CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC MÔ HÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG 1. QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG LÀ GÌ? 1. Khái niệm về dự án. * Dự án là một khái niệm rất cụ thể, vậy dự án là gì và các công tác quản lý cũng như điều hành trong dự án là thế nào.
Để có câu trả lời cụ thể và chính xác chúng ta sẽ đưa ra khái niệm của dự án và xem xét cách triển khai một dự án. * Dự án là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan đến với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách. * Mỗi dự án có một số đặc điểm sau: - Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng. Thông thường các mục tiêu này sẽ được lượng hoá thành các chỉ tiêu cụ thể.
Có thể trong giai đoạn đầu tồn tại nhiều mục tiêu song nếu dự án chỉ được hoàn thành sau thời điểm dự kiến thì thì có thể mục tiêu đó đã không còn hoặc giảm hiệu quả lợi ích. Bất kỳ sự trễ hạn nào cũng kéo theo một chuỗi các bất lợi như bội chi, khó tổ chức lại nguồn lực, tiến độ cung cấp vật tư, nhân lực, không đáp ứng được nhu cầu sản phẩm vào đúng thời điểm mà cơ hội xuất hiện như dự án ban đầu. - Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể. Nếu chỉ có một kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiến trình thì kết quả đó không được gọi là dự án.
- Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thông thường là <= 3 năm) nghĩa là phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. - Dự án được xem là một chuỗi các hoạt động nhất thời. Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời gian nhất định để đạt được các mục tiêu đã đề ra, sau đó tổ chức này sẽ giải tán hay thay đổi cơ cấu tổ chức cho phù hợp với mục tiêu mới. Nghĩa là một dự án có một chu kỳ hoạt động.
Chu kỳ hoạt động của dự án gồm nhiều giai đoạn khách nhau : HV: Nguyễn Đình Chinh 7 QTKD 2011 - 2013 VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI + Khởi đầu dự án + Triển khai dự án + Kết thúc dự án. - Mỗi dự án đều bị ràng buộc về nhân lực, tiền bạc, phương tiện, dụng cụ, thời gian, trí tuệ. Các nguồn lực này gắn kết chặt chẽ với nhau tạo nên khuôn khổ của 1 dự án. Đồng thời, đó cũng là sự phản ánh chính xác mức độ thành công của một dự án.
- Dự án luôn tồn tại trong một môi trường không chắc chắn. Tất cả các dự án dù quy mô nhỏ hay quy mô lớn đều được triển khai trong một môi trường luôn biến đổi. Do đó, mọi công tác điều hành dự án từ chi phí, tiến độ đến chất lượng của dự án đều phải tính đến hiện tượng này để phân tích tính hiệu quả, ước lượng các rủi ro gặp phải, lựa chọn các giải pháp phù hợp để giảm thiểu sự bất lợi gián tiếp cũng như trực tiếp đến sự thành công của dự án. - Dự án là một công việc không thường kỳ.
Khái niệm về đầu tư dự án * Dự án đầu tư: Là tập hợp các đề xuất về việc bỏ vốn tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những đối tượng nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, cải tiến hoặc nâng cao chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ nào đó, trong một khoảng thời gian nhất định. * Một dự án có thể xác định theo nhiều cách. Dự án có thể là do các bộ ngành hữu quan đề xuất, có thể bắt nguồn từ quá trình xây dựng các kế hoạch kinh tế quốc gia hay các doanh nghiệp tư nhân cũng như nhà nước cũng có các dự án đòi hỏi chính phủ phải trợ giúp hoặc phê chuẩn trước khi thực hiện (như với các dự án loại 1 có tính quan trọng cũng như trọng điểm với quốc gia) * Khi thực hiện một dự án bao giờ cũng có sự mâu thuẫn tiềm ẩn giữa về lợi ích và các người thực hiện dự án và toàn xã hội. Lý do là lợi ích của dự án và các ch- ương trình công cộng chỉ tập trung cho một bộ phận dân chúng.
Chẳng hạn như một hệ thống nước sạch chỉ giúp ích cho một xã hay một thôn nhỏ, thậm chí là một gia đình. Nói cách khác dự án đầu tư này chỉ giúp ích cho một bộ phận nhỏ của cộng HV: Nguyễn Đình Chinh 8 QTKD 2011 - 2013 VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI đồng mà thôi. Những đối tượng do nhận biết lợi ích do dự án mang lại cho mình nên có xu hớng ủng hộ mạnh mẽ. Đồng thời nếu các chi phí của dự án được cung cấp phần lớn bằng chi phí bằng tiền ngân sách của nhà nước của chính phủ đó là kinh phí được phân bổ rộng rãi cho toàn xã hội, thì sẽ không có một nhóm người hay một tổ chức nào thấy mình phải chịu phần lớn gánh nặng chi phí của dự án.Kết quả có thể đoán trước được là những người được hởng lợi từ dự án có xu hướng tạo thành một nhóm hay một tổ chức lên tiếng ủng hộ mãnh mẽ cho sự tồn tại của dự án, trong khi đó phía nhóm người hay tổ chức thua thiệt (Là những người gánh chịu chi phí của dự án) lại quá phân tán và những mất mát cá nhân trong số họ là quá nhỏ, nên họ không thể trở thành đối trọng có hiệu quả để chống lại nhóm đối tượng hưởng lợi mang tính tập trung cao.
* Nói cụ thể dự án có thể chi phí cao 100% trong khi mức lợi ích là 50% nếu xét trên toàn xã hội, nhng nếu nhóm hởng lợi chỉ chịu 5% mức tổng chi phí của dự án, họ sẽ thấy đây là một dự án vô cùng tốt và sẽ gây áp lực mạnh mẽ để dự án được thực hiện. Chính vì vậy mà chúng ta nên có một hệ thống thẩm định dự án tốt nhằm bảo vệ lợi ích của bên đầu tư và bên được hưởng lợi trực tiếp. Khái niệm quản lý dự án xây dựng * Đó là việc vận dụng các tri thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào những hoạt động DA để đạt được các yêu cầu đề ra của DA. * Việc QLDA được thực hiện bằng cách áp dụng và tích hợp các quá trình QLDA là khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, kiểm soát và kết thúc.
* Chủ nhiệm DA là người chịu trách nhiệm hoàn thành các mục tiêu của DA. * Các yêu cầu cơ bản về quản lý dự án - Xác định những yêu cầu của DA. - Hiểu rõ phạm vi của DA. - Đề ra các mục tiêu rõ ràng và khả thi.
- Cân nhắc giữa y/c tương khắc về CL/Công việc, Thời gian và Chi phí (tối ưu hoá) - Lập và thực hiện một kế hoạch quản lý rủi ro có hiệu quả. HV: Nguyễn Đình Chinh 9 QTKD 2011 - 2013 VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI - Điều chỉnh các qui cách, kế hoạch và hướng tiếp cận sao cho phù hợp với những ưu tư và nguyện vọng khác nhau của những người có liên quan. Chất lượng Quản lý chất lượng công việc Điểm tối ưu Quản lý rủi ro Quản lý Điểm cân bằng chi phí quản lý tiến độ Chi phí Thời gian Cá á án Hình 1.1: Mục tiêu của công tác QLDA 1. NỘI DUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG 1.
Quá trình quản lý dự án * Bước 1: Lập dự án đầu tư * Bước 2: Chuẩn bị đầu tư * Bước 3: Thẩm định dự án đầu tư * Bước 4: Thực hiện đầu tư * Bước 5: Lập kế hoạch * Bước 6: Tổ chức thực hiện và kiểm soát * Bước 7: Bàn giao 1. Nội dung quản lý dự án Xây dựng 1. Lập dự án đầu tư * Giai đoạn lập dự án chính là giai đoạn chuẩn bị dự án đầu tư xây dựng cơ bản hay còn gọi là giai đoạn chuẩn bị đầu tư, gồm hai công việc chính, đó là: HV: Nguyễn Đình Chinh 10 QTKD 2011 - 2013 VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI * Thứ nhất: Xây dựng ý tưởng dự án: là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó. Xây dựng ý tưởng dự án được bắt đầu ngay khi dự án bắt đầu hình thành, trên cơ sở các nguồn lực của nhà đầu tư và mục tiêu đạt được cuối cùng của dự án.
* Thứ hai: Phát triển dự án: phát triển dự án là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế nào mà nội dung của nó tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch. Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của một dự án. Nội dung của giai đoạn này bao gồm những công việc sau: - Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức dự án. - Lập kế hoạch tổng quát - Phân tích công việc của dự án.
- Lập kế hoạch ngân sách - Thiết kế sản phẩm quy trình sản xuất - Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết - Lập kế hoạch chi phí và dự báo dòng tiền thu chi - Xin phê chuẩn thực hiện * Đối với một dự án lớn, để thực hiện giai đoạn này một cách đầy đủ, đồng thời để tránh những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hình thành dự án và tiết kiệm nguồn lực, cần phải thực hiện các bước sau: - Nghiên cứu và phát hiện cơ hội đầu tư (Lập Báo cáo nghiên cứu cơ hội đầu tư); - Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn dự án (Lập Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi); - Nghiên cứu tính khả thi của dự án (Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi); - Trong tất cả các giai đoạn từ khi chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc xây dựng đựa dự án vào khai thác vận hành thì giai đoạn chuẩn bị đầu tư là quan trọng nhất, nó tạo tiền đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở các giai đoạn sau, đặc biệt là đối với giai đoạn vận hành kết quả đầu tư. HV: Nguyễn Đình Chinh 11 QTKD 2011 - 2013 VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI 1.