CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC 1.1 Khái niệm về tri thức Nonaka và Takeuchi (1995) định nghĩa “Tri thức là tiến trình năng động của con người để chứng minh niềm tin cá nhân về cái mình cho là chân lý”. Theo Davenport và Prusak (1998), tri thức là một tập hợp bao gồm kinh nghiệm, giá trị, thông tin và các kiến thức chuyên sâu có thể giúp đánh giá và kết hợp để tạo ra kinh nghiệm và thông tin mới. Họ cho rằng tri thức bắt nguồn và được áp dụng ngay trong tâm trí của con người. Trong các tổ chức, tri thức không chỉ xuất hiện trong các tài liệu mà còn trong thói quen, quá trình làm việc, thực tiễn và các chuẩn mực của tổ chức.
Grey (2007) cho rằng “Tri thức thường bị nhầm lẫn với thông tin nhưng thực chất tri thức và thông tin là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau”. Thông tin tập hợp các dữ liệu cho mục đích xác định rõ ràng được con người đúc kết, lưu trữ và dần hình thành nên tri thức. Tri thức là tài sản bên trong của con người, được tạo ra và ứng dụng bởi mỗi người, phụ thuộc vào hoàn cảnh. Trong thực tế, con người có thể dễ dàng chia sẻ thông tin nhưng rất khó để chia sẻ tri thức đến người khác.
Như vậy, tri thức là việc sử dụng đầy đủ các thông tin và dữ liệu kết hợp cùng với những kỹ năng, ý tưởng, kinh nghiệm, trực giác và động lực của con người. Theo Martensson (2000) thì tri thức là nhân tố cơ bản, có thể ứng dụng thành công giúp tổ chức tạo ra các sản phẩm và dịch vụ sáng tạo khác nhau. Không giống như những nguồn tài nguyên khác, tri thức là nguồn tài nguyên vô tận, không bị cạn kiệt trong quá trình sử dụng, rất khó sao chép, đánh giá và lựa chọn nhưng lại mang đến cho người sở hữu chúng loại hàng hóa độc đáo và duy nhất. Giá trị của tri thức có xu hướng phát triển, phổ biến và được rất nhiều tổ chức sử dụng.
Drucker (1994) kết luận tri thức là nguồn lực chính cho mỗi cá nhân nói riêng và cho tổ chức nói chung. Các nhân tố của quá trình sản xuất như đất đai, lao động, vốn không biến mất nhưng trong quá trình phát triển thì không còn quan trọng nữa. Tri LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 thức được xem là nguồn tài nguyên khó sao chép, đánh giá và lựa chọn nhưng mang đến cho người sở hữu nó loại “hàng hóa” độc đáo và duy nhất. Jain và các cộng sự (2007) cho rằng tri thức là nguồn lực đầu vào quan trọng trong hầu hết các tổ chức vì nó cho phép các tổ chức phát triển và tạo ra các lợi thế cạnh tranh của mình, trong khi Hsu (2006) nhấn mạnh tri thức giúp tổ chức đánh giá nhân viên, giúp nhân viên thực hiện công việc và tạo ra lợi thế cạnh tranh cuối cùng của tổ chức.
Do đó, việc quản lý, khai thác sử dụng tri thức có hiệu quả giúp tổ chức có thể duy trì và nâng cao lợi thế cạnh tranh và là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của một tổ chức. Kothuri (2002) nhấn mạnh tri thức trong tổ chức được xem là vốn trí tuệ và tồn tại theo hai dạng chính là hiện hữu và ẩn đi. Tri thức hiện hữu ít phụ thuộc vào con người, có thể hệ thống, đo lường, phổ biến và lưu trữ, bao gồm thông tin và kỹ năng giao tiếp và truyền tải dữ liệu đến người khác. Tri thức ẩn đi phụ thuộc rất nhiều vào cá nhân và có thể tạo ra bằng cách xử lý thông tin kết hợp cùng tri thức và kinh nghiệm.
Theo Zack (1999), phần lớn tri thức trong các tổ chức là ẩn đi nên rất khó kết nối với nhau. Do tri thức luôn nằm trong bộ não của cá nhân, bao gồm rất nhiều kỹ năng nhận thức như niềm tin, hình ảnh, trực giác và kỹ năng, không phải tài liệu, chứng từ nên rất khó để diễn giải hoặc mô tả một cách rõ ràng. Như vậy, dù ở dạng nào thì tri thức cũng được tích lũy qua kinh nghiệm hàng ngày nên có thể được chia sẻ trong quá trình tương tác giữa các cá nhân trong tổ chức. Một điểm lưu ý rằng, tri thức có thể bị mất đi hoặc rời khỏi tổ chức khi nhân viên sở hữu đó không còn làm việc cho tổ chức, hay khi tổ chức quyết định thay đổi cơ cấu của các nhóm làm việc hoặc khi các tổ chức áp đặt tri thức khác vào quy trình làm việc.
Chính vì vậy, tri thức ẩn đi có giá trị chiến lược hơn đối với tổ chức vì nó được sinh ra từ các tình huống và sự kiện cụ thể trong quá trình làm việc nên rất khó để sao chép. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.2 Phân loại tri thức 1.1 Tri thức tổ chức Theo Cabrera (2002), tri thức tổ chức ảnh hưởng bởi văn hóa tổ chức và được định nghĩa bởi tổ chức, bao gồm tri thức bên ngoài và tri thức ẩn đi của tất cả nhân viên từ quá khứ đến hiện tại, được xem là chiến lược và tài sản không nhìn thấy được của tổ chức. Xem tri thức là nguồn lực, tài nguyên vô giá, các tổ chức đầu tư thời gian và tiền bạc để không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh, đạt được năng lực cạnh tranh cốt lõi. Năng lực cạnh tranh phụ thuộc vào mức độ chuyên nghiệp và kỹ năng của tất cả nhân viên trong tổ chức.
Để có thể duy trì và xây dựng năng lực cạnh tranh cốt lõi, tổ chức phải xây dựng một chiến lược và hệ thống để phát triển tri thức. Smith và Bollinger (2001) cho rằng tri thức chỉ có thể tích lũy khi nó được chính các nhân viên trong tổ chức chia sẻ cùng nhau và cần xác định rõ cần xây dựng hệ thống giao tiếp hiệu quả để đạt được mục tiêu chia sẻ tri thức, nâng cao tri thức của tổ chức. Tri thức tổ chức bao gồm các đặc tính: - Không thể sao chép: tri thức tổ chức là duy nhất; - Hiếm có: do phụ thuộc vào kinh nghiệm và kiến thức của nhân viên trong hiện tại và quá khứ; - Có giá trị: dựa vào khả năng gia tăng giá trị và đạt được năng lực cạnh tranh chiến lược; - Không thể thay thế: do sức mạnh tổng hợp của nhân viên nhưng không thể nhân rộng.2 Tri thức cá nhân Tri thức cá nhân là một trong những nguồn tài nguyên của tổ chức và được xây dựng từ chính cá nhân, dù là bên ngoài hay ẩn đi, cũng có thể tăng giá trị vào các sản phẩm, khách hàng và cho chính tổ chức. Quá trình chia sẻ tri thức giữa các cá nhân không chỉ gia tăng tri thức cho tổ chức mà còn cho chính cá nhân đó.
Một cá nhân không có khả năng tương tác với các nhóm làm việc trong tổ chức thì không thể chia sẻ tri thức (Ipe, 2003). Đối với tổ chức, để có thể tối đa hóa lợi ích từ tài sản tri thức, điều quan trọng cần phải thúc đẩy sự chia sẻ giữa từng nhân viên. Nếu không có sự LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 tham gia của chính nhân viên, khả năng tối đa hóa tài sản tri thức của tổ chức sẽ bị ảnh hưởng đáng kể (Cabrera, 2002). “Biết ai đó”, “Biết cái gì” và tri thức sắp đặt là ba loại của tri thức cá nhân để có thể gia tăng giá trị cho tổ chức.
Tri thức sắp đặt được định nghĩa là những khả năng, tài năng và năng khiếu của từng cá nhân (Ipe, 2003). Chia sẻ tri thức cá nhân có thể xảy ra trong nhiều hình thức như đào tạo bên ngoài, giáo dục, các tạp chí, nghiên cứu hay trong các hình thức nhỏ hơn như các cuộc họp trao đổi về công việc trực tiếp. Cá nhân là một phần của tổ chức và tri thức của cá nhân là nguồn lực tri thức quan trọng của tri thức tổ chức.3 Vai trò của tri thức Trong vài thập niên gần đây, với sự tác động mạnh mẽ của tiến bộ khoa học mà đặc biệt là sự bùng nổ của công nghệ thông tin và truyền thông, thế giới đang ngày càng biến chuyển, dần dần hướng tới một nền kinh tế và xã hội mới nơi mà thông tin và tri thức được xem là nguồn lực chủ yếu. Trong bối cảnh đó, tri thức đang ngày càng khẳng định vai trò to lớn của mình, là tiền đề quan trọng để hình thành nên xã hội tri thức, nền kinh tế tri thức và đây chính là mục tiêu hướng tới của nhiều quốc gia trên thế giới hiện nay.
Trong mọi lĩnh vực hoạt động khoa học, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội.tri thức vẫn luôn đóng một vai trò hết sức quan trọng, tri thức vẫn luôn được tìm kiếm, phát triển và có tác động to lớn đến sự phát triển của xã hội loài người. Tri thức là động lực để nâng cao sức sản xuất và tăng trưởng kinh tế, triển vọng ra đời một xã hội giàu có – công bằng – văn minh – dân chủ, ứng dụng các phát minh sáng chế trong các lĩnh vực. Tri thức góp phần tạo nên mọi thành tựu tiến bộ trong lịch sử phát triển của văn mình nhân loại.2 Quản trị tri thức 1.1 Khái niệm về quản trị tri thức Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị tri thức, sau đây là một vài định nghĩa được nhiều người quan tâm. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 10 Armstrong (2009) định nghĩa quản trị tri thức (QTTT) là “bất kỳ quá trình của việc tạo ra, tiếp thu, nắm bắt, chia sẻ, và sử dụng tri thức ở bất kỳ nơi nào, để nâng cao sự học hỏi và hiệu quả làm việc trong các tổ chức, là quá trình quản trị và thúc đẩy các kiến thức của tổ chức một cách tự động và tích cực.” Mục tiêu của quản trị tri thức là nắm bắt và truyền tải tri thức trong tổ chức trước khi nó bị quên lãng hay bị mất đi do nhân viên nghỉ việc.
Tri thức được cất giữ trong bộ não của nhân viên nên là tài sản vô cùng quan trọng, do đó, quản trị tri thức cũng như chia sẻ tri thức cũng quan trọng không kém. Trong các thuật ngữ kinh tế, quản trị tri thức là sự phản ứng cần thiết của tổ chức để nâng cao sự sáng tạo và khai thác hiệu quả tri thức (Scarborough và Carter, 2000). Quản trị tri thức giúp tổ chức nâng cao lợi thế cạnh tranh. Bất kỳ sáng kiến, kế hoạch, chương trình, hệ thống hay sự thay đổi nhu cầu đều đặn cần có chiến lược rõ ràng.