Tổng quan nghiên cứu

Công tác xác định giá trị tài liệu (XĐGTTL) là một trong những nghiệp vụ trọng yếu của ngành lưu trữ, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả bảo quản tài liệu lưu trữ. Tại Việt Nam, từ những năm 1960 đến nay, công tác này đã được nghiên cứu và vận dụng trong thực tiễn lưu trữ, đặc biệt tại các lưu trữ địa phương cấp tỉnh. Theo thống kê, trong giai đoạn 1960-2017, có khoảng 223 công trình nghiên cứu về XĐGTTL, bao gồm sách chuyên khảo, luận văn, đề tài khoa học và bài viết trên tạp chí chuyên ngành. Tuy nhiên, việc vận dụng lý luận XĐGTTL vào thực tế tại các lưu trữ cấp tỉnh vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và bảo quản tài liệu trong bối cảnh phát triển công nghệ số và sự đa dạng của tài liệu hiện nay.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là khái quát các nghiên cứu về XĐGTTL tại Việt Nam, nhận xét, đánh giá lý luận qua thực tế vận dụng tại lưu trữ cấp tỉnh, đồng thời chỉ ra những bất cập và đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào tài liệu hành chính tại các lưu trữ cơ quan, đặc biệt là lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, trong bối cảnh hệ thống lưu trữ nhà nước và lưu trữ Đảng song song tồn tại. Ý nghĩa nghiên cứu thể hiện qua việc cung cấp cái nhìn toàn diện về lý luận và thực tiễn XĐGTTL, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, đồng thời làm cơ sở khoa học cho các đề xuất chính sách và nghiệp vụ trong ngành.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng các lý thuyết và mô hình lưu trữ học cơ bản, trong đó nổi bật là:

  • Lý luận lưu trữ học Mác-Lênin: Phép biện chứng duy vật và chủ nghĩa duy vật lịch sử được sử dụng làm phương pháp luận xuyên suốt, giúp phân tích mối quan hệ biện chứng giữa lý luận và thực tiễn trong công tác XĐGTTL.

  • Nguyên tắc XĐGTTL: Bao gồm nguyên tắc chính trị (tính đảng), nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Các nguyên tắc này định hướng việc lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản, tránh sai lệch chủ quan và đảm bảo tính khách quan, khoa học.

  • Phương pháp XĐGTTL: Gồm phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp thông tin và phương pháp sử liệu học. Đây là các biện pháp nghiệp vụ giúp thực hiện công tác đánh giá giá trị tài liệu một cách chính xác và hiệu quả.

  • Tiêu chuẩn XĐGTTL: Hệ thống 9 tiêu chuẩn chung được phân thành ba nhóm: tiêu chuẩn nội dung tài liệu, tiêu chuẩn nguồn gốc xuất xứ, và tiêu chuẩn đặc điểm hình thức bên ngoài tài liệu. Các tiêu chuẩn này là căn cứ khoa học để xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu.

  • Khái niệm giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản (THBQ): Giá trị tài liệu được phân thành giá trị hiện hành (thực tiễn) và giá trị lịch sử, phản ánh mối quan hệ giữa thông tin tài liệu và nhu cầu sử dụng. THBQ là khoảng thời gian bảo quản tài liệu tại lưu trữ cơ quan trước khi chuyển sang lưu trữ lịch sử hoặc tiêu hủy.

Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

  • Phân tích, tổng hợp, hệ thống: Tổng hợp các công trình nghiên cứu, tài liệu lý luận trong và ngoài nước về XĐGTTL để xây dựng hệ thống lý thuyết và nhận diện các khoảng trống nghiên cứu.

  • So sánh, đối chiếu: Đối chiếu thực trạng vận dụng lý luận XĐGTTL tại các lưu trữ cấp tỉnh với yêu cầu lý luận và quy định pháp luật hiện hành nhằm đánh giá hiệu quả và chỉ ra tồn tại.

  • Khảo sát thực tế và phỏng vấn: Thu thập số liệu, thông tin từ các Chi cục Văn thư - Lưu trữ tại một số tỉnh như Bắc Ninh, Bắc Giang, Hà Nội, Quảng Ninh, Ninh Bình, Hòa Bình thông qua phiếu khảo sát và phỏng vấn cán bộ lưu trữ để đánh giá thực trạng vận dụng lý luận.

  • Phân tích tài liệu pháp lý và văn bản hướng dẫn: Nghiên cứu các văn bản pháp luật như Luật Lưu trữ 2011, các Thông tư hướng dẫn về XĐGTTL để làm cơ sở pháp lý cho nghiên cứu.

Cỡ mẫu khảo sát bao gồm các Chi cục Văn thư - Lưu trữ cấp tỉnh đại diện cho các vùng miền khác nhau, đảm bảo tính đại diện và đa dạng trong thu thập dữ liệu. Phương pháp phân tích dữ liệu chủ yếu là phân tích định tính kết hợp với thống kê mô tả các số liệu thu thập được. Thời gian nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2016-2017.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Hệ thống lý luận XĐGTTL tại Việt Nam đã được xây dựng tương đối hoàn chỉnh với hơn 200 công trình nghiên cứu từ 1960 đến 2017, trong đó 59 công trình tập trung vào lý luận chung, 51 công trình vận dụng lý luận vào thực tiễn, và 92 công trình nghiên cứu xây dựng công cụ hướng dẫn như bảng thời hạn bảo quản (THBQ). Tuy nhiên, các giáo trình và sách chuyên khảo phần lớn đã cũ, chưa cập nhật các xu hướng mới trong lưu trữ số.

  2. Thực trạng vận dụng lý luận XĐGTTL tại các lưu trữ cấp tỉnh còn nhiều hạn chế: khảo sát tại các tỉnh như Bắc Ninh, Hà Nội, Quảng Ninh cho thấy chỉ khoảng 60% các cơ quan đã ban hành đầy đủ văn bản quy định và công cụ hướng dẫn XĐGTTL; tỷ lệ áp dụng các tiêu chuẩn và nguyên tắc trong thực tế chỉ đạt khoảng 55-65%. Việc xác định THBQ còn chưa chính xác, dẫn đến tài liệu có giá trị bị loại bỏ hoặc tài liệu hết giá trị được bảo quản kéo dài.

  3. Công tác tổ chức và nhân lực làm công tác XĐGTTL tại lưu trữ cấp tỉnh còn yếu: khoảng 70% cán bộ lưu trữ chưa được đào tạo bài bản về XĐGTTL, thiếu kiến thức về các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ cũng chưa đáp ứng yêu cầu hiện đại.

  4. Khoảng trống lý luận và thực tiễn cần được bổ sung: có sự chưa thống nhất trong khái niệm, mục đích và phạm vi XĐGTTL; các tiêu chuẩn và phương pháp chưa được cập nhật phù hợp với tài liệu điện tử và công nghệ số; thiếu các công cụ hướng dẫn chuyên ngành và các quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị chưa được quy định rõ ràng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ nhiều yếu tố. Thứ nhất, hệ thống lý luận XĐGTTL tuy đã được xây dựng nhưng phần lớn dựa trên lý luận lưu trữ học Liên Xô cũ, chưa kịp thời cập nhật các xu hướng mới như lưu trữ điện tử, quản lý tài liệu số. Thứ hai, việc thiếu đồng bộ trong ban hành văn bản quy định và công cụ hướng dẫn tại các địa phương làm giảm hiệu quả vận dụng. Thứ ba, trình độ chuyên môn của cán bộ lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác lưu trữ hiện đại.

So sánh với các nghiên cứu quốc tế, nhiều nước phát triển đã áp dụng các phương pháp đánh giá giá trị tài liệu dựa trên phân tích chức năng, hệ thống thông tin và sử dụng công nghệ số để nâng cao hiệu quả XĐGTTL. Việt Nam cần học hỏi và điều chỉnh phù hợp với điều kiện thực tế. Việc xây dựng các công cụ hướng dẫn như bảng THBQ mẫu, danh mục nguồn nộp lưu, quy trình tiêu hủy tài liệu cần được chuẩn hóa và phổ biến rộng rãi.

Dữ liệu khảo sát có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ áp dụng các nguyên tắc, phương pháp XĐGTTL tại các lưu trữ cấp tỉnh, hoặc bảng tổng hợp các khó khăn, vướng mắc được cán bộ lưu trữ phản ánh. Điều này giúp minh họa rõ nét thực trạng và hỗ trợ cho các đề xuất giải pháp.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật và công cụ hướng dẫn XĐGTTL: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với các cơ quan liên quan xây dựng, cập nhật các văn bản quy định, bảng THBQ mẫu, danh mục nguồn nộp lưu phù hợp với tài liệu điện tử và đa dạng loại hình tài liệu. Thời gian thực hiện trong 2 năm tới.

  2. Nâng cao năng lực chuyên môn cho cán bộ lưu trữ cấp tỉnh: Tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về XĐGTTL, cập nhật kiến thức về lưu trữ số, phương pháp đánh giá giá trị tài liệu hiện đại. Mục tiêu đạt 80% cán bộ lưu trữ cấp tỉnh được đào tạo trong vòng 3 năm.

  3. Xây dựng quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị chặt chẽ, minh bạch: Ban hành quy định chi tiết về thủ tục, thẩm quyền, hồ sơ liên quan đến tiêu hủy tài liệu, đồng thời tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện. Chủ thể thực hiện là các cơ quan quản lý lưu trữ địa phương và trung ương, trong vòng 1 năm.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác XĐGTTL: Phát triển phần mềm quản lý tài liệu, hỗ trợ đánh giá giá trị tài liệu tự động, lưu trữ điện tử và tra cứu thông tin nhanh chóng. Đề xuất đầu tư trang thiết bị và hạ tầng kỹ thuật tại các lưu trữ cấp tỉnh trong 3-5 năm tới.

  5. Tăng cường nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế: Khuyến khích các đề tài nghiên cứu về XĐGTTL, đặc biệt là các vấn đề mới như lưu trữ số, bảo mật thông tin, tiêu chuẩn quốc tế. Đồng thời mở rộng hợp tác với các tổ chức lưu trữ quốc tế để học hỏi kinh nghiệm và chuyển giao công nghệ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý và chuyên viên lưu trữ tại các lưu trữ cấp tỉnh: Luận văn cung cấp cái nhìn toàn diện về lý luận và thực tiễn XĐGTTL, giúp họ nâng cao nghiệp vụ, áp dụng hiệu quả các nguyên tắc và công cụ hướng dẫn trong công tác hàng ngày.

  2. Nhà nghiên cứu và giảng viên ngành lưu trữ học: Tài liệu tổng hợp hệ thống lý luận, phương pháp và thực trạng vận dụng XĐGTTL tại Việt Nam, là nguồn tham khảo quý giá cho nghiên cứu khoa học và giảng dạy chuyên ngành.

  3. Cơ quan quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ: Các cơ quan như Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ có thể sử dụng kết quả nghiên cứu để xây dựng chính sách, quy định và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ địa phương.

  4. Sinh viên ngành lưu trữ học và các ngành liên quan: Luận văn giúp sinh viên hiểu rõ về công tác XĐGTTL, các nguyên tắc, phương pháp và thực tiễn vận dụng, từ đó nâng cao kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

  1. XĐGTTL là gì và tại sao nó quan trọng?
    XĐGTTL là quá trình đánh giá giá trị thông tin của tài liệu dựa trên các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn khoa học nhằm lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại bỏ tài liệu hết giá trị. Đây là nghiệp vụ quyết định số phận của tài liệu, ảnh hưởng đến chất lượng lưu trữ và hiệu quả khai thác sử dụng.

  2. Nguyên tắc chính trong XĐGTTL gồm những gì?
    Ba nguyên tắc cơ bản là nguyên tắc chính trị (tính đảng), nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện-tổng hợp. Chúng giúp đảm bảo việc lựa chọn tài liệu khách quan, khoa học, phù hợp với yêu cầu quản lý và nghiên cứu lịch sử.

  3. Thời hạn bảo quản (THBQ) tài liệu được xác định như thế nào?
    THBQ là khoảng thời gian tài liệu được bảo quản tại lưu trữ cơ quan trước khi chuyển sang lưu trữ lịch sử hoặc tiêu hủy. THBQ được xác định dựa trên giá trị tài liệu, yêu cầu quản lý và quy định pháp luật, thường được ghi rõ trong bảng THBQ.

  4. Tại sao việc vận dụng lý luận XĐGTTL tại lưu trữ cấp tỉnh còn hạn chế?
    Nguyên nhân chính là do thiếu đồng bộ trong văn bản quy định, trình độ chuyên môn cán bộ chưa cao, cơ sở vật chất chưa đáp ứng, và hệ thống lý luận chưa cập nhật kịp thời với thực tiễn và công nghệ mới.

  5. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả công tác XĐGTTL tại các lưu trữ địa phương?
    Cần hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật, nâng cao năng lực cán bộ, xây dựng quy trình tiêu hủy chặt chẽ, ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cường nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế để cập nhật kiến thức và kỹ thuật mới.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa và đánh giá toàn diện lý luận về XĐGTTL tại Việt Nam, đồng thời khảo sát thực tế vận dụng tại các lưu trữ cấp tỉnh, phát hiện nhiều tồn tại và bất cập.
  • Hệ thống nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn XĐGTTL đã được xây dựng tương đối hoàn chỉnh nhưng cần cập nhật phù hợp với bối cảnh lưu trữ hiện đại và tài liệu điện tử.
  • Thực trạng vận dụng lý luận tại lưu trữ cấp tỉnh còn hạn chế do nhiều nguyên nhân về pháp lý, nhân lực và cơ sở vật chất.
  • Luận văn đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật, nâng cao năng lực cán bộ, xây dựng quy trình tiêu hủy và ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai đào tạo, hoàn thiện văn bản hướng dẫn, phát triển công nghệ lưu trữ và thúc đẩy nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực XĐGTTL.

Hành động ngay hôm nay: Các cơ quan quản lý và lưu trữ địa phương cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất để nâng cao hiệu quả công tác xác định giá trị tài liệu, góp phần bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia.