Đồ án tốt nghiệp: Giám sát dự án tại Avery Dennison RBIS Vietnam - HCMUTE

Đồ án nghiên cứu quy trình giám sát và kiểm soát dự án triển khai tại Avery Dennison RBIS Việt Nam, phân tích thực trạng và giải pháp quản lý hiệu quả.

• Tác giả: Bùi Thị Huỳnh Nhi
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Khắc Hiếu
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Quản lý công nghiệp
• Đề tài: Monitoring and controlling the deployment project at Avery Dennison RBIS Vietnam
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2021
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Tổng quan monitoring and controlling deployment project tại ADVN

Đồ án monitoring and controlling the deployment project at avery dennison rbis vietnam phân tích sâu quy trình quản lý dự án công nghiệp. Avery Dennison RBIS là doanh nghiệp hàng đầu về sản xuất phụ liệu may mặc và nhãn hàng thông minh. Quá trình triển khai dự án sản phẩm mới đòi hỏi tính chính xác cao và sự đồng bộ tuyệt đối. Giai đoạn giám sát và kiểm soát diễn ra song song với giai đoạn thực thi dự án. Hoạt động này đảm bảo mọi hạng mục tuân thủ nghiêm ngặt kế hoạch đã phê duyệt. Người quản lý dự án phải theo dõi liên tục tiến độ, chi phí và hiệu suất kỹ thuật. Việc thu thập dữ liệu kịp thời giúp phát hiện sai lệch ngay từ giai đoạn đầu. Đồ án xây dựng khung lý thuyết chuẩn hóa dựa trên các nguyên lý quốc tế từ Viện Quản lý Dự án PMI. Nghiên cứu xác định rõ mục tiêu chuyển giao công nghệ và tối ưu hóa năng suất vận hành. Kết quả nghiên cứu hỗ trợ doanh nghiệp duy trì năng lực cạnh tranh và đáp ứng nhanh nhu cầu thị trường.

1.1. Khái niệm và vai trò của giám sát kiểm soát dự án

Giám sát và kiểm soát dự án là quá trình theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động triển khai. Hoạt động này diễn ra liên tục từ khi bắt đầu thực thi cho đến khi kết thúc dự án. Mục tiêu chính là duy trì dự án trong phạm vi ngân sách và thời gian quy định. Đội ngũ quản lý xác định các chỉ số đo lường hiệu suất then chốt để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Việc kiểm soát chủ động giúp doanh nghiệp nhận diện rủi ro tiềm ẩn trước khi sự cố xảy ra. Hệ thống báo cáo định kỳ cung cấp bức tranh toàn diện cho ban lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời.

1.2. Bối cảnh triển khai dự án tại Avery Dennison RBIS Việt Nam

Avery Dennison RBIS Việt Nam vận hành nhiều dự án triển khai sản phẩm mới với quy mô phức tạp. Mỗi dự án đòi hỏi sự tham gia đồng thời của nhiều phòng ban chuyên môn. Các bộ phận bao gồm kỹ thuật sản phẩm, mua hàng, kế hoạch sản xuất và kiểm soát chất lượng. Môi trường sản xuất tốc độ cao yêu cầu tính chuẩn xác trong từng khâu vận hành. Việc chuyển giao thiết kế và công nghệ mới từ đối tác toàn cầu vào nhà máy địa phương cần quy trình quản trị chặt chẽ. Dự án triển khai thành công giúp nâng cao uy tín thương hiệu và tăng trưởng doanh thu.

II. Thực trạng kiểm soát dự án deployment tại Avery Dennison RBIS

Thực tế triển khai dự án tại Avery Dennison RBIS Việt Nam đối mặt với nhiều thách thức vận hành phức tạp. Dự án chuyển giao kỹ thuật đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận chức năng. Quá trình lấy mẫu, kiểm tra chất lượng và thử nghiệm khuôn mẫu thường xuyên gặp gián đoạn. Năng lực máy móc và nguồn cung ứng nguyên vật liệu đôi khi không đáp ứng đúng tiến độ ban đầu. Việc thu thập thông tin tiến độ thủ công gây ra độ trễ lớn trong xử lý sự cố. Sự thiếu nhất quán trong cập nhật trạng thái làm giảm hiệu quả giám sát tổng thể. Báo cáo tiến độ phân tán khiến quản lý dự án khó nắm bắt bức tranh toàn cảnh. Ngoài ra, việc phân bổ nguồn lực chưa tối ưu dẫn đến lãng phí thời gian và tăng chi phí phát sinh. Sự sai lệch giữa kế hoạch lý thuyết và thực tế nhà xưởng đòi hỏi các biện pháp kiểm soát chặt chẽ hơn. Việc phân tích rõ các điểm nghẽn giúp thiết lập giải pháp cải tiến mang tính bền vững.

2.1. Thách thức trong phối hợp liên phòng ban và luồng thông tin

Dự án triển khai sản phẩm mới yêu cầu sự phối hợp từ nhóm kỹ thuật, cung ứng, sản xuất đến chăm sóc khách hàng. Khi thiếu công cụ kết nối tập trung, luồng thông tin giữa các bên dễ bị phân mảnh. Sự bất đồng về độ ưu tiên công việc dẫn đến chậm trễ tại các điểm mốc quan trọng. Thông tin phản hồi kỹ thuật từ hiện trường sản xuất không được chuyển giao kịp thời cho bộ phận thiết kế. Tình trạng tắc nghẽn thông tin làm gia tăng tỷ lệ sai sót và kéo dài thời gian xử lý sự cố kỹ thuật.

2.2. Hạn chế của công cụ theo dõi tiến độ và kiểm soát rủi ro

Hệ thống theo dõi dự án truyền thống phụ thuộc nhiều vào bảng tính rời rạc và báo cáo thủ công. Phương pháp này khiến việc phát hiện sai lệch chi phí và tiến độ bị chậm trễ. Đội ngũ quản lý gặp khó khăn trong việc dự báo chính xác các rủi ro vận hành. Phân tích tác động lỗi PFMEA chưa được cập nhật liên tục theo biến động thực tế tại chuyền sản xuất. Sự thiếu vắng dữ liệu thời gian thực làm giảm đáng kể tính chủ động trong việc kiểm soát chất lượng dự án.

III. Phương pháp monitoring and controlling deployment hiệu quả

Đồ án đề xuất hệ thống giải pháp toàn diện nhằm nâng cao hiệu quả giám sát và kiểm soát dự án tại Avery Dennison. Trọng tâm phương pháp là chuẩn hóa công cụ theo dõi dự án với cơ chế cập nhật tự động. Hệ thống mới tích hợp các mốc kiểm soát từ giai đoạn chuẩn bị dữ liệu đến sản xuất hàng loạt. Ma trận phân công trách nhiệm RACI được áp dụng để làm rõ vai trò từng nhân sự phụ trách. Phương pháp phân tích giá trị thu được EVA và phân tích phương sai giúp đo lường chính xác tiến độ và chi phí. Đội ngũ quản lý thiết lập quy trình đánh giá rủi ro định kỳ thông qua công cụ PFMEA cập nhật. Các cuộc họp điều phối ngắn hàng ngày giúp giải quyết triệt để sự cố phát sinh tại hiện trường. Bên cạnh đó, việc số hóa bảng theo dõi tiến độ tạo điều kiện cho các phòng ban truy cập thông tin minh bạch. Những cải tiến này rút ngắn đáng kể chu kỳ dự án và nâng cao chất lượng sản phẩm xuất xưởng.

3.1. Chuẩn hóa quy trình theo dõi và ma trận phân quyền RACI

Thiết lập quy trình giám sát tiêu chuẩn giúp định hình rõ ràng các bước thực hiện cho từng bộ phận. Ma trận RACI xác định chính xác người chịu trách nhiệm chính, người phê duyệt, người hỗ trợ và người nhận thông tin. Mỗi hạng mục từ thiết lập mã hàng, thử nghiệm vật liệu đến ký kết hợp đồng máy móc đều có đầu mối cụ thể. Sự minh bạch này loại bỏ tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và thúc đẩy tinh thần chủ động làm việc của toàn bộ nhân viên tham gia dự án.

3.2. Ứng dụng công cụ kỹ thuật số và kiểm soát chất lượng nâng cao

Ứng dụng bảng điều khiển kỹ thuật số cho phép giám sát tiến độ dự án theo thời gian thực. Hệ thống tự động cảnh báo khi có sự sai lệch về thời gian hoặc vượt ngưỡng ngân sách cho phép. Quy trình kiểm định chất lượng ETE và thử nghiệm khuôn mẫu được số hóa hoàn toàn. Đội ngũ kiểm soát chất lượng dễ dàng tra cứu báo cáo đánh giá và phát hiện điểm bất thường nhanh chóng. Nhờ đó, tỷ lệ lỗi sản phẩm giảm rõ rệt và độ ổn định quy trình được nâng cao.

IV. Kết luận và giá trị thực tiễn từ đồ án tốt nghiệp tại ADVN

Đồ án monitoring and controlling the deployment project at avery dennison rbis vietnam mang lại giá trị học thuật và thực tiễn sâu sắc. Nghiên cứu đã chứng minh vai trò quyết định của công tác giám sát và kiểm soát đối với thành công của dự án công nghiệp. Việc áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ các ràng buộc về thời gian, chi phí và chất lượng. Hệ thống theo dõi cải tiến đã giải quyết hiệu quả các điểm nghẽn trong giao tiếp liên phòng ban. Năng suất lao động và mức độ hài lòng của khách hàng được cải thiện rõ rệt sau khi áp dụng mô hình mới. Đồ án cung cấp tài liệu tham khảo giá trị cho các kỹ sư quản lý công nghiệp và nhà quản trị dự án. Mô hình kiểm soát này có khả năng mở rộng và áp dụng linh hoạt cho các nhà máy sản xuất khác trong ngành phụ liệu dệt may. Đây là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp tiến tới chuyển đổi số toàn diện trong quản lý sản xuất.

4.1. Đánh giá hiệu quả cải tiến và đóng góp của nghiên cứu

Nghiên cứu đã lượng hóa được những cải tiến vượt bậc trong quá trình triển khai dự án tại nhà máy. Thời gian hoàn thành dự án được rút ngắn đáng kể so với phương pháp quản lý cũ. Chi phí phát sinh do lỗi kỹ thuật và chậm trễ tiến độ giảm thiểu ở mức tối đa. Tinh thần phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn trở nên gắn kết và đồng bộ hơn. Những kết quả này khẳng định tính đúng đắn và hiệu quả thực tế của mô hình quản trị đề xuất.

4.2. Khả năng nhân rộng mô hình trong quản trị công nghiệp

Khung lý thuyết và công cụ kiểm soát dự án trong đồ án có tính ứng dụng rất cao. Các doanh nghiệp trong ngành sản xuất công nghiệp có thể dễ dàng tiếp thu và điều chỉnh cho phù hợp với quy mô thực tế. Việc kết hợp giữa chuẩn mực quốc tế PMI và đặc thù nhà xưởng tạo nên giải pháp quản trị linh hoạt. Nghiên cứu mở ra hướng đi mới trong việc ứng dụng công nghệ số vào giám sát dự án sản xuất hiện đại.

Trích đoạn nội dung tài liệu

MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING HO CHI MINH CITY UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION CAPSTONE PROJECT INDUSTRIAL MANAGEMENT MONITORING AND CONTROLLING THE DEPLOYMENT PROJECT AT AVERY DENNISON RBIS VIETNAM LECTURER: PhD. NGUYEN KHAC HIEU STUDENT: BUI THI HUYNH NHI SKL 0 0 8 2 4 6 Ho Chi Minh City, December, 2021 MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING HCMC UNIVERSITY OF TECHNOLOGY AND EDUCATION FACULTY OF ECONOMICS GRADUATION THESIS TOPIC: MONITORING AND CONTROLLING THE DEPLOYMENT PROJECT AT AVERY DENNISON RBIS VIETNAM Student: Bui Thi Huynh Nhi ID student: 18124202 Course: 2018 Major: Industrial Management Instructor: Ph. Nguyen Khac Hieu Ho Chi Minh City, December 2021 INSTRUCTOR’S EVALUATION ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- HCMC, date …month…year…… Instructor Trang i ACKNOWLEDGEMENTS First of all, the author honestly wants to express my gratitude toward all the lectures at HCMC University of Technology and Education for teaching the author within 4 years at the university. They truly gave the author valuable knowledge and help the author to grow myself every single day.

In particular, the author would like to thank my instructor – Ph. Nguyen Khac Hieu for taking his time and dedication to give the author the right direction with great advice to complete the thesis on time. Secondly, the author genuinely thanks the Avery Dennison RBIS Vietnam Company for giving the author an amazing opportunity to take an internship in such a great and professional environment. Through that, the author can learn a lot of new things from other experienced members and expose to real and challenging tasks at the workplace to improve and develop my skills.

The author sincerely would like to thank all the members of the GPD department especially the project management team where the author was mainly evolving into. The author especially thanks my manager - Mr. James Li for guiding and sharing with the author useful information about the company business. Huge thanks to Mr.

Lam Nguyen & Mr. Uy Huynh for assigning the author tasks and enthusiastically guiding and supporting the author complete the tasks well during the internship period. Finally, the author also would like to give tremendous thanks to all of my friends as well as my family who always motivate and support the author along the way. HCMC, date …month…year…… Student Bui Thi Huynh Nhi Trang ii LIST OF ABBREVIATIONS ABBREVIATION EXPLANATION ACS Avery Commerce Suite AD Avery Dennison ADVN Avery Dennison Viet Nam AW Art Work BTC Benchmark Target Costing C&C Care & Content CFE Commercial Front End CS Customer Service DRF Development Request Form HC Headcount E2E End to End EHS Environment, Health & Safety ETA Estimated Time of Arrival FC Forecast FMEA Failure Mode & Effect Analysis FT Fast Track GPD Global Program Deployment GSPD Global Sampling and Product Deployment IC Internal Company IPPS In-Plant Printing solution LT Lead time MOQ Minimum Order Quantity O2D Opportunity to Deployment OE Order Entry OS Outsource PA Production Artist PE Production Engineer PIC Person in charge Trang iii PLN Planning PM Project Manager PO Purchase Order PPC Production Planning Coordinator RBIS Retail Branding & Information solution SB Service Bureau SC Supply Chain SKU Stock Keeping Unit SOP Standard Operating Procedure STD Standard Time Delivery TA Talent Acquisition TQ Total Quality UPH Units per hour WD Working Day Trang iv LIST OF TABLES Table 2.1 Project life cycle ______________________________________________18 Table 3.1 Pre-deployment process in detail _________________________________27 Table 3.2 The deployment process in detail _________________________________28 Table 3.3 Basic project deployment model _________________________________30 Table 3.4 Project initiating ______________________________________________33 Table 3.5 Project planning ______________________________________________35 Table 3.6 Project executing _____________________________________________36 Table 3.7 Project monitoring and controlling _______________________________38 Table 3.8 Project monitoring and controlling in detail ________________________39 Table 3.9 Program specification of Coach RFID _____________________________48 Table 3.12 Steering committee___________________________________________49 Table 3.13 Core team __________________________________________________50 Table 3.10 Item list____________________________________________________51 Table 3.14 Action plan _________________________________________________52 Table 3.15 Gantt chart of the Coach RFID project ___________________________53 Table 3.16 Factory list _________________________________________________55 Table 3.17 Material information _________________________________________56 Table 3.18 Items information ____________________________________________57 Table 3.19 Item information_____________________________________________57 Table 3.20 Capacity readiness status ______________________________________58 Table 3.21 Updated action plan for COACH RFID project _____________________60 Table 4.1 Online courses _______________________________________________71 Table 4.2 Lesson learned _______________________________________________73 Table 4.3 Checklist question ____________________________________________73 Appendix 1: Updated Gantt chart for COACH RFID project ___________________78 Trang v LIST OF FIGURES Figure 1.2 Car graphic wrap .3 AD retroreflective material .4 One of the AD apparel solutions.6 One of AD Printers solutions .7 Pressure-sensitive tapes .8 One of AD medicals .9 One of AD fastener solutions.10 Avery Dennison RBIS Vietnam .1 Project kick-off factors .4 Probability and Impact Matrix .1 GPD Organizational chart .2 The pre-deployment process .3 The project deployment process .4 Program specification template .45 Trang vi Figure 3.10 Risk register for the COACH RFID project .70 Trang vii TABLE OF CONTENT INSTRUCTOR’S EVALUATION.

ii LIST OF ABBREVIATIONS. iii LIST OF TABLES .v LIST OF FIGURES. Research scope and subjects .2 CHAPTER 1: INTRODUCTION TO AVERY DENNISON RBIS VIETNAM .1 Introduction to global Avery Dennison Corporate .3 An overview about Avery Dennison RBIS Vietnam .4 Mission and vision .6 Key Product Lines at Avery Dennison RBIS .14 CHAPTER 2: LITERATURE REVIEW .1 Overview about project .1 Definition of project .4 General project life cycle .2 Project monitoring and controlling .2 Benefits of monitoring and controlling project work .4 Probability and Impact Matrix .24 CHAPTER 3: MONITORING AND CONTROLLING THE DEPLOYMENT PROJECT SITUATION AT AVERY DENNISON RBIS VIETNAM .1 Introduction about the GPD department .1 The organizational chart or the GPD department .2 Functions of the GPD department .2 The opportunity to deployment initiative.3 The project deployment process and framework .4 Project life cycle at ADVN in general .4 Project monitoring and controlling .5 Analyzing the deployment project monitoring and controlling status in the PM team at the GPD department .1 The deployment project monitoring and controlling flowchart .2 The deployment project monitoring and controlling process.3 Software tools and communicating ways .6 Monitoring and controlling on project Coach RFID in week 27 .4 Project monitoring and controlling .61 CHAPTER 4: EVALUATION AND SOLUTION .1 Holding regular training .2 Monitor and control projects in a more agile way .3 Creating a backup plan .4 Adding more recommended online courses on the E-learning .5 Making more documentations .6 Using the probability and impact matrix in rating the risk .77 Trang xi PREFACE 1. Introduction In the current global business environment, everything seems to change drastically compared to the past few years.

The new technology and equipment as well as the production process are significantly evolving every single day. That makes such a huge impact on how the company operates and performs. It requires the company to adapt to new ways of doing business to optimize the company’s performance. As a situational fact, the competition between companies is massively increasing.

Every company wants to make a big effect and gain a decent share in the market. The customer surely plays a really important factor for the company to achieve this target and push the company's business development. In recent years, the project has become more and more imperative in companies. To produce the new and high-quality products within a short lead time and avoid the wasteful factors along with the operation, project-oriented works have got popular in the companies aiming to ultimately fulfill the customer expectation.

At Avery Dennison RBIS Vietnam, the company has been transforming the structure and process to the O2D model (Opportunity to deployment) to adopt a new way of doing business. At AD, the GPD department plays a vital part in connecting with the global team and developing the new products to finally bring them to the ongoing process. The company is supposed to produce unique and impeccable products to get positive faith from the customers. To achieve that target, all the processes have to be deployed in a way that adds value to the customers.

At the GPD department, the Project Management team plays a really important role in making sure everything has to be well-prepared and available on time before moving to the production stage. As a leader company in labeling and material solutions, Avery Dennison Vietnam is constantly developing and deploying more and more new technologies and products to be able to provide meaningful and effective solutions to boost the way the industries operate and make a difference on the market. During the internship in the GPD department and closely working with the PM team of the company, the author can approach a lot of new things by exposing myself to the deployment of projects. Trang 1 Through that time, the author found that the PM department still has some problems in monitoring and controlling the projects.

To have a better understanding overall of how a project is deployed and managed as well as recommend some solutions to better the project monitoring and controlling process in Avery Dennison RBIS Vietnam (ADVN), the author decided to choose the topic “Monitoring and controlling the deployment project at Avery Dennison RBIS Vietnam”. Research Objectives To understand the project deployment process and the project monitoring and controlling stage as well as how it applies to the real projects in the PM team at the GPD department. To evaluate the project monitoring and controlling status in the PM team at the GPD department. To recommend some solutions to improve the project monitoring and controlling stage in the PM team at the GPD department.

Research scope and subjects Research subjects: the deployment project monitoring and controlling status. Research scope: PM Team at GPD department as well as other relevant departments at Avery Dennison RBIS Vietnam from July 2021 – September 2021. Research Methodology Project status updates: collecting information, data, results from documents, and updates related to project implementation through internal members. Direct observing, asking for explanations from team members as well as other involving members.

Evaluation and review: analyzing the information, finding out risks, and highlighting issues that might come up along the way. Gantt Chart tracking: tracking the time of the activities to ensure the project stays on track. Report Structure The report consists of three main chapters: Chapter 1: Introduction to Avery Dennison RBIS Vietnam. Chapter 2: Literature review.

Trang 2 Chapter 3: Monitoring and controlling the deployment project situation at Avery Dennison RBIS Vietnam. Chapter 4: Evaluation and Solution Trang 3 CHAPTER 1: INTRODUCTION TO AVERY DENNISON RBIS VIETNAM 1.1 Introduction to global Avery Dennison Corporate Avery Dennison is created by the strategic merger of Avery Adhesives in downtown Los Angeles with Dennison Manufacturing in 1990. The company headquarters is currently based in Glendale, California, USA. The company is a global materials science and manufacturing company specializing in the design and manufacture of a wide variety of labeling and functional material.

The company’s products are used in nearly every major industry from retail apparel branding to consumer package goods serving and other markets all over the world. The company brings greater clarity to surroundings, more insights into inventories, and added value to the information consumers and businesses demand. Extensive expertise in the core businesses allows the company to be recognized as an industry leader. AD currently holds position 417 on the 2021 Fortune 500® list of the largest U.

industrial and service companies. Avery Dennison operates in over 180 locations in 50 countries across 6 continents such as China, India, Bangladesh, Norway, Cambodia, Sri Lanka, etc. Up to date, the company has more than 32.000 employees across the world. The company always sets the standard high with cutting-edge adhesive technologies and materials wherever it is located.2 Business Areas Label and graphic materials (LGM): the LGM business provides three kinds of solutions including labeling and packaging materials, graphic solutions, reflective solutions.

Labeling and packaging materials produce variable information labels used in shipping and other industries.