CHƯƠNG 1. MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN 1. Các khái niệm có liên quan 1.1 Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức 1. Khái niệm tổ chức Khái niệm tổ chức được nhiều nhà khoa học nghiên cứu và tiếp cận dưới nhiều góc độ khác nhau.
Theo Harold Koontz (1993), “Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”.S Đoàn Thị Thu Hà (2014), “ Tổ chức là hoạt động quản trị nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức. Công tác tổ chức được bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức; sau đó là xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu; phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động; xác định vị trí của từng bộ phận và cá nhân trong đó bao gồm cả vấn đề phân cấp, phân quyền và trách nhiệm của từng bộ phận, đảm bảo nguồn nhân lực cho hoạt động của tổ chức”. Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mỗi liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Khái niệm cơ cấu tổ chức Theo T.S Trương Quang Dũng (2013), Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.S Đồng Thị Vân Hồng (2009), “Cơ cấu tổ chức là hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức, thể hiện những nhiệm 7 Luan van vụ do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức”.
“Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hoá theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định. Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực. Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức. Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị.
Khái niệm về phân quyền “Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó”. Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu. Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ. Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao.
Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền nào đó, nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt đối. Quyền hạn được giao cho các chức vụ chứ không phải giao cho cá nhân, nhưng vì mỗi chức vụ do một cá nhân cụ thể nắm giữ trong một thời gian nhất định, vì vậy quyền hạn luôn gắn liền với cá nhân. Nhà quản trị có thể và cần phải giao quyền hạn xuống cho nhân viên để họ có điều kiện hoàn thành nhiệm vụ những vẫn phải gánh chịu trách nhiệm. Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.
Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp gồm có 3 đặc điểm sau: Tính tập trung Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức hay bộ phận. Tính phức tạp Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức. Nếu cơ cấu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với mối quan hệ phức tạp thì cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít khâu thì cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp.
Tính tiêu chuẩn hóa Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ thì tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Để xây dựng một cơ cấu hợp lý, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắc sau đây: Tương thích giữa hình thức và chức năng Khi thiết kế cơ cấu tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi sau chức năng”.
Thống nhất chỉ huy Cơ cấu tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức. Tính cân đối Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định bền vững trong tổ chức. Tính linh hoạt 9 Luan van Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
Tính tin cậy Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được sử dụng trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp. Tính hiệu quả Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế. Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Tùy theo đặc điểm, ưu, nhược điểm và các điều kiện áp dụng, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn được mô hình tổ chức bộ máy quản trị thích hợp và đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. a, Cơ cấu tổ chức trực tuyến ( đơn giản) Tổng giám đốc Giám đốc Giám đốc tuyến 1 tuyến 2 Sơ đồ 1.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến Đặc điểm: Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ chức trong đó nhà quản trị là người đưa ra hầu hết các quyết định. Nhà quản trị cố gắng giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác giữa các thành viên là dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị. Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nhanh chóng, linh hoạt với chi phí quản lý thấp. Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp.
Cơ cấu này có mức chính thức hóa thấp nên các cá nhân không thể hiểu biết được một cách rõ rang trách nhiệm và nghĩa vụ của họ. Kiểu cơ cấu này có thể làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải. Do đó, cơ cấu này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. 10 Luan van b, Cơ cấu tổ chức theo chức năng Tổng giám đốc Giám đốc Giám đốc chức chức năng 1 năng 2 Sơ đồ 1.
Cơ cấu tổ chức theo chức năng Đặc điểm: Cơ cấu này chia tổ chức thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình đồng thời tích lũy được kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạo hơn, thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Cơ cấu này còn giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp nội bộ trong lĩnh vực chuyên môn.
Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều lãnh đạo khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ một thủ trưởng vì vậy dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỉ luật chặt chẽ. Mỗi cấp dưới sẽ chịu sự chỉ đạo của nhiều cấp trên, xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo. Sự phối hợp hoạt động của người lãnh đạo chung với người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn hơn khi khối lượng các vấn đề chuyên môn tăng lên. Mô hình này phù hợp với tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng.
c, Cơ cấu doanh nghiệp theo ngành hàng kinh doanh Tổng giám đốc Giám đốc Giám đốc ngành hàng 1 ngành hàng 2 Sơ đồ 1. Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng kinh doanh 11 Luan van Đặc điểm: Đây là cơ cấu tiêu biểu cho loại hình cơ cấu tổ chức hiện đại với những đặc điểm cơ bản là chia doanh nghiệp thành các nhánh mà mỗi nhánh sẽ đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay một mặt hàng nhất định. Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Cơ cấu này tạo cho giám đốc các bộ phận có thể linh hoạt xử lý các tình huống kinh doanh.