CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ NỘI DUNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Một số vấn đề chung về kế toán 1. Khái niệm Khoa học và nghề nghiệp là hai khía cạnh chủ yếu được xoay quanh khi đưa ra các khái niệm khác nhau về kế toán. Xét trên khía cạnh khoa học: “Kế toán là khoa học về thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính gắn liền với một tổ chức nhất định thông qua hệ thống các phương pháp riêng biệt.” (Võ Văn Nhị và cộng sự, 2007, trang 07) Xét trên khía cạnh nghề nghiệp: “Kế toán là công việc tính toán, ghi chép bằng con số mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại một tổ chức nhất định nhằm phản ánh, kiểm tra tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị”.
(Võ Văn Nhị và cộng sự, 2007, trang 07) o Theo Ủy Ban Nguyên Tắc Kế Toán của Mỹ (APB) đã định nghĩa: “Kế toán là một dịch vụ. Chức năng của nó là cung cấp thông tin định lượng được của các tổ chức kinh tế, chủ yếu là thông tin tài chính giúp người sử dụng đề ra các quyết định kinh tế.” (Accounting Principles Board – 1970) o Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) định nghĩa: “Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại tổng hợp theo một cách riêng có bằng những khoản tiền các nghiệp vụ và các sự kiện mà chúng có ít nhất một phần tính chất tài chính và trình bày kết quả của nó” o Theo Ủy Ban Thực Hành Kiểm Toán Quốc Tế (International Auditing Practices Committee): “Một hệ thống kế toán là hàng loạt các nhiệm vụ ở một doanh nghiệp mà nhờ hệ thống này các nghiệp vụ được xử lý như một phương tiện duy trì các ghi chép tài chính” Khi nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường, quan hệ kinh tế tài chính giữa các chủ thể kinh tế được mở rộng, nhu cầu về thông tin kế toán cũng vì thế trở nên đa dạng hơn. Mục đích của kế toán không chỉ cung cấp thông tin chủ yếu cho bản thân DN, cho TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 8 Nhà nước, mà còn cung cấp thông tin cho các đối tượng như ngân hàng, các nhà đầu tư tương lai, nhà cung cấp, khách hàng v. Vì vậy, định nghĩa kế toán nhấn mạnh đến chức năng cung cấp thông tin và chức năng này được coi là chức năng cơ bản nhất của kế toán.
Các định nghĩa sau này kể cả Việt nam cũng như các nước trên thế giới đều nhấn mạnh đến chức năng cung cấp thông tin của kế toán. Do đó, theo Luật kế toán Việt Nam (Luật kế toán số 03/2013/QH11 được quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 17 tháng 06 năm 2003) định nghĩa như sau: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”. Tóm lại, dù rằng kế toán luôn có sự thay đổi qua từng thời kỳ kinh tế xã hội và được sử dụng cho những mục đích khác nhau thì kế toán đều được ghi nhận là một môn khoa học thực hiện quá trình thu thập và xử lí thông tin, là nguồn cung cấp thông tin chủ yếu cho đối tượng có nhu cầu sử dụng những thông tin này, và để định nghĩa được kế toán là gì cần dựa vào hình thái kinh tế xã hội nơi mà hoạt động kế toán đó diễn ra. Vai trò và tác dụng Kế toán ngày càng thể hiện vai trò quan trọng không thể thiếu trong quản lý của nhà nước và DN, đặc biệt khi nền kinh tế xã hội đang trên đà phát triển không ngừng thì nhu cầu về việc cập nhật thông tin tài chính kế toán một cách kịp thời, chính xác để phục vụ cho việc điều hành và quản lý DN càng trở nên cấp thiết hơn.
Vai trò của kế toán thể hiện cụ thể sau đây: Đối với nhà nước: Thông tin kế toán là cơ sở để thực hiện việc theo dõi, tổng hợp thông tin, tính thuế, kiểm tra nhằm đáp ứng nhu cầu quản lí chung của nhà nước (Võ Văn Nhị và cộng sự, 2007) Đối với các doanh nghiệp: Thông tin kế toán là cơ sở để DN lập kế hoạch, theo dõi, kiểm tra, đánh giá, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc chấp hành pháp luật, là căn cứ để giải quyết các tranh chấp và là cơ sở để ra các quyết định (Võ Văn Nhị và cộng sự, 2007) TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 9 Đối với các nhà đầu tư, các cổ đông, các khách hàng, các nhà cung cấp.: Kế toán sẽ giúp họ lựa chọn các mối quan hệ phù hợp nhất để quá trình đầu tư góp vốn, mua hàng và bán hàng đem lại hiệu quả cao. Phân loại kế toán Để thực hiện nhiệm vụ cung cấp thông tin kịp thời, hữu ích phục vụ từng loại đối tượng khác nhau, thông tin phù hợp khác nhau, kế toán được phân loại ra làm hai phân hệ: Kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT). Kế toán tài chính (KTTC): Là việc thu thập, xử lí kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính (BCTC) cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. (Luật Kế toán, khoản 2, điều 4) Kế toán quản trị (KTQT): Là việc thu thập, xử lí, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán.
(Luật Kế toán, khoản 3, điều 4) Do đối tượng sử dụng thông tin khác nhau, mục đích sử dụng thông tin khác nhau nên có sự khác nhau giữa KTTC và KTQT. Nội dung tổ chức công tác kế toán (CTKT) trong DN Tổ chức CTKT là việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động SXKD. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán 1. Vận dụng chứng từ kế toán Tổ chức chứng từ kế toán là thiết lập các thủ tục cần thiết để hình thành nên một bộ chứng từ đầy đủ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm thiết lập hệ thống thông tin ban đầu hợp pháp, hợp lệ phục vụ cho nhu cầu quản lý và xử lí ghi sổ kế toán.
Thông thường trong một DN để có được bộ chứng từ như vậy cần đi qua các bước sau: Xác định loại chứng từ cần dùng TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 10 Để xác định được loại chứng từ nào là cần thiết cho DN, loại chứng từ nào không cần thiết, phụ thuộc vào các yếu tố sau: Chứng từ phải phù hợp với qui định của pháp luật hiện hành: Đối với quốc gia có qui định chứng từ kế toán như Việt Nam về: loại chứng từ bắt buộc, loại chứng từ hướng dẫn, các chi tiết cần có trong chứng từ kế toán, phương pháp lập chứng từ…khi đó DN cần thực hiện theo đúng qui định của pháp luật. Chứng từ được thực hiện theo yêu cầu nội bộ DN: Là những chứng từ mà DN cần có để phục vụ cho công tác quản trị, các loại báo cáo KTQT như xác định kết quả thực hiện công việc của nhân viên, xác định mức lợi nhuận mục tiêu v. Chứng từ được thực hiện theo yêu cầu của bên thứ ba: Nếu bên khách hàng hoặc một đối tác thứ ba thực hiện giao dịch với DN và đòi hỏi những giấy tờ có liên quan như giấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, giấy xác nhận trọng lượng… thì DN cần thực hiện theo yêu cầu để giao dịch có thể được thực hiện. Thiết kế và lựa chọn mẫu chứng từ Sau khi xác định được loại chứng từ cần thiết, DN cần thiết kế biểu mẫu, nội dung chứng từ kế toán theo đúng qui định và phù hợp với nhu cầu quản lý.
Chứng từ kế toán được thiết kế nên thỏa mãn các yêu cầu sau: - Tính thống nhất trong biểu mẫu: Lãnh đạo DN cần phê duyệt biểu mẫu nhằm đảm bảo chúng được thiết kế phù hợp với các yêu cầu pháp lí và quản lý trước khi chính thức đưa vào sử dụng. - Tính đầy đủ: Chứng từ kế toán cần chứa đựng những thông tin cần thiết cũng như mức độ chi tiết của thông tin đối với mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Tính kiểm soát: Chứng từ kế toán cần thiết kế phù hợp với từng bộ phận sử dụng, có những đặc điểm riêng khác để phân biệt được chứng từ kế toán của từng bộ phận khác nhau trong đơn vị, giúp nhân viên kiểm soát được chứng từ kế toán một cách dễ dàng tránh nhầm lẫn. Tính kiểm soát còn thể hiện qua những vấn đề như chống các hành vi cạo sửa, giả mạo chứng từ, đối với chứng từ điện tử cần được mã hóa đảm bảo an toàn TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 11 dữ liệu điện tử trong quá trình xử lí truyền tin và lưu trữ; có các biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng qui định.
- Tính cập nhật: Trong quá trình thực hiện, DN cần thường xuyên xem lại các biểu mẫu chứng từ, cập nhật sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế hoạt động SXKD tại đơn vị. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ Bước này xác định hành trình của một bộ chứng từ kế toán như nó được lập bởi ai, thuộc bộ phận nào, sau đó được luân chuyển đến bộ phận nào để ghi nhận, xử lí và cuối cùng lưu trữ bảo quản tại đâu. Quá trình này nhằm đảm bảo tính kiểm tra, kiểm soát tình hình hoạt động của đơn vị để TTKT được ghi nhận một cách trung thực đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị. Tổ chức kiểm tra chứng từ Trước khi chứng từ kế toán được ký duyệt bởi các bộ phận cá nhân có thẩm quyền, việc kiểm tra tính trung thực, chính xác, kiểm tra tính hợp pháp và hợp lí của nó là một việc làm cần thiết nhằm đảm bảo chất lượng của chứng từ kế toán.
Vận dụng tài khoản Tài khoản kế toán là công cụ để hệ thống hóa thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị phục vụ cho mục đích quản lý.