CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VE QUAN LÝ HANG TON KHO CUA DOANH NGHIỆP SAN XUẤT 1. Doanh nghiệp sản xuất và hàng tồn kho của doanh nghiệp sản xuất 1. Doanh nghiệp sản xuất Doanh nghiệp sản xuất được hiểu là “6 chức kinh tế hợp pháp, được thành lập với mục dich sử dung các nguồn lực cần thiết (nhân lực — tài lực — vật lực) dé tao ra các sản phẩm rồi dem trao đổi trong thương mai, nhằm đáp ứng nhu cau sử dụng và tiêu dùng cua con người” (Đặc điểm của doanh nghiệp sản xuất, 2019). Hay nói một cách khác, các nguyên vật liệu, thành phần sẽ được doanh nghiệp sản xuất sử dụng để tạo ra những thành phẩm.
Sau đó, những sản phẩm hoàn thiện này sẽ được sử dụng với mục đích trao đổi, mua bán. Theo đó, một doanh nghiệp sản xuất thường có những đặc điểm như: - Quy trình sản xuất trong các doanh nghiệp là một chuỗi các hoạt động với sự két hợp giữa các nguôn nhân lực, vật lực cùng các yêu tô khác đê tạo ra một san phẩm, hàng hóa. - Các doanh nghiệp sẽ căn cứ vào những yêu tô sau đê đưa ra quyét định sản xuât: Sản phâm được sản xuât là gì? Quy trình sản xuât? Cách thức sản xuât? Sản xuât nhăm mục dich gì, phục vụ cho ai? Cách đê tôi ưu hóa các nguôn lực khi sản xuât? - Những chi phí phát sinh trong quá trình tạo ra sản phẩm được gọi là chi phí sản xuất. Có 2 cách phân chia chỉ phí sản xuất trong doanh nghiệp sản xuất: + Theo quan hệ sản pham: Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp + Theo các khoản mục: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung - Giá thành sản phẩm là toàn bộ những chi phí dé tạo ra một thành phẩm trong một khoảng thời gian có định.
Cũng chính nhờ các đặc điêm và chức năng riêng của mình mà các doanh nghiệp sản xuất có vai trò rất quan trọng trong nên kinh tế quốc dân. Nó được ví như là tế bào của cả nền kinh tế, đồng thời cũng chính là bước tiền đề cho các hoạt động khác như trao đôi, mua bán, cung cấp, từ đó góp phan thúc đây sự phát triển của nén kinh tế. Tat cả các sản phẩm của con người (từ các sản phẩm thiết yêu nhất cho tới những xa xi phẩm) đều được doanh nghiệp sản xuất cung cap. Hàng ton kho của doanh nghiệp sản xuất Trong nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho là một yếu tố rất quen thuộc, bởi lẽ đây là một trong những nhân tô góp phần duy trì sự ôn định và phát triển của doanh nghiệp.
Tuy nhiên từ trước đến nay, rat nhiều người vẫn có cách hiểu không đúng về hàng tồn kho. Nhắc đến hàng tồn kho, mọi người vẫn luôn nghĩ đến những sản phẩm ế, xấu, bi tồn đọng không thé bán được của doanh nghiệp. Nhưng không phải như vậy, đây là cách hiểu chưa đúng so với bản chât của loại hàng hóa này. Theo Bộ Tài chính (2011), hàng tồn kho (inventories) bao gồm: - Hàng hóa mua về đề bán: Hàng hóa ton kho, hang mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành pham tôn kho và thành phẩm gửi di bán; - Sản phâm đở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phâm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dich vu dở dang.
Tham khảo Nguyễn Thừa Lộc và Trần Văn Bảo, chúng ta có 3 cách phân loại hàng tồn kho chính như sau: - Theo cách quản lý hàng tồn kho, người ta chia ra thành tồn kho số sách và tồn kho theo kiểm kê (tồn kho thực tế) - Theo giá trị của hàng tồn kho, người ta phân hàng tồn kho thành hàng tồn kho có giá trị cao, hàng tồn kho có giá trị trung bình và hàng tồn kho có giá trị thấp. - Theo chất lượng và mục đích sử dụng, người ta chia thành hàng tồn kho đủ tiêu chuẩn chất lượng; hàng tồn kho thừa, thiếu (so với số sách tồn kho); hàng chậm tiêu thụ; hang ứ đọng; hàng kém phẩm chat, hàng nhái và hàng mat pham chất. Do đó, hàng tồn kho sẽ có những đặc điểm sau đây: - Là tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, thường sẽ chiếm tỷ trọng cao (thậm chí là cao nhất) trong tổng số tài sản lưu động (Nguyễn Hữu Ánh 2020). Vậy nên nó chiếm một ví trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất; - Tham gia vào trong các hoạt động kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm cả các hoạt động xảy ra liên tục với một cường độ cao.
Giá vốn hàng bán sẽ bị tác động trực tiếp bởi giá trị của hàng tồn kho, dẫn đến sự ảnh hưởng của các lợi nhuận của doanh nghiệp; - Hàng tồn kho được hình thành từ rất nhiều nguồn tài sản khác nhau với những chỉ phí khác nhau. Do đó mà đặc điểm và điều kiện bảo quản của từng loại hàng cũng khác nhau; - Khó khăn và phức tạp hơn trong việc xác định giá trị và quản lý hàng tồn kho so với hầu hết loại tài sản khác. Một số loại hàng khó phân loại có thê ké đến như các tác pham nghệ thuật, đồ dùng điện tử,. Quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp sản xuất Các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất, luôn vô cùng chú trọng tới việc quản lý hàng tồn kho, bởi vì nó chiếm một tỷ trọng khá lớn và có vai trò đặc biệt quan trọng.
Khái niệm và mục tiêu quan lý hàng ton kho của doanh nghiệp sản xuất Theo Nguyễn Thu Thủy (201 1), quản lý hàng tồn kho là công tác dam bảo về: - Cơ câu và số lượng hàng hóa luôn đầy đủ, giúp cho quá trình kinh doanh bán hàng được diễn ra liên tục, hàng hóa trong kho không bị tồn đọng; - Tài sản của doanh nghiệp không bị thất thoát, hỏng hóc, giá tri và giá tri sử dụng của các loại hàng hóa được đảm bảo. - Vốn hàng hóa có hiệu quả tăng và không làm tăng chi phí bảo quan qua việc chất lượng vốn của doanh nghiệp được đảm bảo tổn tại đưới hình thức thái vật chât ở mức độ tôi ưu. Có thé hiểu đơn giản đây là việc kiểm soát hàng tồn kho thông qua các nghiệp vụ như lên kế hoạch quản lý, xuất — nhập kho, kiểm soát lưu trữ. dé đáp ứng những yêu cau về kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp.
Và dé có thé quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả, chủ các doanh nghiệp cần chú ý tới một số van đề như: - Mức độ tối ưu của hàng tồn kho. - Số lượng hàng trong kho cần nằm trong khoảng đảm bảo giữa mức tối thiểu và mức tối đa. - Khoảng thời gian nên đặt hàng thêm hàng, nguyên vật liệu. - Hoạt động sản xuât cân được thực hiện với cường độ ra sao đê có thê kiêm soát được lượng hàng trong kho.
Khi đã tối ưu và giải quyết được những vấn đề như đã nói phía trên, các chủ doanh nghiệp có thể đạt được những mục đích trong chiến lược và nâng cao hiệu quả trong việc quản lý. Theo như những ý đã phân tích ở trên kết hợp cùng với sự tham khảo từ Nguyễn Thị Ngọc Huyền và các cộng sự (2016), quản lý hàng tồn kho là “quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát nhập — xuất hàng tôn kho nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu quả và hiệu lực cao một cách bên ving trong điều kiện môi trường luôn bién động.” Việc quản lý tốt vấn đề hàng hóa trong kho có thê giúp các nhà quản lý đạt được những mục tiêu của mình như: - Hàng hóa tránh bị thất thoát. Việc quản lý hàng tồn kho giúp các chủ doanh nghiệp kiểm soát tốt số lượng hàng hóa được xuất hoặc nhập vào trong kho. Khi ấy, hàng hóa trong kho sẽ luôn được đảm bảo ôn định về cả chất lượng và số lượng, giúp giảm được tình trạng thiếu sót hàng hóa, hàng hóa bị hỏng hóc,.
- Cải thiện mức độ phục vụ. Quá trình sản xuất và kinh doanh của các công ty sản xuất luôn gắn liền với hàng tồn kho. Nếu hàng tồn kho trong công ty như nguyên vật liệu và thành phâm luôn được đảm bảo đầy đủ về trữ lượng thì quá trình sản xuất và bán hàng, kinh doanh cũng sẽ được đảm bảo hoạt động không bị ngắt quãng. Ví dụ như trong trường hợp hàng hóa bị thiếu hoặc đôi khi hàng hóa bị trả lại do kém chất lượng,.
thì doanh nghiệp có thé sử dụng số lượng hàng hóa trong kho dé bù vào. Thậm chí, vào những giai đoạn có đơn hàng gap hoặc đột xuất mà doanh nghiệp không thể sản xuất kịp trong một thời gian ngắn, hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết được những vấn đề về các đơn hàng này. Điều này đã góp phần giúp cho các doanh nghiệp sản xuất có thê đảm bảo được mức độ phục vụ của mình, duy trì được những mối quan hệ tốt với đối tác, đồng thời cũng đảm bảo nguồn thu cho doanh nghiệp. - Tiết kiệm được nhiều chi phí cho các doanh nghiệp sản xuất.
Chi phí ở đây có thé nói tới các chi phí nguyên vật liệu, vật tư và các chi phí logistic. Khi hàng hóa bị để trong kho quá lâu thì sẽ dẫn tới sự hao mòn và các tình trạng giảm sút chất lượng của hàng hóa. khiến cho doanh nghiệp không thê sử dụng số lượng hàng hóa đấy nữa. Điều này đã gây ra sự lãng phí rất lớn đối với doanh nghiệp, vì dé sản xuất ra được một thành phẩm hoàn chỉnh sẽ cần rất nhiều các công đoạn khác nhau va chi phí nguyên vật liệu cho từng giai đoạn cũng không hề nhỏ.
Và khi ấy dẫn đến việc chi phí lưu kho của doanh nghiệp sẽ bi sử dung một cách lãng phí. Bên cạnh đó, phí lưu kho có tính chất không cố định, nó sẽ phụ thuộc vào độ lớn cũng như số lượng của hàng hóa trong kho (Nguyễn Hữu Ánh và Phạm Đức Cường, 2020) Nên nếu hàng tồn kho của doanh nghiệp quá lớn mà lại bị hỏng hóc, hết hạn sử dụng,. thì sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp rất nhiều.