Đồ án: Tác động của ERP Fast Online đến hệ thống kế toán Cty ABC

Đề tài nghiên cứu Đồ án: Ứng dụng ERP tác động đến hệ thống kế toán mang tính hệ thống, nâng cao năng lực chuyên môn hỗ trợ đào tạo hiệu quả

• Tác giả: Trần Lê Diệu Trinh
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Thị Châu Long
• Trường học: Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế Toán, Quản Trị Doanh Nghiệp, Tin Học Quản Trị
• Đề tài: Đồ án: Ứng dụng ERP tác động đến hệ thống kế toán
• Loại tài liệu: Đề tài học thuật
• Năm xuất bản: 2020
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái niệm và tầm quan trọng của Hệ thống ERP trong Kế toán

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là giải pháp quản lý tài nguyên doanh nghiệp toàn diện, tích hợp các quy trình kinh doanh từ bán hàng, mua hàng, kế toán đến quản lý nhân sự. Trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay, ứng dụng ERP đã trở thành yếu tố then chốt giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động. Đối với hệ thống kế toán, ERP mang lại những thay đổi căn bản về mặt quy trình, từ việc thu thập dữ liệu cho đến lập báo cáo tài chính. Giải pháp ERP Fast Business Online (FBO) đã được nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng thành công, giúp tối ưu hóa các hoạt động kế toán và nâng cao tính chính xác của thông tin tài chính.

1.1. Định nghĩa ERP và các thành phần cơ bản

ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tích hợp toàn bộ các chức năng kinh doanh. Các thành phần chính bao gồm: kế toán, quản lý kho, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý tài sản cố định. Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là phần không thể thiếu, đóng vai trò cơ sở dữ liệu cho tất cả các quyết định tài chính của doanh nghiệp.

1.2. Sự cần thiết của ứng dụng ERP trong quản lý kế toán hiện đại

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán là điều bắt buộc. Giải pháp ERP giúp tự động hóa các quy trình, giảm sai sót, cải thiện tốc độ xử lý dữ liệu. Đặc biệt, ERP Fast Business Online cung cấp báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác, hỗ trợ quản lý nợ, tiền mặt, và tài sản cố định một cách hiệu quả.

II. Tác động của ERP đến Cấu trúc Tổ chức Hệ thống Kế toán

Ứng dụng ERP không chỉ thay đổi công nghệ mà còn tác động sâu sắc đến tổ chức hệ thống thông tin kế toán. Việc triển khai giải pháp ERP FBO tại các doanh nghiệp đã chứng minh sự cần thiết phải điều chỉnh quy trình kế toán, cơ cấu tổ chức và bộ máy kế toán. Những thay đổi này giúp tối ưu hóa luồng thông tin, tăng cường kiểm soát nội bộ, và cải thiện chất lượng thông tin tài chính. Đặc biệt, ERP cho phép tích hợp dữ liệu từ các phòng ban khác nhau, tạo ra cơ sở dữ liệu thống nhất cho toàn bộ doanh nghiệp.

2.1. Thay đổi về quy trình kế toán sau khi ứng dụng ERP

Trước khi áp dụng ERP, quy trình kế toán thường rời rạc, thủ công. Sau khi triển khai giải pháp ERP FBO, các quy trình được chuẩn hóa và tự động hóa. Ghi sổ, kiểm toán, lập báo cáo tài chính được thực hiện nhanh chóng. Hệ thống thông tin cho phép theo dõi thời gian thực, giảm chu kỳ đóng sổ kế toán, tăng tính minh bạch.

2.2. Tác động đến cơ cấu tổ chức và vai trò nhân viên kế toán

Ứng dụng ERP dẫn đến thay đổi cơ cấu bộ máy kế toán. Nhân viên chuyển từ ghi sổ thủ công sang kiểm tra, phân tích dữ liệu. Các vị trí mới như quản lý dữ liệu, phân tích tài chính được tạo ra. Hệ thống kế toán trở nên linh hoạt hơn, có khả năng điều chỉnh theo nhu cầu quản lý.

III. Thực trạng Ứng dụng ERP Fast Business Online tại các Doanh nghiệp Việt Nam

Giải pháp ERP Fast Business Online (FBO) của công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST đang được áp dụng rộng rãi tại Việt Nam. Công ty TNHH ABC là một ví dụ tiêu biểu cho việc thành công trong triển khai ERP. Thông qua khảo sát, nhiều doanh nghiệp cho biết mục tiêu chính khi ứng dụng ERP là nâng cao hiệu quả quản lý, cải thiện báo cáo tài chính, và kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, quá trình áp dụng ERP vẫn đối mặt với những khó khăn hạn chế liên quan đến năng lực CNTT, chi phí triển khai, và 저항thay đổi từ nhân viên.

3.1. Nhu cầu và mục tiêu ứng dụng ERP FBO

Doanh nghiệp quyết định triển khai ERP để cải thiện quy trình, tăng tốc độ xử lý dữ liệu, giảm sai sót. Giải pháp FBO hỗ trợ các phân hệ chức năng như kế toán tiền mặt, tài sản cố định, công nợ phải trả. Lợi ích của ERP bao gồm báo cáo nhanh, dữ liệu chính xác, kiểm soát nội bộ tốt hơn, giúp quản lý tài chính hiệu quả.

3.2. Các phân hệ chức năng và mức độ hài lòng người dùng

Theo khảo sát, phân hệ kế toán được sử dụng cao nhất, tiếp theo là quản lý kho. Mức độ hài lòng người dùng phụ thuộc vào khả năng tích hợp dữ liệu, giao diện thân thiện. Một số doanh nghiệp chưa hài lòng với báo cáo hóa đơn, tích hợp ngân hàng. Hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp cần được cải thiện để nâng cao trải nghiệm người dùng.

IV. Những Khó khăn và Giải pháp Cải thiện Ứng dụng ERP

Triển khai ERP là quá trình phức tạp, đòi hỏi đầu tư lớn về tài chính, nhân lực, và thời gian. Các khó khăn hạn chế phổ biến bao gồm: chi phí triển khai cao, thiếu nhân lực IT, 저항thay đổi, vấn đề tích hợp dữ liệu. Để tăng cường khả năng ứng dụng ERP, cần đào tạo nhân viên kỹ lưỡng, lựa chọn đối tác cung cấp uy tín, lập kế hoạch chi tiết, và hỗ trợ kỹ thuật lâu dài. Các doanh nghiệp cần hiểu rằng ERP không phải giải pháp "một lần" mà là quá trình cải tiến liên tục để tối ưu hóa hoạt động.

4.1. Những khó khăn chính trong triển khai ERP

Chi phí triển khai giải pháp ERP thường cao, bao gồm phần mềm, phần cứng, tư vấn. Thiếu hụt nhân lực CNTT là trở ngại lớn tại doanh nghiệp SME. 저항từ nhân viên do thay đổi quy trình, sợ mất việc là thách thức nhân sự. Vấn đề tích hợp dữ liệu từ các hệ thống cũ gây khó khăn trong chuyển đổi.

4.2. Các đề xuất và giải pháp nâng cao ứng dụng ERP

Đào tạo nhân viên kỹ lưỡng về sử dụng ERP là bước đầu. Chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm, hỗ trợ tốt giảm rủi ro. Lập kế hoạch triển khai chi tiết, chia nhỏ từng giai đoạn để giảm tác động. Hỗ trợ kỹ thuật lâu dài và cập nhật phần mềm đều đặn đảm bảo tối ưu hóa liên tục giải pháp ERP.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1 Từ khi thành lập vào năm 1997, Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp FAST luôn nhận được sự đón nhận rộng rãi của khách hàng, thể hiện bằng sự tăng trưởng về số lượng khách hàng vượt trội qua từng năm. Các sản phẩm có chất lượng ngày càng hoàn thiện, nhiều ưu điểm, liên tục được cập nhật cùng các chương trình liên kết, hỗ trợ, hợp tác và các tour đào tạo miễn phí đã làm cho thương hiệu FAST khẳng định chỗ đứng của mình trong cộng đồng người dùng phần mềm kế toán. Đồng thời Công ty FAST cũng tự hào là công ty đi đầu trong lĩnh vực phát triển, tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm và giải pháp quản trị doanh nghiệp trên nền tảng CNTT. Với tôn chỉ chiến lược nhanh hơn – thông minh hơn FAST luôn không ngừng thay đổi tìm tòi phát triển những chức năng mới, đi đôi với chuyển biến công nghệ thông tin không ngừng của thị trường phần mềm.

Hằng năm, FAST đạt được các giải thưởng khen ngợi vì các tính năng ưu việt nổi bật của sản phẩm như Giải thưởng Top 5 Đơn vị Phần mềm, Giải thưởng Sao Khuê của Hiệp Hội phần mềm Việt Nam (VINASA)… 17 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIẢI PHÁP ERP VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2.1 Cơ sở lí luận về giải pháp ERP 2.1 Khái niệm ERP “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP– Enterprise Resource Planning) bao gồm các khái niệm và phương pháp kỹ thuật bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức, tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ việc xem xét, quản lý hiệu quả các nguồn lực (bao gồm vật lực, nhân lực và tài lực) đến việc cải tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ,… Phần mềm ERP hay gọi chính xác hơn là hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên. Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự–tiền lương, quản trị sản xuất. song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cả vào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau.

Khởi đầu thì ERP nhắm tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý các hoạt động kinh doanh cốt lõi như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,… Tuy nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng hệ thống phần mềm ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu.2 Quá trình hình thành ERP “Khái niệm ERP đã có từ những năm 60 hồi đó ERP mới đóng vai trò như một hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh. Kể từ đó đến này, hệ thống ERP luôn mở rộng chức năng của mình trong vai trò quản lý doanh nghiệp với các giai đoạn sau: 18 Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu - Material Requirements Planning (MRP) Ra đời từ những năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu quả trong việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu và các thành phần một cách tốt hơn với các câu hỏi kiểu như sau: Sản xuất cái gì? Để sản xuất cần làm những gì? Hiện này đã có những gì? Cần phải có gì nữa để sản xuất? Giai đoạn 2: Closed-Loop MRP Ở giai đoạn này, không chỉ đơn thuần là hoạch định về nguyên vật liệu, hệ thống còn có 1 loạt các chức năng nhiệm vụ khác. Hệ thống cung cấp các công cụ nhằm chỉ ra độ ưu tiên và khả năng cung ứng về nguyên vật liệu, đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu cũng như việc thực hiện kế hoạch đó. Sau khi thực hiện theo kế hoạch, hệ thống có khả năng nhận dữ liệu dự trù và phản hồi ngược trở lại tới kế hoạch.

Sau đó, nếu cần thiết thì các kế hoạch có thể được sửa đổi nếu có điều kiện thay đổi theo hiệu lực của độ ưu tiên. Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất - Manufacturing Resource Planning (MRP II) Hoạch định cho sản xuất là kết quả trực tiếp tiếp theo và là sự mở rộng của giai đoạn Closed-Loop MRP. Đây là một phương thức hoạch định tài nguyên của các công ty, nhà máy sản xuất một cách có hiệu quả. Ở giai đoạn này, hệ thống đã chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có khả năng mô phỏng khả năng cung ứng nhằm trả lời các câu hỏi như "Cái gì sẽ.

Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động và bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ trợ thực hiện khả năng cung ứng và nguyên vật liệu. 19 Kết quả của các chức năng tích hợp trên được thể hiện trên các báo cáo tài chính như kế hoạch kinh doanh, các báo cáo về cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng… Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) Đây là giai đoạn cuối trong quá trình phát triển ERP. Về cơ bản thì ERP cũng giống như MRP II. Tuy nhiên do sự phát triển mạnh của các doanh nghiệp phần mềm nên ERP hỗ trợ các quy trình kinh doanh ở phạm vi ngày càng rộng hơn, quản lý hiệu quả hơn đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phòng ban.

Hệ thống tài chính được tích hợp chặt chẽ hơn. Các công cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ các công ty kinh doanh đa quốc gia,. Mục tiêu của ERP: Giảm chi phí và đạt hiệu quả kinh doanh thông qua sự tích hợp các quy trình nghiệp vụ Với sự phát triển của công nghệ Internet, ERP tiếp tục phát triển: Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation Mục tiêu: Tăng hiệu quả thông qua sự hợp tác dựa trên dây chuyền cung ứng (SCM) Giai đoạn 4c: Collaborative Business Mục tiêu: Giá trị được tạo ra thông qua sự cộng tác trong cộng đồng kinh doanh” 2.3 Chức năng của ERP “ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của từng phòng ban. Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các quy trình cơ bản của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau.

Việc tích hợp một cách 20 xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống không những được trung tâm hóa trở lại mà qua đó các tài nguyên có thể được quản lý bởi toàn bộ doanh nghiệp. Trong thực tế rất khó khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho. Các phòng ban này hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để điều hành công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ và tiếp cận thông tin với nhau.

Giải pháp tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách hợp lý.4 Cấu trúc của ERP “ Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm: Kế toán tài chính (Finance) Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution) Quản lý mua hàng (Purchase Control) Quản lý hàng tồn kho (Stock Control) Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control) Quản lý dự án (Project Management) Quản lý dịch vụ (Service Management) Quản lý nhân sự (Human Resouce Management) Báo cáo quản trị (Management Reporting) 21 Báo cáo thuế (Tax Reports). Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp.5 Lợi ích của ERP “Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông.

Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của DN. Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp.

DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ.2 Cơ sở lí luận về hệ thống thông tin kế toán 2.1 Tổng quan chung hệ thống thông tin kế toán 22 “Hệ thống thông tin kế toán (AIS– Accounting Information System) là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng. Với chức năng kế toán cung cấp các thông tin hỗ trợ hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp.