CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ KIỂM TRA KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 2. LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 2. Lý luận chung về tổ chức hạch toán kế toán Hạch toán kế toán là một môn khoa học phản ánh và quản lý các mặt của hoạt động kinh tế tài chính ở tất cả các đơn vị, các tổ chức kinh tế xã hội và rộng hơn là toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Tuỳ thuộc vào các cách tiếp cận khác nhau mà các nhà nghiên cứu có thể đưa ra những quan điểm, những cách nhìn, những khái niệm khác nhau về hạch toán kế toán, nhưng nhìn chung có thể hiểu là: Hạch toán kế toán là hệ thống quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động kinh tế của con người, nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính của mỗi đơn vị.
Mục tiêu chính của hạch toán kế toán là xác định, tạo lập một liên hệ theo một trật tự xác định giữa các yếu tố là chứng từ, đối ứng tài khoản, tính giá, tổng hợp và cân đối trên các thành phần kế toán. Nội dung của từng yêu tố cụ thể được xem xét như sau: Thứ nhất, tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán là bằng chứng ghi lại toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tất cả các đơn vị. Chứng từ kế toán phải thể hiện được sự hợp lý, hợp lệ và hợp pháp mới đủ điều kiện để trở thành bằng chứng, cơ sở để ghi vào tài khoản kế toán hay sổ kế toán. Chứng từ kế toán có hai nhiệm vụ chính: là bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kính tế phái sinh và là phương tiện thể hiện kết quả thực hiện của nghiệp vụ kinh tế đó.
Để có thể đánh giá đầy đủ chính xác về quá trình sử dụng nguồn vốn, hoạt động của tài sản, vật tư, nguyên vật liệu, mức độ hợp lý các nguồn kinh phí của đơn vị, Đơn vị cần phải xây dựng cũng như quản lý hệ 5 thống chứng từ kế toán một cách hợp lý, khoa học để nguồn thông tin mà hệ thống chứng từ kế toán phản ánh được toàn hiẹn, đầy đủ và chính xác nhất. Nguyên tắc cơ bản của công tác xây dựng hệ thống chứng từ kế toán là phải xây dựng được quy tắc về số lượng, chủng loại, quy định lập, luân chyển, bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán. Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán một các khoa học, hợp lý là yếu tố quyết định việc thông tin tài chính đưa có ra được nhanh chóng, kịp thời, chính xác, mang độ tin cậy cao hay không, từ đó giúp cho người quản lý có những quyết sách kịp thời để chấn chỉnh, thay đổi để nhằm đạt dược những mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời cũng giúp người quản lý có thê thực hiện công tác kiểm tra kiểm soát, giám sát nội bộ để đôn đốc những cá nhân, người lao động, phát hiện ra những sai sót, gian lận một cách sớm nhất. Thứ hai, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán là tập hợp tất cả các tài khoản thể hiện toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của đơn vị.
Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của đơn vị, yêu cầu của nhà quản lý, hệ thống tài khoản phải được lựa chọn để thể hiện tốt tình hình tài chính của doanh nghiệp. Mục tiêu cơ bản nhất của đơn vị khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán là lựa chọn từ những hệ thống tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành những tài khoản phù hợp, loại bỏ đi những tài khoản không sử dụng đến nhằm tiết giảm chi phí, tăng tính thuận tiện cho việc quản lý, theo dõi. Tuỳ theo từng đặc thù riêng của từng đơn vị thì có thể mở thêm các tài khoản cấp dưới cấp III, cấp IV, cấp V. từ các tài khoản chính do Nhà nước ban hành để quản lý được thuận tiện hơn, từ đó xây dựng nên hệ thống tài khoản kế toán riêng biệt của đơn vị mình.
Việc tổ chức tài khoản kế toán phải luôn tuân thủ nguyên tắc tuân theo những chuẩn mực chung do Nhà nước ban hành và đáp ứng được các yêu cầu cho công tác quản lý, giám sát, kiểm tra kiểm soát nội bộ của đơn vị. Tùy thuộc vào yêu cầu của nhà quản lý, trình độ của kế toán viên, nền tảng kỹ thuật công 6 nghệ thông tin của đơn vị mà đơn vị tự xây dựng cho mình mức độ chi tiết của hệ thống tài khoản một cách phù hợp. Với sự phát triển của nền tàng khoa học kỹ thuật hiện nay thì việc chi tiết hoá hệ thống tài khoản trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, các đơn vị có thể dễ dàng quy định được số lượng tài khoản chi tiết lớn hơn giúp quản lý đơn vị được dễ dàng, chặt chẽ và chính xác hơn. Thứ ba, tổ chức hệ thống sổ kế toán: Các đơn vị khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế đều phải mở sổ kế toán theo mẫu quy định của Luật Kế toán, Chế độ Kế toán hiện hành và theo yêu cầu của quản lý nội bộ để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lưu giữ toàn bộ số liệu kế toán làm cơ sở lập báo cáo tài chính nghiệp vụ.
Mỗi đơn vị chỉ có một sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán bao gồm hai thành phần là Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý mà đơn vị sẽ tính toán, lựa chọn để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết. Căn cứ vào chứng từ kế toán đã đáp ứng được các quy định về chứng từ kế toán, kế toán viên tiến hành ghi sổ kế toán.
Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Hình thức ghi sổ và hệ thống sổ kế toán phải được xây dựng dựa trên tính phù hợp của nhau. Vì vậy đơn vị cần dựa trên quy mô, đặc thù kinh doanh của mình, yêu cầu của các cơ quan quản lý, trình độ của kế toán viên, nền tảng khoa học kỹ thuật để đưa ra lựa chọn xây dựng, tổ chức hệ thống sổ kế toán một các phù hợp. Thứ tư, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo kế toán là hệ thống báo cáo phản ánh được toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị và đáp ứng được nhu cầu thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau là căn cứ để đánh giá chất lượng công tác kế toán của đơn vị.
Có hai thành phần cấu thành nên hệ thống báo cáo kế toán là: Hệ thống báo cáo kế toán tài chính và hệ thống báo cáo kế toán quản trị. Báo cáo kế toán tài chính bao gồm nhiều loại báo cáo, tuy nhiên luôn bắt buộc phải có bốn loại sau: "Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính". 7 Định kỳ đơn vị phải lập bốn loại báo cáo trên để cung cấp thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị cho các đối tượng có nhu cầu như các nhà quản lý, các cơ quan kiểm tra, giám sát, những nhà đầu tư, cổ đông. Khi lập báo cáo tài chính, các đơn vị có trách nhiệm phải tuân thủ theo những quy định của Luật kế toán, Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán hiện hành.
Đơn vị có nhiệm vụ phải phân công kế toán viên thực hiện lập báo cáo tài chính phù hợp với các quy định về phương pháp lập báo cáo tài chính, các quy định về các biểu mẫu được sử dụng. Việc thiết kế, tổ chức hệ thống báo cáo tài chính kế toán và báo cáo quản trị kế toán một cách khoa học, phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của đơn vị giúp các đơn vị quản lý hoạt động của đơn vị mình hiệu quả, năng suất hơn và nâng cao hình ảnh của đơn vị mình trong mắt các nhà đầu tư, những cơ quan kiểm tra kiểm soát. Thứ năm, tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của một doanh nghiệp là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị.
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm hai nội dung chính: Xác định mô hình tổ chức của bộ máy kế toán, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng kế toán viên. Khi tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào qui mô, vào đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý cũng như vào yêu cầu quản lý của đơn vị. Bộ máy kế toán trong đơn vị thường tổ chức thành các phần hành sau: Kế toán thanh toán, tiền gửi; Kế toán lao động - tiền lương; Kế toán vật tư, công cụ, tài sản cố định; Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; Kế toán tổng hợp (các phần hành kế toán còn lại và lập báo cáo kế toán). 8 Tuỳ theo quy mô, đặc điểm và đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của mình mà đơn vị tự lụa chọn cho mình mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp.
Có ba hình thức tổ chức bộ máy kế toán cơ bản nhu sau: Hình thức 1: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp đuợc tiến hành tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm nhiệm vụ huớng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho nhu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của từng bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ cùng báo cáo về phòng kế toán doanh nghiệp để xử lý và tiến hành công tác kế toán.