Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, hoạt động ngoại thương đóng vai trò động lực then chốt thúc đẩy tăng trưởng kinh tế và nâng cao vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế. Song hành với sự bùng nổ của xuất nhập khẩu, dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa đường biển, đặc biệt là phân khúc xuất khẩu hàng lẻ (Less than Container Load - LCL), trở thành mắt xích thiết yếu kết nối các doanh nghiệp vừa và nhỏ với các trung tâm logistics toàn cầu. Tại Công ty TNHH Vanguard Logistics Services Việt Nam, dịch vụ gom hàng lẻ LCL sang thị trường Hong Kong giữ vị trí chiến lược, đóng góp tới 65% tổng sản lượng dịch vụ toàn công ty.

Vấn đề nghiên cứu trọng tâm xuất phát từ áp lực cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp giao nhận vận tải đa quốc gia và các nhà gom hàng lẻ NVOCC tại khu vực TP. Hồ Chí Minh. Khách hàng ngày càng đòi hỏi khắt khe hơn về tốc độ giao hàng, độ an toàn của hàng hóa, tính minh bạch về giá cước và độ chuẩn xác của chứng từ xuất nhập khẩu. Mục tiêu cụ thể của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận về chất lượng dịch vụ vận tải biển hàng lẻ, phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh và đo lường mức độ tác động của các yếu tố chất lượng dịch vụ đến sự hài lòng của khách hàng tại Vanguard Logistics Services Việt Nam.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào tuyến vận tải đường biển từ TP. Hồ Chí Minh sang cảng Hong Kong, khảo sát trực tiếp tại chi nhánh công ty ở quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh với chuỗi số liệu tài chính và hoạt động giai đoạn 2020 - 2021. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn to lớn khi đóng góp vào việc duy trì tốc độ tăng trưởng doanh thu thuần đạt 239,51 tỷ đồng (tăng 9,60% so với năm 2020) và lợi nhuận sau thuế đạt 107,36 tỷ đồng (tăng trưởng 39,02%), đồng thời cung cấp các căn cứ khoa học để hoàn thiện trải nghiệm khách hàng giai đoạn 2022 - 2025.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu xây dựng nền tảng dựa trên các lý thuyết kinh điển về dịch vụ và quản trị chất lượng chuỗi cung ứng. Cốt lõi của khung lý thuyết bắt đầu từ định nghĩa chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2015 và khái niệm về sự thỏa mãn nhu cầu khách hàng của Parasuraman, Zeithaml và Berry (1988), kết hợp mô hình chất lượng kỹ thuật - chất lượng chức năng của Gronroos (1984) và quan điểm tiếp cận hai khía cạnh quá trình - kết quả của Lehtinen và Lehtinen (1982). Theo Philip Kotler (1996), sự hài lòng là trạng thái cảm giác bắt nguồn từ việc so sánh kết quả thụ hưởng thực tế so với kỳ vọng ban đầu.

Để phù hợp với đặc thù vận tải biển quốc tế, đề tài vận dụng mô hình ROPMIS do Thái Văn Vinh và Devinder Grewal (2007) phát triển. Khung mô hình này gồm 6 nhóm nhân tố đo lường chuyên sâu: Nguồn lực (Resources - NL), Năng lực phục vụ (Service Capability - NLPV), Quá trình phục vụ (Service Process - QTPV), Năng lực quản lý (Management Capability - NLQL), Hình ảnh thương hiệu (Image - HA) và Trách nhiệm xã hội (Social Responsibility - TNXH). Bên cạnh đó, các khái niệm nghiệp vụ cốt lõi như dịch vụ gom hàng lẻ LCL, vai trò của người gom hàng Consolidator, hoạt động phát hành vận đơn House Bill of Lading (HBL) và quy định pháp lý về xuất khẩu theo Điều 28 Luật Thương mại năm 2005 được làm rõ nhằm tạo khung phân tích chuẩn xác.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu kết hợp nhuần nhuyễn giữa phương pháp định tính và định lượng nhằm đảm bảo tính khách quan và khoa học. Nguồn dữ liệu thứ cấp được tổng hợp từ báo cáo tài chính, báo cáo cơ cấu nhân sự giai đoạn 2020 - 2021 của công ty và các tài liệu chuyên ngành hàng hải. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế với cỡ mẫu gồm 120 khách hàng doanh nghiệp thường xuyên sử dụng dịch vụ gom hàng LCL tuyến Hồ Chí Minh - Hong Kong của Vanguard. Phương pháp chọn mẫu thuận tiện có chọn lọc được áp dụng nhằm tiếp cận đúng các đối tượng trực tiếp thực hiện nghiệp vụ logistics và xuất nhập khẩu.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích thống kê mô tả One-Sample Statistics và phân tích hồi quy đa biến trên thang đo Likert 5 điểm (từ mức 1 - Rất kém đến mức 5 - Rất tốt) là vì phương pháp này cho phép lượng hóa chính xác 35 biến quan sát thuộc 6 nhóm nhân tố ROPMIS. Timeline nghiên cứu được triển khai chặt chẽ trong năm 2022, phân tích dữ liệu thực chứng năm 2021 và xây dựng ma trận SWOT để đề xuất giải pháp có tính ứng dụng cao cho giai đoạn tiếp theo.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích cơ cấu sản phẩm năm 2021 cho thấy dịch vụ gom hàng lẻ LCL Consolidation chiếm tỷ trọng chi phối cao nhất với 65% tổng sản lượng, tiếp đến là vận chuyển nguyên container FCL chiếm 20%, dịch vụ hải quan chiếm 5%, giải pháp nội địa chiếm 3%, IPI và Gateway chiếm 3%, kho CFS chiếm 2% và giải pháp công nghệ chiếm 2%. Điều này khẳng định LCL là mảng kinh doanh hạt nhân quyết định trực tiếp tới doanh số và vị thế của Vanguard trên tuyến đi Hong Kong.

Kết quả đo lường 6 nhân tố theo mô hình ROPMIS phản ánh sự phân hóa rõ rệt:

Thứ nhất, nhân tố Năng lực phục vụ (NLPV) đạt điểm trung bình 3,4548 (mức khá) và là yếu tố có tác động mạnh mẽ nhất đến sự hài lòng chung của khách hàng. Đáng chú ý, biến quan sát NLPV4 về độ chính xác của chứng từ đạt điểm số rất cao là 4,6921, trong khi biến NLPV2 về thực hiện đúng cam kết giao hàng chỉ đạt mức 2,9808.

Thứ hai, nhân tố Năng lực quản lý (NLQL) xếp thứ hai về mức độ tác động với điểm trung bình 3,4029, trong đó ứng dụng công nghệ thông tin (NLQL1) đạt 3,2962 và duy trì quan hệ với các hãng tàu lớn (NLQL4) đạt 3,3462.

Thứ ba, nhân tố Trách nhiệm xã hội (TNXH) có tác động mạnh thứ ba với Mean = 3,6974 (biến TNXH1 về ứng xử trách nhiệm đạt 3,5231).

Thứ tư, Quá trình phục vụ (QTPV) có điểm đánh giá thấp nhất trong toàn bộ mô hình với Mean = 3,2154 (mức trung bình), trong đó thái độ phục vụ (QTPV1) đạt 3,0231 và mức độ ứng dụng công nghệ trong chăm sóc khách hàng (QTPV4) chỉ đạt 3,0269.

Thứ năm, nhân tố Nguồn lực (NL) đạt điểm trung bình thực tế cao nhất là 3,8285 (biến NL1 về trang thiết bị sẵn sàng đạt 3,7192), tuy nhiên phân tích hồi quy cho thấy nhân tố này lại có mức độ tác động biên thấp nhất đến quyết định hài lòng tổng thể. Mức độ hài lòng chung của khách hàng đối với dịch vụ đạt điểm trung bình 3,49.

Thảo luận kết quả

Dữ liệu khảo sát được trình bày trực quan thông qua biểu đồ cơ cấu tỷ trọng sản phẩm và hệ thống các bảng thống kê mô tả One-Sample Statistics cho từng biến quan sát. Việc nhân tố Năng lực phục vụ (NLPV) chi phối lớn nhất đến sự hài lòng giải thích rõ đặc thù của dịch vụ LCL: khách hàng xuất khẩu hàng lẻ đặc biệt nhạy cảm với tính an toàn của hàng hóa tại kho gom và độ chuẩn xác của chứng từ HBL nhằm tránh phát sinh chi phí lưu kho bãi tại cảng đến Hong Kong.

Nguyên nhân cốt lõi khiến Quá trình phục vụ (QTPV) đạt điểm thấp xuất phát từ thực trạng nguồn nhân lực. Thống kê nội bộ cho thấy 93,33% nhân viên công ty (28/30 người) có trình độ Đại học nhưng đa số là nhân sự trẻ, còn thiếu kinh nghiệm thực tế khi giải quyết các biến cố phát sinh. Hơn nữa, chi nhánh TP. Hồ Chí Minh đang thiếu vị trí Quản lý vận hành (Operations Manager - OM) để điều phối nhanh các tình huống rớt tàu hay chậm trễ từ đối tác kho CFS. So với các nghiên cứu vận tải biển quốc tế, kết quả này hoàn toàn tương đồng: nguồn lực phần cứng chỉ là điều kiện cần, trong khi năng lực xử lý nghiệp vụ và tính liền mạch của quá trình phục vụ mới là yếu tố quyết định tạo nên lòng trung thành của khách hàng.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực nghiệm và phân tích ma trận SWOT, bốn nhóm giải pháp hành động cụ thể được đề xuất nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ xuất khẩu hàng lẻ LCL:

Thứ nhất, kiện toàn bộ máy tổ chức và chuẩn hóa năng lực nhân sự. Ban Giám đốc công ty cần tiến hành tuyển dụng bổ sung ngay vị trí Quản lý vận hành (Operations Manager) trong quý 1/2023 nhằm chỉ đạo trực tiếp và xử lý nhanh chóng các sự cố vận hành. Đồng thời, Phòng Nhân sự cần tổ chức định kỳ 4 khóa đào tạo chuyên sâu mỗi năm về kỹ năng giải quyết khiếu nại và nghiệp vụ gom hàng LCL cho toàn bộ 30 nhân viên, hướng tới mục tiêu nâng điểm đánh giá quá trình phục vụ (QTPV) từ 3,21 lên trên 4,00 trong vòng 12 tháng.

Thứ hai, nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin và số hóa quản trị chứng từ. Phòng IT phối hợp cùng Phòng Chứng từ triển khai ứng dụng phần mềm theo dõi hành trình đơn hàng điện tử (e-Tracking) và số hóa thủ tục cấp phát vận đơn House Bill of Lading (HBL) từ quý 2/2023. Mục tiêu cụ thể là giảm thiểu 20% thời gian xử lý dữ liệu và duy trì tỷ lệ sai sót chứng từ ở mức dưới 0,1%.

Thứ ba, củng cố mối quan hệ chiến lược với các hãng tàu vận chuyển quốc tế. Phòng Kinh doanh cần chủ động đàm phán ký kết hợp đồng phân bổ chỗ dài hạn với các hãng tàu lớn như Maersk, ONE, MSC và Hapag-Lloyd trong giai đoạn 2023 - 2024. Mục tiêu là đảm bảo 100% lượng container hàng LCL không bị rớt tải tại cảng Cát Lái trong các đợt cao điểm và duy trì mức giá cước cạnh tranh hơn từ 5% đến 8% so với đối thủ.

Thứ tư, hoàn thiện quy trình kiểm soát chất lượng tại trạm đóng hàng lẻ CFS. Bộ phận Giao nhận (OPS) cần thiết lập quy chuẩn kiểm tra bao bì 3 bước nghiêm ngặt tại kho CFS trước giờ đóng máng ít nhất 24 giờ. Chỉ tiêu đề ra là đạt tỷ lệ 99,9% đơn hàng cập cảng Hong Kong an toàn, không móp méo hay thất lạc hàng hóa.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị tham khảo thiết thực cho 4 nhóm đối tượng chính:

Thứ nhất, ban lãnh đạo và các nhà quản lý doanh nghiệp logistics, giao nhận vận tải (NVOCC/Forwarders). Luận văn cung cấp khung tham chiếu hoàn chỉnh để rà soát 15 bước trong quy trình gom hàng LCL tự đóng consol và 13 bước quy trình qua coloader, giúp tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh trên các tuyến vận chuyển trọng điểm.

Thứ tư, các chuyên viên nghiệp vụ chứng từ, kinh doanh (Sales) và chăm sóc khách hàng (Customer Services) tại các công ty logistics. Tài liệu giúp củng cố kiến thức chuyên môn về lập kế hoạch đóng hàng (Loading Plan), hướng dẫn làm hàng (SI), phiếu cân điện tử (VGM) và kinh nghiệm xử lý các phát sinh thực tế.

Thứ ba, các doanh nghiệp chủ hàng xuất nhập khẩu (Shippers/Consignees). Nghiên cứu giúp các đơn vị sản xuất nắm vững quy chuẩn đóng gói hàng lẻ đưa vào kho CFS, hiểu rõ cách tính cước và trách nhiệm pháp lý của người gom hàng để chủ động phòng ngừa rủi ro chậm trễ đơn hàng.

Thứ hai, giảng viên, sinh viên và học viên cao học chuyên ngành Kinh tế vận tải biển, Quản trị Logistics và Kinh doanh quốc tế. Đây là tài liệu tham khảo giàu tính thực tiễn trong việc ứng dụng mô hình đo lường ROPMIS và các công cụ thống kê vào một case study doanh nghiệp cụ thể tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

Mô hình ROPMIS phản ánh chất lượng dịch vụ vận tải biển thông qua những khía cạnh nào? Mô hình ROPMIS đo lường toàn diện chất lượng vận tải biển qua 6 nhân tố: Nguồn lực, Năng lực phục vụ, Quá trình phục vụ, Năng lực quản lý, Hình ảnh thương hiệu và Trách nhiệm xã hội. Tại Vanguard, mô hình đã lượng hóa chi tiết 35 tiêu chí, xác định rõ Năng lực phục vụ (Mean = 3,4548) là nhân tố có tác động chi phối mạnh nhất đến mức độ thỏa mãn của đối tác.

Sự khác nhau cơ bản giữa quy trình xuất khẩu hàng lẻ LCL tự đóng consol và qua coloader là gì? Quy trình tự đóng consol gồm 15 bước, trong đó Vanguard trực tiếp thuê kho CFS đóng hàng, lập Loading Plan và làm việc trực tiếp với hãng tàu để lấy Master Bill of Lading. Trong khi đó, quy trình qua coloader gồm 13 bước, công ty gửi hàng qua một Forwarder trung gian chuyên gom hàng lẻ để chia sẻ không gian container khi khối lượng hàng chưa đủ lớn.

Yếu tố nào giúp Vanguard duy trì mức tăng trưởng lợi nhuận sau thuế ấn tượng 39,02% trong năm 2021? Tăng trưởng lợi nhuận sau thuế đạt 107,36 tỷ đồng (tăng 39,02%) nhờ doanh thu thuần đạt 239,51 tỷ đồng (tăng 9,60%) trong bối cảnh giá cước vận tải biển tăng cao. Đồng thời, mảng LCL chiếm 65% tỷ trọng tạo biên lợi nhuận gộp vững chắc 124,34 tỷ đồng (tăng 31,87%), kết hợp với việc kiểm soát tiết giảm 0,77% chi phí quản lý doanh nghiệp.

Vì sao biến quan sát về độ chính xác chứng từ lại đạt điểm đánh giá rất cao 4,6921 điểm? Chỉ số NLPV4 đạt 4,6921 điểm nhờ đội ngũ chuyên viên chứng từ chuyên trách với 93,33% nhân sự đạt trình độ Đại học. Công ty thực hiện quy trình kiểm tra chéo hai chiều nghiêm ngặt giữa hướng dẫn làm hàng (SI) và bản thảo vận đơn (Draft HBL) trước khi gửi cho khách hàng, hạn chế tối đa sai sót và phát sinh phí chỉnh sửa Bill.

Doanh nghiệp xuất khẩu cần chuẩn bị gì để đảm bảo hàng LCL không bị rớt tàu tại kho CFS? Doanh nghiệp xuất khẩu bắt buộc phải vận chuyển hàng hóa đến kho CFS chỉ định tối thiểu 24 giờ trước thời gian cắt máng (Closing time). Đồng thời, chủ hàng phải cung cấp đầy đủ thông tin khối lượng chuẩn xác (VGM), chi tiết đóng gói và hướng dẫn làm hàng (SI) để kho kịp thời đo đạc và lập Loading Plan đóng vào container.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa hoàn chỉnh cơ sở lý luận về chất lượng dịch vụ vận tải biển hàng lẻ LCL, vận dụng thành công mô hình ROPMIS và tiêu chuẩn chất lượng TCVN ISO 9000:2015 vào thực tiễn doanh nghiệp.
  • Phân tích chi tiết bức tranh kinh doanh năm 2021 của Vanguard Logistics Services Việt Nam với doanh thu 239,51 tỷ đồng và xác định dịch vụ gom hàng lẻ LCL là mảng cốt lõi chiếm 65% sản lượng.
  • Chứng minh bằng dữ liệu thực nghiệm rằng Năng lực phục vụ (Mean = 3,4548) và Năng lực quản lý (Mean = 3,4029) là hai nhân tố có mức độ ảnh hưởng quyết định nhất đến sự hài lòng của khách hàng (Mean = 3,49).
  • Chỉ ra chính xác điểm nghẽn trong Quá trình phục vụ (Mean = 3,2154) do thiếu nhân sự quản lý vận hành điều phối cấp cao và đề xuất 4 nhóm giải pháp chiến lược gắn liền với chuyển đổi số.
  • Luận văn đóng góp mô hình nghiên cứu có giá trị thực tiễn cao cho ngành vận tải biển; lộ trình triển khai các giải pháp được xác định trong giai đoạn 2023 - 2025 với ưu tiên số hóa quy trình và kiện toàn nhân sự ngay từ đầu năm 2023.

Các doanh nghiệp logistics và nhà nghiên cứu quan tâm hãy chủ động tham khảo chi tiết toàn văn đề tài để áp dụng các giải pháp tối ưu hóa chất lượng dịch vụ giao nhận hàng lẻ LCL, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của ngành logistics Việt Nam trên thị trường quốc tế.