Chương 1. Những vấn đề lý luận về công tác bảo quản tài liáu và khái quát về Vián Tiêu chuẩn Chất lượng Viát Nam 15 Chương 2. Công tác bảo quản tài liáu tại Vián Tiêu chuẩn Chất lượng Viát Nam Chương 3. Đề xuất giải pháp nâng cao hiáu quả công tác bảo quản tài liáu tại Vián Tiêu chuẩn Chất lượng Viát Nam.
16 NÞI DUNG CH¯¡NG 1. NHĀNG VÂN ĐÀ LÝ LUÀN VÀ CÔNG TÁC BÀO QUÀN TÀI LIàU VÀ KHÁI QUÁT VÀ VIàN TIÊU CHU¾N CHÂT L¯þNG VIàT NAM 1.1 Khái quát vÁ công tác bÁo quÁn tài liáu 1. Khái niệm Khái niệm về bảo quản tài liệu Trong thư vián, đßnh nghĩa về bảo quản tài liáu được xét á nhiều phương dián và góc độ khác nhau, bảo quản tài liáu được coi là nghiáp vÿ trong cơ quan thông tin thư vián, lưu trữ, theo tác giả Kiều Văn Hát và Nguyßn Tiến Hiển <Bảo quản tài liáu là tất cả những hoạt động đóng góp vào viác giữ gìn tài liáu thư vián=[6], có quan điểm khác lại cho rằng bảo quản tài liáu là những chính sách về bảo quản trong thư vián. Theo Unesco, IFLA, các chuyên gia bảo quản á Châu Âu, Mỹ, và Thư vián Quác gia nước Úc cũng đã đề cập rằng rằng <Bảo quản tài liáu bao gồm cả hai hoạt động sửa chữa hoặc xử lý tài liáu hư hßng và các hoạt động ngăn chặn hoặc trì hoãn tình trạng hư hßng tài liáu (bảo quản dự phòng)= Xét về nghĩa rộng, đßnh nghĩa bảo quản còn có ý nghĩa rộng hơn, bao quát tất cả mái vấn đề mật thiết đến công tác bảo quản và duy trì tài liáu, phÿc chế tài liáu bao gồm cả bảo tồn và lưu trữ.
Ví dÿ, theo quan điểm cāa UNESCO thì <Bảo quản tài liáu bao hàm bảo tồn tài liáu. Bảo tồn tài liáu được xem như những hoạt động gồm các can thiáp về kỹ thuật nhằm đảm bảo ngăn chặn tái thiểu những thiát hại nhiều hơn nữa đái với tài liáu gác=, còn theo IFLA khẳng đßnh <Trong khi bảo tồn tài liáu trực tiếp can thiáp vào cấu trúc vật lý làm giảm thiểu hoặc làm chậm lại hư hại cāa tài liáu thư vián thì bảo quản tài liáu bao 17 gồm cả hai hành động trực tiếp và gián tiếp=, vì vậy bảo quản tài liáu là khái niám rộng hơn và bao gồm cả bảo tồn tài liáu. Theo Công văn sá 111: Hướng dẫn bảo quản tài liáu lưu trữ cāa Cÿc Lưu trữ Nhà nước có nêu khái niám về bảo quản tài liáu như sau: <Bảo quản tài liáu lưu trữ là quá trình áp dÿng các bián pháp khoa hác kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thá cāa tài liáu lưu trữ. Từ đó ta có thể hiểu được tầm vai trò cāa tài liáu lớn như thế nào đái với đßi sáng xã hội.
Từ đấy, con ngưßi chúng ta cần tìm cách để sao cho có thể bảo quản, bảo tồn được lâu nhất bằng nhiều bián pháp khác nhau từ truyền tháng cho tới hián đại. Theo Luật Lưu trữ, được Quác Hội ban hành năm 2011 có khái niám về tài liáu rằng: <Tài liáu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động cāa cơ quan, tổ chăc, cá nhân. Tài liáu bao gồm: văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cău, sổ sách, biểu tháng kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liáu đián tử; bản thảo tác phẩm văn hác, nghá thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liáu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.=[10] và <Tài liáu lưu trữ là tài liáu có giá trß phÿc vÿ hoạt động thực tißn, nghiên cău khoa hác, lßch sử được lựa chán để lưu trữ. Tài liáu lưu trữ bao gồm bản gác, bản chính; trong trưßng hợp không còn bản gác, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.Có thể thấy tầm vai trò quan tráng cāa tài liáu và giá trß cāa chúng đái với xã hội, cần bảo toàn và bảo tồn.
Theo tiêu chuẩn Viát Nam TCVN 11274:2015 có nêu <Bảo quản là tất cả các bián pháp, bao gồm cả quyết đßnh tài chính và chiến lược, để duy trì tình trạng toàn vẹn và kéo dài tuổi thá cāa tài liáu hoặc các sưu tập=.[15] Bảo quản là công tác coi giữ một sự vật, vật chất tránh khßi bß hao hÿt, mất mát. Bảo tồn là hành động giữ gìn lại sự vật, vật chất không để mất đi. Tài liáu 18 là cơ sá vật chất quan tráng và thiết yếu nhất đái với các thư vián, nên cần được bảo quản. Khái niệm bảo quản dự phòng Theo TCVN 11274 <bảo quản dự phòng là công tác nhằm làm giảm thiểu, làm chậm tác độ hư hßng và ngăn chặn sự hāy hoại toàn bộ sưu tập=.[15] Bảo quản dự phòng là nghiáp vÿ đầu tiên trong hoạt động công tác bảo quản tài liáu nhằm mÿc đích kéo dài tuổi thá tài liáu.
Các công viác nhằm phÿc vÿ cho công tác bảo quản tài liáu bao gồm: khử trùng tài liáu trước khi nhập kho lưu trữ và phÿc vÿ bạn đác, cháng ẩm, cháng các vi sinh vật tấn công và gây hại, sắp xếp và bá trí kho lưu trữ một cách hợp lý, sắp xếp tài liáu lên giá, ká sách… các công viác này khi được thực hián tát sẽ góp phần là bước tiến trong viác xây dÿng và phát triển trong công tác bảo quản cho thư vián. Bảo quản phục chế Theo thư vián Quác gia Úc <Bảo quản phÿc chế là viác kéo dài tuổi thá cāa tài liáu bằng cách làm ổn đßnh hoặc sửa chữa khi ván tài liáu bß hư hßng= bảo quản phÿc chế là các hoạt động kỹ thuật xử lý tài liáu bß hư hại nặng hoặc sử dÿng bián pháp chuyển dạng tài liáu bằng cách chÿp vi phim, sá hóa tài liáu… cần đảm bảo các quy trình xử lý một cách chuyên nghiáp. Bảo quản phÿc chế được coi là một hoạt động đòi hßi có tính chuyên môn cao, khôi phÿc trạng thái ban đầu cāa tài liáu và làm tăng tính thẩm mỹ một cách tái đa. Bảo quản phÿc chế bao gồm các nghiáp vÿ như đóng bìa, đóng gáy, chế tác hộp bảo quản tài liáu, đóng vá bìa, làm phẳng, xử lý tài liáu bß ẩm mác, vi sinh vật tấn công, dính chất hóa hác, tài liáu cũ lâu dài không thể khôi phÿc về trạng thái ban đầu….
Vai trò của bảo quản tài liệu Ngoài các nghiáp vÿ giáng như xử lí tài liáu bao gồm sắp xếp, phân loại tài liáu… Xây dựng và phát triển ván tài liáu thì vai trò cāa bảo quản tài liáu cũng vô cùng to lớn. Vì hián nay công tác bảo quản tài liáu và đặc biát là công tác bảo quản sách á thư vián đang đăng á một vß trí được chú ý tới. Khi tài liáu có vai trò quan tráng tới đßi sáng thì viác bảo quản các tài liáu đó càng quan tráng hơn và há sẽ nghĩ bằng mái cách để có thể giữ gìn và bảo quản tài liáu một cách lâu dài. Để có thể phÿc vÿ ngưßi dùng tin một cách tát nhất và hiáu quả nhất thì viác xây dựng và phát triển tài liáu một cách đúng hướng ra thì trong khâu bảo quản tài liáu cần biết công tác làm duy trì được tài liáu và làm tăng giá trß cāa tài liáu đó.
Ván tài liáu trong thư vián được tổ chăc khai thác, đáp ăng nhu cầu về tài liáu cho ngưßi dùng tin. Vì thế lưu trữ lâu dài có thể khiến cho tài liáu có thể bß hư hßng, rách nát cho nên tài liáu cần được bảo quản lâu dài vì tài liáu nói chung và sách nói riêng chính là kho tàng tri thăc cāa nhân loại, là tài sản văn hóa cāa nhân loại. Khi đáp ăng kßp thßi nhu cầu ngưßi dùng, khách hàng, cán bộ sẽ tạo được niềm tin, độ uy tín cao cho kho lưu trữ ấy. Như vậy, ta có thể thấy được vai trò vô cùng quan tráng cāa bảo quản tài liáu lớn đến măc nào đái với đßi sáng xã hội, nhất là á các cơ quan, tổ chăc, thư vián nói chung và tại Vián Tiêu chuẩn Chất lượng Viát Nam nói riêng.
Ý nghĩa và mục đích của công tác bảo quản tài liệu 1. Ý nghĩa bảo quản tài liáu Bảo quản tài liáu có ý nghĩa vô cùng to lớn đái với các thư vián và cơ quan lưu trữ, nó là vấn đề cần được các cơ quan nêu cao tầm quan tráng trong công tác bảo quản: 20 - Bảo quản tài liáu được thực hián nhằm giữ gìn di sản văn hoá thành văn cāa quác gia - Bảo toàn nguồn lực thông tin, tạo khả năng thoả mãn nhu cầu ngưßi đác, nâng cao chất lượng phÿc vÿ ngưßi đác - Tiết kiám ngân sách - Bảo quản giúp tăng tuổi thá cāa tài liáu, duy trì lâu dài 1. Mục đích của bảo quản tài liệu Bảo quản ván tài liáu là đóng vai trò quan tráng trong quy trình xử lý tài liáu cāa các cơ quan thông tin - thư vián. Bảo quản tài liáu bao gồm các chính sách, quy đßnh, nội quy và hoạt động thực tißn nhằm lưu trữ và bảo vá tài liáu cāa thư vián tránh bß làm hư hßng và gây thiát hại tài liáu.
Đồng thßi, công tác bảo quản bao gồm những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra với mÿc đích kéo dài tuổi thá và lưu trữ tài liáu lâu dài. Cùng với tiềm lực về trang thiết bß kỹ thuật, nguồn lực thông tin, con ngưßi… bảo quản ván tài liáu có một ý nghĩa quan tráng là nhằm giữ gìn di sản văn hoá nhân loại và cāa mỗi dân tộc, chất lượng phÿc vÿ bạn đác được nâng cao, tiết kiám ngân sách cho Nhà nước. Vì vậy, mà công tác bảo quản cũng đóng góp một phần không nhß trong viác xây dựng và phát triển, nâng cao chất lượng và uy tín trong các hoạt động cāa thư vián. Nếu công tác bảo quản được triển khai thực hián tát, tài liáu sẽ có tuổi thá lâu, tăng giá trß cāa tài liáu, đảm bảo tài liáu luôn á trạng thái tát, sẵn sàng phÿc vÿ, vòng quay sử dÿng tài liáu sẽ tăng cao.
Như chúng ta đã thấy được tầm quan tráng cāa tài liáu cũng như công tác bảo quản tài liáu á mỗi cơ quan, tổ chăc, thư vián. Tuy nhiên những tài liáu này đều không thể tránh khßi ra những nguyên nhân xâm hại từ nguyên nhân chā quan cho tới nguyên nhân khách quan làm cho tài liáu dß dàng hư hại. Từ đó 21 cần xem xét và nghiên cău rồi đưa ra các bián pháp nhằm ngăn chặn các nguyên nhân trên để tránh làm hư hßng nặng nề hơn.