Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1 Khái niệm, vai trò và mục tiêu của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.1 Khái niệm cung ứng nguyên vật liệu. Cung ứng nguyên vật liệu là nghiệp vụ đảm bảo việc có được những thiết bị, vật liệu, vật tư, dịch vụ phù hợp, đúng chất lượng, đúng số lượng, đúng địa điểm, thời gian, với giá hợp lý và từ đúng nguồn (Project Management Body of Knowledge, 2000). Theo Arjan Van Weele (2010), cung ứng nguyên vật liệu là việc quản lý nguồn lực nhằm cung cấp tất cả các hàng hoá, dịch vụ cần thiết cho các hoạt động sản xuất của công ty ở điều kiện thuận lợi nhất. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động cung ứng ngoài hoặc tự chế biến cần thiết trong quá trình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp và được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc, …Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp sản xuất thường xuyên phải sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình, nên việc cung ứng nguyên vật liệu theo nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp là một trong những hoạt động cốt lõi nhằm tạo ra yếu tố đầu vào một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu sản xuất và kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Trong luận văn này tác giả muốn đề cập tới việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cho quá trình sản xuất nên nguyên vật liệu sẽ bao gồm các loại như sau: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là loại NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị NVL được chuyển vào giá trị sản xuất kinh doanh trong kỳ. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 5 - Vật liệu phụ: Là loại NVL được sử dụng trong sản xuất để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất. Các loại NVL này không cấu thành nên thực thể sản phẩm.
- Nhiên liệu: Là những loại có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất…Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng như xăng, dầu; ở thể rắn như than, củi, ở thể khí như gas. Tóm lại cung ứng nguyên vật liệu là các hoạt động nghiệp vụ mà các doanh nghiệp sau khi xem xét, tìm hiểu về các nhà cung cấp để cùng đàm phán, thỏa thuận các điều kiện cung ứng, thanh toán và các nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển,., để cho lượng hàng hoá cung ứng vào của doanh nghiệp đúng đủ về số lượng, chất lượng, kịp thời theo tiến độ sản xuất kinh doanh tương ứng với chi phí thấp nhất. Cung ứng nguyên vật liệu là một phần trong chuỗi cung ứng của một công ty, là mắt xích đáp ứng những yếu tố đầu vào làm tiền đề cho hoạt động sản xuất.2 Vai trò của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu. Vai trò quan trọng của cung ứng nguyên vật liệu xuất phát từ tầm quan trọng của việc phải tổ chức, chỉ đạo, kiểm soát hoạt động cung ứng sao cho: - Hoạt động cung ứng được thường xuyên, đều đặn, liên tục, đủ về số lượng, chất lượng, giúp cho việc sản xuất liên tục, đúng theo kế hoạch bán hàng và dự trữ của doanh nghiệp, đảm bảo tính sẳn có của hàng hóa trên thị trường.
- Hoạt động cung ứng với vai trò của mình mang lại lợi ích tiết kiệm chi phí cho công ty. Thông thường, trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí cung ứng nguyên vật liệu chiếm tới 60% doanh thu. Bất kỳ tiết kiệm nào từ chi phí cung ứng nguyên vật liệu sẽ đóng góp trực tiếp vào lợi nhuận. Tập đoàn toàn cầu như Wal-Mart, Dell, HP, Nokia và Zara đã chứng minh rằng nó có thể đạt được vị trí dẫn đầu ngành công nghiệp thông qua việc quản lý hiệu quả và cung ứng nguyên vật liệu hiệu quả, không phân biệt bản chất của ngành công nghiệp.
Do đó, nhiều công ty đang tìm nguồn cung ứng nguyên vật liệu khác trong thời gian gần đây từ khắp thế giới trong việc theo đuổi chi phí thấp hơn. Vai trò của hoạt động cung ứng nguyên vật liệu được mở rộng đáng kể và tác động của nó về hoạt động của công ty bắt đầu nhận được sự quan tâm đáng TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 6 kể của lãnh đạo cấp cao (Das và Narasimhan, 2000; Ellram et al, 2002.1, cụ thể chi phí cung ứng nguyên vật liệu có thể ảnh hưởng tới 80% chi phí của một công ty (Hartmann, Kerkfeld & Henke, 2012). Dịch vụ hành chính Đầu tư dài hạn Mua thiết bị Bán hàng Chi phí sản phẩm trực tiếp Bán lẻ Máy Điện tử Tự động Dược Công Cấu trúc tính gia dụng phẩm nghiệp dịch điển hình vụ Hình 1.1: Phần trăm của giá vốn hàng bán của chi phí cung ứng nguyên vật liệu (Nguồn: Hartmann, Kerkfeld & Henke, 2012) Cấu trúc chi phí cụ thể tại hai hình thức công ty sản xuất và công ty dịch vụ có thể được mô tả theo hai biểu đồ sau: Hình 1.2: Cấu trúc chi phí trong công ty sản xuất TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.3: Cấu trúc chi phí trong công ty dịch vụ (Nguồn: Importance of purchasing today – Flexstudy) Từ hình 1.3 có thể thấy chi phí nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất của các công ty chiếm một tỷ trọng rất lớn, đặc biệt là công ty sản xuất kinh doanh. Vì vậy, nếu giảm 8% trong chi phí cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cho một công ty sản xuất (55% doanh thu) có thể làm tăng lợi nhuận trên doanh thu lên 5 phần trăm.3 Các phương pháp và quy tắc cung ứng nguyên vật liệutrong doanh nghiệp 1.1 Các phương pháp cung ứng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1 Căn cứ vào quy mô Cung ứng nguyên vật liệu theo nhu cầu tình hình sản xuất: trước khi xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần phải đảm bảo thông tin chính xác trong báo cáo hàng tồn kho (độ chính xác 99%) thì mới có thể hoạch định chính xác lượng vật liệu cần cung ứng.
Lượng hàng thích hợp một lần cung ứng = Lượng hàng theo nhu cầu + Tồn kho tối thiểu – (Tồn đầu kỳ + Tồn cuối kỳ). Phương pháp này có ưu điểm sau: - Cơ sở để xác định nhu cầu nguyên vật liệu đơn giản. Nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu được xác định xuất phát từ kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp hay TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 của các bộ phận phòng bán hàng trong doanh nghiệp, lượng tồn kho được giảm thiểu ở mức thấp nhất. Vì vậy, sẽ tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, lưu giữ hàng hoá và các chi phí khác.
- Quá trình cung ứng nguyên vật liệu diễn ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá, tình hình cung cầu vật tư., thì sẽ giảm thiểu những thiệt hại khách quan gây ra. Bên cạnh đó cung ứng nguyên vật liệu theo nhu cầu cũng có nhược điểm sau: Vì cung ứng nguyên vật liệu theo nhu cầu nên hoạt động cung ứng nguyên vật liệu sẽ chịu áp lực rất lớn từ sản xuất, thời gian cung ứng, chủng loại hàng,., và chi phí cung ứng thường cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi, chiết khấu khi giao dịch. Cung ứng nguyên vật liệu theo lô lớn: Cung ứng nguyên vật liệu theo lô lớn là lượng hàng cung ứng một lần nhiều hơn nhu cầu cần thực tế của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Bởi vậy, biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng sẽ nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí cung ứng nguyên vật liệu.
Nếu gọi các thông số: Q : Sản lượng hàng/01đơn hàng Q* : Sản lượng hàng tối ưu/01đơn hàng D : Nhu cầu hàng năm S : Chi phí đặt hàng H : Chi phí tồn trữ/01 đơn vị/01 năm d : Nhu cầu ngày L : Thời gian vận chuyển đơn hàng (Lead time). TC : Chi phí tồn kho. Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: Q * = 2 DS/H TC = H x Q*/2 + D x S/Q* Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí cung ứng nguyên vật liệu, bảo quản là thấp nhất. Từ đó có thể thấy cung ứng theo lô có những ưu điểm sau: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 9 - Chi phí cung ứng nguyên vật liệu có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp.
- Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng. Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là: - Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. - Chi phí bảo quản, bảo hiểm, rủi ro khác liên quan đến hàng hoá lớn.2 Căn cứ vào hình thức Căn cứ theo hình thức cung ứng nguyên vật liệu thì có những phương pháp như sau: - Cung ứng nguyên vật liệu tập trung: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách theo nhóm hàng, mặt hàng. - Cung ứng nguyên vật liệu theo ủy thác: Doanh nghiệp ủy thác cho một tổ chức kinh tế khác thực hiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu.
- Liên kết cung ứng nguyên vật liệu phân tán tiêu thụ: Các doanh nghiệp cùng liên kết với nhau cùng cung ứng chung một loại nguyên vật liệu vật tư, sau đó phân phối lại theo nhu cầu mà các bên đã thỏa thuận.3 Căn cứ vào thời hạn tín dụng Căn cứ theo thời hạn tín dụng thì có những phương pháp cung ứng nguyên vật liệu như sau: - Cung ứng nguyên vật liệu thanh toán ngay: Theo phương thức này thì khi bên bán giao hàng đã nghiệm thu đạt thì doanh nghiệp phải làm thủ tục thanh toán cho bên bán. - Cung ứng nguyên vật liệu thanh toán có thời hạn: Sau khi bên bán giao hàng đã nghiệm thu đạt thì hạn thanh toán sẽ được tính kể từ ngày nhận hàng đạt và nhận được hóa đơn tương ứng với thời gian thỏa thuận thanh toán của hai bên.