Đồ án tốt nghiệp: Quản lý dịch vụ bưu phẩm - Giải pháp tối ưu

Đồ án nghiên cứu tốt nghiệp quản lý dịch vụ bưu phẩm, thiết kế chi tiết, tính toán kỹ thuật theo tiêu chuẩn, đánh giá tính khả thi dự án.

• Người hướng dẫn: Nguyễn Gia Tuấn Anh
• Chuyên ngành: Công Nghệ Thông Tin
• Đề tài: Quản lý dịch vụ bưu phẩm
• Loại tài liệu: Luận văn

Mục lục chi tiết

• Lời nói đầu
• 1. Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống
• 1.1. Khảo sát hệ thống
• 1.1.1. Khảo sát Bưu điện là nơi phục vụ nhu cầu gửi, nhận bưu phẩm
• 1.2. Phân tích hiện trạng hệ thống
• 1.2.1. Mô tả hệ thống
• 1.2.2. Hiện trạng tin học
• 2. Phân tích yêu cầu
• 2.1. Yêu cầu chức năng
• 2.1.1. Quản lý kho
• 2.1.2. Quản lý Thuế Hải quan
• 2.1.3. Quản lý Phí lưu kho và kiểm hóa
• 2.1.4. Quản lý danh mục
• 2.1.5. Quản lý “bán hàng”
• 2.1.6. Quản trị hệ thống dữ liệu
• 2.2. Yêu cầu phi chức năng
• 3. Phân tích hệ thống
• 3.1. Mô hình thực thể ERD
• 3.1.1. Xác định các thực thể
• 3.1.2. Mô hình ERD
• 3.2. Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ
• 3.3. Mô tả chi tiết các quan hệ

Tóm tắt

I. Tổng Quan Đồ Án Quản Lý Dịch Vụ Bưu Phẩm Hiệu Quả

Đồ án tốt nghiệp về quản lý dịch vụ bưu phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc hiện đại hóa ngành bưu chính, logistics tại Việt Nam. Mục tiêu chính là xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bưu phẩm toàn diện, từ khâu tiếp nhận, lưu trữ, vận chuyển, đến giao phát. Hệ thống này cần đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, và minh bạch, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Ngành bưu chính hiện nay đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm sự cạnh tranh gay gắt từ các công ty chuyển phát nhanh tư nhân, yêu cầu về chất lượng dịch vụ ngày càng khắt khe, và sự phức tạp trong quản lý chuỗi cung ứng. Do đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dịch vụ bưu phẩm là một giải pháp tất yếu để nâng cao năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động. Đồ án này không chỉ tập trung vào việc xây dựng một phần mềm quản lý bưu phẩm, mà còn đi sâu vào phân tích quy trình nghiệp vụ, xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng, thiết kế cơ sở dữ liệu, và phát triển giao diện người dùng thân thiện. Hơn nữa, đồ án cũng đề xuất các giải pháp bảo mật và phân quyền truy cập, đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ các quy định của pháp luật. Kết quả của đồ án sẽ là một hệ thống quản lý dịch vụ bưu phẩm có khả năng mở rộng và tùy biến, đáp ứng nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp bưu chính.

1.1. Giới thiệu chung về ngành bưu chính và dịch vụ bưu phẩm

Ngành bưu chính đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối cộng đồng, thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội. Dịch vụ bưu phẩm là một phần không thể thiếu của ngành này, bao gồm các hoạt động như gửi, nhận, vận chuyển, và giao phát thư từ, bưu kiện, hàng hóa. Sự phát triển của thương mại điện tử đã tạo ra nhu cầu lớn về dịch vụ bưu phẩm, đòi hỏi các doanh nghiệp bưu chính phải nâng cao năng lực quản lý và chất lượng dịch vụ. Theo tài liệu gốc, Bưu điện là nơi phục vụ nhu cầu gửi và nhận bưu phẩm, phục vụ khách hàng có nhu cầu gửi bưu phẩm đi nước ngoài hoặc nhận từ nước ngoài về. Các hoạt động chính bao gồm nhận bưu phẩm, khai báo hải quan, lưu trữ, giao gửi, báo cáo doanh thu và bưu phẩm tồn. Điều này cho thấy sự phức tạp của quy trình và sự cần thiết của một hệ thống quản lý hiệu quả. Tin học hóa là nhu cầu cấp thiết cho sự phát triển của mỗi quốc gia, tạo nên một xu thế tin học hóa trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.

1.2. Mục tiêu và phạm vi của đồ án quản lý bưu phẩm

Mục tiêu của đồ án là xây dựng một hệ thống quản lý dịch vụ bưu phẩm có khả năng tự động hóa các quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý, và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Phạm vi của đồ án bao gồm việc phân tích yêu cầu, thiết kế cơ sở dữ liệu, phát triển phần mềm, kiểm thử, và triển khai thử nghiệm. Đồ án tập trung vào các chức năng chính như quản lý thông tin bưu phẩm, quản lý kho, quản lý vận chuyển, quản lý khách hàng, quản lý thuế hải quan, quản lý phí lưu kho và kiểm hóa, báo cáo thống kê, và quản trị hệ thống. Theo tài liệu gốc, phạm vi của đồ án chỉ dừng lại ở mức phân tích và thiết kế, chủ yếu dựa vào tài liệu, sách vở, và Internet. Điều này cho thấy sự giới hạn về nguồn lực và thời gian, đòi hỏi sinh viên phải tập trung vào các khía cạnh quan trọng nhất của hệ thống.

1.3. Phân tích SWOT về hệ thống quản lý dịch vụ bưu phẩm

Việc phân tích SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) giúp đánh giá toàn diện hệ thống quản lý dịch vụ bưu phẩm. Điểm mạnh (Strengths) có thể là khả năng tự động hóa, giảm thiểu sai sót, và nâng cao hiệu quả. Điểm yếu (Weaknesses) có thể là chi phí đầu tư ban đầu cao, yêu cầu về kỹ năng sử dụng của nhân viên, và rủi ro về bảo mật dữ liệu. Cơ hội (Opportunities) có thể là sự phát triển của thương mại điện tử, nhu cầu ngày càng cao về dịch vụ bưu phẩm, và khả năng mở rộng thị trường. Thách thức (Threats) có thể là sự cạnh tranh từ các công ty chuyển phát nhanh tư nhân, sự thay đổi của công nghệ, và các quy định pháp luật mới. Phân tích SWOT giúp xác định các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp.

II. Phân Tích Hiện Trạng Thách Thức Trong Quản Lý Bưu Phẩm

Trước khi xây dựng hệ thống quản lý dịch vụ bưu phẩm, việc phân tích hiện trạng là vô cùng quan trọng. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp bưu chính vẫn sử dụng các phương pháp quản lý thủ công, dựa trên giấy tờ và sổ sách. Điều này dẫn đến nhiều hạn chế, bao gồm sai sót dữ liệu, mất thời gian tìm kiếm thông tin, khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát, và thiếu khả năng báo cáo thống kê. Theo tài liệu gốc, công việc hàng ngày của Bưu điện thông qua nhiều giai đoạn, khối lượng công việc lớn, xảy ra liên tục, đặc biệt là công tác thu ngân và lập phiếu gửi, nhận hàng hóa ở quầy. Dữ liệu luôn biến động và đòi hỏi tính chính xác cao. Để quản lý công việc tốt cần sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, việc lưu lại các hồ sơ dữ liệu được lặp đi lặp lại nhiều lần và kiểm tra qua nhiều khâu sẽ tốn thời gian và nhân lực, từ đó cũng khó tránh khỏi những sai sót dữ liệu. Ngoài ra, việc thiếu sự liên kết giữa các bộ phận cũng gây khó khăn trong việc phối hợp và chia sẻ thông tin. Ví dụ, thông tin về bưu phẩm có thể không được cập nhật kịp thời giữa bộ phận kho và bộ phận giao phát, dẫn đến chậm trễ trong việc giao hàng. Bên cạnh đó, việc quản lý thuế hải quan và phí lưu kho kiểm hóa cũng còn nhiều bất cập, gây khó khăn cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Do đó, việc tin học hóa hệ thống quản lý bưu phẩm là một giải pháp cấp thiết để giải quyết các vấn đề này.

2.1. Mô tả quy trình gửi và nhận bưu phẩm hiện tại

Quy trình gửi bưu phẩm hiện tại thường bao gồm các bước sau: khách hàng mang bưu phẩm đến bưu cục, điền thông tin vào phiếu gửi, nộp cước phí, và nhận biên lai. Quy trình nhận bưu phẩm bao gồm: bưu tá giao bưu phẩm đến địa chỉ người nhận, người nhận kiểm tra và ký nhận, và thanh toán phí (nếu có). Theo tài liệu gốc, quy trình gửi bưu phẩm thông thường bao gồm khai báo văn hóa phẩm (nếu có), khai báo kiểm dịch hàng hóa (nếu có), điền phiếu gửi bưu phẩm, và làm thủ tục hải quan. Quy trình nhận bưu phẩm bao gồm điền phiếu nhận bưu phẩm, kiểm tra và ký nhận, đóng lệ phí lưu kho và kiểm hóa, và làm thủ tục hải quan (nếu có). Quy trình này còn nhiều bước thủ công, tốn thời gian, và dễ xảy ra sai sót. Cần có một hệ thống tự động hóa để đơn giản hóa quy trình và nâng cao hiệu quả.

2.2. Các vấn đề tồn tại trong quản lý kho bưu phẩm thuế hải quan và phí lưu kho

Việc quản lý kho bưu phẩm hiện nay còn nhiều hạn chế, bao gồm thiếu hệ thống theo dõi hàng tồn kho chính xác, khó khăn trong việc tìm kiếm và sắp xếp bưu phẩm, và nguy cơ mất mát, hư hỏng. Việc quản lý thuế hải quan và phí lưu kho kiểm hóa cũng còn nhiều bất cập, bao gồm quy trình phức tạp, thiếu minh bạch, và tốn thời gian. Theo tài liệu gốc, hệ thống cần quản lý tiền thuế hải quan, tiền gửi bưu phẩm, tiền phí lưu kho và kiểm hóa. Điều này đòi hỏi một hệ thống thông tin tích hợp, có khả năng tự động tính toán và theo dõi các khoản phí, thuế, và lệ phí. Cần có các giải pháp để giải quyết các vấn đề này, bao gồm ứng dụng công nghệ thông tin, cải tiến quy trình, và nâng cao năng lực quản lý.

2.3. Đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý dịch vụ bưu phẩm hiện tại

Đánh giá hiệu quả của hệ thống hiện tại có thể dựa trên các tiêu chí như thời gian xử lý bưu phẩm, tỷ lệ sai sót, chi phí hoạt động, mức độ hài lòng của khách hàng, và doanh thu. Nếu hệ thống hiện tại không đáp ứng được các tiêu chí này, cần phải có các giải pháp cải tiến. Ví dụ, nếu thời gian xử lý bưu phẩm quá lâu, cần phải xem xét lại quy trình và tìm cách tự động hóa các bước. Nếu tỷ lệ sai sót quá cao, cần phải kiểm tra lại hệ thống nhập liệu và quản lý dữ liệu. Nếu chi phí hoạt động quá cao, cần phải tìm cách tối ưu hóa các nguồn lực. Mức độ hài lòng của khách hàng là một chỉ số quan trọng để đánh giá chất lượng dịch vụ. Cần phải thu thập phản hồi của khách hàng và sử dụng thông tin này để cải thiện hệ thống. Từ những đánh giá trên, đưa ra những giải pháp thích hợp.

III. Thiết Kế Giải Pháp Hệ Thống Quản Lý Bưu Phẩm Tối Ưu

Để giải quyết các vấn đề đã nêu, đồ án đề xuất một hệ thống quản lý dịch vụ bưu phẩm tích hợp, sử dụng công nghệ thông tin để tự động hóa các quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý, và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Hệ thống này bao gồm các module chính như quản lý thông tin bưu phẩm, quản lý kho, quản lý vận chuyển, quản lý khách hàng, quản lý thuế hải quan, quản lý phí lưu kho và kiểm hóa, báo cáo thống kê, và quản trị hệ thống. Hệ thống cần có giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng, và hỗ trợ đa ngôn ngữ. Dữ liệu cần được bảo mật và phân quyền truy cập chặt chẽ. Hệ thống cần có khả năng mở rộng và tùy biến, đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp. Theo tài liệu gốc, hệ thống cần có khả năng phân quyền và bảo mật. Người sử dụng chương trình cần đăng ký và phân quyền, giúp người quản lý theo dõi và kiểm soát được chương trình. Người sử dụng cần có password để vào chương trình và sử dụng hệ thống dữ liệu. Cần phân chia khả năng truy cập dữ liệu nhập xuất cho từng nhóm người sử dụng để tránh việc điều chỉnh số liệu không thuộc phạm vi quản lý.

3.1. Mô hình cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý bưu phẩm

Mô hình cơ sở dữ liệu là một phần quan trọng của hệ thống. Mô hình này cần đảm bảo tính toàn vẹn, nhất quán, và hiệu quả của dữ liệu. Các thực thể chính trong mô hình bao gồm bưu phẩm, khách hàng, nhân viên, kho, thuế hải quan, phí lưu kho, và phiếu gửi nhận. Các thuộc tính của mỗi thực thể cần được xác định rõ ràng. Các mối quan hệ giữa các thực thể cần được thiết lập chính xác. Theo tài liệu gốc, các thực thể chính bao gồm Đơn vị, Nhân viên, Khách hàng, Bưu phẩm, Phiếu gửi nhận, Tờ khai hải quan, Mặt hàng bưu phẩm, Phiếu thu lệ phí, Người gửi nhận ở nước ngoài, Kho, Phiếu nhập kho, và Phiếu xuất kho. Các mối quan hệ giữa các thực thể này cần được thiết lập để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

3.2. Thiết kế giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng

Giao diện người dùng cần được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng, và trực quan. Các chức năng cần được sắp xếp hợp lý, dễ tìm kiếm. Màu sắc và font chữ cần được lựa chọn phù hợp, tạo cảm giác thoải mái cho người dùng. Giao diện cần hỗ trợ đa ngôn ngữ, đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng người dùng. Theo tài liệu gốc, các menu chính của giao diện bao gồm Hệ thống, Lập phiếu, Tra cứu, Danh mục, và Trợ giúp. Các form cần được thiết kế rõ ràng, dễ điền thông tin. Cần có các hướng dẫn và gợi ý để giúp người dùng sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. Quan trọng là cần tạo sự thoải mái và tiện lợi cho người dùng khi sử dụng hệ thống.

3.3. Quy trình nghiệp vụ được tự động hóa trong hệ thống

Hệ thống cần tự động hóa các quy trình nghiệp vụ như nhập liệu, tìm kiếm, theo dõi, báo cáo, và tính toán. Ví dụ, khi nhập thông tin về một bưu phẩm, hệ thống cần tự động kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu, tính toán cước phí, và tạo mã vạch. Khi tìm kiếm thông tin về một bưu phẩm, hệ thống cần hiển thị kết quả nhanh chóng và chính xác. Khi lập báo cáo, hệ thống cần tự động tổng hợp dữ liệu và hiển thị kết quả dưới dạng biểu đồ hoặc bảng. Việc tự động hóa các quy trình nghiệp vụ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, và nâng cao hiệu quả quản lý. Để làm tốt quy trình này, cần có kế hoạch kiểm thử và chạy thử để hệ thống được vận hành tốt.

IV. Ứng Dụng Thực Tế Triển Khai Hệ Thống Quản Lý Bưu Phẩm

Sau khi thiết kế xong, hệ thống cần được triển khai thử nghiệm trong môi trường thực tế. Quá trình triển khai cần được thực hiện theo từng giai đoạn, bắt đầu từ việc cài đặt phần mềm, nhập dữ liệu, đào tạo người dùng, và kiểm thử. Trong quá trình triển khai, cần thu thập phản hồi của người dùng và điều chỉnh hệ thống cho phù hợp. Sau khi triển khai thành công, hệ thống cần được bảo trì và nâng cấp định kỳ. Theo tài liệu gốc, hệ thống cần được triển khai trên môi trường nhiều người sử dụng. Cần có các biện pháp để đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật thông tin. Cần có các quy trình để giải quyết các sự cố và vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng. Việc triển khai thành công hệ thống quản lý dịch vụ bưu phẩm sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp bưu chính.

4.1. Đánh giá hiệu quả sau khi triển khai hệ thống quản lý bưu phẩm

Sau khi triển khai hệ thống, cần đánh giá hiệu quả dựa trên các tiêu chí như thời gian xử lý bưu phẩm, tỷ lệ sai sót, chi phí hoạt động, mức độ hài lòng của khách hàng, và doanh thu. So sánh kết quả với tình hình trước khi triển khai để thấy rõ sự khác biệt. Nếu hệ thống không đạt được các mục tiêu đề ra, cần phải xem xét lại quy trình và tìm cách cải tiến. Đánh giá hiệu quả là một bước quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

4.2. Các bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai và sử dụng hệ thống

Quá trình triển khai và sử dụng hệ thống sẽ mang lại nhiều bài học kinh nghiệm. Các bài học này có thể liên quan đến kỹ thuật, quản lý, hoặc người dùng. Ví dụ, có thể phát hiện ra rằng một số chức năng không được sử dụng nhiều, hoặc một số quy trình cần được điều chỉnh. Các bài học này cần được ghi lại và sử dụng để cải thiện hệ thống trong tương lai. Cần có một hệ thống để thu thập và chia sẻ các bài học kinh nghiệm giữa các bộ phận và người dùng.

4.3. Khả năng mở rộng và tích hợp của hệ thống quản lý bưu phẩm

Hệ thống cần có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp. Hệ thống cũng cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như hệ thống kế toán, hệ thống CRM, và hệ thống thương mại điện tử. Khả năng mở rộng và tích hợp giúp hệ thống trở nên linh hoạt và đáp ứng được nhiều nhu cầu khác nhau. Cần có một kiến trúc hệ thống mở, cho phép dễ dàng thêm các module và chức năng mới. Tích hợp các ứng dụng mang lại hiệu quả rất lớn và giúp người dùng tiện lợi hơn.

V. Kết Luận Tương Lai Của Quản Lý Dịch Vụ Bưu Phẩm Hiện Đại

Đồ án này đã trình bày một giải pháp toàn diện cho việc quản lý dịch vụ bưu phẩm hiện đại. Hệ thống được đề xuất có khả năng tự động hóa các quy trình nghiệp vụ, giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý, và cải thiện trải nghiệm của khách hàng. Tuy nhiên, để hệ thống hoạt động hiệu quả, cần có sự đầu tư về công nghệ, đào tạo nhân lực, và thay đổi quy trình. Tương lai của quản lý dịch vụ bưu phẩm sẽ gắn liền với sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo, internet vạn vật, và blockchain. Các công nghệ này sẽ giúp tự động hóa nhiều hơn các quy trình, nâng cao tính minh bạch, và cải thiện khả năng bảo mật. Theo tài liệu gốc, Đảng và Nhà nước đã có những chính sách nhằm phát triển ngành công nghệ thông tin lên một tầm cao mới, từ đó phục vụ tốt hơn cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta. Điều này cho thấy sự quan tâm của Nhà nước đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực kinh tế xã hội, trong đó có ngành bưu chính.

5.1. Xu hướng công nghệ ảnh hưởng đến quản lý dịch vụ bưu phẩm

Các xu hướng công nghệ như trí tuệ nhân tạo, internet vạn vật, và blockchain sẽ có tác động lớn đến quản lý dịch vụ bưu phẩm. Trí tuệ nhân tạo có thể được sử dụng để tự động hóa các quy trình như phân loại bưu phẩm, dự đoán nhu cầu vận chuyển, và phát hiện gian lận. Internet vạn vật có thể được sử dụng để theo dõi vị trí và tình trạng của bưu phẩm trong thời gian thực. Blockchain có thể được sử dụng để đảm bảo tính minh bạch và bảo mật của dữ liệu. Cần phải theo dõi và ứng dụng các xu hướng công nghệ này để nâng cao năng lực cạnh tranh.

5.2. Đề xuất các hướng nghiên cứu tiếp theo về quản lý bưu phẩm

Có nhiều hướng nghiên cứu tiếp theo về quản lý bưu phẩm, chẳng hạn như: Nghiên cứu về ứng dụng trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa quy trình vận chuyển. Nghiên cứu về ứng dụng blockchain để đảm bảo tính minh bạch và bảo mật của dữ liệu. Nghiên cứu về ứng dụng internet vạn vật để theo dõi vị trí và tình trạng của bưu phẩm trong thời gian thực. Nghiên cứu về các mô hình kinh doanh mới cho ngành bưu chính trong kỷ nguyên số. Các hướng nghiên cứu này sẽ giúp phát triển ngành bưu chính Việt Nam một cách bền vững.

Trích đoạn nội dung tài liệu

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ DỊCH VỤ BƯU PHẨM LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] MỤCLỤC Mục luc. Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống. Khảo sát hệ thống. Phân tích hiện trạng hệ thống.

Phân tích yêu cầu. Yêu cầu chức năng. Yêu cầu phi chức năng. Phân tích hệ thống.

Mô hình thực thể ERD. Xác định các thực thể. Mô hình ERD. Chuyển mô hình ERD thành mô hình quan hệ.

Mô tả chi tiết các quan hệ. Mô tả bảng tổng kết. Tổng kết quan hệ. Tổng kết thuộc tính.

Thiết kế giao diện. Các menu chính của giao diện. Mô tả Form. Thiết kế ô xử lí.

Đánh giá ưu khuyết. 75 2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Lời nói đầu Ngày nay, việc ứng dụng các thành tựu khoa học kĩ thuật vào đời sống càng ngày càng trở nên phổ biến trên thế giới nói chung và ở nước ta nói riêng. Và Công nghệ thông tin,một ngành có tốc độ phát triển cực nhanh và đứng đầu trong việc thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa của một đất nước đã và đang chiếm ưu thế trên phạm vi toàn cầu. Tin học hóa trở thành nhu cầu cấp thiết cho sự phát triển của mỗi quốc gia, nó tạo nên một xu thế tin học hóa trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội.

Có một câu nói rất hay là”Người quyền lực nhất là người có thông tin trong tay!”. Thật vậy, sự thành công của một doanh nghiệp, một tổ chức của bất kỳ lĩnh vực nào phụ thuộc vào khả năng có được những dữ liệu kịp thời và chính xác về các hoạt động của nó, để từ đó quản lý và phân tích dữ liệu một cách có hiệu quả nhằm đưa ra những chiến lược cho những hoạt động tiếp theo.Thấy được tầm quan trọng của ngành này Đảng và Nhà nước đã có những chính sách nhằm phát triển nó lên một tầm cao mới, từ đó phục vụ tốt hơn cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta. Dưới đây là một minh chứng khá thú vị cho thấy tầm quan trọng, sự tiện lợi, tính kinh tế,. khi chúng ta tiến hành đưa tin học vào trong đời sống, thông qua đề tài “Hệ thống quản lí dịch vụ bưu phẩm” của chúng em.

Xin cảm ơn thầy Nguyễn Gia Tuấn Anh đã truyền đạt những kiến thức bổ ích và thiết thực trong thời gian qua, giúp chúng em định hình, khai sáng những điều còn vướng mắc. Nhờ đó chúng em đã hoàn thành đồ án này đúng thời hạn qui định, trang bị cho mình những kiến thức quí báu, và chúng em tin chắc rằng môn học này sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tiếp thu các môn học và các công việc khác trong tương lai. Xin cảm ơn gia đình và bạn bè đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để chúng tôi thực hiện tốt đồ án này. 3 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.

Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống 1. Khảo sát hệ thống a. Khảo sát Bưu điện là nơi phục vụ nhu cầu gửi, nhận bưu phẩm. Đối tượng phục vụ của Bưu điện (đang xét) là những khách hàng có nhu cầu gửi bưu phẩm đi nước ngoài hoặc nhận bưu phẩm từ nước ngoài về.

Bưu điện có quầy thu ngân, quầy phục vụ,…Vì vậy cần một chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng hơn trong công việc của mình. Các hoạt động chính của Bưu điện gồm: Nhận bưu phẩm của khách hàng, khai báo hải quan, lưu trữ bưu phẩm vào trong kho, giao gửi bưu phẩm theo yêu cầu của khách hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo bưu phẩm tồn không chuyển phát được… Việc quản lý Bưu điện được phân cấp theo từng bộ phân như sau: - Ban Giám đốc Bưu điện Chức năng: Hoạch định những kế hoạch, đưa ra những mục tiêu phát triển cho Bưu điện trong một giai đoạn nhất định; tổ chức bộ máy nhân sự cho Bưu điện; đảm bảo các Phòng ban hoạt động theo đúng chức năng và nhiệm vụ được giao; lãnh đạo toàn Bưu điện; kiểm tra giám sát hoạt động của nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của các nhân viên. Nhiệm vụ: Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Bưu điện; hướng dẫn những kỹ năng nghiệp vụ và truyền đạt kinh nghiệm cho nhân viên; tiếp nhận và xử lý những thông tin có liên quan đến hoạt động của Bưu điện nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của các Phòng ban; quản lý tài chính của Bưu điện; giải quyết những mâu thuẩn xảy ra (nếu có) trong nội bộ của Bưu điện - Phòng (Bộ phận) Kinh doanh Chức năng: Chăm sóc khách hàng nhằm đạt mục tiêu kinh doanh và lợi nhuận cho Bưu điện. Nhiệm vụ : Tìm kiếm, khai thác khách hàng cần cung cấp những dịch vụ nào; tư vấn cho khách hàng về cước dịch vụ cũng như các thắc mắc từ phía khách hàng về các dịch vụ.

- Phòng (Bộ phận) Kế toán 4 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] Chức năng: Quản lý sổ sách, chứng từ và lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả nhất cho Bưu điện; giải quyết tất cả các vấn đề về kế toán, đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế. Nhiệm vụ: Xuất hóa đơn, khai báo thuế, làm bảng lương cho các nhân viên của Bưu điện, thu tiền của khách hàng, trả tiền cho khách hàng; ghi chép và lưu trữ tất cả các hồ sơ, chứng từ liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính và đánh giá tình hình phát triển của Bưu điện; quyết toán tài chính hàng tháng, hàng quý và hàng năm, tổng kết sổ sách, chứng từ, tài chính, thu chi, lãi lỗ cho Ban giám đốc Bưu điện. - Bộ phận Quản lý kho: Quản lý công việc nhập, xuất bưu phẩm của Bưu điện, báo cáo các vấn đề liên quan đến nhập, xuất, hàng không chuyển phát được,… - Bộ phận Kỹ thuật: Bảo trì, nâng cấp hệ thống mạng máy tính nội bộ cũng như Internet, cài đặt các phần mềm tiên ích khác, giúp cho hệ thống máy tính luôn hoạt động tốt trong mọi tình huống, đáp ứng kịp thời nhu cầu cần thiết cho công việc, góp phần vào việc thúc đẩy, xử lý nhanh tiến độ công việc. Những sai phạm hay những thiếu sót sẽ dễ dàng phát hiện nhờ sự phân cổng rạch ròi cho từng người, từng bộ phận và nhờ vào các số liệu của bộ phận thu ngân và các nhân viên phục vụ.

Mỗi người tuỳ vào chức năng nhiệm vụ chỉ được xem các báo cáo liên quan đến công việc của mình mà không được tùy tiện xen vào công việc của người khác. Phân tích thiết kế hệ thống quản lí dịch vụ bưu phẩm được triển khai trên môi trường nhiều người sử dụng. Quản lí và báo cáo tiền thuế hải quan, tiền gửi bưu phẩm, tiền phí lưu kho và kiểm hóa. Truy tìm nhanh thông tin bưu phẩm khi biết một phần thông tin liên quan.

Phạm vi - Do phạm vi môn học chỉ dừng lại ở mức phân tích và thiết kế nên việc khảo sát thực tiễn của đề tài này chủ yếu dựa vào tài liệu, sách vở, Internet… - Nằm trong giới hạn môn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin và các yêu 5 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] cầu trên. Nhận xét - Do đề bài không nói đến phần giá cước phải trả khi gửi bưu phẩm nên ta sẽ thêm phần đó. Giá cước phải trả được tính dựa trên trọng lượng của bưu phẩm được gửi. - Vì yêu cầu chỉ là quản lí tiền thuế hải quan, tiền gửi bưu phẩm, thuế lưu kho và kiểm hóa.

Kiểm dịch thực phẩm và kiểm nghiệm văn hóa phẩm được thực hiện một cách thủ công và giữ bí mật nên chúng ta sẽ không xây dựng ứng dụng tin học cho các khâu này. Phân tích hiện trạng hệ thống a. Mô tả hệ thống Dịch vụ bưu phẩm do Bưu điện kết hợp với hải quan, kiểm dịch thực phẩm và kiểm nghiệm văn hóa phẩm để phục vụ việc gửi bưu phẩm đi nước ngoài và nhận bưu phẩm từ nước ngoài. º Qui trình gửi bưu phẩm thông thường như sau: Nếu hàng liên quan đến văn hóa phẩm như băng cassette, video, CD-ROM hay đĩa từ thì đầu tiên khách hàng khai báo văn hóa phẩm gồm: họ tên và địa chỉ người gửi, họ tên và địa chỉ người nhận, chi tiết về loại hàng, số lượng, nội dung.

Nhân viên văn hóa phẩm sẽ cho số tờ khai và hẹn ngày nhận lại hàng cùng lệ phí phải nộp. Nếu hàng gửi có liên quan đến lương thực thực phẩm, giống cây trồng,… thì khách hàng phải khai báo kiểm dịch hàng hóa tại trung tâm kiểm dịch thực phẩm. Bao gồm: họ tên và địa chỉ người gửi, họ tên và địa chỉ người nhận, mô tả chi tiết về loại hàng, số lượng, nguồn gốc. Nhân viên kiểm dịch thực phẩm sẽ cho số tờ khai và hẹn ngày nhận lại hàng cùng lệ phí phải nộp.

Sau đó, người gửi sẽ điền vào phiếu gửi bưu phẩm, gồm: họ tên và địa chỉ người gửi, họ tên và địa chỉ người nhận, ngày và nơi gửi, gửi từ nước , gửi đến nước, trọng lượng, trị giá hàng gửi và mô tả hàng gửi. Nhân viên Bưu điện sẽ thêm vào số phiếu gửi và số hiệu bưu phẩm. Cuối cùng, khách hàng làm thủ tục hải quan và điền vào “Tờ khai hàng xuất khẩu phi mậu dịch”, gồm các thông tin sau: họ tên và địa chỉ người gửi, số chứng minh hay hộ chiếu, họ tên và địa chỉ người nhận, số bưu phẩm liên quan, danh sách số hiệu bưu phẩm, gửi từ nước, gửi đến nước, trọng lượng từng bưu phẩm và tổng cộng. Phần kê hàng, kiểm kê hàng và tính thuế do nhân viên hải quan ghi cùng với người gửi.

Phần chi 6 LUAN VAN CHAT LUONG download : add [e-mail] tiết gồm: số thứ tự, tên hàng và phẩm chất, đơn vị tính, số lượng, đơn giá tính thuế, trị giá tính thuế, thuế suất, tiền thuế phải nộp. Phần tổng hợp gồm tổng cộng tiền thuế phải nộp, tổng cộng số tiền bằng chữ. º Qui trình nhận bưu phẩm thông thường như sau: Nhân viên Bưu điện sẽ điền vào phiếu nhận bưu phẩm, gồm: họ tên và địa chỉ người gửi, họ tên và địa chỉ người nhận, ngày và nơi gửi, gửi từ nước, gửi đến nước, trọng lượng, trị giá hàng gửi, mô tả hàng gửi, số phiếu gửi và số hiệu bưu phẩm. Người nhận sẽ kiểm tra phiếu và ký nhận.

Sau đó người nhận sẽ đóng lệ phí lưu kho và kiểm hóa.