CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYỂN PHÁT NHANH HÀNG HÓA 1. Tổng quan về hoạt động chuyển phát nhanh 1. Khái quát về chuyển phát nhanh hàng hóa 1. Khái niệm Hoạt động chuyển phát nhanh là hoạt động vận chuyển hàng hóa, bưu phẩm hay điện tín, thư từ từ nơi này đến nơi khác trong khoảng thời gian nhanh nhất có thể, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế là dịch vụ vận chuyển bằng đường hàng không từ quốc gia này qua quốc gia khác với thời gian chuyển phát nhanh chóng, trong đó bao gồm nhận hàng tại kho/xưởng của người gửi và giao đến địa chỉ người nhận một cách chính xác và thuận lợi, đảm bảo độ an toàn về hàng hoá và bưu phẩm.
Trong thời đại phát triển công nghệ 4.0 như hiện nay, với lợi thế nhanh chóng – chính xác – thuận lợi mà dịch vụ chuyển phát nhanh mang lại cho thấy dịch vụ chuyển phát nhanh đang ngày càng hiểu rõ cũng như hỗ trợ triệt để nhu cầu mà thế giới đang mong muốn qua đó cũng cho thấy tầm quan trọng mà dịch vụ này mang lại ở hiện tại và tương lai lớn như thế nào. Đặc điểm của chuyển phát nhanh hàng hóa Thời gian giao hàng được rút ngắn từ 50% cho đến 95% với dịch vụ chuyển phát nhanh: Thay vì phải đợi cả ngày hay cả tuần để được nhận hàng thì với dịch vụ chuyển phát nhanh, thời gian vận chuyển hàng thậm chí chỉ còn tính bằng giờ. Đảm bảo an toàn hàng hóa trong quá trình vận chuyển: Với hình thức vận chuyển thông thường - tức chuyển phát tiết kiệm, hàng hóa được phân loại, sắp xếp hành trình sao cho tối ưu chi phí. Do việc lưu kho càng lâu, nhồi nhét hàng hóa và việc vận chuyển tốn nhiều thời gian thì càng dễ xảy ra dập nát, mất mát, hư hỏng nên chuyển phát nhanh sẽ đảm bảo an toàn hơn rất nhiều.
Thủ tục ngắn gọn: Khi gửi hàng bằng dịch vụ chuyển phát nhanh, thời gian làm thủ tục nhanh gọn, khách hàng được hỗ trợ tạo AWB, INVOICE, điều tin nhận hàng. Mọi hoạt động đều được đảm bảo. Chuyển phát nhanh quốc tế hay vận chuyển hàng hóa là quá trình thực hiện những công việc như: 1 - Đến tận nơi lấy thư hoặc hàng cần chuyển phát, chia chọn, chuyển hàng và giao tận nơi địa chỉ người nhận, bao gồm cả chuyển phát nhanh tại Việt Nam và chuyển phát nhanh từ Việt Nam sang quốc tế. - Quy trình nhận hàng tại Việt Nam được thực hiện nhờ xe máy hoặc xe tải.
- Quy trình vận chuyển từ Việt Nam sang quốc tế được thực hiện nhờ máy bay của các hãng dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế lớn như: UPS, FedEx, DHL. - Các vật phẩm được vận chuyển có thể ở dạng văn bản như thư từ, giấy tờ, sách báo, hàng điện tử, hàng nặng, các hàng khó vận chuyển như trầm hương, hàng dạng nước, chất lỏng, chất bột, hàng quần áo, hồ sơ du học, hàng mẫu gửi đi nước ngoài… gửi hầu hết các quốc gia trên thế giới. - Chuyển phát nhanh quốc tế là dịch vụ phổ biến, được nhiều người sử dụng do có nhiều tính năng nổi bật. Dịch vụ này ra đời đã góp phần quan trọng vào việc kết nối sự hiểu biết giữa các quốc gia trên nhiều lĩnh vực và trong tương lai dịch vụ này sẽ tiếp tục phát triển.
Phạm vi hoạt động dịch vụ chuyển phát nhanh hàng hóa 1. Đại diện cho người xuất khẩu Người giao nhận với những thỏa thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người xuất khẩu những công việc sau): - Lựa chọn tuyến vận tải, dịch vụ, đơn vị vận chuyển phù hợp, lưu cước, nhận hàng và cung cấp chứng từ liên quan. - Nghiên cứu kĩ điều khoản của thư tín dụng (L/C), luật pháp, luật lệ của nước xuất nhập khẩu, kể cả nước chuyển tải và chuẩn bị các chứng từ cần thiết. - Đóng gói hàng hóa, cân đo, kiểm đếm hàng hóa, nhắc nhở người gửi hàng về bảo hiểm và mua bảo hiểm (nếu người gửi hàng yêu cầu).
- Vận chuyển hàng đến cảng, làm thủ tục thông quan, di chuyển hàng lên máy bay, chi các khoản phí, lệ phí, cước phí. Nhận vận đơn từ người vận chuyển và giao cho người xuất khẩu. - Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa đến cảng đích thông qua các hợp đồng với người vận chuyển và liên hệ đại lý nước ngoài. - Ghi chú tổn thất, mất mát hàng hóa (nếu có), giúp người gửi hàng khiếu nại những mất mát tổn thất này.2 Đại diện cho người nhập khẩu Người giao nhận với những thỏa thuận cụ thể sẽ giúp khách hàng của mình (người nhập khẩu) những công việc sau: - Theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa trong trường hợp người nhập khẩu chịu trách nhiệm về chi phí vận chuyển - Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ liên quan đến quá trình vận chuyển hàng - Chuẩn bị các chứng từ và nộp các lệ phí giám sát hải quan, cũng như các lệ phí khác liên quan - Giao hàng cho người nhập khẩu - Giúp người nhập khẩu trong việc khiếu nại đối với những tổn thất, mất mát của hàng hóa.
Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hoạt động chuyển phát nhanh 1. Doanh nghiệp làm dịch vụ chuyển phát nhanh hàng hóa - Được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng. Quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. - Sau khi ký kết hợp đồng, nếu xảy ra trường hợp có thể dẫn đến việc không thể thực hiện được toàn bộ hoặc một phần những chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo ngay cho khách hàng biết để xin chỉ dẫn thêm.
Quyền và nghĩa vụ của khách hàng - Lựa chọn người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa đáp ứng yêu cầu của mình - Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hợp đồng. Yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa vi phạm hợp đồng - Cung cấp đầy đủ chỉ dẫn cho người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa. Thông tin đầy đủ, chi tiết và chính xác về hàng hóa cho người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa - Đóng gói, ghi ký mã hiệu hàng hóa theo hợp đồng mua bán hàng hóa, trừ trường hợp người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa đảm nhận dịch vụ này. - Bồi thường thiệt hại, trả các chi phí phát sinh cho người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nếu người đó đã thực hiện đúng chỉ dẫn của khách hàng hoặc do lỗi của khách hàng gây ra.
3 - Trả cho người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa mọi khoản tiền đã đến hạn thanh toán 1. Giới hạn trách nhiệm - Trách nhiệm của người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa trong mọi trườnghợp không vượt qua giá trị hàng hóa, trừ khi các bên có thỏa thuận khác trong hợp đồng. - Người làm dịch vụ chuyển phát hàng hóa không được miễn trách nhiệm nếu không chứng minh được việc mất mát, hư hỏng hoặc giao hàng chậm không phải lỗi do mình gây ra. - Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa không phải chịu trách nhiệm khi họ không nhận được thông báo khiếu nại trong thời hạn 14 ngày kể từ ngày giao hàng, không tính ngày chủ nhật, ngày lễ; không nhận được thông báo bằng văn bản về việc bị kiện tại Tòa án hoặc Trọng tài trong thời hạn 9 tháng kể từ ngày giao hàng.
Các trường hợp miễn trách nhiệm - Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy quyền. - Đã làm đúng theo chỉ dẫn của khách hàng hoặc của người được khách hàng ủy quyền. - Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp. - Do khách hàng hoặc người được khách hàng ủy quyền thực hiện việc xếp, dỡ hàng hóa.
- Do khuyết tật của hàng hóa. - Do có đình công hoặc các trường hợp bất khả kháng. - Người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa cũng không phải chịu trách nhiệm về việc mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm trễ hoặc giao hàng sai địa chỉ mà không phải lỗi của mình, trừ trường hợp phát luật có quy định. Vai trò tầm quan trọng của chuyển phát nhanh hàng hóa Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, chuyển phát nhanh cũng từ đó phát triển không ngừng.
Trong xu thế toàn cầu hoá sôi nổi như hiện nay, dịch vụ ngày càng đóng vai trò lớn trong nền kinh tế ở các nước phát triển, đặc biệt ở những ngành nghề mới như viễn thông, điện tử (những ngành nghề có hàm lượng công nghệ cao) và những ngành nghề lâu đời như chuyển phát nhanh đóng góp vào sự phát triển chung của toàn xã hội. 4 Các nhà kinh tế dự đoán trong tương lai ngành dịch vụ đặc biệt là ngành dịch vụ chuyển phát nhanh sẽ phát triển không ngừng và ngày càng trở thành dịch vụ không thể nào thiếu được trong cuộc sống. Đơn giản nó sinh ra để phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hoá của xã hội, một xã hội mà mỗi người sẽ làm phần việc của mình và chuyên môn của mình trong khả năng và thời gian cũng như phạm vi hoạt động. Những lợi ích của dịch vụ chuyển phát nhanh đã khiến chúng trở nên ngày càng quan trọng hơn.
Ngành này khá phát triển phục vụ nhu cầu của con người trong một xã hội cần đến sự nhanh chóng đơn giản, từ đó sinh ra dịch vụ này. Các nghiệp vụ cơ bản trong chuyển phát nhanh hàng hóa 1. Các chứng từ xuất nhập khẩu Bộ chứng từ XNK bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng Những giấy tờ tài liệu gần như là bắt buộc phải có với tất cả các lô hàng: Hợp đồng thương mại (Sales Contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading), Tờ khai hải quan (Customs Declaration). Những chứng từ thường có, có thể có hoặc không có tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại: Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice), Tín dụng thư (L/C), Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate).