CHƯƠNG 1 - CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Các khái niệm cơ bản 1. Kiểm soát trong doanh nghiệp Từ hàng nghìn năm nay, kiểm soát đã hiện diện và ngày càng được đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh tế của các DN.
Kiểm soát cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, trong tổ chức cũng như trong toàn xã hội. Nguyễn Thị Phương Hoa (2011) đã khái niệm về kiểm soát như sau : “Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả”. Căn cứ vào mối quan hệ giữa chủ thể với khách thể, kiểm soát được phân chia thành kiểm soát từ bên ngoài (ngoại kiểm) và KSNB (nội kiểm). Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo COSO (2013) thì “KSNB là một quá trình do người quản lý, HĐQT và các nhân viên của DN chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây : BCTC đáng tin cậy; Các luật lệ và quy định được tuân thủ; Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo VSA 400 (2001) thì “HTKSNB được hiểu là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiếm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”. Phân loại Theo Nguyễn Thế Hưng (2006), có hai dạng KSNB: 1. Kiểm soát quản lý Kiểm soát quản lý nhằm đạt các mục tiêu: - Thúc đẩy hiệu quả SXKD. - Kiểm soát sự tuân thủ của nhân viên với các chính sách quản lý.
Kiểm soát kế toán Kiểm soát kế toán nhằm đạt các mục tiêu: - Bảo vệ tài sản của DN. - Thẩm định tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán. Mục tiêu Theo Nguyễn Thế Hưng (2006), thiết lập HTKSNB hiệu quả sẽ giúp DN đạt được các mục tiêu: Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động: Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác; Hạn chế rủi ro; Đảm bảo sự phối hợp, làm việc của toàn bộ nhân viên để đạt được mục tiêu của DN với hiệu năng và sự nhất quán; Tránh được các chi phí không đáng có. Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy của quy trình lập và trình bày BCTC: Các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để quyết định trong nội bộ DN; Thông tin gửi đến Ban GĐ, HĐQT, các cổ đông và các cơ quan quản lý phải có chất lượng và tính nhất quán; BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý và dựa trên các chính sách kế toán đã được xác định rõ ràng.
5 Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và các quy trình hiện hành. Đảm bảo mọi hoạt động của DN đều tuân thủ: Các luật và quy định của Nhà nước; Các yêu cầu quản lý; 1. Các bộ phận cấu thành Có rất nhiều quan điểm khác nhau về các yếu tố cấu thành HTKSNB. Tuy nhiên, theo quan điểm chung được thừa nhận rộng rãi nhất thì HTKSNB được cấu thành bởi 5 yếu tố, đó là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quà trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB của DN, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý DN. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát bên trong của một TĐKT bao gồm: - Thứ nhất, đặc thù về mặt quản lý hay triết lý quản lý và phong cách điều hành của Ban quản trị. Triết lý quản lý được thể hiện thông qua quan điểm và nhận thức của người quản lý, phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Đặc thù này ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong DN bởi vì Ban quản trị sẽ là người đưa ra sự phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát áp dụng tại DN; - Thứ hai, cơ cấu tổ chức bao hàm việc phân định quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức trên cơ sở đảm bảo thiết lập sự điều hành, kiểm soát toàn bộ các hoạt động và lĩnh vực của đơn vị sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, tạo ra sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc.
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong DN sẽ góp phần 6 quan trọng để lập kế hoạch, điều hành và giám sát các hoạt động, giúp môi trường kiểm soát hiệu quả; - Thứ ba, chính sách nhân sự là các chính sách, thủ tục của nhà quản lý về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức. Một chính sách nhân sự hiệu quả phải đảm bảo được năng lực và phẩm chất đạo đức của nhân viên khi họ thực hiện các chức năng và nhiệm vụ tương xứng với vị trí công tác của mình; - Thứ tư, công tác kế hoạch. Hệ thống kế hoạch rất đa dạng bao gồm: Hệ thống kế hoạch phản ánh các khâu của quá trình sản xuất, kinh doanh; kế hoạch phát triển các yếu tố nguồn lực; kế hoạch đầu tư; kế hoạch tài chính và phi tài chính… Hệ thống kế hoạch và dự toán được lập và thực hiện nghiêm túc và khoa học theo kế hoạch thì sẽ trở thành công cụ kiểm soát vô cùng hữu hiệu; - Thứ năm, UBKS gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. UBKS có trách nhiệm, quyền hạn: Giám sát việc chấp hành luật pháp của công ty; Kiểm tra và giám sát công việc của KTV nội bộ; Giám sát tiến trình lập BCTC; Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa BGĐ với KTV bên ngoài.
- Thứ sáu, kiểm toán nội bộ. Ngoài sáu yếu tố trên đây, hoạt động kiểm soát trong một tổ chức còn phụ thuộc vào các yếu tố thuộc môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý. Như vậy môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB DN, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý DN. Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro là một khái niệm mang tính chủ động, thể hiện sự phản ứng tích cực của con người, của DN trước rủi ro, là hành động tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện, có ý thức và có hệ thống để nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa, ngăn chặn trước nhằm giảm thiểu những thiệt hại từ những ảnh hưởng bất lợi mà rủi ro đem lại.
Để giới hạn rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quản trị được rủi ro. Quy trình quản lý rủi ro bao gồm các bước công việc như sau: - Xác định mục tiêu của công ty : mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Các thành viên trong HTKSNB phải biết được các mục tiêu của công ty để nhân dạng và đánh giá những rủi ro tác động đến việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra; - Nhận dạng rủi ro : rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn công ty hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể rồi liên quan đến mức độ rộng hơn; - Phân tích và đánh giá rủi ro : vì rủi ro rất khó định lượng do đó việc làm này khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường gồm các bước: ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến việc thực hiện mục tiêu của công ty, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
Các hoạt động kiểm soát Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc chung làm cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực hiện chính sách kiểm soát, đảm bảo cho các hành động cần thiết để kiểm soát các rủi ro mà công ty có thể gặp phải trong quá trình thực hiện mục tiêu của mình. Ba nguyên tắc chỉ đạo chung trong việc thiết lập các thủ tục kiểm soát có hiệu quả là Phân công, phân nhiệm; Bất kiêm nhiệm và Phê chuẩn, ủy quyền.
Thông tin và truyền thông Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ bao gồm cả cho nội bộ và bên ngoài. Thông tin được thu thập, xử lý và truyền đạt đến các cá nhân, bộ phận trong công ty để có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình và cung cấp cho các đối tượng bên ngoài về hoạt động, tài chính, sự tuân thủ của công ty cho các đối tượng bên ngoài.