Chương 1 - CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HÓA VÀ NHIỆM VỤ KẾ HOẠCH ĐTXD TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC 1 1. Lý thuyết chung về công tác kế hoạch hóa 1. Khái niệm kế hoạch hóa doanh nghiệp Kế hoạch hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là một hoạt động chủ quan có ý thức có tổ chức của con người nhằm xác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự và cách thức tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Khái niệm trên đã khẳng định kế hoạch được xác định là một khâu đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý doanh nghiệp.
Nó thể hiện ý đồ của chủ thể quản lý đối với sự phát triển trong tương lai của đối tượng quản lý và các giải pháp để thực thi có hiệu quả các mục tiêu xác định. Kế hoạch hoá doanh nghiệp thể hiện kỹ năng tiên đoán mục tiêu phát triển và tổ chức quá trình thực hiện mục tiêu đặt ra. Công tác này bao gồm các hoạt động chính như mô tả trong Hình 1. 1 Quy trình kế hoạch hóa trong doanh nghiệp 11 - Lập kế hoạch: đây là khâu giữ vị trí quan trọng hàng đầu trong công tác kế hoạch hoá doanh nghiệp, là quá trình xác định các mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch và đề xuất chính sách giải pháp áp dụng.
Kết quả của việc soạn lập kế hoạch là một hệ thống các kế hoạch của doanh nghiệp được hình thành và đó chính là cơ sở cho việc thực hiện các công tác sau của kế hoạch hoá. - Tổ chức thực hiện, kiểm tra, điều chỉnh và đánh giá kế hoạch: đây là những hoạt động tiếp sau của công tác kế hoạch hoá nhằm biến kế hoạch vào thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Công tác này gồm có quá trình tổ chức, phối hợp hoạt động của các bộ phận, các yếu tố nguồn lực của doanh nghiệp, triển khai các hoạt động khác nhau theo các mục tiêu kế hoạch đặt ra. Quá trình triển khai kế hoạch không chỉ đơn giản là xem xét những hoạt động cần thiết của doanh nghiệp mà nó còn thể hiện ở khả năng dự kiến, phát hiện những điều bất ngờ có thể xuất hiện trong quá trình hoạt động và khả năng ứng phó những điều bất ngờ đó.
- Kiểm tra: đây là công việc theo dõi, điều chỉnh kế hoạch giúp doanh nghiệp không chỉ xác định được tất cả những rủi ro trong hoạt động của mình mà còn có khả năng quản lý rủi ro với sự hỗ trợ của việc tiên đoán có hiệu quả và xử lý những rủi ro đó trong quá trình thực hiện mục tiêu đặt ra. Công tác đánh giá kế hoạch sẽ là cơ sở giúp cho doanh nghiệp xây dựng những phương án kế hoạch tiếp sau một cách chính xác và sát thực hơn. Như vậy, kế hoạch hoá doanh nghiệp thực chất là một quy trình hoàn toàn rõ ràng dựa trên cơ sở một phương pháp khoa học, nó gồm quá trình xây dựng kế hoạch, tổ chức thực thi và đánh giá kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch. Vai trò của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp Trong nền kinh tế thị trường, những dấu hiệu của thị trường là cơ sở để các doanh nghiệp thực hiện hành vi sản xuất, kinh doanh của mình.
Tuy vậy kế hoạch hoá vẫn là cơ chế quản lý cần thiết, hữu hiệu. Lập luận về sự tồn tại 12 và phát triển của kế hoạch hoá doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường xuất phát từ chính vai trò của nó trong quản lý doanh nghiệp. Những vai trò chính được thể hiện như sau: - Tập trung sự chú ý của các hoạt động trong doanh nghiệp vào các mục tiêu. Kế hoạch hoá là nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, cho nên chính các hoạt động của công tác kế hoạch hoá là tập trung sự chú ý vào những mục tiêu này.
Lập kế hoạch - khâu đầu tiên và quan trọng nhất trong nội dung của quy trình kế hoạch hoá là công việc duy nhất có liên quan tới việc thiết lập các mục tiêu. - Ứng phó những bất định và đổi thay của thị trường. Lập kế hoạch là dự kiến những vấn đề của tương lai, mà tương lai rất ít khi chắc chắn, tương lai càng dài thì kết quả của các quyết định càng kém chắc chắn. Thậm chí ngay khi tương lai có độ chắc chắn cao thì các nhà quản lý vẫn cần phải tìm cách tốt nhất để đạt mục tiêu đặt ra, phân công, phối hợp hoạt động của các bộ phận trong hệ thống tổ chức trong qúa trình thực hiện mục tiêu kế hoạch và tháo gỡ, ứng phó với những bất ổn trong diễn biến sản xuất kinh doanh.
Như vậy, giống như một nhà hàng hải không thể chỉ lập hành trình rồi quên nó, một nhà quản lý kinh doanh không thể lập kế hoạch và dừng lại ở đó. Sự bất định và đổi thay của môi trường đòi hỏi họ, ngoài việc soạn lập kế hoạch, phải tiến hành các nội dung khác của công tác kế hoạch hoá là triển khai thực hiện, kiểm tra công việc của các cấp tổ chức, điều chỉnh các hoạt động cần thiết để bảo đảm thực thi các mục tiêu kế hoạch đặt ra. - Tạo khả năng tác nghiệp kinh tế trong doanh nghiệp. Công tác kế hoạch hoá thường hướng tới cực tiểu hoá chi phí vì nó chú trọng vào các hoạt động hiệu quả và bảo đảm tính phù hợp.
Kế hoạch thay thế sự hoạt động manh mún, không được phối hợp bằng sự nỗ lực có định hướng chung, thay thế luồng hoạt động thất thường bởi một luồng đều đặn, và thay thế những phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng. Ở phạm vi 13 doanh nghiệp, tác dụng của kế hoạch hoá với các tác nghiệp kinh tế càng rõ nét hơn. Không một ai, đã từng ngắm từng bộ phận lắp ráp ô tô trong một nhà máy lớn mà lại không có ấn tượng về cách thức và các dây chuyền phụ ghép nối với nhau. Từ hệ thống băng tải chính hình thành thân xe và các bộ phận khác nhau được hình thành từ các dây chuyền khác.
Động cơ, bộ truyền lực và các phụ kiện được dặt vào chỗ một cách chính xác đúng vào thời điểm đã định. Ví dụ trên cho thấy, quá trình sản xuất sản phẩm và dịch vụ thường được chia thành nhiều công đoạn, nhiều chi tiết có liên quan chặt chẽ, mang tính dây chuyền với nhau. Quá trình đó cần phải được phân chia thành các tác nghiệp kinh tế, kỹ thuật chi tiết theo thời gian và không gian. Công tác kế hoạch hoá doanh nghiệp tạo cơ sở cho việc nhìn nhận logic các nội dung hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình tiến tới mục tiêu sản xuất sản phẩm và dịch vụ cuối cùng.
Trên nền tảng đó, các nhà quản lý thực hành các phân công, điều độ, tổ chức các hành động cụ thể, chi tiết theo đúng trình tự, bảo đảm cho sản xuất sẽ không bị rối loạn và ít bị tốn kém. Chức năng và nguyên tắc của kế hoạch hóa doanh nghiệp 1. Các chức năng của kế hoạch hóa doanh nghiệp Với tư cách là một công cụ ra quyết định, kế hoạch doanh nghiệp luôn giữ một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý ở tầm vi mô, vai trò đó được thể hiện trong các chức năng tiềm ẩn sau đây - Chức năng ra quyết định : Kế hoạch cho phép xây dựng quy trình ra quyết định và phối hợp các quyết định, vì nhiều lý do (qui mô, sự phức tạp của tổ chức, các mâu thuẫn nội bộ hoặc sự không ổn định của môi trường), có thể quy trình ra quyết định khó được kiểm soát và vai trò của kế hoạch ở đây là tạo lên một khuôn khổ hợp lý cho việc ra quyết định nếu các quy trình ra quyết định được xây dựng tương đối độc lập, chức năng này là một trong những điểm mạnh của hệ thống kế hoạch trong doanh nghiệp. 14 - Chức năng giao tiếp : Kế hoạch hoá tạo điều kiện cho việc giao tiếp giữa các thành viên của ban lãnh đạo, cho phép các lãnh đạo các bộ phân khác nhau phối hợp xử lý các vấn đế trong dài hạn, bộ phận kế hoạch cũng thu lượm được từ các bộ phận nghiệp vụ các triển vọng trung hạn và chuyển tới các bộ phận khác.
Là một tài liệu chứa đựng các lựa chọn chiến lược cho tương lai của doanh nghiệp, nhất là khi nó bao gồm các kế hoạch chức năng (marketing, tài chính, sản xuất, vv), kế hoạch có thể tạo lên một công cụ hiệu quả cho thông tin xuôi từ ban lãnh đạo đến các bộ phận chức năng và huy động các bộ phận này vào việc thực hiện các lựa chọn chiến lược chung. - Chức năng quyền lực : Ngoài hai chức năng trên, việc công bố một quy trình kế hoạch hợp lý và khoa học là một trong những phương tiện để khẳng định tính đúng đắn của các định hướng chiến lược đã chọn, quy trình kế hoạch có thể được xem là một trong những phương tiện mà người lãnh đạo nắm giữ để định hướng tương lai của doanh nghiệp và thực hiện sự "thống trị" của họ. Trong nội bộ doanh nghiệp, kế hoạch hoá đem lại cảm giác được quản lý một cách hợp lý và mọi người đều được đóng góp vào kế hoạch với tư cách người ra quyết định. Các nguyên tắc kế hoạch hóa doanh nghiệp Nguyên tắc kế hoạch hoá xác định tính chất và nội dung hoạt động kế hoạch trong đơn vị kinh tế.
Tuân thủ đúng đắn các nguyên tắc của kế hoạch hoá tạo ra điều kiện tiền đề cho việc nâng cao hiệu quả và giảm thiểu các tiêu cực có thể có trong hoạt động của doanh nghiệp. Những nguyên tắc sau đây được xem là cơ bản nhất đối với công tác kế hoạch hoá doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. 15 - Nguyên tắc thống nhất: Tính thống nhất là một yêu cầu của công tác quản lý. Doanh nghiệp được cấu thành bởi hệ thống khá phức tạp, bao gồm các mối quan hệ dọc và ngang.
Hệ thống dọc bao gồm mối quan hệ giữa các cấp với nhau trong hệ thống tuyến quản lý như: giám đốc - quản đốc phân xưởng - tổ trưởng sản xuất - công nhân. Mối quan hệ ngang là sự tác động mang tính chức năng giữa các phòng ban với nhau trong một cấp quản lý. Nguyên tắc thống nhất yêu cầu bảo đảm sự phân chia và phối hợp chặt chẽ trong quá trình xây dựng, triển khai, tổ chức thực hiện kế hoạch giữa các cấp, các phòng ban chức năng trong một doanh nghiệp thống nhất.