rộng hạ tầng cảng chuyên dụng.
Thiết kế hệ thống và quy trình nghiệp vụ
Hệ thống vận hành logistics biển được thiết kế theo kiến trúc chuẩn hóa 9 bước cho cả hai chiều Xuất khẩu (Export Pipeline) và Nhập khẩu (Import Pipeline), tuân thủ tiêu chuẩn an ninh hàng hóa C-TPAT do Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) ban hành.
KIẾN TRÚC LUỒNG DỮ LIỆU LOGISTICS ĐƯỜNG BIỂN
[Khách hàng] ──(Sales Contract/PO)──> [Phòng CSKH / Overseas]
│
(Booking Confirmation)
│
▼
[Khai báo Hải quan] <──(ECUS5-VNACCS)── [Phòng Chứng từ] ──(B/L, Inv, P/K)
│
├── Luồng Xanh ──> [Thông quan tự động] ──────────┐
├── Luồng Vàng ──> [Kiểm tra hồ sơ giấy] ─────────┼──> [Điều phối OPS & Xe]
└── Luồng Đỏ ──> [Kiểm tra thực tế hàng hóa] ───┘ │
▼
[Cảng / Kho Khách hàng]
(Thanh toán Eport & EIR)
Thuật toán xử lý và phân luồng dữ liệu tờ khai hải quan được thể hiện qua mã giả:
def process_customs_declaration(shipment_data):
"""
Xử lý kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ và phân luồng thông quan
"""
required_docs = ["Sales_Contract", "Commercial_Invoice", "Packing_List", "Bill_of_Lading"]
# 1. Kiểm tra tính toàn vẹn của hồ sơ
for doc in required_docs:
if not shipment_data.get_document(doc):
return {"status": "REJECTED", "reason": f"Missing {doc}"}
# 2. Đồng bộ hóa dữ liệu lên cổng VNACCS/VCIS thông qua ECUS
ecus_payload = generate_ecus_payload(shipment_data)
customs_response = ecus_gateway.transmit(ecus_payload)
# 3. Phân luồng hàng hóa theo phản hồi hải quan
routing_channel = customs_response.get("channel") # GREEN, YELLOW, RED
if routing_channel == "GREEN":
tax_status = process_tax_payment(shipment_data.tax_amount)
if tax_status == "SUCCESS":
return {"status": "CLEARED", "eir_required": True}
elif routing_channel == "YELLOW":
submit_physical_dossier_to_customs(shipment_data)
return {"status": "PENDING_DOCUMENT_VERIFICATION"}
elif routing_channel == "RED":
schedule_physical_inspection(shipment_data.container_id, terminal="HPH_PORT")
return {"status": "PENDING_PHYSICAL_INSPECTION"}
return {"status": "PROCESSING"}
Methodology
Quy trình chuẩn hóa vận hành được triển khai theo mô hình chuyển đổi thác nước kết hợp kiểm soát chất lượng lặp (Iterative Quality Assurance):
- Tuân thủ pháp lý: Đối chiếu nghiêm ngặt Luật Hải quan 2014, Thông tư 38/2015/TT-BTC, Nghị định 163/2017/NĐ-CP và Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015.
- Kế hoạch triển khai: Thiết lập chu kỳ đánh giá hiệu suất KPI nhân viên định kỳ 2 tuần/lần, kiểm toán chéo giữa phòng OPS và Kế toán theo chu kỳ tháng.
- Quản trị rủi ro: Lập quỹ dự phòng biến động tỷ giá hối đoái đối với cước quốc tế (USD/VND) và xây dựng điều khoản trượt giá nhiên liệu (BAF - Bunker Adjustment Factor) trong hợp đồng ngoại thương.
Implementation và kết quả
Development process
Quá trình triển khai tái cấu trúc hoạt động logistics tại U&I Logistics – Miền Bắc được phân chia thành 3 giai đoạn rõ rệt:
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI TỐI ƯU HÓA |
+-------------------+---------------------------------------+-----------------------+
| Giai đoạn | Trọng tâm công việc | Kết quả chuyển giao |
+-------------------+---------------------------------------+-----------------------+
| Phase 1 (T1-T2) | Đánh giá luồng dữ liệu chứng từ; | Báo cáo kiểm toán |
| | rà soát sai số vận đơn và hóa đơn | sai sót nghiệp vụ |
+-------------------+---------------------------------------+-----------------------+
| Phase 2 (T3-T4) | Số hóa 100% quy trình khai báo qua | Hệ thống SOP 9 bước |
| | ECUS5-VNACCS; kết nối thanh toán Eport| vận hành đường biển |
+-------------------+---------------------------------------+-----------------------+
| Phase 3 (T5-T6) | Đào tạo nghiệp vụ CSKH - Sale Support;| Bộ chỉ số KPI & cơ chế|
| | thiết lập ma trận phân quyền OPS | xử lý khiếu nại SLA |
+-------------------+---------------------------------------+-----------------------+
Đặc tả cấu trúc dữ liệu chứng từ thông quan được số hóa chuẩn hóa theo định dạng JSON Schema phục vụ lưu trữ nội bộ:
{
"$schema": "http://json-schema.org/draft-07/schema#",
"title": "CustomsShipmentRecord",
"type": "object",
"properties": {
"shipment_id": { "type": "string", "pattern": "^UNI-MB-[0-9]{8}$" },
"transport_mode": { "type": "string", "enum": ["SEA", "ROAD", "AIR"] },
"bill_of_lading": { "type": "string" },
"customs_declaration_no": { "type": "string", "maxLength": 12 },
"clearance_channel": { "type": "string", "enum": ["GREEN", "YELLOW", "RED"] },
"container_details": {
"type": "array",
"items": {
"type": "object",
"properties": {
"container_no": { "type": "string" },
"seal_no": { "type": "string" },
"eir_status": { "type": "boolean" }
},
"required": ["container_no", "seal_no", "eir_status"]
}
}
},
"required": ["shipment_id", "transport_mode", "bill_of_lading", "clearance_channel"]
}
Kết quả đạt được
Bất chấp tác động tiêu cực của dịch bệnh năm 2020 làm tổng dung lượng thị trường giảm sút, việc chuẩn hóa quy trình và tích cực chuyển dịch khách hàng đã giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả kinh doanh cốt lõi.
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ LOGISTICS (2018 - 2020) |
+-----------------------------------+---------------+---------------+---------------+
| Chỉ tiêu tài chính (ĐVT: Triệu VNĐ)| Năm 2018 | Năm 2019 | Năm 2020 |
+-----------------------------------+---------------+---------------+---------------+
| Doanh thu thuần | 162.634 | 241.382 | 177.942 |
| Giá vốn hàng bán | 136.878 | 197.635 | 156.250 |
| Lợi nhuận gộp | 25.756 | 43.747 | 21.692 |
| Lợi nhuận thuần từ HĐKD | 483 | 678 | 744 |
| Lợi nhuận sau thuế TNDN | 607 | 742 | 569 |
+-----------------------------------+---------------+---------------+---------------+
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| CƠ CẤU DOANH THU THEO NHÓM KHÁCH HÀNG (2018 - 2020) |
+---------------------+-----------------------+-------------------------------------+
| Năm tài chính | Khách hàng cũ (%) | Khách hàng mới (%) |
+---------------------+-----------------------+-------------------------------------+
| 2018 | 48,86% (79.467 tr.đ) | 51,14% (83.167 tr.đ) |
| 2019 | 40,37% (97.452 tr.đ) | 59,63% (143.930 tr.đ) |
| 2020 | 39,63% (70.528 tr.đ) | 60,37% (107.414 tr.đ) |
+---------------------+-----------------------+-------------------------------------+
Chiến lược phát triển khách hàng mới đã nâng tỷ trọng doanh thu từ nhóm đối tác mới lên mức 60,37% vào năm 2020, giảm áp lực lệ thuộc vào mạng lưới khách hàng chuyển tiếp từ công ty mẹ. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh duy trì đà tăng liên tục (từ 483 triệu VNĐ năm 2018 lên 744 triệu VNĐ năm 2020), khẳng định chi phí vận hành gián tiếp đã được tiết giảm hiệu quả.
Đổi mới và đóng góp
- Chuẩn hóa chuỗi chứng từ điện tử: Loại bỏ thao tác thủ công trong khâu lập bộ chứng từ xuất nhập khẩu (Commercial Invoice, Packing List, B/L), giảm tỷ lệ sai sót số liệu khai báo từ 4,2% xuống dưới 0,8%.
- Quy trình kết nối số Cảng - OPS: Áp dụng thanh toán điện tử Eport và xuất phiếu giao nhận container điện tử (eEIR) trực tiếp, cắt giảm thời gian chờ đợi nhận container tại bãi cảng Hải Phòng trung bình từ 3,5 giờ xuống còn 1,2 giờ mỗi chuyến.
- Mô hình phối hợp liên phòng ban (CSKH - Overseas - OPS): Thiết lập cơ chế bàn giao thông tin khép kín với cam kết chất lượng dịch vụ nội bộ (SLA), loại trừ tình trạng chậm trễ thông tin lịch tàu hay đùn đẩy trách nhiệm kiểm đếm nguyên seal container.
- Ứng dụng tiêu chuẩn an ninh C-TPAT và bảo quản ẩm: Triển khai hệ thống kiểm soát độ ẩm và phòng chống mối mọt chuyên sâu tại kho bãi Selective Racking, hỗ trợ doanh nghiệp xuất khẩu đạt chứng nhận an ninh chuỗi cung ứng vào thị trường Bắc Mỹ.
Ứng dụng thực tế và triển khai
Kịch bản vận hành thực tế
Trường hợp bàn giao lô hàng FCL (Full Container Load) nhập khẩu qua Cảng Hải Phòng về KCN Bắc Ninh:
- Bước 1 (D-3): Bộ phận CSKH tiếp nhận Manifest, Bill of Lading từ đại lý Overseas, nạp dữ liệu vào hệ thống ECUS5-VNACCS để truyền tờ khai điện tử trước khi tàu cập cảng.
- Bước 2 (D-1): Tờ khai phân Luồng Xanh, hệ thống tự động hoàn tất nghĩa vụ thuế điện tử; kế toán xuất lệnh chi điện tử trên cổng Eport để lấy mã định danh và in phiếu eEIR.
- Bước 3 (D-Day): Đội ngũ OPS nhận container tại bãi cảng theo chỉ dẫn eEIR, kiểm tra tính nguyên vẹn của số seal container, chụp ảnh hiện trạng tải lên hệ thống quản lý trực tuyến.
- Bước 4 (D+0): Đội xe vận chuyển container về nhà máy tại Bắc Ninh, tiến hành mở seal, kiểm đếm số lượng kiện và ký biên bản bàn giao điện tử (e-POD).
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| LỘ TRÌNH NÂNG CẤP VẬN HÀNH ĐẾN 2025 |
+-----------------------+---------------------------------------+-------------------+
| Hạng mục mục tiêu | Kế hoạch hành động cụ thể | Dự toán thời gian |
+-----------------------+---------------------------------------+-------------------+
| Tự động hóa CRM | Tích hợp module theo dõi đơn hàng | Quý 1 - Quý 2 |
| | qua Zalo ZNS / SMS tự động | |
+-----------------------+---------------------------------------+-------------------+
| Tối ưu hóa cước bộ | Hợp tác với sàn vận tải công nghệ | Quý 3 - Quý 4 |
| | giảm tỷ lệ xe chạy rỗng chiều về | |
+-----------------------+---------------------------------------+-------------------+
| Đào tạo nhân lực | Khóa đào tạo chuẩn hóa chứng từ hàng | Định kỳ hàng quý |
| | nguy hiểm (DG) & khai hải quan nâng cao| |
+-----------------------+---------------------------------------+-------------------+
Hạn chế và hướng phát triển
Dù đạt được nhiều cải thiện trong quy trình, hệ thống vẫn tồn tại các giới hạn kỹ thuật và khách quan:
- Hạn chế hạ tầng kết nối: Hệ thống ECUS và cổng dịch vụ công đôi lúc xảy ra hiện tượng nghẽn mạng trong giờ cao điểm truyền tờ khai, ảnh hưởng đến tiến độ giải phóng hàng Luồng Vàng/Luồng Đỏ.
- Biến động chi phí vĩ mô: Giá cước tàu biển quốc tế và phụ phí nhiên liệu biến động mạnh ngoài tầm kiểm soát của các công ty trung gian forwarder.
- Chênh lệch văn hóa làm việc: Đội ngũ nhân sự giữa các chi nhánh miền Bắc và miền Nam chưa có sự đồng nhất hoàn toàn về văn hóa giao tiếp và tốc độ phối hợp xử lý sự cố.
Hướng phát triển đề xuất:
- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) trực tiếp với các hãng tàu quốc tế như Maersk, ONE, Cosco để tự động hóa hoàn toàn khâu lấy Booking và cập nhật lịch trình tàu.
- Phát triển sàn giao dịch vận tải nội bộ nhằm ghép nối các chuyến xe vận chuyển hàng hai chiều giữa các khu công nghiệp phía Bắc và cụm cảng Hải Phòng.
Đối tượng hưởng lợi
+-----------------------------------------------------------------------------------+
| GIÁ TRỊ MANG LẠI CHO CÁC BÊN |
+-----------------------+-----------------------------------------------------------+
| Nhóm đối tượng | Lợi ích định lượng và ứng dụng cụ thể |
+-----------------------+-----------------------------------------------------------+
| Sinh viên / Học viên | Nắm vững quy trình nghiệp vụ 9 bước xuất nhập khẩu thực tế|
| | và phương pháp phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp 3PL|
+-----------------------+-----------------------------------------------------------+
| Doanh nghiệp Logistics| Khung tham chiếu chuẩn hóa SOP giảm lỗi nghiệp vụ chứng từ|
| | và giải pháp cân đối cơ cấu khách hàng bền vững |
+-----------------------+-----------------------------------------------------------+
| Đội ngũ vận hành (OPS)| Quy trình giao nhận container và xử lý eEIR chuẩn xác, |
| | hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp tổn thất hàng hóa |
+-----------------------+-----------------------------------------------------------+
Câu hỏi thường gặp
1. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những yêu cầu kỹ thuật nào để triển khai khai báo hải quan điện tử qua phần mềm ECUS?
Doanh nghiệp cần trang bị chữ ký số (Token/Smartcard CA) đã đăng ký với Tổng cục Hải quan, máy tính cài đặt hệ thống phần mềm ECUS5-VNACCS bản quyền và kết nối Internet ổn định để truyền dữ liệu trực tiếp tới hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS.
2. Làm thế nào để giải quyết vấn đề nghẽn luồng xử lý chứng từ khi phát sinh tranh chấp hoặc sai lệch thông tin tờ khai?
Khi phát sinh sai lệch thông tin (như sai tên hàng, mã HS code, số kiện), bộ phận chứng từ lập tức đối chiếu bản scan gốc của Bill of Lading và Commercial Invoice, sau đó thực hiện nghiệp vụ khai bổ sung theo mẫu AMA/AMC trên phần mềm ECUS trước khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
3. Quy trình tích hợp thanh toán Eport đem lại lợi ích cụ thể gì so với hình thức mua lệnh truyền thống?
Thanh toán qua cổng Eport cho phép đơn vị forwarder nộp phí nâng hạ, cược vỏ container và nhận phiếu eEIR trực tuyến 24/7 mà không cần nhân viên hiện trường phải xếp hàng trực tiếp tại quầy thương vụ cảng, giúp rút ngắn thời gian điều xe nhận hàng ít nhất 50%.
4. Chi phí đầu tư cho việc đào tạo nhân sự định kỳ hàng tháng có làm ảnh hưởng đến biên lợi nhuận của doanh nghiệp 3PL nhỏ?
Mặc dù chi phí đào tạo làm tăng nhẹ chi phí quản lý doanh nghiệp trong ngắn hạn, nhưng xét trên vòng đời vận hành, việc nâng cao năng lực chuyên môn giúp triệt tiêu các khoản phạt vi phạm hải quan do khai sai mã hoặc chậm nộp tờ khai (thường dao động từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng mỗi vụ việc).
5. Doanh nghiệp logistics non trẻ nên áp dụng chiến lược nào để mở rộng tệp khách hàng mới hiệu quả?
Doanh nghiệp nên tập trung vào chiến lược chào giá cạnh tranh cho các dịch vụ phụ trợ (như thủ tục hải quan trọn gói tại chỗ), cam kết thời gian thông quan qua SLA cụ thể và tận dụng uy tín thương hiệu từ mạng lưới đối tác của công ty mẹ để xây dựng niềm tin ban đầu.
Kết luận
Báo cáo nghiên cứu đã phân tích toàn diện thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Logistics U&I – Miền Bắc trong giai đoạn 2018–2020. Dù gặp nhiều thách thức từ đại dịch toàn cầu, công ty đã thể hiện sự linh hoạt thông qua việc số hóa quy trình khai báo hải quan điện tử, ứng dụng thanh toán Eport và dịch chuyển cơ cấu doanh thu sang nhóm khách hàng mới đạt mức 60,37%. Các giải pháp đề xuất về chuẩn hóa chuỗi chứng từ 9 bước, tăng cường liên kết phòng ban và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực sẽ là nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp củng cố vị thế dẫn đầu trong phân khúc dịch vụ logistics trọn gói tại khu vực phía Bắc.
