Tổng quan nghiên cứu

Trong kỷ nguyên kinh tế số và làn sóng công nghiệp 4.0, các doanh nghiệp công nghệ thông tin tại Việt Nam đang đứng trước yêu cầu cấp thiết về việc nâng cao năng lực cạnh tranh thông qua hệ thống thông tin tài chính minh bạch, chuẩn xác. Được thành lập vào ngày 13/08/2020 với mức vốn điều lệ ban đầu 200 tỷ đồng, Công ty TNHH FPT Smart Cloud đã nhanh chóng mở rộng hệ sinh thái với hơn 80 giải pháp đột phá thuộc hai mảng cốt lõi là Trí tuệ nhân tạo (FPT AI) và Điện toán đám mây (FPT Cloud). Tuy nhiên, tốc độ tăng trưởng nhanh chóng đã tạo ra áp lực lớn lên hệ thống quản trị nội bộ. Bộ máy kế toán của công ty bộc lộ nhiều điểm nghẽn: quy trình luân chuyển chứng từ tại một số phân hệ chưa thực sự tối ưu, hệ thống danh mục tài khoản kế toán 8 chữ số vận hành tương đối phức tạp và hệ thống báo cáo quản trị còn sơ sài, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu ra quyết định của ban lãnh đạo.

Mục tiêu trọng tâm của đề án tốt nghiệp thạc sĩ kinh tế chuyên ngành Kế toán (Mã số: 8340304) là đánh giá toàn diện thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH FPT Smart Cloud giai đoạn 2020 – 2023. Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất hệ thống giải pháp đồng bộ từ việc kiện toàn bộ máy, hoàn thiện hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo cho đến việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Nghiên cứu mang ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, giúp đơn vị xử lý từ 50 đến 70 giao dịch tài chính mỗi ngày một cách tự động, rút ngắn 30% thời gian lập báo cáo tài chính năm có tổng tài sản hơn 217,73 tỷ đồng, đồng thời cung cấp mô hình tham chiếu có giá trị cho các doanh nghiệp công nghệ phần mềm tại Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng lý luận vững chắc về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, kế thừa các công trình học thuật tiêu biểu của PGS. TS. Phạm Đức Hiếu và TS. Đoàn Vân Anh (2021) cùng giáo trình Kế toán tài chính của PGS. TS. Ngô Thế Chi và PGS. TS. Trương Thị Thủy (2018). Luận văn kết hợp 2 lý thuyết nền tảng: Lý thuyết tổ chức bộ máy kế toán (mô hình tập trung, phân tán và hỗn hợp) và Lý thuyết hệ thống thông tin kế toán (kết hợp hữu cơ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị). Nghiên cứu làm rõ 4 khái niệm cốt lõi bao gồm: tổ chức thu nhận và kiểm soát chứng từ kế toán, thiết lập hệ thống tài khoản phản ánh đối tượng kinh tế, xây dựng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán máy vi tính, và hoàn thiện hệ thống báo cáo tài chính cùng báo cáo quản trị đa chiều.

Nội dung tổ chức công tác kế toán được định hướng chặt chẽ theo khung khổ pháp lý hiện hành, bao gồm Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Hệ thống kế toán phải bảo đảm 4 nguyên tắc vận hành: nguyên tắc tuân thủ pháp luật, nguyên tắc phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh công nghệ, nguyên tắc thống nhất số liệu toàn doanh nghiệp và nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả nhằm tối ưu hóa chi phí vận hành.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp kết hợp giữa thu thập dữ liệu sơ cấp và thứ cấp trong khoảng thời gian từ năm 2020 đến năm 2023. Về dữ liệu sơ cấp, nghiên cứu tiến hành khảo sát toàn diện 100% nhân sự bộ máy kế toán (gồm 01 Kế toán trưởng và 03 chuyên viên kế toán phần hành) kết hợp phỏng vấn sâu 12 cán bộ quản lý thuộc Khối Sản phẩm AI, Khối Công nghệ Cloud và Khối Vận hành. Phương pháp chọn mẫu chuyên gia có chủ đích được lựa chọn nhằm thu thập góc nhìn chuyên sâu từ những người trực tiếp vận hành quy trình phê duyệt chi phí và quản lý dự án.

Về dữ liệu thứ cấp, tác giả phân tích toàn bộ hệ thống báo cáo tài chính đã kiểm toán giai đoạn 2021 – 2022, trích lục hơn 500 chứng từ thanh toán trên phần mềm epayment và danh mục tài khoản chi tiết trên hệ thống Oracle ERP EBS R12. Phương pháp thống kê mô tả và phương pháp so sánh được áp dụng chủ đạo nhằm đánh giá các biến động tài chính, phân tích độ trễ của các luồng chứng từ và chỉ ra các khoảng trống giữa lý luận chuẩn mực và thực tiễn vận hành tại doanh nghiệp công nghệ cao.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Công ty TNHH FPT Smart Cloud đã chỉ ra 4 phát hiện quan trọng về thực trạng tổ chức công tác kế toán:

Thứ nhất, về tổ chức bộ máy, công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung với đội ngũ 04 nhân sự tinh gọn chịu trách nhiệm quản lý quy mô tổng tài sản 217,73 tỷ đồng và doanh thu thuần 249,39 tỷ đồng năm 2022. Mặc dù bộ máy gọn nhẹ giúp tiết kiệm chi phí, việc một kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều phân hệ phức tạp (như kế toán chi phí kiêm tài sản cố định, kế toán công nợ kiêm kiểm soát hợp đồng) đã dẫn đến tình trạng quá tải trong các đợt quyết toán cao điểm cuối năm.

Thứ hai, về hệ thống chứng từ và luân chuyển thông tin, công ty đã số hóa quy trình lập giấy đề nghị thanh toán qua phần mềm epayment với 6 bước xét duyệt chặt chẽ. Tuy nhiên, việc nhập liệu thủ công thông tin hóa đơn đầu vào vẫn chiếm khoảng 60% khối lượng thời gian của kế toán chi phí, chưa tận dụng triệt để nền tảng nhận dạng ký tự quang học sẵn có.

Thứ ba, về hệ thống tài khoản và phần mềm ghi sổ, doanh nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản mở rộng gồm 8 chữ số trên nền tảng Oracle ERP, kết nối qua các tài khoản trung gian như tài khoản 13190000 hay 13690000. Dù đáp ứng tính chi tiết, việc dùng chung cơ sở dữ liệu lớn với toàn Tập đoàn FPT khiến tốc độ kết xuất dữ liệu sổ cái bị chậm khoảng 25% vào các ngày chốt sổ cuối tháng.

Thứ tư, về công tác kế toán quản trị, trong năm 2022, công ty ghi nhận chi phí bán hàng 43,15 tỷ đồng và chi phí quản lý doanh nghiệp 31,47 tỷ đồng, dẫn đến lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh âm 20,89 tỷ đồng do đang trong giai đoạn đầu tư hạ tầng Cloud. Tuy vậy, hệ thống báo cáo quản trị hiện tại chưa bóc tách chi tiết biên lợi nhuận gộp theo từng mã sản phẩm dịch vụ trong tổng số 80 giải pháp, gây khó khăn cho việc tối ưu hóa chi phí dự án.

Thảo luận kết quả

Các dữ liệu nghiên cứu phản ánh rõ nét tính chất đặc thù của một doanh nghiệp khởi nghiệp công nghệ trực thuộc tập đoàn lớn. Thực trạng này có thể được minh họa trực quan thông qua Sơ đồ cấu trúc bộ máy kế toán 2 cấp và Bảng phân tích cơ cấu tài sản ngắn hạn chiếm 41,11% (89,52 tỷ đồng), tài sản dài hạn chiếm 58,89% (128,21 tỷ đồng) trên Bảng cân đối kế toán năm 2022. Nguyên nhân cốt lõi của những hạn chế nêu trên xuất phát từ sự mở rộng quá nhanh của danh mục khách hàng, trong khi hạ tầng kế toán chưa được thiết kế độc lập.

So sánh với các nghiên cứu về tổ chức kế toán tại các doanh nghiệp phần mềm viễn thông, kết quả nghiên cứu khẳng định việc ứng dụng ERP toàn diện chỉ phát huy tối đa hiệu quả khi đi kèm các module tự động hóa vệ tinh. Hiện tại, mỗi ngày công ty phát sinh từ 50 đến 70 giao dịch ngân hàng, việc chưa kết nối API tự động đồng bộ dòng tiền khiến tỷ lệ đối soát tự động chỉ đạt 40%, 60% còn lại vẫn phụ thuộc vào đối chiếu thủ công giữa sao kê ngân hàng và tài khoản chi tiết 11210010.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH FPT Smart Cloud, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp hành động cụ thể:

  • Tái cấu trúc cơ sở dữ liệu trên phần mềm Oracle ERP: Tiến hành phân tách các bộ sổ dữ liệu lớn và thiết lập cơ chế lưu trữ phân tầng cho các giao dịch lịch sử trước năm 2022. Mục tiêu giảm 35% thời gian kết xuất báo cáo và rút ngắn thời gian đóng sổ kế toán tháng xuống trước ngày 03 của tháng kế tiếp. Ban Công nghệ thông tin phối hợp Kế toán tổng hợp thực hiện trong Quý 1/2024.
  • Tích hợp giải pháp FPT AI Read và kết nối API ngân hàng: Triển khai ứng dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo FPT AI Read trực tiếp vào phần mềm epayment nhằm tự động trích xuất 100% dữ liệu từ hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào. Đồng thời, thiết lập cổng kết nối API trực tiếp với ngân hàng đối tác để tự động gán đối soát cho 50 đến 70 giao dịch chuyển khoản/ngày. Kế toán trưởng chủ trì triển khai trong Quý 2/2024.
  • Nâng cấp tính năng quản trị công nợ trên hệ thống CRM: Thiết lập thuật toán kiểm soát hạn mức tín dụng và tự động kích hoạt cơ chế tạm dừng dịch vụ điện toán đám mây đối với các hợp đồng quá hạn thanh toán trên 15 ngày. Mục tiêu kéo giảm tỷ lệ nợ phải thu quá hạn từ 12% xuống dưới 3% trên tổng doanh thu. Kế toán công nợ phối hợp Khối Kinh doanh hoàn thành trong Quý 3/2024.
  • Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị đa chiều: Thiết lập biểu mẫu phân tích chi phí và tính toán giá thành dịch vụ Cloud/AI theo từng hợp đồng dự án, kết hợp phần mềm FPT CFS để chuẩn hóa công tác lập báo cáo tài chính riêng lẻ và hợp nhất theo chuẩn VAS/IFRS. Ban Giám đốc và Kế toán trưởng ban hành áp dụng định kỳ hàng tháng từ Quý 2/2024.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị thực tiễn và học thuật cao, phục vụ thiết thực cho 4 nhóm đối tượng:

  • Giám đốc tài chính (CFO) và Kế toán trưởng doanh nghiệp công nghệ: Cung cấp mô hình tổ chức công tác kế toán mẫu cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điện toán đám mây (Cloud) và phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) với quy mô vốn từ 100 đến 500 tỷ đồng.
  • Chuyên viên kế toán và kiểm toán viên: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về phương pháp kiểm soát luồng chứng từ điện tử, kỹ thuật hạch toán hệ thống tài khoản 8 chữ số trên phần mềm Oracle ERP và quy trình đối soát giao dịch ngân hàng lớn.
  • Chuyên gia tư vấn chuyển đổi số doanh nghiệp: Sử dụng làm tài liệu tham khảo thực tế về case study tích hợp các giải pháp AI (như OCR hóa đơn, Chatbot công nợ) vào quy trình tài chính kế toán nội bộ.
  • Giảng viên và học viên sau đại học ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp tài liệu nghiên cứu học thuật về sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

Câu hỏi thường gặp

1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hiện tại của FPT Smart Cloud có ưu và nhược điểm gì?
Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung với 04 nhân sự. Ưu điểm nổi bật là bộ máy tinh gọn, bảo đảm sự chỉ đạo thống nhất từ Kế toán trưởng và tiết kiệm chi phí nhân sự. Tuy nhiên, nhược điểm là các kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều phần hành độc lập, dẫn đến áp lực lớn khi xử lý khối lượng chứng từ của hơn 80 sản phẩm dịch vụ.

2. Điểm đặc thù của hệ thống chứng từ kế toán tại FPT Smart Cloud là gì?
Chứng từ kế toán tại công ty được số hóa gần như toàn diện thông qua hệ thống epayment và hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Trình tự luân chuyển chứng từ thanh toán trải qua 6 bước kiểm soát chặt chẽ từ cán bộ đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán tiếp nhận, kế toán trưởng, kế toán ERP cho đến kế toán ngân hàng phê duyệt chi.

3. Tại sao doanh nghiệp cần nâng cấp hệ thống danh mục tài khoản kế toán trên Oracle ERP?
Hiện tại, công ty sử dụng danh mục tài khoản chi tiết 8 chữ số dựa trên hệ thống chung của Tập đoàn FPT. Cấu trúc này chứa nhiều tài khoản trung gian (như 11390000, 13190000) và chia sẻ hạ tầng dữ liệu lớn, làm giảm tốc độ xử lý số liệu xuống 20% – 30% trong các kỳ đóng sổ quyết toán quý và năm.

4. Giải pháp ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong công tác kế toán của công ty được triển khai thế nào?
Đề án kiến nghị tích hợp giải pháp FPT AI Read vào phân hệ tiếp nhận chứng từ epayment nhằm tự động nhận dạng, bóc tách và đối chiếu dữ liệu hóa đơn đầu vào. Giải pháp này giúp loại bỏ 80% thao tác nhập liệu thủ công, nâng cao độ chính xác và đẩy nhanh tốc độ duyệt chi phí công tác, mua sắm.

5. Hệ thống báo cáo tài chính của công ty phản ánh điều gì về bức tranh kinh doanh năm 2022?
Báo cáo tài chính năm 2022 cho thấy doanh thu thuần đạt 249,39 tỷ đồng, tăng trưởng vượt bậc nhưng lợi nhuận trước thuế ghi nhận âm 20,89 tỷ đồng. Điều này là do công ty đang trong chu kỳ đầu tư mạnh vào tài sản cố định hữu hình (nguyên giá đạt 143,65 tỷ đồng) và mở rộng đội ngũ hơn 300 chuyên gia kỹ thuật.

Kết luận

  • Đề án đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp theo Luật Kế toán 88/2015/QH13 và Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng tổ chức bộ máy, chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán tại Công ty TNHH FPT Smart Cloud giai đoạn 2020 – 2023.
  • Chỉ rõ các nút thắt vận hành cốt lõi, đặc biệt là tình trạng quá tải nhân sự kế toán và độ trễ dữ liệu trên phần mềm ERP khi xử lý 50 – 70 giao dịch/ngày.
  • Đưa ra hệ thống 4 giải pháp đồng bộ kết hợp trí tuệ nhân tạo (FPT AI Read), kết nối API ngân hàng và tự động hóa quản trị công nợ trên CRM với lộ trình thực thi rõ ràng từ năm 2024.
  • Đóng góp mô hình thực tiễn xuất sắc giúp các doanh nghiệp công nghệ số tối ưu hóa hiệu quả quản trị tài chính và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Quý bạn đọc, nhà quản trị doanh nghiệp và các nhà nghiên cứu quan tâm có thể khai thác chi tiết các sơ đồ quy trình, bảng biểu tài chính và bộ tài khoản kế toán mẫu trong toàn văn đề án để ứng dụng vào công tác quản lý thực tế.