CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ DU LỊCH TÂN MINH (RUBICON TOURS). Tên, vị trí, mã số thuế, quy mô, người đại diện, hình thức sở hữu và quản lý Công ty Rubicon Tours được thành lập từ khá sớm và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động, và phần nào giữ vị trí nhất định trong ngành du lịch. Có thể giới thiệu khái quát về công ty Rubicon Tours như sau: Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Đầu tư Thương mại và Phát triển Dịch vụ Du lịch Tân Minh (RUBICON TOURS). Tên tiếng anh: TAN MINH INVESTMENT TRADING AND TOURISM SERVICES DEVELOPMENT COMPANY LIMITED.
Tên viết tắt: TAN MINH IC CO.,LTD Đại diện pháp luật: Nguyễn Trọng Phi Giám đốc: Phạm Minh Khuê Điện thoại: (+84) 24 3926 2005- (+84) 24 3926 2005 Website: rubicontours@vnn.rub Email: rubicontours@vnn.com Ngày cấp giấy phép: 19/9/2006 Ngày hoạt động: 14/9/2006 Giấy phép kinh doanh: 0102030194 Trụ sở chính: số 27 Nguyễn Trường Tộ, Q. Ba Đình, Hà Nội Văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh: Tầng 1, số 85 Điện Biên Phủ, P.Đa Kao, Q1 Hiện nay công ty có 26 nhân viên chính thức. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.
Lịch sử hình thành và phát triển Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại Và Phát Triển Dịch Vụ Du Lịch Tân Minh (Rubicon Tours) là công ty lữ hành phát triển mạnh trải dài trên toàn quốc và vươn rộng ra quốc tế. Được thành lập năm 2006, trải qua 14 năm hình thành và phát 4 triển, Rubicon Tours đã tạo dựng cho mình những Tour trong và ngoài nước, mang lại những trải nghiệm khó quên cho du khách. Hiện nay thì trụ sở chính được đặt ở Hà Nội trên khu phố cổ- nơi tập trung lượng lớn khách du lịch quốc tế chọn làm điểm dừng chân và có văn phòng đại diện ở thành phố Hồ Chí Minh. Rubicon Tours cung cấp các gói du lịch trong và nước hấp dẫn với gần trăm các gói du lịch trong nước gồm Bắc – Trung – Nam và các địa điểm nước ngoài.
Bên cạnh đó, còn triển khai phục vụ các dịch vụ bao gồm: thuê xe, làm visa, đặt phòng khách sạn và booking vé bay cho du khách. Với một nền tảng có thể nói là khá vững trắc, Rubicon Tours luôn cố gắng không ngừng để đem đến những dịch vụ tốt nhất, đưa khách hàng trải nghiệm những tour du lịch với mức giá tốt nhất, chất lượng tốt nhất cho khách du lịch đến với Rubicon Tours. Sứ mệnh Cùng với niềm đam mê trong du lịch, cùng sự nỗ lực có gắng của đội ngũ công ty với mong muốn dưa du lịch Việt Nam phát triển hơn nữa, nhiều bạn bè quốc tế biết đến Việt Nam – một đất nước tươi đẹp và con người thân thiện, mong muốn đem đến sự hài lòng nhât trên từng chặng đường, từng chuyến đi, từng điểm dừng, công ty luôn nêu cao slogan của mình là: “ Always at your service!”( Luôn luôn phục vụ bạn). Rubicon luôn muốn nói với khách hàng rằng: “Rubicon Tours was establish for the purpose of providing the countrified in Vietnam with luxury services.
We promises to give tourists a new way for exploring Vietnam’s hidden charm. Be our companion , we will make all of you satisfied for sure.”( Rubicon Tours được thành lập với mục đích cung cấp các dịch vụ xa xỉ tại Việt Nam. Chúng em hứa sẽ mang đến cho khách du lịch một cách mới để khám phá sự quyến rũ tiềm ẩn của người Việt. Hãy là người bạn đồng hành của chúng em, chúng em sẽ làm cho tất cả các bạn hài lòng chắc chắn).
Đó vừa là sứ mệnh mà Rubicon luôn hướng tới và cũng kim chỉ nam cho mọi hành động của tất cả mọi người học tập và làm việc tại công ty. Thực tế cũng đã cho thấy công ty đang thực hiện rất tốt, mặc dù không hẳn là tất cả đều tốt, nhưng qua đánh giá từ khách hàng đã từng trải nghiệm họ đều khá hài 5 lòng với thái độ dịch vụ và trải nghiệm và có nhiều khách hàng còn quay trở lại với công ty. Ngoài mối quan hệ với khách hàng công ty cũng cố gắng duy trì mối quan hệ tôt đẹp với cá đối tá và nhà cung cấp đực biệt là các khách sạn trên khu phố cổ, nhằm tạo điều kiện tốt cho các đầu mối, kết nối với khách hàng. Tầm nhìn Chính vì nhìn thấy nguồn khai thác du lịch, tiền năng phát triển của ngành ngay từ khi mới thành lập và đi vào hoạt động công ty nhận thấy được hiệu quả của ngành mang lại, và những giá trị, ý nghĩa thực thụ của nó, nên trong cách thức hoạt động và vận hành luôn mong muốn đạt được những giá trị cao nhất, đưa khách hàng đến những trải nghiệm thú vị nhất.
Rubicon Tours luôn muốn trở thành một trong những công ty cung cấp dịch vụ du lịch và lữ hành tốt nhất Việt Nam. Tin chắc rằng ngành du lịch của Việt Nam sẽ còn phát triển hơn nữa vì thực sự chúng ta vẫn chưa biết cách để khai thác hết những giá trị mà thiên nhiên con người, lịch sử, văn hóa mang lại. Các sản phẩm dịch vụ chính của công ty Hiện nay các sản phẩm công ty chuyên tổ chức tour Inbound và Outbound cho các thị trường Đông Nam Á bao gồm: Malaysia, Thailand, Singapore, Indonesia. Ngoài ra, Rubicon Tours cung cấp các gói du lịch trong và nước hấp dẫn với gần trăm các gói du lịch trong nước gồm Bắc – Trung – Nam và các địa điểm nước ngoài.
Bên cạnh đó, công ty còn triển khai phục vụ các dịch vụ bao gồm: thuê xe, làm visa, đặt phòng khách sạn và booking vé bay cho du khách. Mô hình tổ chức quản lý của công ty 1. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty 6 Giám Đốc Phó Giám Đốc Điều hành & Visa & Vé máy Hành chính & Sale & Hướng dẫn & bay & Phương Kế toán Marketing Thiết kế tiện Sơ đồ 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Rubicon Tours (Nguồn : Báo cáo nhân sự - Rubicon Tours 2019 ) Nhìn chung sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty Rubicon tous được sắp xếp theo từng tính năng nhiệm vụ của từng phòng ban, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ riêng biệt.
Qua đó thấy được sự chuyên môn hóa cao trong sắp xếp bố trí công việc của từng bộ phận. Việc đẩy tính chuyên môn hóa cao giúp cho việc quản lý được dễ dàng cụ thể hơn và đông thời phân chia công việc đúng chắc năng, đúng nhiệm vụ giúp cho việc giải quyết vấn đề nhanh chóng hiệu quả và tiết kiệm thời gian chi phí, do mỗi bộ phận đề có kiến thức chuyên môn cao về mảng đó. Tuy nhiên cũng có một chút khó khăn trong việc liên kết các bộ phận, do có sự chuyên môn nên các bộ phận sẽ có thiên hướng là việc ai người ấy làm, ít có sự trao đổi giúp đỡ lẫn nhau. Ngoài ra mỗi bộ phận sẽ cần tuyển nhiều nhân sự hơn, quỹ lương tăng lên làm cho chi phí sản xuất tăng.
Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban 7 Giám đốc: chịu trách nhiệm bao quát tất cả các mặt của công ty, từ nhân sự, hoạt động kinh doanh đến đời sống của công ty. Công việc quản lý gồm có: quản lý mọi khía cạnh của công ty, tuyển dụng nhân viên làm việc tại các bộ phận một cách phù hợp. Tìm kiếm và ký kết hợp đồng với các doanh nghiệp và đối tác nước ngoài trong công ty. Tổng kết các kết quả kinh doanh của công ty.
Phó giám đốc: Chức năng của Phó giám đốc là giúp Giám đốc quản lý, điều hành hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo sự phân công của Giám đốc. Bên cạnh đó, chủ động triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động. Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận. Nhiệm vụ của phó giám đốc là hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lí nhân sự, đông đốc, phân công bô trí dưới sự chỉ đạo của Giám đốc , hỗ trợ các bộ phận, điều phối ngân sách, lập kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động trơn tru, trao đổi với Giám đốc, thảo luận về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp liên quan đến kế hoạch phát triển củ công ty.
Bộ phận Sale & Marketing có nhiệm vụ chính của bộ phận này là: Nghiên cứu thị trường và các sản phảm dịch vụ của công ty để tìm kiếm khách hàng và các sản phẩm phù hợp với khách hàng Nghiên cứu các phương pháp marketing mới để việc xúc tiến bán hàng được thuận tiện hơn Làm việc với các đối tác trong và ngoài nước để nhận khách gửi cũng như gửi khách khi cần thiết. Làm việc trực tiếp với khách hàng trên tất cả các kênh phương tiện để bán tour trực tiếp cho khách Nghiên cứu nhu cầu trực tiếp và gián tiếp của khách, từ đó tư vấn cho bộ phận thiết kế để tạo nên những phù hợp nhất với nhu cầu khách hàng, thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty. Bộ phận Điều hành & Hướng dẫn & Thiết kế được chia thành hai nhánh với các nhiệm vụ chung và riêng như sau: 8 Điều hành: liên hệ, đặt dịch vụ với các nhà cung cấp dịch vụ lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí,… khi có khách đặt tour; kết hợp với hướng dẫn viên xử lý các vấn đề phát sinh trong tour; sắp xếp HDV phù hợp với các chương trình du lịch, khéo léo điều phối hoạt động của các hướng dẫn viên cộng tác cũng như hướng dẫn viên hợp đồng của công ty Hướng dẫn: nhiệm vụ chính của bộ phận này là cùng với khách thực hiện chương trình du lịch, hướng dẫn khách tại các điểm đến trong chương trình, đảm bảo các hoạt động diễn ra thông suốt, kết hợp với điều hành xử lý các vấn đề phát sinh trong tour đảm bảo cho khách về chất lượng của chương trình. Ngoài ra trưởng nhóm hướng dẫn viên sẽ đóng vai trò chính trong nhiệm vụ đào tạo hướng dẫn viên mới, kiểm soát, đảm bảo các hướng dẫn viên đạt đủ điều kiện cần thiết trước khi kí hợp đồng hoặc hướng dẫn viên cộng tác nhận chương trình.
Thiết kế (Đây được coi là nhiệm vụ chung của nhóm điều hành và nhóm hướng dẫn): các hướng dẫn viên kì cựu, có nhiều kinh nghiệm kết hợp với trưởng nhóm điều hành nghiên cứu thiết kế các chương trình du lịch mới phụ hợp với thị hiều và nhu cầu của khách du lịch, sau đó nghiên cứu chi phí và trình lên giám đốc và phó giám đốc xem xét quyết định trước khi chuyển cho bộ phận Sales & Marketing tính giá bán.