Đồ án tốt nghiệp: Kế toán khoản phải thu, phải trả tại Công ty Kho vận Linker

Tải đồ án tốt nghiệp kế toán khoản phải thu, phải trả tại công ty Linker. Phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán.

• Tác giả: Nguyễn Phạm Thùy Trang
• Người hướng dẫn: TS. Phạm Ngọc Toàn
• Trường học: Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh
• Chuyên ngành: Kế toán
• Đề tài: Kế toán các khoản phải thu, khoản phải trả tại công ty TNHH Kho vận Linker
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Thành phố Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Giới thiệu về Công ty TNHH Kho vận Linker

Công ty TNHH Kho vận Linker là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực logistics và kho vận, thuộc ngành kinh doanh phát triển nhanh chóng tại Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ kho vận, vận chuyển và quản lý chuỗi cung ứng cho các khách hàng tại các ngành công nghiệp khác nhau. Với sự phát triển của nền kinh tế, hoạt động kế toán tại công ty đã trở nên ngày càng phức tạp và quan trọng. Kế toán các khoản phải thu và khoản phải trả là một trong những công việc cốt lõi của bộ phận kế toán, đòi hỏi sự chính xác cao để đảm bảo tính toàn vẹn của tài chính công ty.

1.1. Quy mô và lĩnh vực kinh doanh

Công ty TNHH Kho vận Linker với quy mô vừa và nhân lực chuyên nghiệp, cung cấp các dịch vụ kho vận chuyên biệt cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, thương mại và logistics. Thị trường chính của công ty bao gồm các khách hàng korporate tại khu vực TP. Hồ Chí Minh và vùng lân cận, với mục tiêu phát triển lâu dài và bền vững.

1.2. Tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức với một kế toán trưởng và đội ngũ kế toán viên chuyên trách các lĩnh vực khác nhau. Bộ máy này chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động kế toán các khoản phải thu, khoản phải trả, cũng như các công việc liên quan đến thuế và báo cáo tài chính.

II. Cơ sở lý luận về Kế toán Khoản Phải Thu

Khoản phải thu là các khoản tiền mà công ty có quyền nhận từ khách hàng hoặc các bên khác do các hoạt động kinh doanh trước đó. Trong lĩnh vực logistics và kho vận, khoản phải thu chủ yếu phát sinh từ các dịch vụ đã cung cấp nhưng chưa thu tiền. Kế toán khoản phải thu đòi hỏi ghi chép chi tiết, phân loại rõ ràng giữa khoản phải thu khách hàng và khoản phải thu khác. Công ty cần thiết lập hệ thống theo dõi nợ khách hàng để đảm bảo việc thu nợ đúng hạn, giảm thiểu rủi ro nợ xấu hoặc mất thất. Việc hạch toán chính xác các khoản phải thu không chỉ giúp công ty có cái nhìn đúng đắn về tình hình tài chính mà còn hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh và quản lý rủi ro tín dụng.

2.1. Phân loại khoản phải thu

Khoản phải thu khách hàng là phần lớn trong các khoản phải thu của công ty kho vận, phát sinh từ việc cung cấp dịch vụ kho vận, vận chuyển. Khoản phải thu khác bao gồm các khoản tiền ứng cho nhân viên, tiền phí bảo hiểm, tiền đặt cọc và các khoản khác. Mỗi loại cần được ghi chép riêng để quản lý hiệu quả.

2.2. Quản lý và kiểm soát khoản phải thu

Để kiểm soát hiệu quả khoản phải thu, công ty cần xây dựng quy trình cấp tín dụng khách hàng, giám sát nợ quá hạn và thu nợ định kỳ. Dự phòng nợ khó đòi là biện pháp quan trọng để bảo vệ tài sản của công ty.

III. Cơ sở lý luận về Kế toán Khoản Phải Trả

Khoản phải trả là các khoản tiền mà công ty có nghĩa vụ thanh toán cho các bên khác do các hoạt động kinh doanh. Tại công ty Linker, khoản phải trả chủ yếu bao gồm nợ phải trả người bán, thuế phải nộp, lương và các khoản phải nộp liên quan đến nhân viên. Kế toán khoản phải trả đòi hỏi hạch toán chính xác, ghi chép đầy đủ và giám sát chặt chẽ thời hạn thanh toán. Việc quản lý khoản phải trả hiệu quả giúp công ty duy trì uy tín với các nhà cung cấp, tuân thủ pháp luật thuế và bảo hiểm xã hội. Hơn nữa, quản lý tốt các khoản phải trả giúp công ty tối ưu hóa dòng tiền và lập kế hoạch thanh toán hợp lý, tránh những khoản lãi suất phạt hoặc xử phạt hành chính do nợ quá hạn.

3.1. Phân loại khoản phải trả

Nợ phải trả người bán phát sinh từ việc mua hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa thanh toán. Thuế và các khoản phải nộp nhà nước bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài. Lương phải trả và bảo hiểm xã hội là những khoản phải trả liên quan đến nhân viên.

3.2. Giám sát và thanh toán khoản phải trả

Công ty cần lập kế hoạch thanh toán chi tiết theo từng khoản phải trả để tránh vi phạm thời hạn. Theo dõi nợ quá hạn và phân tích khả năng thanh toán là những hoạt động quan trọng để duy trì tín dụng và ngoại hạng tín dụng tốt.

IV. Kiến nghị và Giải pháp Cải thiện

Dựa trên phân tích công tác kế toán khoản phải thu, khoản phải trả tại công ty TNHH Kho vận Linker, đề xuất một số giải pháp cải thiện nhằm hoàn thiện hệ thống kế toán. Trước hết, công ty cần nâng cao tính chuyên nghiệp của đội ngũ kế toán thông qua đào tạo định kỳ và cập nhật kiến thức pháp luật mới về kế toán và thuế. Thứ hai, ứng dụng công nghệ thông tin như phần mềm kế toán chuyên dụng sẽ cải thiện hiệu quả và giảm sai sót trong ghi chép. Thứ ba, cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, bao gồm phân công rõ ràng, kiểm tra định kỳ và báo cáo cấp trên. Cuối cùng, công ty nên thiết lập hệ thống quản lý dòng tiền tốt hơn để dự báo nhu cầu tiền mặt và tối ưu hóa sử dụng vốn.

4.1. Nâng cao chất lượng quản lý khoản phải thu

Công ty nên xây dựng chính sách tín dụng rõ ràng, đánh giá độ tin cậy của khách hàng trước khi cấp hạn mức tín dụng. Theo dõi nợ quá hạn hàng tháng, gửi nhắc nợ định kỳ và áp dụng biện pháp khuyến khích thanh toán sớm để tăng tốc độ thu nợ.

4.2. Hoàn thiện công tác quản lý khoản phải trả

Lập lịch thanh toán chi tiết theo ngày hạn thanh toán của mỗi khoản phải trả, kiểm tra định kỳ các hoá đơn và chứng từ để đảm bảo tính chính xác. Thương lượng với nhà cung cấp về điều kiện thanh toán tốt hơn để tối ưu dòng tiền của công ty.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH KHO VẬN LINKER 1.1 Giới thiệu khái quát về công ty 1.1 Tên, quy mô và địa chỉ của công ty: Tên công ty: Công ty TNHH Kho vận Linker Tên giao dịch: LINKER WAREHOUSE CO.,LTD Mã số thuế: 3702430672 Địa chỉ: Số 324, đường ĐT 743A, Phường Bình Thắng, Thị xã Dĩ An, Tỉnh Bình Dương Đại diện pháp luật: Phạm Văn Xô Giám đốc công ty: Phạm Văn Xô Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên Vốn điều lệ: 3.000 đồng (Ba tỷ đồng ) Ngày cấp giấy phép: 14/01/2016 Ngày hoạt động: 14/01/2016 (Đã hoạt động 3 năm) Website: http://www.vn/ Điện thoại: [phone] – Fax: [phone] Email: [e-mail] Slogan: “Linking to success” 1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty TNHH Kho vận Linker được cấp giấp phép hoạt động vào ngày 14/01/2016 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bình Dương. Qua quá trình xây dựng và phát triển, công ty ngày càng trưởng thành cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng. 4 Qua nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực Logistics, công ty đã có nhiều khách hàng tiềm năng hơn cũng như gia tăng chất lượng phục vụ ngày càng tốt hơn. Những đối tác đã hợp tác với công ty như : FedEx, Barnes Foundation, HAFELE, Ontime, Gemadept, Kuehne & nagel, … 1.3 Lĩnh vực kinh doanh: Kho bãi và lưu giữ hàng hóa.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty 1.1 Chức năng: - Cho thuê kho bãi, lưu kho - Xếp dỡ, quản lý hàng hóa - Vận tải nội địa, vận tải quốc tế - Depot (ICD)- nơi tập kết container, hàng hóa - Đại lý hải quan, cung cấp giấy chứng nhận nguồn gốc 1.2 Nhiệm vụ: - Cung cấp các dịch vụ Logistics toàn cầu trong mọi loại phương tiện và mọi dịch vụ có liên quan - Cung cấp tận nơi cho khách hàng từng điều khoản mà họ cần trong hợp đồng.

- Đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước.3 Thị trường chính: Toàn quốc, quốc tế 1.4 Sứ mệnh : Linker Logistics không ngừng hoàn thiện các giải pháp logistics một cách hiệu quả, cung cấp chất lượng dịch vụ cạnh tranh trên thị trường, tối ưu các giá trị cốt lõi trong từng hoạt động, đó là: linh hoạt, chuyên nghiệp, ứng dụng công nghệ và dịch vụ khách hàng vượt trội.5 Tầm nhìn : Bằng khát vọng tạo nên giá trị cho khách hàng, nâng cao năng suất và hoàn thiện chức năng ngành logistics, Linker Logistics mong muốn trở thành trung tâm trọng 5 điểm logistics đáng tin cậy tại Việt Nam và là đối tác logistics chiến lược của khách hàng trong nước và quốc tế.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 1. 1: Sơ đồ bộ máy công ty ( Nguồn: Phòng Nhân sự) 1.2 Nhiệm vụ các phòng ban: Giám đốc: - Là lãnh đạo cao nhất của Công ty và cũng là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Công ty, định hướng kế hoạch và chiến lược phát triển cho Công ty. - Ký kết hợp đồng nhân danh Công ty. - Là người thực hiện các quyền lợi và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

6 Phòng hành chính – nhân sự: - Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động nhân sự. Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý nhân sự, tổ chức tuyển dụng, bố trí lao động đảm bảo nhân lực cho sản xuất, sa thải nhân viên và đào tạo nhân viên mới. Chịu trách nhiệm soạn thảo và lưu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty. Tiếp nhận và theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định,….

- Tổ chức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động, đề xuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợ cấp, phúc lợi,…. - Phối hợp với phòng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các mặt chế độ, chính sách cho người lao động, và đóng bảo hiểm xã hội theo đúng quy định của Nhà nước và của Công ty. Phòng kế toán: - Chịu trách nhiệm toàn bộ thu chi tài chính của Công ty, đảm bảo đầy đủ chi phí cho các hoạt động lương, thưởng, mua máy móc, vật liệu,… và lập phiếu thu chi cho tất cả những chi phí phát sinh.

Lưu trữ đầy đủ và chính xác các số liệu về xuất, nhập theo quy định của Công ty. - Chịu trách nhiệm ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có, lập chứng từ về sự vận động của các loại tài sản trong Công ty, thực hiện các chính sách, chế độ theo đúng quy định của Nhà nước. - Lập báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý, hàng năm để trình Ban Giám đốc. - Phối hợp với phòng hành chánh – nhân sự thực hiện trả lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên theo đúng chế độ, đúng thời hạn.

Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua hệ thống ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng. Mở sổ sách, lưu trữ các chứng từ có liên quan đến việc giao nhận. Phòng kinh doanh, xuất – nhập khẩu: - Cung cấp thông tin, dịch thuật tài liệu, phiên dịch cho ban lãnh đạo. 7 - Kiểm tra các mặt hàng mà Công ty thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu.

- Chịu trách nhiệm quản lý, vận chuyển sản phẩm cho khách hàng. - Đảm bảo đầu vào và đầu ra của Công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính giá và lập hợp đồng với khách hàng. - Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện của các phòng ban, phân xưởng đảm bảo sản xuất sản phẩm đúng thời hạn hợp đồng với khách hàng và kịp thời đề xuất những phương án sản xuất hiệu quả nhất.

- Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng quý và hàng tháng cho các phân xưởng sản xuất. - Lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty. Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Marketing trong từng thời điểm. Phòng khai thác kho, bãi: - Là bộ phận hết sức quan trọng, đóng vai trò chủ chốt trong Công ty.

- Cho khách hàng thuê kho, bãi, cung cấp đầu đủ các trang bị như: hệ thống phòng cháy chữa cháy, chiếu sáng, hệ thống cách âm, nhiệt và bảo đảm an ninh 24/24. - Hỗ trợ các thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu. - Quản lý, bảo quản vật tư, nguyên nhiên vật liệu, hàng hóa … của khách hàng kí gửi tại kho, bãi. - Thống kê ghi chép (thẻ kho, phiếu nhập xuất kho, biên bản bàn giao máy móc thiết bị, sổ theo dõi cung cấp vật tư.

) theo quy định của Công ty và khách hàng. - Phương tiện nâng hạ hàng hóa, vận chuyển đầy đủ, an toàn, đồng bộ, đáp ứng mọi yêu cầu xuất nhập kho. - Đội ngũ nhân viên, bốc xếp giỏi nghiệp vụ, nhiệt tình, chuyên nghiệp.4 Những thuận lợi, khó khăn và kế hoạch phát triển trong tương lai 1.1 Thuận lợi : - Hiện nay, Việt Nam là một trong những nền kinh tế mở nhất thế giới: Theo IMF (Quỹ Tiền tệ quốc tế), chỉ trong 15 năm qua, tỷ trọng thương mại thế giới đã tăng gấp đôi, với xuất nhập khẩu hiện nay khoảng 160% - 170% GDP. Việt Nam có thuận lợi về vị trí địa lý, ổn định chính trị, xã hội và đặc biệt là sự nhất quán của pháp luật về thương mại, tất cả trở thành một cơ sở tự nhiên, là nơi đáng tin cậy cho các nhà sản xuất cung cấp cho chuỗi cung ứng toàn cầu.

Nhằm đẩy mạnh phát triển, thu hẹp khoảng cách nội bộ và tăng cường khả năng cạnh tranh trong khu vực, Chính phủ đã có nhiều quy hoạch xây dựng và đưa vào vận hành các trung tâm logistics, các khu công nghiệp logistics, cụm logistics; nâng cấp đáng kể hệ thống hạ tầng giao thông, trong đó việc xây dựng cảng nước sâu ở TP. HCM gần đây đã cải thiện dòng chảy thương mại và giảm chi phí vận chuyển.( Theo Quang Anh, 2019) - Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, của các ngành thương mại điện tử như Amazon, Lazada, Shopee, Tiki … khiến nhu cầu vận chuyển hàng hóa càng ngày một tăng cao. - Cơ hội tiếp cận những sản phẩm công nghệ bậc nhất thế giới - Việt Nam có điều kiện tự nhiên và vị trí địa lý rất thuận lợi cho vận tải quốc tế, nằm ở khu vực chiến lược trong Đông Nam Á. Việt Nam có tiềm năng sẽ trở thành trung tâm trung chuyển hàng hóa trên tuyến vận tải đường biển thông với nhiều hướng từ Trung Đông, Châu Âu, Châu Mỹ đến Nhật Bản, Nga.

- Đối với Công ty, bên cạnh nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistics, vị trí Công ty còn nằm ở vị trí thuận lợi là nút giao giữa 3 tỉnh thành phía nam là Đồng Nai, Bình Dương, TP Hồ Chí Minh, giúp Công ty dễ dàng vận chuyển, lưu kho hàng hóa.2 Khó khăn : - Hệ thống giao thông vận tải là cơ sở hạ tầng quan trọng trong việc phát triển dịch vụ Logistics. Đường biển được coi là một thế mạnh của Việt Nam vì có đường bờ biển dài và là nút giao thông quan trọng trong khu vực nhưng đa số các cảng biển của Việt Nam lại không thể đáp ứng được những tàu hàng có trọng lượng trên 50.000 tấn hạ tải làm hàng tại cảng. Bên cạnh đó, các cảng lớn 9 như Hải Phòng, Đà Nẳng, Sài Gòn lại nằm cách sông và biển tầm 30-39 km, gây bất lợi cho tàu lớn cập cảng. (Nêu những thuận lợi và khó khăn trong việc phát triển ngành Logistics tại các doanh nghiệp Việt Nam., 2011) - Các doanh nghiệp Logistics trong nước đang bị yếu thế so với các doanh nghiệp Logistics nước ngoài về vốn cũng như chính sách tiếp cận nguồn vốn để phát triển lâu dài.

Cụ thể, doanh nghiệp nước ngoài được ưu đãi tiếp cận các nguồn quỹ đầu tư với số vốn lớn, lãi suất thấp, thời gian vay dài hạn, trong khi đó doanh nghiệp trong nước phải vay vốn thương mại từ các ngân hàng với vòng quay ngắn hạn và lãi suất khá lớn.