CHƯƠNG I. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC I .TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC 1. Khái niệm về tổ chức 1.1 Định nghĩa về tổ chức Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức một định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc tổ chức nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung.
Tổ chức vì vậy là thuộc tính cơ bản của sự vật. Định nghĩa này bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người. Thái dương hệ là một tổ chức, tổ chức này liên kết mặt trời và các thiên thể có quan hệ với nó, trong đó có trái đất. Bản thân trái đất cũng là một tổ chức, cơ cấu phù hợp với vị trí của nó trong thái dương hệ.
Giới sinh vật cũng có một tổ chức chặt chẽ bảo đảm sự sinh tồn và thích nghi với môi trường để không ngừng phát triển. Từ khi xuất hiện loài người tổ chức xã hội loài người cũng đồng thời xuất hiện. Tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện và phát triển cùng với sự phát triển của nhân lọai. Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức là một tập thể con người tập hợp lại với nhau để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó.
Mặt khác theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Nói cách khác, khi người ta cùng nhau hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ nhằm hoàn thành những mục tiêu chung thì tổ chức sẽ được hình thành 1.2 Những đặc điểm chung của tổ chức Theo các nhà tâm lý học thì có 4 đặc điểm chung đối với các tổ chức là: - Thứ nhất, Kết hợp các nỗ lực của các thành viên: Như chúng ta thường thấy khi các cá nhân cùng nhau tham gia và phối hợp những nỗ lực Sinh viên: Trần Văn Cường Lớp : QLKT 45A 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Khoa học quản lý ===================================================== vật chất hay trí tuệ của họ thì nhiều công việc phức tạp và vĩ đại có thể được hoàn thành. Chẳng hạn việc xây các kim tự tháp, việc đưa con người lên mặt trăng.
là những công việc vượt xa trí thông minh và khả năng của bất cứ cá nhân nào. Sự nỗ lực nhân lên đóng góp của mỗi cá nhân - Thứ hai, có mục đích chung: Sự kết hợp các nỗ lực không thể thực hiện được nếu những người tham gia không nhất trí cùng nhau phấn đấu cho những quyền lợi chung nào đó. Một mục tiêu chung đem lại cho các thành viên của tổ chức một tiêu điểm để tập hợp nhau lại. - Thứ ba, phân công lao động: Bằng cách phân chia một cách hệ thống các nhiệm vụ phức tạp thành các công việc cụ thể, một tổ chức có thể sử dụng nguồn nhân lực của nó một cách có hiệu quả.
Phân công lao động tạo điều kiện cho các thành viên của tổ chức trở nên tài giỏi hơn do chuyên sâu vào một công việc cụ thể - Thư tư, hệ thống thứ bậc quyền lực: Các nhà lý thuyết về tổ chức định nghĩa quyền lực là quyền ra quyết định và điều khiển hành động của người khác. Nếu không có một hệ thống thứ bậc quyền lực rõ ràng thì sự phối hợp những cố gắng của các thành viên sẽ rất khó khăn. Một trong những biểu hiện của hệ thống thứ bậc là hệ thống ra mệnh lệnh và sự phục tùng. Những đặc điểm trên đây là rất cần thiết để xác định sự hiện diện của một tổ chức 1.
Phân loại tổ chức Các tổ chức được thành lập nhằm theo đuổi những mục tiêu nào đó và có thể phân loại các tổ chức theo các mục đích của chúng. Cách phân loại này cho phép giải thích vai trò của mỗi loại tổ chức mà chúng đảm nhiệm trong xã hội. - Các tổ chức kinh doanh mưu lợi: Là các tổ chức hoạt động với mục đích tạo ra lợi nhuận trong điều kiện pháp luật cho phép và xã hội có thể chấp nhận được. Loại tổ chức này không thể tồn tại được nếu không tạo ra Sinh viên: Trần Văn Cường Lớp : QLKT 45A 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Khoa học quản lý ===================================================== được lợi nhuận thông qua con đường sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của xã hội.
- Các tổ chức cung cấp dịch vụ phi lợi nhuận: Các tổ chức này thường cung cấp một số loại dịch vụ nào đó, cho một khu vực nào đó của xã hội không vì mục đích tìm lợi nhuận. Các nguồn ngân quỹ phục vụ cho hoạt động của loại tổ chức này chủ yếu dựa vào hiến tặng, trợ cấp, tài trợ mang tính từ thiện hay nhân đạo. - Các tổ chức hoạt động vì quyền lợi chung của tập thể: Những tổ chức này được thành lập nhằm bảo vệ quyển lợi hợp pháp cho các thành viên của nó. Những tổ chức loại này bao gồm các nghiệp đoàn, các hiệp hội, các tổ chức chính tri.
- Các tổ chức cung ứng, các dịch vụ công cộng: Những tổ chức loại này được thành lập nhằm cung cấp cho xã hội những dịch vụ công cộng mục tiêu của chúng là đảm bảo cho sự an toàn hay các lợi ích chung của toàn xã hội. Một số quy luật cơ bản của tổ chức. Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức Trong qúa trình hoạt động, từng con người hay từng tập thể lớn, nhỏ đều xác định cho mình một mục tiêu tiến tới. Từ mục tiêu ấy định hình tổ chức phù hợp để thực hiện có hiệu quả nhất mục tiêu đó.
Vì vậy, tổ chức là công cụ thực hiện mục tiêu. Mục tiêu càng rõ ràng thì thiết tổ chức càng thuận lợi và việc vận hành tổ chức đạt đến mục tiêu sẽ thuận buồm suôi gió và đạt hiệu quả cao nhất. Quy luật này được xem là quan trọng nhất. Tuy nhiên, việc xác định mục tiêu là vấn đề nan giải nhất của bất kì tổ chức nào.
Mục tiêu là cái đích đạt tới của tổ chức, mục tiêu quy định quy mô và cấu trúc của tổ chức. Khi xác đinh mục tiêu người ta thường dùng “ cây mục tiêu” để xác định và phân loại thành mục tiêu trước mắt hay lâu dài, mục tiêu của quốc gia, của ngành hay địa phương. Sinh viên: Trần Văn Cường Lớp : QLKT 45A 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Khoa học quản lý ===================================================== Trong các doanh nghiệp phải xác định mục tiêu chiến lược của mình và để đạt được mục tiêu chiến lược người ta thường phân chia thành từng giai đoạn dài, ngắn khác nhau và xác đinh mục tiêu cụ thể. Nếu mục tiêu của hệ thống là mục tiêu chiến lược thì cũng có thể coi mục tiêu của các đơn vị cấu thành là mục tiêu cụ thể.
Và trong trường hợp này, mục tiêu chiến lược của hệ thống còn là mục tiêu cụ thể của hệ thống lớn hơn 2.Quy luật hệ thống Hệ thống là một tập hợp các phần tử liên kết với nhau trong những mối liên hệ nhất định với những tính chất nhất định. Cốt lõi của quan điểm hệ thống khi xem xét một tổ chức là phát hiện và phân tích các mối quan hệ và tính chất của các mối quan hệ đó giữa các yếu tố hay các chức năng của đối tượng. Các mối quan hệ này buộc các yếu tố, các bộ phận lại với nhau trong một cấu trúc, chúng tạo nên sự thống nhất giữa bộ phận và toàn thể của tổ chức hay của hệ thống. Quan điểm hệ thống này được các nhà kinh điển của chủ nghĩa mác lê nin nêu lên thành luận điểm khoa học trong học thuyết duy vật biện chứng về sự thống nhất vật chất của thế giới và mối quan hệ giữa chúng.
Lý thuyết hệ thống đã tạo khả năng cho con người mô tả, phân tích, xử lý các mối quan hệ đa dạng giữa các đối tượng phức tạp của thực tiến, của hệ thống tổ chức Quan hệ cơ bản nhẩt xác định hoạt động của hệ thống tổ chức là quan hệ vào ra của hệ thống tổ chức. Xem xét quan hệ vào ra là xem xét chức năng hoạt động của hệ thống tổ chức, đồng thời cũng là xét hệ thống trong trạng thái mở, trong sự tương tác của mội trường, chứ không phải là một hệ thống khép kín về mặt thực tiễn, quan hệ vảo ra là căn cứ chủ yếu để xem xét hoạt động và hiệu quả của tổ chức và của hệ thống. Quy luật hệ thống không chỉ cho ta thấy cấu trúc của tổ chức, mà còn chỉ cho ta cách quản lý hay điều khiển tổ chức hoặc hệ thống tổ chức. Qúa trình điều khiển là quá trình tác động lên hệ thống để biến cái vào thành cái ra theo mục tiêu thiết kế của hệ thống Sinh viên: Trần Văn Cường Lớp : QLKT 45A 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Khoa học quản lý ===================================================== Trong hệ thống tổ chức cần quy định rõ quyền hạn trách nhiệm và mối quan hệ của các tổ chức cùng cấp và các cấp trong hệ thống.
Trong hệ thống tổ chức thường bắt đầu từ tổ chức cơ sở, dù nhỏ thì tổ chức cơ sở cũng mang đầy đủ tính chất của tổ chức Phân công và quy định rõ quyền hạn, trách nhiệm của các cấp trong hệ thống còn quan trọng hơn, điều này sẽ quyết định hệ thống hoạt động nhịp nhàng hay rối loạn. Nếu không quy định rõ thì sẽ sảy ra hiện tượng cấp dưới lạm quyền hoặc cấp trên bao biện. Trong hệ thống khi xảy ra hiện tượng rối loạn chức năng thì phần lớn do hiện tượng vừa đá bóng vừa thổi còi, người ra quyết định đồng thời lại là người thực hiện quyết định. Để khắc phục tình trạng trên không cho phép người lãnh đạo hệ thống lại kiêm lãnh đạo tổ chức cấu thành hoặc điều khiển bộ phận cấu thành hay nhân viên trong tổ chức.
Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù của tổ chức Tổ chức là một hệ thống của các tổ chức hợp thành và lại là tổ chức của hệ thống lớn hơn. Để có thể tập hợp lại trong hệ thống , yêu cầu các tổ chức hợp thành phải có cấu trúc đồng nhất, sự đồng nhất đó là điều kiện hình thành một hệ thống. Một hệ thống đa chức năng có thể có nhiều tổ chức có chức năng khác nhau nhưng cần mang tính đồng nhất, ít nhất là đồng nhất về cơ chế quản lý.