Chương 1. Cơ sở lý luâ ̣n về công tác quản trị văn phòng. Thực tra ̣ng công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình Chương 3. Giải pháp nâng cao hiêụ công tác quản trị văn phòng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Dược phẩm Tâm Bình.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1. Văn phòng Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính) được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký kinh doanh (khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp). Tuy nhiên, hiểu thế nào là “văn phòng” có nhiều cách hiểu khác nhau do cách nhìn khác nhau của các tác giả. Đã có nhiều tài liệu, báo cáo khoa học, giáo trình đang lưu hành hầu hết đều cố gắng đưa ra các cách hiểu về vấn đề này nhưng thực tế chưa có một quan điểm nào được thống nhất tuyệt đối.
Theo Từ điển Tiếng việt năm 1992: Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị. Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị. Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị. Là địa điểm mà hàng ngày các cán bộ công chức đến đó để thực thi công việc.
Văn phòng là phòng làm việc của một cán bộ lãnh đạo (có tầm cỡ). ví dụ: Văn phòng Giám đốc, văn phòng Chủ tịch nước… Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh khía cạnh riêng rẽ của “văn phòng”. Để có một định nghĩa đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận văn phòng này trong các cơ quan, đơn vị.
7 Đầu vào văn phòng sẽ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Đầu ra gồm hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả. Mặt khác, hoạt động của các cơ quan, đơn vị cần có các phương tiện kỹ thuật cần thiết. “Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trưởng như: Tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản, trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố này”1.
Theo giáo trình Quản trị Văn phòng của Viện Đào tạo – nghiên cứu về tổ chức hành chính do tác giả Nguyễn Hữu Tri chủ biên thì “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó”2. Theo giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng của Trường Đại học Sài Gòn: “Văn phòng là bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”3. Từ những định nghĩa này, chúng ta có thể rút ra định nghĩa đầy đủ về văn phòng: “Văn phòng là bộ máy điều hành, tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”4. Trong thực tế Văn phòng có tên gọi như sau: 1 Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, NXB; Đại học Kinh tế quốc dân năm 2012, trang 7,8 2 Quản trị văn phòng, Nguyễn Hữu Tri, NX; Khoa học và kỹ thuật năm 2005, trang 12 3 Quản trị Hành chính văn phòng , Trường Đại học Sài Gòn năm 2014, trang 4 4 Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, NXB; Đại học Kinh tế quốc dân năm 2012, trang 9.
8 Đối với cơ quan hành chính nhà nước như các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Ủy ban nhân dân các cấp, Hội đồng nhân dân các cấp, Tập đoàn, Tổng Công ty có quy mô lớn văn phòng thường có tên là văn phòng gắn liền với tên cơ quan. “Văn phòng Bộ, Văn phòng Ủy ban nhân dân, Văn phòng tập đoàn, Văn phòng Tổng Công ty”. Đối với một số tổ chức, đơn vị có quy mô vừa và nhỏ thì Văn phòng có tên là “Phòng Hành chính-Tổ chức, Phòng Hành chính – Tổng hợp, Phòng Hành chính - Nhân sự…”, là một tổ chức được ghép các nhiệm vụ của bộ phận văn phòng. Quản trị văn phòng Có nhiều cách hiểu khác nhau về quản trị.
Koontz và O’Donnell cho rằng: “Quản trị là thiết kế và duy trì một môi trường mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể hoàn thành các nhiệm vụ và các mục tiêu đã định”. Hay theo Stoner và Robbins: “Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của các đơn vị đó”. Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra”. Và còn rất nhiều quan niệm khác về quản trị do xuất phát từ các quan điểm, lĩnh vực hoạt động, môi trường khác nhau.
Theo giáo trình Quản trị Hành chính văn phòng của Trường Đại học Sài Gòn năm 2014: “Quản trị là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực”5. Theo giáo trình Quản trị văn phòng của Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật năm 2005: “Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có đính hướng của chủ thể đến các đối tượng trong văn phòng nhằm đạt mục tiêu nhất định”6. 5 Quản trị Hành chính văn phòng , Trường Đại học Sài Gòn năm 2014, trang 17 6 Quản trị văn phòng, Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật năm 2005, trang 20 9 Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động”7. Như vậy có thể hiểu “Quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra một cách có hiệu quả”8.
Vai trò của văn phòng và quản trị văn phòng 1. Vai trò của văn phòng Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tất cả các cơ quan nhà nước cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh. Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan tổ chức, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ chức. Bởi các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác.
Văn phòng cũng phải theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự đạo của lãnh đạo cơ quan. “Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành đơn vị. Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại. Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo.
Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức. Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức. Là người dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của đơn vị nói chung, của nhà lãnh đạo nói riêng”9. Vai trò của quả trị văn phòng Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị vừa có nội dung hoạt động độc lập vừa có quan hệ mật thiết với các lĩnh vực quản trị khác trong các cơ quan, đơn vị.
Văn phòng là “bộ nhớ” của thủ trưởng cơ quan, nếu văn phòng làm việc có nề nếp, kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ “chạy đều”, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả. Như vậy, tổ chức khoa học công tác văn phòng sẽ có những ích lợi sau: 7 Quản trị học, Nguyễn Hải Sản, NXB Thống kê năm 1998, trang 8 8 Quản trị văn phòng, Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền, NXB; Đại học Kinh tế quốc dân năm 2012, trang 14 9 Quản trị văn phòng, Nguyễn Hữu Tri, Nhà xuất bản khoa học và kỹ thuật năm 2005, trang 13,14 10 Tổ chức bộ máy nhằm hoàn thiện hệ thống là cơ sở để lãnh đạo văn phòng tổ chức điều hành. Tổ chức bộ máy nhằm định hướng, xác định công việc cho các bộ nhận đơn vị, nhân viên trong văn phòng. Tổ chức bộ máy nhằm làm giảm bớt gánh nặng công việc cho lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo cơ quan Tổ chức bộ máy nhằm chuyên môn hóa, nâng cao hiệu quả hoạt động Tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan đơn vị.
Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông tin phục vụ hoạt động của đơn vị. Tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, đơn vị. Nâng cao năng suất lao động của cơ quan đơn vị. Tiết kiệm chi phí.
Tóm lại, “Hoạt động văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp. Chất lượng làm việc của văn phòng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác và toàn thể cơ quan.