Khóa luận tốt nghiệp đánh giá hoạt động quản lý đơn hàng tại công ty cổ phần đầu tư dệt may thiên an phát

Khóa luận đánh giá hoạt động quản lý đơn hàng tại công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát, cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình và hiệu quả.

• Tác giả: Nguyễn Lam Giang
• Người hướng dẫn: PGS.TS Nguyễn Đăng Hào
• Trường học: Đại học Huế
• Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh
• Đề tài: Đánh Giá Hoạt Động Quản Lý Đơn Hàng Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Dệt May Thiên An Phát
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Huế

Mục lục chi tiết

• LỜI CẢM ƠN
• 1. PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
• 1.1. Tính cấp thiết của đề tài
• 1.2. Mục tiêu nghiên cứu
• 1.2.1. Mục tiêu chung
• 1.2.2. Mục tiêu cụ thể
• 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu
• 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
• 1.4. Phương pháp nghiên cứu
• 1.4.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
• 1.4.2. Phương pháp phân tích dữ liệu
• 1.5. Cấu trúc đề tài nghiên cứu
• 2. PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
• 2. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
• 2.1. Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu
• 2.1.1. Khái niệm và chức năng của đơn đặt hàng
• 2.1.1.1. Khái niệm đơn đặt hàng
• 2.1.1.2. Chức năng của đơn đặt hàng
• 2.1.2. Khái niệm quản lý đơn hàng
• 2.1.3. Quản lý đơn hàng ngành dệt may
• 2.2. Cơ sở thực tiễn
• 2.2.1. Tổng quan về sự phát triển của ngành dệt may Việt Nam
• 2.2.2. Tổng quan về sự phát triển của ngành dệt may tỉnh Thừa Thiên Huế trong những năm gần đây
• 2.2.3. Đặc trưng ngành may mặc
• 2.2.4. Vai trò ngành dệt may
• 3. CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT
• 3.1. Tổng quan về công ty Cổ phần Đầu tư dệt may Thiên An Phát
• 3.1.1. Giới thiệu về công ty
• 3.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, trách nhiệm xã hội, triết lý kinh doanh và slogan của công ty
• 3.1.3. Khách hàng
• 3.1.4. Phương thức sản xuất
• 3.1.5. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty
• 3.1.6. Tình hình lao động ở công ty
• 3.1.7. Tình hình tài sản và nguồn vốn của CTCP Đầu tư Dệt May Thiên An Phát giai đoạn 2016–2018
• 3.1.8. Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của CTCP Đầu tư Dệt May Thiên An Phát giai đoạn 2016–2018
• 3.2. Đánh giá hoạt động quản lý đơn hàng của công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát
• 3.2.1. Tình hình đơn hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát năm 2017-2018
• 3.2.2. Thực trạng quy trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch thị trường
• 3.2.2.1. Quy trình xem xét và nhận đơn hàng
• 3.2.2.2. Quy trình lập và theo dõi kế hoạch sản xuất – điều độ sản xuất
• 3.2.2.3. Quy trình triển khai thực hiện và theo dõi đơn hàng
• 3.2.2.4. Các chỉ tiêu thực hiện trong quy trình quản lý đơn hàng phòng Kế hoạch thị trường
• 3.2.3. Đánh giá hoạt động quản lý đơn hàng theo các tiêu chí cụ thể
• 3.2.3.1. Tiêu chí về số lượng và chất lượng sản phẩm
• 3.2.3.2. Tiêu chí về thời gian giao hàng
• 3.2.3.3. Dựa trên phản hồi khách hàng
• 3.2.3.4. Theo phương thức và địa điểm giao hàng
• 3.2.4. Những hạn chế thực tế trong quá trình quản lý đơn hàng của Công ty
• 3.2.4.1. Hạn chế trong quá trình cung ứng nguyên phụ liệu
• 3.2.4.2. Hạn chế trong quá trình sản xuất
• 3.2.4.3. Hạn chế trong quá trình xuất hàng
• 3.2.4.4. Hạn chế trong sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng
• 3.2.5. Quy trình xử lý các trường hợp sai sót trong quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch thị trường tại Công ty CPĐT Dệt may Thiên An Phát
• 3.2.5.1. Quy trình quản lý và liên lạc với khách hàng khi giao hàng có nguy cơ chậm trễ
• 3.2.5.2. Quy trình xuất thừa, xuất thiếu
• 4. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT
• 4.1. Cơ sở đề ra giải pháp
• 4.1.1. Định hướng phát triển của công ty
• 4.1.2. Ma trận SWOT về công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát
• 4.1.3. Ma trận SWOT về công tác quản lý đơn hàng tại Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát
• 4.2. Một số giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch thị trường tại công ty
• 4.2.1. Giải pháp chung về công ty
• 4.2.2. Giải pháp hoàn thiện quy trình quản lý đơn hàng
• 4.2.2.1. Giải pháp nâng cao và đảm bảo chất lượng sản phẩm
• 4.2.2.2. Giải pháp về chú trọng và cải thiện tiến độ giao hàng
• 4.2.2.3. Giải pháp nâng cao phản hồi tích cực từ phía khách hàng
• 4.2.2.4. Giải pháp về mở rộng hợp tác với các đối tác mới
• 4.2.2.5. Giải pháp về áp dụng vận tải đa phương thức để tối ưu hoá lợi ích
• 4.2.2.6. Giải pháp về áp dụng phần mềm hiện đại vào quản lý đơn hàng
• KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Đánh Giá Quản Lý Đơn Hàng Tại Thiên An Phát

Quản lý đơn hàng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát. Việc đánh giá quy trình này không chỉ giúp công ty cải thiện hiệu quả sản xuất mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Đánh giá quản lý đơn hàng bao gồm việc phân tích các bước trong quy trình, từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng thành công.

1.1. Khái Niệm Quản Lý Đơn Hàng Trong Ngành Dệt May

Quản lý đơn hàng trong ngành dệt may bao gồm các hoạt động từ việc nhận đơn hàng, sản xuất đến giao hàng. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty.

1.2. Tầm Quan Trọng Của Quản Lý Đơn Hàng

Quản lý đơn hàng không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất mà còn quyết định đến sự hài lòng của khách hàng. Một quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả giúp công ty duy trì và mở rộng thị trường.

II. Vấn Đề Trong Quản Lý Đơn Hàng Tại Công Ty Dệt May

Mặc dù Công ty Thiên An Phát đã có những bước tiến trong quản lý đơn hàng, nhưng vẫn tồn tại nhiều thách thức. Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất và sự hài lòng của khách hàng.

2.1. Hạn Chế Trong Quy Trình Quản Lý Đơn Hàng

Một số hạn chế trong quy trình quản lý đơn hàng bao gồm việc thiếu thông tin chính xác và kịp thời, dẫn đến việc sản xuất không đúng tiến độ.

2.2. Tình Hình Cạnh Tranh Trong Ngành Dệt May

Ngành dệt may đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt. Điều này đòi hỏi công ty phải cải thiện quy trình quản lý đơn hàng để giữ vững vị thế trên thị trường.

III. Phương Pháp Đánh Giá Hiệu Quả Quản Lý Đơn Hàng

Để đánh giá hiệu quả quản lý đơn hàng, công ty cần áp dụng các phương pháp phân tích dữ liệu và phản hồi từ khách hàng. Việc này giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình.

3.1. Phân Tích Dữ Liệu Đơn Hàng

Phân tích dữ liệu đơn hàng giúp công ty hiểu rõ hơn về xu hướng tiêu dùng và nhu cầu của khách hàng, từ đó điều chỉnh quy trình sản xuất cho phù hợp.

3.2. Đánh Giá Phản Hồi Từ Khách Hàng

Phản hồi từ khách hàng là nguồn thông tin quý giá để cải thiện quy trình quản lý đơn hàng. Công ty cần thường xuyên thu thập và phân tích phản hồi này.

IV. Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Quản Lý Đơn Hàng

Để nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng, công ty cần áp dụng các giải pháp cải tiến quy trình và công nghệ. Những giải pháp này sẽ giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

4.1. Cải Tiến Quy Trình Sản Xuất

Cải tiến quy trình sản xuất giúp giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm.

4.2. Ứng Dụng Công Nghệ Mới

Việc áp dụng công nghệ mới trong quản lý đơn hàng sẽ giúp công ty tự động hóa nhiều quy trình, từ đó nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót.

V. Kết Quả Nghiên Cứu Về Quản Lý Đơn Hàng Tại Thiên An Phát

Kết quả nghiên cứu cho thấy rằng việc cải thiện quy trình quản lý đơn hàng đã mang lại nhiều lợi ích cho công ty. Sự hài lòng của khách hàng tăng lên, đồng thời hiệu quả sản xuất cũng được cải thiện đáng kể.

5.1. Tăng Trưởng Doanh Thu

Cải thiện quản lý đơn hàng đã giúp công ty tăng trưởng doanh thu nhờ vào việc đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng.

5.2. Nâng Cao Chất Lượng Sản Phẩm

Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả đã góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó tạo dựng được lòng tin từ phía khách hàng.

VI. Kết Luận Và Định Hướng Tương Lai

Kết luận từ nghiên cứu cho thấy rằng việc quản lý đơn hàng là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát. Định hướng tương lai cần tập trung vào việc cải tiến quy trình và áp dụng công nghệ mới.

6.1. Định Hướng Phát Triển Bền Vững

Công ty cần xây dựng một chiến lược phát triển bền vững, trong đó quản lý đơn hàng là một phần quan trọng.

6.2. Tăng Cường Đầu Tư Vào Công Nghệ

Đầu tư vào công nghệ mới sẽ giúp công ty nâng cao hiệu quả quản lý đơn hàng và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành công nghiệp dệt may giữ vị trí trọng yếu trong tiến trình công nghiệp hóa và hiện đại hóa tại Việt Nam, đặc biệt là hoạt động sản xuất xuất khẩu đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp may mặc. Tại tỉnh Thừa Thiên Huế, định hướng phát triển công nghiệp địa phương tập trung đẩy mạnh xuất khẩu, đưa địa bàn trở thành một trong những trung tâm dệt may của khu vực miền Trung. Tính riêng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế có ít nhất 50 doanh nghiệp dệt may đang hoạt động, tạo việc làm và thu nhập cho hàng vạn lao động. Tuy nhiên, các doanh nghiệp phải đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt, cơ chế chính sách đối với hoạt động gia công chưa đồng bộ, cùng sự biến động của giá nguyên vật liệu, tỷ giá, chi phí vận tải và lãi suất.

Trong chuỗi hoạt động sản xuất kinh doanh dệt may xuất khẩu, quản lý đơn hàng là khâu điều phối trung tâm, kết nối giữa khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận nội bộ nhằm đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, số lượng và thời hạn giao hàng cam kết. Nhằm đánh giá thực trạng quy trình điều hành và nhận diện các điểm nghẽn trong khâu quản lý đơn hàng xuất khẩu, đề tài "Đánh giá hoạt động quản lý đơn hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát" được thực hiện.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể:

1. Mục tiêu chung: Trên cơ sở phân tích tình hình đơn hàng các năm gần đây và đánh giá quy trình quản lý đơn hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát, đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện công tác quản lý đơn hàng của công ty.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa các vấn đề lý luận và thực tiễn về hoạt động quản lý đơn hàng xuất khẩu của doanh nghiệp dệt may.
   • Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản lý đơn hàng xuất khẩu hàng may mặc của Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát giai đoạn 2016 – 2018.
   • Phân tích chi tiết quy trình quản lý đơn hàng của công ty.
   • Phân tích những hạn chế gặp phải trong hoạt động quản lý đơn hàng tại đơn vị.
   • Đề xuất các giải pháp nhằm đẩy mạnh hiệu quả hoạt động quản lý đơn hàng may mặc tại công ty.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng và quy trình thực hiện quản lý đơn hàng của bộ phận Kế hoạch thị trường tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát.
• Phạm vi nội dung: Kiến thức lý luận và thực tiễn liên quan đến công tác quản lý đơn đặt hàng may mặc xuất khẩu.
• Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát (trụ sở tại Cụm công nghiệp An Hòa, phường An Hòa, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế).
• Phạm vi thời gian: Dữ liệu nghiên cứu, số liệu tài chính và thực trạng đơn hàng được thu thập và đánh giá trong giai đoạn từ năm 2016 đến năm 2018.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các khái niệm và mô hình chuyên ngành:

• Khái niệm đơn đặt hàng (Purchase Order - PO#): Tiếp cận định nghĩa theo Võ Hữu Tửu (2007) về đặt hàng trong thương mại xuất nhập khẩu và Donald W. Dobler & David N. Burt (1996) về đơn đặt hàng như một chứng từ cam kết thương mại kiểm soát mua hàng.
• Quản lý đơn hàng (Merchandising): Vận dụng lý thuyết của Trần Thanh Hương (2015, 2010) về quản trị chuỗi hoạt động từ thiết lập đơn hàng đến giao nhận thành phẩm và theo dõi thanh toán; mô hình quy trình quản lý đơn hàng 7 bước tiêu chuẩn trong ngành may.
• Các hình thức tổ chức quản lý đơn hàng: Hình thức trực tuyến, hình thức theo chức năng, hình thức theo sản phẩm, hình thức theo địa lý.
• Đặc điểm quản lý đơn hàng dệt may: Tính thích nghi và thay đổi nhanh theo xu hướng thời trang/mùa vụ; tính vận động cao của nhân viên quản lý (merchandiser); tính phụ thuộc vào chỉ định nguyên phụ liệu và tiêu chuẩn kỹ thuật của khách hàng nước ngoài.

Phương pháp nghiên cứu được triển khai bao gồm:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu thứ cấp từ báo cáo tài chính, báo cáo nhân sự, bảng theo dõi doanh thu đơn hàng, phiếu giao nhiệm vụ, tài liệu kỹ thuật (PDM), tài liệu nội bộ của Phòng Kế hoạch thị trường, Phòng Kỹ thuật, Phòng Tài chính kế toán thuộc công ty giai đoạn 2016 – 2018; kết hợp tài liệu từ Hiệp hội Dệt may Việt Nam (VITAS), Tổng cục Thống kê và Báo cáo ngành dệt may năm 2018 (PHS). Đồng thời, tổng hợp thông tin phản hồi và đóng góp ý kiến từ đội ngũ nhân viên nghiệp vụ tại doanh nghiệp.
• Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu:
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Hệ thống hóa lý luận và đánh giá thực trạng các công đoạn.
  • Phương pháp thống kê mô tả: Phân tích cơ cấu lao động, cơ cấu nguồn vốn, tài sản và tỷ trọng doanh thu đơn hàng.
  • Phương pháp so sánh: So sánh các chỉ tiêu tài chính và sản lượng qua các năm (2017/2016, 2018/2017).
  • Phương pháp ma trận SWOT: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của công ty và của riêng công tác quản lý đơn hàng để làm căn cứ đề xuất giải pháp.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Chương 1 hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản lý đơn đặt hàng và phân tích bối cảnh thực tiễn của ngành dệt may:

• Làm rõ chức năng của đơn hàng gồm xác lập quan hệ mua bán, bảo vệ quyền lợi người bán khi thanh toán, hỗ trợ sắp xếp sản xuất và làm cơ sở hỗ trợ tài chính tín dụng. Bộ phận quản lý đơn hàng đảm nhận 5 chức năng trung gian kết nối và 11 nhiệm vụ cốt lõi từ chào giá, theo dõi nguyên phụ liệu, giám sát tiến độ chuyền may đến xử lý khiếu nại sau giao hàng.
• Quy trình tổng quát gồm 7 bước: (1) Phát triển mẫu; (2) Nhận đơn hàng; (3) Lên kế hoạch tiền sản xuất; (4) Tìm kiếm và đặt mua nguyên phụ liệu; (5) Lên kế hoạch sản xuất; (6) Tiến hành sản xuất; (7) Xuất hàng và theo dõi thanh toán.
• Bối cảnh ngành năm 2018: Kim ngạch xuất khẩu dệt may Việt Nam đạt 30,4 tỷ USD (may mặc chiếm 80%, xơ sợi 11%, vải 6%); cả nước có khoảng 6.000 doanh nghiệp dệt may (85% là doanh nghiệp may gia công). Thị trường Mỹ chiếm 47% tổng kim ngạch xuất khẩu dệt may cả nước. Tại Thừa Thiên Huế, dệt may đóng vai trò chủ đạo với kim ngạch năm 2018 đạt trên 680 triệu USD, chiếm hơn 70% tổng giá trị xuất khẩu toàn tỉnh.

Chương 2: Đánh giá quy trình quản lý đơn hàng của Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát

Chương 2 trình bày toàn diện bức tranh hoạt động và quy trình tác nghiệp đơn hàng tại Công ty CPĐT Dệt may Thiên An Phát:

• Năng lực cơ sở vật chất: Doanh nghiệp có 3 đơn vị trực thuộc gồm Nhà máy May 1 (12.500 m², 16 chuyền may, công suất >3 triệu sản phẩm dệt kim/năm), Nhà máy May 2 (17.000 m², 16 chuyền may, công suất 3,5 triệu sản phẩm dệt thoi/thời trang nữ/năm), Nhà máy Bao bì (26.000 m², 5 triệu m² carton và 10 triệu ống côn giấy/năm); cùng Xưởng thêu (12 máy, 16 triệu sp/năm) và Xưởng wash (3 máy giặt, 4 máy vắt, 2 máy sấy, 2 triệu sp/năm). Doanh nghiệp phục vụ các đối tác lớn như Costco, Walmart, Perry Ellis, Hanesbrands, Sam's Club, Ralph Lauren, Zara... với các phương thức xuất khẩu chính là gia công (CM/CMPT) và xuất khẩu trực tiếp (FOB).
• Tình hình lao động và tài chính (2016 – 2018):

Chỉ tiêu	Năm 2016	Năm 2017	Năm 2018
Tổng số lao động (người)	1.892	1.953	1.983
- Lao động trực tiếp (người)	966 (51,06%)	1.005 (51,46%)	1.024 (51,64%)
- Lao động nữ (%)	80,02%	80,03%	79,98%
- Trình độ đại học & sau ĐH (người)	68 (3,59%)	83 (4,25%)	108 (5,45%)
- Trình độ phổ thông (người)	1.754 (92,71%)	1.790 (91,65%)	1.778 (89,66%)
Tổng tài sản / Nguồn vốn (tỷ đồng)	161,93	232,99	292,43
- Nợ phải trả (tỷ đồng)	104,32	158,70	214,71
- Vốn chủ sở hữu (tỷ đồng)	57,61	74,29	77,73
Doanh thu thuần (tỷ đồng)	406,54	358,22	541,70
Lợi nhuận sau thuế TNDN (tỷ đồng)	19,07	16,68	18,44

• Cơ cấu doanh thu theo khách hàng: Năm 2017 và 2018, khách hàng CENTURY đóng góp lớn nhất (năm 2017 chiếm 35,2% tương đương 69,09 tỷ đồng; năm 2018 chiếm 26% tương đương 56,30 tỷ đồng), tiếp theo là FOB RESOURCES (năm 2017 đạt 45,38 tỷ đồng; năm 2018 đạt 46,09 tỷ đồng, chiếm 22% doanh thu), CHEUNG YUE (tăng mạnh từ 20,57 tỷ đồng lên 40,59 tỷ đồng), DYNAMIC (tăng từ 12,28 tỷ lên 21,04 tỷ đồng).
• Quy trình quản lý đơn hàng tại Phòng Kế hoạch thị trường: Thực hiện qua 6 bước khép kín: (1) Giao dịch với khách hàng và tiếp nhận yêu cầu báo giá/đơn đặt hàng; (2) Xem xét khả năng đáp ứng (về kỹ thuật dệt kim, dệt thoi, nguyên phụ liệu chỉ định/tự tìm, năng lực chuyền may, in/thêu/wash, tiêu chuẩn kiểm hàng AQL); (3) Tính giá thành và giá chào (có phụ thu đơn hàng nhỏ dưới 1.200 chiếc/màu với FOB và dưới 2.000 chiếc với gia công); (4) Xem xét và phê duyệt; (5) Báo giá và nhận phản hồi; (6) Lập hợp đồng hoặc xác nhận mua bán.
• Hạn chế thực tế: Tình trạng cung ứng nguyên phụ liệu chậm trễ hoặc sai lệch định mức, xung đột lịch điều độ sản xuất giữa các mã hàng, phát sinh vướng mắc trong khâu kiểm hàng xuất khẩu (Final inspection) và việc ứng dụng phần mềm quản lý đơn hàng còn rời rạc.

Chương 3: Định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý đơn hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát

Trên cơ sở phân tích ma trận SWOT về hoạt động công ty và công tác quản lý đơn hàng, chương 3 xây dựng các nhóm giải pháp:

• Giải pháp chung: Đầu tư công nghệ, mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và ổn định quan hệ lao động.
• 6 nhóm giải pháp cụ thể cho quy trình quản lý đơn hàng:
  1. Nâng cao và đảm bảo chất lượng sản phẩm: Thực hiện nghiêm ngặt tiêu chuẩn AQL, tăng cường kiểm soát lỗi cắt - may ngay tại chuyền và chuẩn hóa quy trình kiểm tra chất lượng lần cuối (Final inspection).
  2. Cải thiện tiến độ giao hàng: Thiết lập hệ thống theo dõi tiến độ NPL đồng bộ với Kế hoạch sản xuất (KHSX), dự phòng thời gian phát sinh cho các khâu phụ thuộc như in, thêu, giặt.
  3. Tăng cường phản hồi tích cực từ khách hàng: Xây dựng quy trình tiếp nhận, xử lý khiếu nại chuyên nghiệp, duy trì thông tin liên lạc kịp thời khi có nguy cơ trễ hạn.
  4. Mở rộng hợp tác đối tác mới: Giảm mức độ tập trung doanh thu vào 1-2 khách hàng lớn (như CENTURY, FOB RESOURCES) để phân tán rủi ro thị trường.
  5. Áp dụng vận tải đa phương thức: Kết hợp linh hoạt đường biển và hàng không nhằm tối ưu hóa chi phí logistics và giải quyết áp lực tiến độ giao hàng xuất khẩu.
  6. Ứng dụng phần mềm hiện đại vào quản lý đơn hàng: Chuyển đổi các khâu theo dõi thủ công sang phần mềm chuyên dụng phục vụ việc theo dõi vòng đời đơn hàng, đồng bộ dữ liệu giữa Phòng Kế hoạch thị trường, Nhà máy May và Kho nguyên phụ liệu.

---

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết thực trạng sản xuất và quản trị đơn hàng tại một doanh nghiệp may mặc quy mô lớn ở miền Trung:

• Kết quả định lượng cụ thể: Làm rõ bức tranh tài chính và quy mô sản xuất của Thianco với doanh thu năm 2018 đạt 541,70 tỷ đồng (tăng 51,22% so với năm 2017), lợi nhuận sau thuế đạt 18,44 tỷ đồng; quản lý lực lượng lao động 1.983 người; sản lượng tổng các đơn hàng theo dõi năm 2018 đạt trên 212,68 tỷ đồng doanh thu quản lý qua Phòng Kế hoạch thị trường.
• Hệ thống hóa quy trình nghiệp vụ: Khóa luận chi tiết hóa quy trình 6 bước xử lý đơn hàng từ khâu tiếp nhận báo giá, kiểm tra năng lực kỹ thuật/vật tư, tính giá thành theo phân loại đơn hàng (FOB/Gia công), phê duyệt bảng giá đến ký kết hợp đồng thương mại.
• Hệ thống giải pháp ứng dụng: Đưa ra 6 nhóm giải pháp thực tế xuất phát từ chính các bất cập trong khâu cung ứng phụ liệu, kiểm soát tiến độ sản xuất, phương thức vận tải và quản trị cơ sở dữ liệu đơn hàng.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Nghiên cứu chỉ tập trung phân tích dữ liệu thứ cấp trong phạm vi 3 năm (2016 – 2018) tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát; các phân tích chủ yếu tập trung vào khâu quản lý của Phòng Kế hoạch thị trường mà chưa đi sâu vào bài toán cân bằng chuyền chi tiết tại từng xưởng may.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá hiệu quả chuỗi cung ứng toàn diện của công ty; ứng dụng các mô hình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống quản trị sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) chuyên biệt cho ngành may mặc trong các giai đoạn tiếp theo.

---

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị thực tiễn và học thuật phục vụ cho các nhóm đối tượng:

• Sinh viên chuyên ngành: Là tài liệu tham khảo cho sinh viên các ngành Kinh doanh thương mại, Quản trị kinh doanh, Kinh tế quốc tế và Quản trị chuỗi cung ứng khi nghiên cứu về quy trình Merchandising ngành may, phương thức xuất khẩu FOB/Gia công, cũng như nghiệp vụ quản lý đơn hàng thực tế.
• Cán bộ quản lý đơn hàng (Merchandiser): Cung cấp tài liệu tham khảo về các bước thẩm định đơn hàng, cách thức phối hợp giữa bộ phận thị trường và xưởng sản xuất, bảng tính giá và phương án kiểm soát rủi ro giao hàng trễ, thiếu hụt nguyên phụ liệu trong ngành dệt may.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu khách hàng đóng góp doanh thu đơn hàng lớn nhất của Thiên An Phát giai đoạn 2017 – 2018 là những đối tác nào?

Trong hai năm 2017 và 2018, khách hàng CENTURY đóng góp lớn nhất với doanh thu năm 2017 đạt 69,09 tỷ đồng (chiếm 35,2%) và năm 2018 đạt 56,30 tỷ đồng (chiếm 26%). Đối tác lớn thứ hai là FOB RESOURCES chiếm 23,12% doanh thu năm 2017 (45,38 tỷ đồng) và 22% doanh thu năm 2018 (46,09 tỷ đồng). Các đối tác lớn tiếp theo gồm CHEUNG YUE (40,59 tỷ đồng năm 2018) và DYNAMIC (21,04 tỷ đồng năm 2018).

2. Quy mô sản xuất và năng lực của các đơn vị trực thuộc Công ty Thiên An Phát được ghi nhận như thế nào?

Doanh nghiệp sở hữu hệ thống gồm:

• Nhà máy May 1: 12.500 m², 16 chuyền may, công suất trên 3 triệu sản phẩm dệt kim/năm.
• Nhà máy May 2: 17.000 m², 16 chuyền may, công suất 3,5 triệu sản phẩm dệt thoi và hàng thời trang nữ/năm.
• Nhà máy Bao bì: 26.000 m², năng lực 5 triệu m² thùng carton và 10 triệu ống côn giấy/năm.
• Xưởng thêu (12 máy thêu, 16 triệu sản phẩm/năm) và Xưởng wash (3 máy giặt, 4 máy vắt, 2 máy sấy, 2 triệu sản phẩm/năm).

3. Quy định về số lượng sản phẩm tối thiểu để tính thêm chi phí đơn hàng nhỏ tại công ty là bao nhiêu?

Theo quy định trong quy trình tính giá của công ty, đối với đơn hàng FOB có số lượng dưới 1.200 chiếc/màu/đơn hàng và đối với đơn hàng gia công có số lượng dưới 2.000 chiếc, chuyên viên Marketing phải tính thêm chi phí phát sinh do sản xuất quy mô nhỏ.

4. Kết quả kinh doanh và cơ cấu nguồn vốn của công ty có sự biến động ra sao trong giai đoạn 2016 – 2018?

Tổng tài sản và nguồn vốn của công ty tăng liên tục từ 161,93 tỷ đồng (năm 2016) lên 232,99 tỷ đồng (năm 2017) và đạt 292,43 tỷ đồng (năm 2018). Doanh thu thuần năm 2016 đạt 406,54 tỷ đồng, giảm xuống 358,22 tỷ đồng năm 2017 (-11,89%) do bối cảnh khó khăn chung của ngành, sau đó phục hồi mạnh mẽ lên 541,70 tỷ đồng năm 2018 (+51,22%). Lợi nhuận sau thuế tương ứng qua 3 năm lần lượt là 19,07 tỷ đồng, 16,68 tỷ đồng và 18,44 tỷ đồng.

5. Cơ cấu lao động tại Thiên An Phát có đặc thù gì nổi bật?

Năm 2018, công ty có 1.983 lao động, trong đó lao động nữ chiếm tỷ lệ áp đảo 79,98% (1.586 người) do đặc thù thao tác tỉ mỉ của ngành may. Về tính chất công việc, lao động trực tiếp chiếm 51,64% (1.024 người). Về trình độ, lao động phổ thông chiếm 89,66% (1.778 người), trong khi lao động có trình độ đại học và sau đại học chiếm 5,45% (108 người).

---

Kết luận

Khóa luận của tác giả Nguyễn Lam Giang đã phân tích toàn diện thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình quản lý đơn hàng xuất khẩu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Dệt may Thiên An Phát giai đoạn 2016 – 2018. Thông qua các dữ liệu thực tế về doanh thu, cơ cấu khách hàng và quy trình tác nghiệp của bộ phận Kế hoạch thị trường, đề tài đã chỉ rõ những mắt xích vận hành hiệu quả cũng như các hạn chế trong khâu điều độ, cung ứng nguyên phụ liệu và công nghệ quản lý. Hệ thống giải pháp được đề xuất cung cấp các định hướng thiết thực nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa tiến độ giao hàng và giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp may mặc trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1. Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu 1.1 Khái niệm và chức năng của đơn đặt hàng 1.1 Khái niệm đơn đặt hàng Theo Võ Hữu Tửu (2007): “Đặt hàng là một thuật ngữ kinh doanh, là lời đề nghị ký kết hợp đồng xuất phát từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng. Trong đặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng. Thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên.

Nội dung của đơn đặt hàng chỉ bao gồm: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng. Về những điều kiện khác, hai bên sẽ áp dụng điều kiện chung đã thỏa thuận với nhau hoặc theo những điều kiện hợp đồng đã ký kết trong lần giao dịch trước đó”. Các hình thức đặt hàng - Đặt hàng trực tiếp: Hình thức đặt hàng lúc này có thể biểu hiện qua hành động, lời nói. Đặt hàng có thể có đơn đặt hàng hoặc không, có đặt cọc tiền hoặc không có đặt cọc tiền tùy theo thỏa thuận giữa hai bên.

- Đặt hàng gián tiếp, bao gồm các hình thức: + Đặt hàng qua thư + Đặt hàng qua điện thoại + Đặt hàng qua mạng (mail và các hình thức trực tuyến khác) Đơn đặt hàng (đơn hàng) là gì? Theo Donald W. Dobler và David N. Burt (1996): “Đơn đặt hàng là một bằng chứng thương mại và là lời đề nghị chính thức được đặt ra giữa người bán và người mua. Trong đó thể hiện những đặc điểm, quy định về loại hàng hóa, số lượng, giá cả của sản phẩm và dịch vụ.

Nó được dùng để kiểm soát việc mua hàng từ những nhà cung cấp bên ngoài”.2 Chức năng của đơn đặt hàng - Đơn đặt hàng cho phép người bán và người mua xác lập mối quan hệ một cách rõ ràng và dứt khoát trong quan hệ mua – bán. SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 5 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PSG.TS Nguyễn Đăng Hào - Đơn đặt hàng dùng để bảo vệ người bán trong trường hợp người mua không thanh toán tiền hàng. - Đơn đặt hàng giúp cho doanh nghiệp sắp xếp, quản lý tốt các đơn hàng mới cũng như các đơn hàng chờ xử lý. - Đơn đặt hàng là cơ sở để các tổ chức tín dụng và cho vay thương mại cung cấp hỗ trợ cho doanh nghiệp.1 Khái niệm quản lý đơn hàng Theo Trần Thanh Hương (2015):“Quản lý đơn hàng là sự quản trị toàn bộ quá trình kinh doanh đơn hàng liên quan đến chủng loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ nào đó, từ khi bắt đầu thiết lập đơn hàng đến khâu hoàn tất sao cho đảm bảo yêu cầu về giá cả, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng mà hai bên đã cam kết”.

Nhiệm vụ chung trên được kết hợp thực hiện bởi bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý đơn hàng và bộ phận sản xuất. Tuy nhiên theo từng quy mô của từng công ty mà bộ phận quản lý đơn hàng có thể tách riêng với bộ phận kinh doanh hay kiêm luôn chức năng của bộ phận này để triển khai thực hiện toàn bộ đơn hàng một cách hoàn chỉnh. Họ cũng chịu trách nhiệm chính về doanh thu và sự tồn tại của công ty.2 Quản lý đơn hàng ngành dệt may Đơn hàng ngành may là những hợp đồng sản xuất sản phẩm may cụ thể: áo khoác, quần, váy, đầm, áo kiểu, trang phục thể thao, quàn áo bảo hộ lao động, trang phục lót, balo, túi xách,… Quản lý đơn hàng ngành may là chuỗi công tác thực hiện thông qua quá trình làm việc với khách hàng bắt đầu từ giai đoạn thương mại, phát triển mẫu sản phẩm, tìm kiếm nguỗn cung cấp nguyên phụ liệu, triển khai và kiểm soát toàn bộ đơn hàng cho đến khi hoàn thành sản phẩm theo đúng yêu cầu về chất lượng, số lượng và đúng thời gian giao hàng đã kí trên hợp đồng.3 Chức năng và nhiệm vụ của bộ phận quản lý đơn hàng 1.1 Chức năng của bộ phận quản lý đơn hàng - Là những người chịu trách nhiệm chính, là cầu nối giữa khách hàng - công ty, bộ phận - bộ phận để có thể tiếp nhận, xử lý, chuyển giao và truyền đạt thông tin từ SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 6 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PSG.TS Nguyễn Đăng Hào phía khách hàng, nhà cung cấp và các bộ phận có liên quan một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sản xuất luôn được tiến hành một cách liên tục, tránh sự trì hoãn. - Duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa lợi nhuận thu được.

- Tạo thuận lợi cho các bộ phận khác sắp xếp, bố trí công việc, triển khai và hoàn thành đơn hàng ở mức độ tốt nhất - Tạo dựng mối quan hệ và làm hài lòng các yêu cầu của khách hàng - Xây dựng hình ảnh, uy tín cho công ty.2 Nhiệm vụ của bộ phận quản lý đơn hàng - Làm hài lòng mọi tiêu chí đánh giá nhà máy từ phía khách hàng - Thực hiện phát triển sản phẩm và chào giá - Liên lạc chặt chẽ với khách hàng để đáp ứng mọi yêu cầu và đạt được thỏa thuận cho mọi vấn đề - Thực hiện ký kết hợp đồng kinh doanh - Tính toán và lập các báo cáo về chi phí, doanh thu, bồi thường sai phạm về chất lượng và thông tin đầy đủ với bộ phận tài chính - Liên tục cập nhật mọi thông tin về đơn hàng cho các bộ phận có liên quan - Đảm bảo nguồn đơn hàng, nguồn cung cấp nguyên phụ liệu đầy đủ cho quá trình sản xuất được liên tục - Lập kế hoạch cho việc triển khai thực hiện đơn hàng đúng với tiêu chuẩn chất lượng và tiêu chí đã cam kết - Giám sát, giải quyết, báo cáo mọi vấn đề liên quan đến quá trình thực hiện đơn hàng - Kiểm soát tiến độ sản xuất, dự phòng các giải pháp cần thiết - Triển khai kế hoạch giao hàng đúng hạn - Giải quyết các khiếu nại nếu có sau khi giao hàng 1.4 Các hình thức quản lý đơn hàng 1.1 Hình thức quản lý trực tuyến Là hình thức quản lý chia theo từng nhóm nhỏ, mỗi nhóm sẽ chịu trách nhiệm quản lý một số đơn hàng của những khách hàng nhất định. Đứng đầu nhóm là nhóm trưởng, nhóm trưởng sẽ thực hiện theo dõi, giám sát công tác quản lý đơn hàng của các SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 7 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PSG.TS Nguyễn Đăng Hào thành viên trong nhóm, giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất mà các thành viên trong nhóm không thể tự giải quyết được.2 Hình thức quản lý theo chức năng Là hình thức phân chia nhân sự theo từng nhóm công tác chuyên môn khác nhau. Các bộ phận chức năng được phân chia theo tính chất của tổ chức. Các nhân viên được phân chia nhiệm vụ trong các bộ phận chức năng theo lĩnh vực chuyên sâu mà họ am hiểu.

- Bộ phận phát triển mẫu: Phát triển các loại sản phẩm may cho đến khi được khách hàng chấp nhận. - Bộ phận thu mua: Tìm kiếm nhà cung cấp nguyên phụ liệu, đặt mua nguyên phụ liệu cho đơn hàng, theo dõi tiến độ giao hàng, đảm bảo kế hoạch vào sản xuất cho nhà máy. - Bộ phận kế hoạch: Lập kế hoạch sản xuất cho các đơn hàng, cập nhật báo cáo năng suất, báo cáo tiến độ. Theo dõi định mức tiêu hao nguyên phụ liệu, cân đối nguyên phụ liệu, chuẩn bị bảng màu, tài liệu kỹ thuật cho sản xuất.3 Hình thức quản lý theo sản phẩm Là hình thức tổ chức theo nhóm chuyên trách từ khâu phát triển, thu mua, kế hoạch sản xuất của một vài chủng loại sản phẩm có kiểu dáng, kết cấu sản phẩm, quy trình công nghệ gần giống nhau.

Theo hình thức này, bộ phận quản lý đơn hàng sẽ chia theo nhóm sản phẩm, mỗi nhóm sẽ quản lý theo loại nhóm sản phẩm.4 Hình thức quản lý theo địa lý Là hình thức quản lý đơn hàng mà bộ phận phụ trách sản phẩm có trách nhiệm hoạt động trên nhiều thị trường khác nhau về sản phẩm đó. Bộ phận quản lý đơn hàng sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý để quản lý. Mỗi khách hàng ở các khu vực địa lý khác nhau sẽ có những yêu cầu về sản phẩm khác nhau. Vì vậy quản lý đơn hàng theo khu vực sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt những yêu cầu của khách hàng về sản phẩm cần sản xuất.5 Đặc điểm của công tác quản lý đơn hàng ngành may - Tính thích nghi và thay đổi: chịu ảnh hưởng trực tiếp từ xu hướng thời trang của từng mùa, từng đối tượng khách hàng, đối tượng người tiêu dùng, từng khu SVTH: Nguyễn Lam Giang - K50B KDTM 8 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: PSG.TS Nguyễn Đăng Hào vực địa lý mà tính chất đơn hàng sẽ liên tục thay đổi về thành phần vải, màu sắc, kiểu dáng, phụ liệu trang trí theo kèm, quy cách may, quy cách đóng gói v.

Cho nên đòi hỏi người nhân viên quản lý đơn hàng phải có khả năng nắm bắt, thích nghi và thay đổi liên tục để đáp ứng yêu cầu công việc. - Tính vận động cao: khác với đặc trưng của nhân viên văn phòng nói chung, người nhân viên quản lý đơn hàng cần thường xuyên di chuyển để có sự tiếp cận, giám sát thực tiễn nhằm nắm bắt tình hình, hiểu rõ nguyên nhân của mọi phát sinh liên quan đến nguyên phụ liệu và sản xuất để có hướng giải quyết kịp thời. Với những sự cố ngoài tầm kiểm soát và không thể giải quyết nội bộ thì bắt buộc phải báo cáo lại với khách hàng để được sự đồng ý chính thức, không gây ảnh hưởng đến việc xuất hàng về sau. - Tính phụ thuộc: đăc thù của ngành dệt may nước ta là hoạt động theo hình thức gia công cho khách hàng nước ngoài, lệ thuộc vào nguồn cung cấp nguyên phụ liệu, vào sự chỉ định của khách hàng.

Do đó, trong quá trình thực hiện đơn hàng, đặc biệt là những khách hàng khó tính, đòi hỏi phải tuân thủ tuyệt đối mọi yêu cầu của khách hàng về chủng loại, chất liệu, nguyên liệu sử dụng, nguồn cung cấp, tiêu chuẩn kỹ thuật, phương thức giao hàng v.6 Tầm quan trọng của công tác quản lý đơn hàng Bộ phận quản lý đơn hàng là cầu nối quan trọng để hoàn thành mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra.