Tổng quan nghiên cứu

Ngành dịch vụ logistics và vận tải đường biển đóng vai trò huyết mạch trong chuỗi cung ứng toàn cầu, đặc biệt tại Việt Nam khi kim ngạch xuất nhập khẩu liên tục duy trì tốc độ tăng trưởng ấn tượng. Trong bối cảnh các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) chiếm tỷ trọng lớn trong nền kinh tế, nhu cầu vận chuyển hàng lẻ (Less than Container Load - LCL) bằng đường biển ngày càng gia tăng nhờ khả năng tối ưu hóa chi phí vận hành và linh hoạt dòng vốn. Tuy nhiên, áp lực cạnh tranh gay gắt từ các tập đoàn đa quốc gia đòi hỏi các doanh nghiệp giao nhận nội địa phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để giữ vững thị phần.

Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng dịch vụ xuất khẩu hàng lẻ bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại – Dịch vụ Hàng hoá ANC trong giai đoạn 2020 - 2022. Mục tiêu trọng tâm của nghiên cứu là đánh giá toàn diện quy trình giao nhận hàng lẻ, phân tích các chỉ tiêu đo lường hiệu suất (KPI) và mức độ hài lòng của khách hàng, từ đó xác định những điểm nghẽn trong vận hành để xây dựng hệ thống giải pháp mang tính thực tiễn cao.

Ý nghĩa của đề tài được lượng hóa rõ nét qua hiệu quả hoạt động: năm 2020 công ty xử lý 1.771 đơn hàng lẻ và con số này đã tăng vọt lên 2.970 đơn hàng vào năm 2021, tương ứng mức tăng trưởng 67,7%. Kết quả nghiên cứu không chỉ mang lại giá trị thực tiễn trực tiếp cho doanh nghiệp trong việc nâng cao chỉ số tin cậy đạt 4.205/5 điểm, mà còn cung cấp khung tham chiếu hữu ích cho các doanh nghiệp giao nhận vận tải vừa và nhỏ tại khu vực Thành phố Hồ Chí Minh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng kết hợp giữa các mô hình quản trị chất lượng dịch vụ hiện đại và nghiệp vụ logistics hàng hải quốc tế. Khung lý thuyết chính bao gồm:

Mô hình chất lượng kỹ thuật và chức năng của Grönroos (1984): Phân định chất lượng dịch vụ thành hai yếu tố cốt lõi là chất lượng kỹ thuật (kết quả chuyển giao dịch vụ, độ an toàn của hàng hóa, tính chính xác của chứng từ) và chất lượng chức năng (cách thức cung ứng dịch vụ, thái độ phục vụ của nhân viên, tốc độ phản hồi thông tin).

Mô hình khoảng cách chất lượng dịch vụ SERVQUAL của Parasuraman cùng các cộng sự (1988) kết hợp mô hình SERVPERF của Cronin và Taylor (1992): Đo lường chất lượng dịch vụ thông qua năm khía cạnh trọng yếu gồm Sự tin cậy, Khả năng đáp ứng, Sự đảm bảo, Sự đồng cảm và Phương tiện hữu hình (lồng ghép với chỉ tiêu sản lượng thực tế).

Các khái niệm chuyên ngành nền tảng được chuẩn hóa trong nghiên cứu gồm:

  • Hàng lẻ (LCL): Lô hàng không đủ số lượng để đóng riêng một container, bắt buộc phải gom chung với các lô hàng khác.
  • Kho CFS (Container Freight Station): Hệ thống kho bãi chuyên dụng thực hiện việc tập kết, chia tách, đóng ghép hàng lẻ xuất nhập khẩu.
  • Người gom hàng (Consolidator): Đơn vị trung gian đóng vai trò gom các lô hàng lẻ từ nhiều chủ hàng khác nhau để tạo thành lô hàng nguyên container (FCL), phát hành vận đơn thứ cấp (House Bill of Lading - HBL) và làm việc trực tiếp với hãng tàu sở hữu vận đơn chủ (Master Bill of Lading - MBL).
  • Khai báo trọng lượng toàn bộ (VGM) và Hướng dẫn gửi hàng (SI): Các chứng từ bắt buộc theo quy định an toàn hàng hải quốc tế SOLAS.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định lượng kết hợp định tính, dựa trên nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập trong giai đoạn 2020 - 2022.

Cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu: Nghiên cứu thực hiện khảo sát trên 120 khách hàng doanh nghiệp sử dụng dịch vụ xuất khẩu hàng lẻ của công ty thông qua phương pháp chọn mẫu thuận tiện có phân tầng theo sản lượng đơn hàng (chia thành nhóm khách hàng lớn như Nippon, DB Schenker, Nidec và nhóm khách hàng vừa và nhỏ).

Nguồn dữ liệu nội bộ: Trích xuất toàn bộ 4.741 hồ sơ đơn hàng thực tế phát sinh trong hai năm 2020 và 2021 từ hệ thống quản trị dữ liệu nội bộ, báo cáo tài chính và báo cáo kiểm soát KPI định kỳ của các phòng ban.

Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phân tích so sánh tỷ lệ hoàn thành KPI, đối chiếu ma trận SWOT và phân tích khoảng cách dịch vụ. Lý do lựa chọn phương pháp này là vì tính phù hợp cao với đặc thù vận hành chuỗi cung ứng, giúp phản ánh chân thực các biến động sản lượng hàng tháng (từ 231 CBM đến 340 CBM) và đo lường chính xác các sai lệch trong từng khâu của quy trình 12 bước xuất khẩu hàng lẻ.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích thực trạng hoạt động xuất khẩu hàng lẻ tại doanh nghiệp giai đoạn 2020 - 2021 ghi nhận nhiều kết quả tích cực cùng một số hạn chế cần khắc phục:

Thứ nhất, quy mô sản lượng và số lượng đơn hàng ghi nhận sự bứt phá mạnh mẽ. Tổng số đơn hàng thực tế phục vụ tăng từ 1.771 đơn năm 2020 lên 2.970 đơn năm 2021, đạt tỷ lệ tăng trưởng 1,67 lần. Sự gia tăng này đến từ việc mở rộng kết nối tuyến vận tải và duy trì nguồn hàng ổn định từ các khách hàng lớn, tiêu biểu như trong Quý 4/2021 với tổng sản lượng ba khách hàng trọng điểm đạt 878 CBM (Tháng 10: 340 CBM; Tháng 11: 231 CBM; Tháng 12: 307 CBM).

Thứ hai, chỉ số đo lường sự tin cậy của khách hàng đạt mức cao với điểm trung bình 4.205/5. Trong đó, tiêu chí năng lực quản lý được đánh giá cao nhất đạt 4.437 điểm, quy trình vận hành đạt 4.187 điểm, khả năng hoàn thành hợp đồng đạt 4.037 điểm và độ chuẩn xác của chứng từ đạt 4.062 điểm. Tỷ lệ hoàn thành chứng từ vận đơn và tờ khai hải quan chính xác, đúng hạn duy trì tuyệt đối ở mức 100% trong cả hai năm.

Thứ ba, hiệu quả kiểm soát an toàn hàng hóa có sự chuyển biến vượt bậc. Tỷ lệ hàng hóa không bị hư hỏng khi mở container tại cảng đích tăng từ 90% năm 2020 lên 100% năm 2021. Đồng thời, tỷ lệ hàng hóa được đóng vào container đúng dự kiến (không bị rớt chuyến do thiếu chỗ) tăng từ 93% lên 95%.

Thứ tư, công tác số hóa chứng từ và phân luồng công việc đạt hiệu suất cao. Việc ứng dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5-VNACCS và hệ thống biểu mẫu chuẩn hóa (như Biểu mẫu 51 tiếp nhận thông tin, Biểu mẫu 107 quản lý đóng hàng, Biểu mẫu 208 cập nhật đại lý) giúp 100% báo cáo chuyên môn được gửi đúng thời hạn quy định.

Thảo luận kết quả

Kết quả phân tích cho thấy việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ 12 bước đã tạo ra sự đồng bộ nhịp nhàng giữa năm bộ phận: Kinh doanh, Điều phối, Chứng từ, Giao nhận và Kế toán. Tính chuyên môn hóa sâu giúp nhân viên xử lý nhanh các tác vụ khai báo VGM, submit SI trực tuyến và phát hành HBL linh hoạt (bản gốc O-BL hoặc Surrendered BL).

Để minh họa trực quan sự phát triển này, các dữ liệu có thể được mô hình hóa qua các công cụ trực quan:

  • Biểu đồ cột chồng thể hiện mức tăng trưởng đơn hàng (tăng 67,7%) song hành cùng tỷ lệ an toàn hàng hóa (đạt 100%).
  • Bảng ma trận so sánh chi phí vận chuyển tuyến trọng điểm như tuyến Thành phố Hồ Chí Minh đi Rotterdam (Hà Lan), phản ánh mức chênh lệch giá cước giữa doanh nghiệp và các đối thủ cạnh tranh trong Quý 2/2022.
  • Sơ đồ radar đánh giá năm khía cạnh chất lượng theo thang đo SERVQUAL, làm nổi bật khoảng cách giữa năng lực quản lý (4.437 điểm) và sự linh hoạt trong xử lý sự cố phát sinh.

Nguyên nhân chính giúp duy trì độ tin cậy cao là nhờ doanh nghiệp áp dụng nghiêm ngặt quy trình kiểm tra container rỗng tại bãi trước khi đóng hàng và kiểm đếm kích thước thực tế tại kho CFS. Tuy nhiên, điểm hạn chế vẫn tồn tại ở tỷ lệ 5% hàng hóa bị rớt chuyến trong năm 2021 do biến động không gian tàu biển trong mùa cao điểm, cùng với mức độ cạnh tranh gay gắt về giá cước hàng lẻ trên các tuyến châu Âu và châu Mỹ.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu, bốn nhóm giải pháp chiến lược được đề xuất nhằm nâng cao toàn diện chất lượng dịch vụ xuất khẩu hàng lẻ:

Thứ nhất, tối ưu hóa công tác điều phối container và kiểm soát rủi ro xếp dỡ tại kho CFS. Bộ phận Giao nhận và Điều phối cần phối hợp triển khai quy trình giám sát đóng hàng bằng hình ảnh thời gian thực, mục tiêu giảm tỷ lệ rớt hàng do thiếu chỗ từ 5% hiện tại xuống dưới 1,5% trong giai đoạn 2023 - 2024. Đồng thời, doanh nghiệp cần duy trì bảo hiểm trách nhiệm người gom hàng thông qua các hiệp hội bảo hiểm vận tải quốc tế uy tín.

Thứ hai, tái cấu trúc biểu giá cước và chính sách chiết khấu linh hoạt. Phòng Kinh doanh cần chủ động đàm phán hợp đồng dịch vụ dài hạn với các hãng tàu quốc tế lớn, tối thiểu hóa phụ phí bến bãi (THC, LOLO) để hạ giá thành dịch vụ từ 5% đến 8% đối với các tuyến chủ lực như Rotterdam, Hamburg hay Singapore, hoàn thành trong vòng 6 tháng tới.

Thứ ba, nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng Track and Trace và tự động hóa chứng từ. Phòng Công nghệ thông tin cùng Bộ phận Chứng từ cần tích hợp cổng thông tin điện tử cho phép chủ hàng tra cứu lộ trình tự động 24/7, rút ngắn 30% thời gian xử lý phát hành HBL và giảm thiểu hoàn toàn các lỗi sai sót trong khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5-VNACCS.

Thứ tư, phát triển nguồn nhân lực và nâng cao nghiệp vụ chăm sóc khách hàng. Phòng Nhân sự cần tổ chức định kỳ các khóa đào tạo chuyên sâu về Incoterms 2020, quy tắc vận chuyển hàng nguy hiểm và kỹ năng giao tiếp quốc tế, đảm bảo 100% nhân viên vận hành đạt chứng chỉ nghiệp vụ logistics nội bộ trước Quý 2/2023.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung và kết quả nghiên cứu của luận văn mang lại giá trị thực tiễn cao cho nhiều nhóm đối tượng:

Nhà quản trị tại các doanh nghiệp giao nhận (Freight Forwarders / NVOCC): Cung cấp hệ thống giải pháp thực tế để chuẩn hóa quy trình gom hàng lẻ LCL, thiết lập bộ chỉ số KPI kiểm soát rủi ro và phương pháp tối ưu hóa chi phí vận hành tại kho CFS.

Chủ hàng và doanh nghiệp xuất nhập khẩu quy mô vừa và nhỏ: Giúp các nhà quản lý xuất nhập khẩu nắm vững quy trình 12 bước vận hành hàng lẻ, hiểu rõ cấu trúc chứng từ (HBL, MBL, VGM, SI) và các loại phụ phí cảng biển để đàm phán hợp đồng dịch vụ có lợi nhất.

Sinh viên, học viên cao học và giảng viên chuyên ngành Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng: Sử dụng làm tài liệu tham khảo học thuật chuyên sâu về nghiệp vụ gom hàng đường biển, mô hình ứng dụng SERVQUAL trong logistics thực chiến và phương pháp phân tích số liệu thứ cấp từ doanh nghiệp.

Chuyên gia tư vấn chuỗi cung ứng và cơ quan quản lý cảng biển: Tham khảo các phân tích thực tế về nhu cầu hạ tầng kho bãi CFS, kết nối vận tải nội địa bằng xe đầu kéo và quy trình thông quan điện tử để hoạch định chính sách logistics vùng kinh tế trọng điểm phía Nam.

Câu hỏi thường gặp

Xuất khẩu hàng lẻ LCL mang lại lợi ích kinh tế cụ thể nào cho doanh nghiệp xuất khẩu nhỏ? Dịch vụ gom hàng lẻ LCL cho phép các doanh nghiệp không đủ hàng đóng nguyên container vẫn có thể xuất khẩu đều đặn, giảm thiểu chi phí lưu kho và tận dụng cước phí rẻ hơn nhiều so với việc thuê trọn container rỗng, giúp tiết kiệm từ 20% đến 40% chi phí vận chuyển trên mỗi mét khối hàng (CBM).

Sự khác biệt cốt lõi giữa vận đơn Master Bill of Lading (MBL) và House Bill of Lading (HBL) là gì? MBL do hãng tàu trực tiếp phát hành cho người gom hàng (Consolidator) đứng tên chủ hàng trên toàn bộ container, trong khi HBL do người gom hàng phát hành riêng lẻ cho từng chủ hàng lẻ thực tế, đóng vai trò là chứng từ sở hữu hàng hóa để nhận hàng tại trạm CFS cảng đích.

Thang đo SERVQUAL được ứng dụng như thế nào trong đánh giá dịch vụ logistics hàng lẻ? SERVQUAL đánh giá dịch vụ qua năm khía cạnh: Sự tin cậy (đúng hẹn, an toàn), Khả năng đáp ứng (tốc độ xử lý thông tin), Sự đảm bảo (chứng chỉ chuyên môn, pháp lý), Sự đồng cảm (chính sách giá, hỗ trợ 24/7) và Phương tiện hữu hình (hệ thống kho bãi CFS, công nghệ phần mềm quản lý).

Làm thế nào để hạn chế tình trạng hàng lẻ bị rớt lại (roll cargo) trong mùa cao điểm? Doanh nghiệp gom hàng cần ký kết hợp đồng dịch vụ dài hạn (Service Contract) cam kết không gian với hãng tàu, chủ động chốt thời hạn nộp SI và VGM sớm trước 24 giờ so với giờ cắt máng, đồng thời bố trí phương án dự phòng chuyển tải tại các cảng trung chuyển quốc tế.

Hệ thống thông quan điện tử ECUS5-VNACCS hỗ trợ tối ưu quy trình xuất khẩu hàng lẻ ra sao? Hệ thống ECUS5-VNACCS cho phép nhân viên chứng từ truyền dữ liệu tờ khai hải quan trực tiếp bằng chữ ký số, nhận kết quả phân luồng tự động (Xanh, Vàng, Đỏ) trong vòng vài phút, giúp rút ngắn thời gian làm thủ tục thông quan hàng lẻ tại cảng xuống dưới 2 giờ làm việc.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích toàn diện thực trạng chất lượng dịch vụ xuất khẩu hàng lẻ LCL bằng đường biển tại Công ty TNHH TM - DV Hàng hoá ANC giai đoạn 2020 - 2022.
  • Ghi nhận sự tăng trưởng vượt bậc về quy mô vận hành với số lượng đơn hàng tăng 67,7% (từ 1.771 lên 2.970 đơn hàng) và chỉ số tin cậy đạt mức 4.205/5 điểm.
  • Xác lập tỷ lệ an toàn hàng hóa tuyệt đối 100% và tỷ lệ hoàn thành chứng từ hải quan chuẩn xác 100% trong năm 2021.
  • Đóng góp hệ thống 4 nhóm giải pháp chiến lược đồng bộ bao gồm: nâng cao an toàn kho bãi CFS, tối ưu hóa giá cước tuyến Rotterdam, đẩy mạnh chuyển đổi số phần mềm quản lý và đào tạo nhân sự logistics chuyên nghiệp.
  • Lộ trình triển khai khuyến nghị chia thành 2 giai đoạn: hoàn thiện số hóa và đàm phán giá cước trong 6 tháng đầu năm 2023, tiếp tục tối ưu hóa quy trình điều phối và mở rộng thị phần đến năm 2025.

Quý độc giả, nhà nghiên cứu và các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm có thể ứng dụng trực tiếp khung phân tích và các giải pháp thực tiễn từ luận văn để nâng cao năng lực cạnh tranh cho hệ thống dịch vụ giao nhận hàng lẻ của đơn vị mình.