CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức 1. Tổ chức: Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2016, tr.508) đề cập: “Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung. Theo nghĩa rộng, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch.
Theo nghĩa hẹp, với tư cách một chức năng quản lý, tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch. Cơ cấu tổ chức Khái niệm cơ cấu tổ chức được diễn giải theo nhiều cách khác nhau, nhưng tổng kết chung có thể hiểu khái niệm này như sau: “Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể ra những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện từng chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm phục vụ mục tiêu chung”. Khái niệm này cũng được diễn giải chi tiết hơn như sau: “ Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định”. • Dựa vào tính chất của 2 loại mối quan hệ giữa những con người trong tổ chức, cơ cấu tổ chức chia thành hai dạng chính thức và phi chính thức.
• Phụ thuộc mục đích thiết lập nhằm thực hiện chiến lược hay kế hoạch tác nghiệp, cơ cấu tổ chức được phân thành cơ cấu tổ chức bền vững và tạm thời. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1. Chuyên môn hóa công việc Chuyên môn hóa công việc là thể hiện mức độ khác nhau trong việc phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân. Điều này giúp chất lượng, hiệu quả và năng suất làm việc của người lao động tăng lên.
Tuy nhiên nó dẫn đến làm tính sáng tạo của người lao động bị giảm đi do tính nhàm chán; tình trạng đối địch, và khoảng cách giữa những người lao động. Hình thành các bộ phận Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức. Các bộ phận mang tính độc lập tương đối sẽ được hình thành từ việc phân chia tổng thể tổ chức nhằm thực hiện những hoạt động nhất định. Dựa trên các tiêu chí khác nhau sẽ hình thành các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau.
Tổ chức theo chức năng: Là hình thức tạo nên các bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Tổ chức theo sản phẩm: Là các đơn vị thực hiện tất cả hay phần lớn các hoạt động cần thiết để phát triển, sản xuất và phân phối một sản phẩm, dịch vụ hay sản phẩm, dịch vụ Tổ chức theo đối tượng khách hàng: Hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân phục vụ một nhóm khách hàng mục tiêu được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu. Tổ chức theo địa dư: Là hợp nhóm những hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định và giao cho một người quản lý. Các doanh nghiệp thường sử dụng mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư khi cần tiến hành các hoạt động tương tự ở các khu vực địa lý xa nhau và có phạm vi rộng.
Tổ chức theo đơn vị chiến lược: Khi mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty đã trở nên quá phức tạp, khó phối hợp, các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ tìm cách tạo nên các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, có thể tự tiến hành các hoạt động từ thiết kế, 12 sản xuất và phân phối sản phẩm của mình. Các đơn vị chiến lược là những phân hệ độc lập, đảm nhận một hoặc một số ngành nghề hoạt động khác nhau và có thể còn cạnh tranh với các đơn vị khác trong doanh nghiệp. Cấp quản lý và tầm quản lý. Tầm quản lý là số lượng cá nhân hay bộ phận mà một nhà quản lý có thể quản lý, kiểm soát một cách có hiệu quả.
Trong cơ cấu tổ chức quản lý, số cấp quản lý có quan hệ nghịch với tầm kiểm soát. Nghĩa là khi tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, và ngược lại tầm quản lý hẹp sẽ dẫn đến nhiều cấp. Căn cứ theo số cấp quản lý hình thành ba mô hình cơ cấu tổ chức là: (i) Cơ cấu nằm ngang, (ii) Cơ cấu hình tháp, (iii) Cơ cấu mạng lưới. Cơ cấu tổ chức nằm ngang: là loại cơ cấu có tầm quản lý rộng và một vài cấp quản lý.
Cơ cấu hình tháp: Là loại cơ cấu có tầm quản lý hẹp và nhiều cấp bậc quản lý. Cơ cấu mạng lưới: Là cơ cấu trong đó mối quan hệ giữa các cá nhân, tổ chức, bộ phận được thực hiện trên cơ sở bình đẳng. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức Quyền hạn là quyền chủ động trong hành động, trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn thì họ sẽ phải chịu trách nhiệm đó là bổn phận phải hoàn thành những công việc được phân công và đạt được mục tiêu xác định.
Quyền hạn chính là công cụ để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ của từng người. Ở mỗi chức vụ quản lý, quyền hạn và trách nhiệm phải đồng bộ và tương xứng nhau. Đây là nguyên tắc rất quan trọng cần chú ý khi thiết kế hay hoàn thiện cơ cấu tổ chức. 13 Quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng và quyền hạn trực tuyến là ba loại quyền hạn thường được sử dụng trong cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
Tập trung và phi tập trung trong tổ chức “Tập trung là phương thức tổ chức trong đó phần lớn quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức. Phi tập trung là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những phạm vi nhất định. Phối hợp các bộ phận của tổ chức • Vai trò của phối hợp: giúp hoạt động của những thành phần, cá nhân và hệ thống trong tổ chức riêng rẽ được liên kết lại với nhau nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức một cách hiệu quả và hiệu lực. • Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và cả với bên ngoài tổ chức.
• Các công cụ phối hợp: Các kế hoạch; Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật; Các công cụ cơ cấu; Giám sát trực tiếp; Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý; Văn hoá tổ chức. Một số yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp • Tính mục tiêu: “Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu thực sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của tổ chức.” • Tính tối ưu: “Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người (không thừa mà cũng không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất.” • Tính tin cậy: “Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.” • Tính linh hoạt: “Được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường.” • Tính hiệu quả: “Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất. Cơ sở lý luận về hoàn thiện cơ cấu tổ chức 1.
Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Chiến lược có thể thay đổi, môi trường có thể thay đổi và các hoạt động của tổ chức không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả và hiệu lực mong muốn. Thách thức đặt ra cho các nhà quản lý là phải xây dựng được một cơ cấu tổ chức cho phép nhân viên nâng cao hiệu suất và đạt hiệu quả công việc và làm sao để tổ chức đạt được các mục đích và mục tiêu đề ra. Cơ cấu tổ chức là một phương tiện giúp tổ chức đạt được các mục tiêu của nó. Phương tiện đi tới đích có thể thay đổi tùy theo những điều kiện nhất định.Vì vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức là một hoạt động tất yếu của mỗi doanh nghiệp nhằm khắc phục các hạn chế, yếu kém của cơ cấu tổ chức hiện tại và giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu.
Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Sơ đồ 1. Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức. (Nguồn: giáo trình Quản lý học, nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân 2012) 15 Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức 1. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức Mục đích: xác định những yếu tố tác động lên cơ cấu tổ chức đang vận hành, bao gồm các yếu tố môi trường bên ngoài và môi trường bên trong tổ chức.
Những yếu tố môi trường bên ngoài gồm môi trường vĩ mô (kinh tế, chính trị - pháp lý, công nghệ, môi trường xã hội,) và môi trường vi mô (đối thủ cạnh tranh, các sản phẩm thay thế). Những yếu tố thuộc về nội bộ như chiến lược mà công ty đã đề ra, quy mô, nguồn nhân lực, tài lực và một số yếu tố khác. Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại • Mục tiêu: đánh giá cơ cấu hiện tại có hoạt động tốt để đảm bảo thực hiện các mục đích và mục tiêu của tổ chức hay không dựa 5 thuộc tính: linh hoạt, tối ưu, hiệu quả, tin cậy và thống nhất. Đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức Sau khi đánh giá, phân tích ở bước 2, các nhà quản lý có thể đưa ra các phương án để hoàn thiện cơ cấu tổ chức.