Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phạm Thị Thục Uyên (sinh viên lớp K47B Kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế, dưới sự hướng dẫn của ThS. Hồ Phan Minh Đức, tháng 05/2017) được triển khai trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam và ngành công nghiệp dệt may đang đối mặt với nhiều biến động quốc tế. Tác giả chỉ rõ các sự kiện địa chính trị như việc Vương quốc Anh rời khỏi Liên minh châu Âu (Brexit) và việc Tổng thống Mỹ Donald Trump đắc cử cùng tuyên bố không ủng hộ Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) đã tác động tiêu cực đến kim ngạch xuất khẩu hàng dệt may Việt Nam sang hai thị trường trọng điểm là EU và Hoa Kỳ. Dự báo năm 2017, tốc độ tăng trưởng kim ngạch xuất khẩu của ngành dệt may chỉ đạt từ 5% đến 7% so với năm 2016 nếu không có các chính sách hỗ trợ mang tính đột phá. Áp lực cạnh tranh buộc các doanh nghiệp dệt may phải chủ động kiểm soát chi phí, quản trị nguồn nguyên liệu và ngăn ngừa rủi ro sai sót, gian lận thông qua một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. Trong đó, hàng tồn kho là loại tài sản chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn lưu động nhưng công tác quản lý tại nhiều doanh nghiệp vẫn còn lỏng lẻo.

Xuất phát từ thực tiễn trên, nghiên cứu xác định ba mục tiêu cụ thể:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận liên quan đến công tác kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
  2. Tìm hiểu và phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế.
  3. Đề xuất các giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu được xác định cụ thể trong văn bản:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế.
  • Phạm vi nội dung: Tập trung vào các quy chế, thủ tục kiểm soát trong quá trình nhập, xuất kho và quản lý vật chất hàng tồn kho.
  • Phạm vi không gian: Thực hiện tại văn phòng công ty và các bộ phận liên quan thông qua hệ thống chứng từ, sổ sách, quy chế quản trị nội bộ.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu và thông tin kế toán - tài chính được thu thập chủ yếu trong giai đoạn 3 năm từ 2014 đến 2016.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết của khóa luận được xây dựng dựa trên các chuẩn mực kế toán, kiểm toán và các công trình nghiên cứu chuyên ngành:

  • Khái niệm và phân loại kiểm soát nội bộ: Nghiên cứu trích dẫn định nghĩa của Nguyễn Thị Phương Hoa (2011) về kiểm soát; định nghĩa và mục tiêu kiểm soát nội bộ theo Báo cáo COSO (2013) gồm ba mục tiêu cốt lõi (độ tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ luật lệ/quy định, tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động). Đồng thời, tác giả áp dụng định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400 ban hành năm 2001) và cách phân loại thành kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán theo quan điểm của Nguyễn Thế Hưng (2006).
  • Cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Phân tích 5 bộ phận theo khuôn mẫu COSO gồm: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát.
  • Kế toán hàng tồn kho: Vận dụng Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) về định nghĩa hàng tồn kho và các quy định về chứng từ, tài khoản theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được tác giả sử dụng kết hợp giữa định tính và phân tích dữ liệu thứ cấp:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, tổng hợp các giáo trình, tài liệu chuyên môn (Nguyễn Thế Hưng, 2006; Trần Thứ Ba, 2011; Nguyễn Thị Lệ Thủy, 2012) để xây dựng cơ sở lý luận.
  • Phương pháp quan sát: Trực tiếp quan sát tại đơn vị thực tập về quy trình luân chuyển chứng từ và các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chu trình hàng tồn kho tại Phòng Tài chính – Kế toán và các bộ phận liên quan.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tiến hành phỏng vấn cán bộ, nhân viên tại Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Kế hoạch Xuất Nhập khẩu (XNK), Phòng Kinh doanh để xác định khối lượng công việc, trách nhiệm và tính độc lập giữa các vị trí.
  • Phương pháp đối chiếu, so sánh: So sánh giữa các quy định lý thuyết với thực tế vận hành thủ tục kiểm soát tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Khai thác hệ thống báo cáo tài chính kiểm toán các năm 2014, 2015, 2016, sổ cái, sổ chi tiết, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các văn bản quy định nội bộ của đơn vị.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1 - Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại doanh nghiệp

Chương này trình bày toàn diện hệ thống lý thuyết về kiểm soát nội bộ và chu trình hàng tồn kho:

  • Khái niệm và vai trò: Làm rõ bản chất của chu trình hàng tồn kho như một quá trình vận động liên tục từ khâu mua hàng, nhập kho, dự trữ phục vụ sản xuất đến khi hoàn thành thành phẩm và xuất kho tiêu thụ. Chu trình này đóng vai trò "hàng đệm" kết nối giữa chu trình mua hàng - thanh toán và chu trình bán hàng - thu tiền.
  • Bảy chức năng cơ bản của chu trình hàng tồn kho: Văn bản phân tích cụ thể 7 chức năng: (1) Mua hàng; (2) Nhận hàng, lưu kho; (3) Xuất kho vật tư hàng hóa (cho nội bộ sản xuất hoặc bán ngoài); (4) Sản xuất; (5) Lưu kho thành phẩm; (6) Xuất thành phẩm đi tiêu thụ; (7) Kiểm kê hàng tồn kho.
  • Hệ thống kế toán và chứng từ: Trình bày danh mục chứng từ bắt buộc theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT), Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT), Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03-VT), Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT), Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05-VT), Bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT), Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07-VT); cùng hệ thống tài khoản phản ánh chu trình như TK 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159, 131, 331 và các tài khoản chi phí 621, 622, 627.
  • Các rủi ro, sai phạm tiềm ẩn: Liệt kê các sai phạm phổ biến như mua hàng vượt định mức, nhân viên mua hàng và bán hàng thông đồng, lập chứng từ khống, ghi nhận sai niên độ (cut-off), sai sót trong tính giá xuất kho hoặc phân loại nhầm giữa hàng giữ hộ và tài sản của doanh nghiệp.

Chương 2 - Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế

Chương 2 mô tả chi tiết thông tin hoạt động, cơ cấu nguồn lực và thực tế triển khai các quy chế kiểm soát tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế (HUEGATEX):

  • Thông tin chung: Trụ sở tại số 122 Dương Thiệu Tước, phường Thủy Dương, thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế. Tiền thân là Nhà máy Sợi Huế thành lập ngày 29/03/1988, chuyển đổi thành công ty cổ phần theo Quyết định số 169/2004/QĐ-BCN ngày 09/12/2004 và Quyết định số 2722/2005/QĐ-BCN ngày 25/08/2005 của Bộ Công nghiệp; vốn điều lệ 100 tỷ đồng (tương đương 10 triệu cổ phần mệnh giá 10.000 đồng/cổ phần), giao dịch chính thức trên sàn UPCoM từ ngày 21/01/2010.
  • Quy mô lao động: Số liệu tổng hợp nguồn nhân lực giai đoạn 2014 - 2016 được ghi nhận qua bảng sau:
Chỉ tiêu Năm 2014 (Người) Tỷ lệ (%) Năm 2015 (Người) Tỷ lệ (%) Năm 2016 (Người) Tỷ lệ (%)
Tổng số lao động 3.872 100,00 3.942 100,00 3.959 100,00
1. Phân theo tính chất
- Trực tiếp 3.615 93,36 3.682 93,40 3.678 92,90
- Gián tiếp 257 6,64 260 6,60 271 6,85
2. Phân theo trình độ
- Đại học, trên đại học 200 5,17 207 5,25 248 6,26
- Cao đẳng, trung cấp 238 6,15 257 6,52 272 6,87
- Công nhân kỹ thuật 3.434 88,69 3.478 88,23 3.439 86,87
3. Phân theo giới tính
- Nam 1.488 38,43 1.256 31,86 1.228 31,02
- Nữ 2.384 61,57 2.686 68,14 2.731 68,98
  • Tổ chức công tác kế toán: Áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, năm tài chính từ 01/01 đến 31/12, đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VND). Phương pháp ghi nhận giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn; phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên. Hình thức sổ kế toán là Nhật ký chứng từ trên phần mềm máy tính Bravo 7.0.
  • Thực trạng 5 yếu tố kiểm soát chu trình hàng tồn kho:
    • Môi trường kiểm soát: Bộ máy quản trị theo mô hình trực tuyến - chức năng do Tổng Giám đốc Nguyễn Bá Quang điều hành; Ban kiểm soát gồm 3 thành viên (bà Nguyễn Hồng Liên, bà Nguyễn Thị Kim Dung, ông Hồ Nam Phong) thực hiện giám sát tuân thủ độc lập với ban điều hành.
    • Nhận diện và đánh giá rủi ro: Tác giả xây dựng ma trận phân tích rủi ro chi tiết qua 7 khâu: mua hàng (gian lận lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng sai số lượng), nhận hàng (sai quy cách, thiếu hụt vận chuyển), xuất kho vật tư (chậm trễ chứng từ, không lập bảng kê chi tiết), sản xuất (vật tư kém phẩm chất, tỷ lệ hỏng cao), nhập kho thành phẩm (kiểm định lỏng lẻo), xuất bán (sai lệnh vận chuyển, không theo dõi hàng gửi bán), kiểm kê (chênh lệch số liệu sổ sách và thực tế nhưng không điều chỉnh kịp thời).
    • Thủ tục kiểm soát và hệ thống mã hóa: Đơn vị thiết lập bộ mã quản lý hàng tồn kho phục vụ tra cứu trên phần mềm: vải nguyên liệu mua (A03.1 VNL), vật liệu phụ (A03.2 VLP), vải phế (A03.3 VPHE), sợi đơn Peco (S01), sợi xe Peco (S02), phôi (PH), vải dệt kim mộc (V0), vải dệt kim (V1). Thủ tục phê duyệt mua hàng do Phòng Kế hoạch XNK lập định mức dựa trên Phòng Công nghệ, trình Tổng Giám đốc ký duyệt trước khi gửi nhà cung cấp.

Chương 3 – Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế

Chương này tập hợp các nội dung đánh giá ưu nhược điểm và giải pháp:

  • Đánh giá thực trạng: Đơn vị đã xây dựng cơ cấu quản lý rõ ràng, ứng dụng phần mềm Bravo 7.0 hỗ trợ tính toán tự động và phân tách trách nhiệm giữa thủ kho, kế toán vật tư và các nhà máy thành viên (nhà máy May, Dệt Nhuộm, Sợi). Tuy nhiên, công tác đánh giá rủi ro chưa được văn bản hóa thành quy trình chính thức; một số khâu xuất kho phục vụ sản xuất còn tình trạng theo dõi đơn thuần về mặt số lượng mà chưa gắn liền kiểm soát giá trị tức thời; bảng kê chi tiết cho từng lần xuất chưa được lập triệt để.
  • Các nhóm giải pháp đề xuất: Hoàn thiện công tác lập kế hoạch mua hàng gắn với kiểm tra độc lập từ bộ phận quản lý chất lượng (QC); chuẩn hóa quy trình lập và lưu chuyển chứng từ xuất nhập kho; quy định rõ ràng trách nhiệm của ban kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần và tại thời điểm kết thúc năm tài chính (31/12); tận dụng triệt để các chức năng kiểm soát ứng dụng trên phần mềm Bravo 7.0 để cảnh báo tồn kho tối thiểu - tối đa.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu đạt được các kết quả cụ thể dựa trên việc tổng hợp số liệu thực tế tại doanh nghiệp:

  • Tổng hợp bức tranh tài chính và nguồn lực: Ghi nhận quy mô lao động duy trì gần 4.000 người, trong đó lao động nữ chiếm ưu thế (chiếm 68,98% năm 2016), lao động trực tiếp chiếm trên 92%. Về cơ cấu tài chính giai đoạn 2014 - 2016, tài sản ngắn hạn luôn chiếm tỷ trọng chi phối (trên 58% tổng tài sản) và nợ phải trả chiếm trên 70% tổng nguồn vốn.
  • Khảo sát hệ thống hóa quy trình luân chuyển chứng từ: Minh họa và phân tích thực tế 5 quy trình luân chuyển chứng từ tại công ty gồm: quy trình mua hàng, nhận hàng lưu kho, xuất kho vật tư, nhập kho thành phẩm và xuất thành phẩm đi tiêu thụ trên nền tảng phần mềm kế toán Bravo 7.0.
  • Đóng góp của tác giả: Khóa luận chỉ ra khoảng cách giữa quy định lý thuyết của chuẩn mực kiểm soát nội bộ (COSO, VSA 400) với thực tế áp dụng tại một doanh nghiệp sản xuất dệt may cụ thể; chỉ ra các điểm nghẽn trong kiểm soát vật tư phụ và việc phân định trách nhiệm trong công tác kiểm kê thực tế.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của khóa luận: Tác giả tự nhận định do hạn chế về thời gian thực tập, kinh nghiệm thực tế và nguồn lực tiếp cận, mức độ nghiên cứu tại các phân xưởng sản xuất chưa thật sự chuyên sâu; dữ liệu chủ yếu tập trung tại khối văn phòng và Phòng Tài chính – Kế toán mà chưa bao quát hết chi tiết vận hành kho bãi tại từng nhà máy trực thuộc.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo: Khóa luận nêu định hướng mở rộng nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ sang các chu trình kế toán liên quan mật thiết khác như chu trình bán hàng - thu tiền và chu trình mua hàng - thanh toán, hoặc nghiên cứu sâu hơn về kiểm soát chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm dệt may.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán: Cung cấp mẫu hình nghiên cứu điển hình (case study) về kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại một công ty cổ phần quy mô lớn ngành dệt may; hướng dẫn phương pháp tiếp cận mô hình COSO trong đánh giá thực tế.
  • Người nghiên cứu về kiểm soát nội bộ doanh nghiệp sản xuất: Cung cấp thông tin thực tế về cách tổ chức bộ mã tài sản, danh mục chứng từ vật tư theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, cũng như cách thiết lập quan hệ phối hợp giữa phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật và phòng tài chính - kế toán trong kiểm soát xuất nhập vật tư.
  • Nội dung đáng tham khảo nhất: Ma trận nhận diện rủi ro chu trình hàng tồn kho theo từng chức năng (Bảng nhận diện rủi ro tại Chương 2) và sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán chuyên trách tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Dệt may Huế có quy mô vốn điều lệ và cơ cấu cổ phần như thế nào?
Theo văn bản, Công ty Cổ phần Dệt may Huế có vốn điều lệ là 100.000.000.000 đồng (một trăm tỷ đồng), tổng số cổ phần là 10.000.000 cổ phần với mệnh giá 10.000 đồng/cổ phần.

2. Công ty áp dụng phương pháp kế toán và phần mềm kế toán nào đối với hàng tồn kho?
Công ty áp dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn; phương pháp hạch toán là kê khai thường xuyên; hình thức ghi sổ là Nhật ký chứng từ trên máy tính thông qua phần mềm kế toán Bravo 7.0.

3. Ban kiểm soát của Công ty Cổ phần Dệt may Huế gồm những thành viên nào?
Ban kiểm soát của công ty gồm 3 thành viên: bà Nguyễn Hồng Liên, bà Nguyễn Thị Kim Dung và ông Hồ Nam Phong, thực hiện vai trò giám sát tuân thủ pháp luật và giám sát việc lập báo cáo tài chính mà không tham gia trực tiếp vào công tác điều hành.

4. Các bộ mã vật tư, hàng hóa tiêu biểu được công ty sử dụng gồm những ký hiệu nào?
Đơn vị mã hóa các loại vật tư hàng hóa chính bao gồm: A03.1 VNL (vải nguyên liệu mua), A03.2 VLP (vật liệu phụ), A03.3 VPHE (vải phế), S01 (sợi đơn Peco), S02 (sợi xe Peco), PH (phôi), V0 (vải dệt kim mộc), V1 (vải dệt kim).

5. Những rủi ro chính nào được nhận diện trong chức năng mua hàng và xuất kho vật tư?
Trong chức năng mua hàng, rủi ro được chỉ ra gồm: trưởng phòng kế hoạch XNK gian lận khi chọn nhà cung cấp, đặt hàng quá nhiều hoặc quá ít, mua giá cao hơn thị trường, nhận đơn hàng ảo. Trong chức năng xuất kho vật tư: phiếu xuất không lập kịp thời, xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi số lượng mà không theo dõi giá trị, không lập bảng kê chi tiết cho từng lần xuất.

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Phạm Thị Thục Uyên đã hoàn thành việc hệ thống hóa lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho theo khuôn mẫu COSO và Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400. Thông qua số liệu thực tế giai đoạn 2014 – 2016 tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế, tác giả đã phản ánh trung thực tổ chức bộ máy, thực trạng quản lý chứng từ, nhận diện các rủi ro cụ thể trong từng khâu vận động của vật tư, thành phẩm. Các đánh giá và kiến nghị được xây dựng gắn liền với đặc thù sản xuất dệt may và việc vận hành phần mềm kế toán Bravo 7.0 của đơn vị. Khóa luận cung cấp tài liệu tham khảo có giá trị học thuật và thực tiễn cho việc nghiên cứu chuyên ngành kiểm toán và quản trị nội bộ doanh nghiệp.