CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Đặc điểm, nội dung và yêu cầu quản lý hàng tồn kho trong các doanh nghiệp 1. Khái niệm, ý nghĩa hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Một số nội dung cơ bản liên quan đến hàng tồn kho trong doanh nghiệp Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) số 02 – Hàng tồn kho ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì: “Hàng tồn kho: Là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.” Khái niệm này cũng tương tự như hàng tồn kho được nhắc đến trong IAS 02 – Hàng tồn kho.
Theo VAS 02: “Hàng tồn kho bao gồm: Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến. Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường và chi phí dịch vụ dở dang.” Theo khoản 2 điều 23 trong Thông tư 200/2014/TT- BTC ban hành ngày 24/12/2014 thì “Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường, gồm: Hàng mua đang đi trên đường.
Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ. Sản phẩm dở dang. Thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi bán. Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.” 10 Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Giá hiện hành: Là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Ý nghĩa hàng tồn kho trong doanh nghiệp Ngoài việc đảm bảo cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp (DN) diễn ra suôn sẻ, hàng tồn kho còn có các ý nghĩa sau: Đảm bảo khả năng cung ứng của doanh nghiệp: Dự trữ 1 lượng hàng tồn kho (HTK) nhất định sẽ giúp các DN hạn chế được tình trạng thiếu hụt hàng hoá, nguyên vật liệu (NVL) do nhu cầu tiêu dùng tăng cao hoặc nhà cung cấp NVL giao không đúng hẹn. Đảm bảo quá trình sản xuất đúng tiến độ: Trong quá trình sản xuất, các DN có thể gặp một số sự cố không mong muốn như lỗi kỹ thuật, hỏng hóc, thiếu hụt NVL làm ảnh hưởng việc tạo ra sản phẩm. Dự trữ HTK giúp DN đảm bảo quá trình này không bị gián đoạn.
Giảm chi phí đặt hàng: Mỗi lần đặt hàng DN có thể sẽ phải mất rất nhiều thời gian và chi phí, đặc biệt đối với các HTK nhập khẩu. Do đó dự trữ phù hợp sẽ làm giảm chi phí đặt hàng. Đặc điểm và phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Đặc điểm của hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 11 Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau.
Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý.
Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý, bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn, chi phí lớn. Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho có nhiều loại.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý và tiêu thức phân loại mà HTK được chia thành các loại khác nhau. Phân loại theo mục đích sử dụng Theo tiêu thức này HTK nếu có cùng mục đích và công dụng sử dụng sẽ được xếp chung một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách phẩm chất ra sao. Theo đó HTK được chia thành: Nguyên vật liệu: HTK được dự trữ cho mục đích sản xuất kinh doanh của DN. Công cụ dụng cụ: HTK được dự trữ làm tư liệu lao động phục vụ cho hoạt động SXKD của DN Hàng hoá, thành phẩm: HTK được dự trữ cho mục đích tiêu thụ 12 Cách phân loại này giúp DN sử dụng HTK đúng mục đích đồng thời dễ dàng xây dựng kế hoạch dự toán thu mua, dự trữ, bảo quản đảm bảo việc cung ứng kịp thời cho quá trình SXKD cũng như chi phí thu mua và bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho DN.
Phân loại theo nguồn gốc hình thành Theo tiêu thức này HTK chia thành: Hàng mua từ bên ngoài: DN mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống kinh doanh của DN. Hàng mua nội bộ: DN mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống kinh doanh của DN như mua hàng từ các đơn vị trực thuộc cùng 1 Tổng Công ty, công ty. Hàng tự sản xuất, gia công: HTK được gia công sản xuất tạo thành. Hàng được nhập từ các nguồn khác: Được hình thành từ các nguồn khác như góp vốn, biếu tặng, viện trợ… Cách phân loại này giúp cho DN xác định được giá gốc HTK theo nguồn gốc hình thành.
Qua đó, giúp DN đánh giá đúng mức ổn định của HTK đồng thời việc phân loại HTK mua từ bên ngoài và mua nội bộ giúp cho xác định giá trị HTK của DN khi lập cáo cáo hợp nhất. Phân loại theo địa điểm bảo quản Theo tiêu thức này HTK chia thành: HTK trong DN: là các HTK đang được bảo quản bên trong DN tại các kho, quầy… HTK bên ngoài DN: là các HTK được bảo quản tại các đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài DN như đang gửi bán, hàng đi đường. Cách phân loại này giúp DN chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến HTK, làm cơ sở để hạch toán giá trị HTK hao hụt, mất mát trong quá trình bảo quản. 13 Phân loại theo yêu cầu sử dụng Theo tiêu thức này HTK chia thành: HTK sử dụng cho kinh doanh: Giá trị HTK được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động SXKD được tiến hành bình thường.
HTK chưa cần sử dụng: Giá trị HTK không được DN sử dụng cho mục đích SXKD. Cách phân loại này giúp DN đánh giá mức độ hợp lý của HTK, xác định đối tượng và mức độ lập dự phòng HTK. Phân loại theo phẩm chất Theo tiêu thức này HTK chia thành HTK chất lượng tốt, HTK kém phẩm chất và HTK mất phẩm chất Phân loại theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ Theo tiêu thức này HTK chia thành hàng tồn trữ an toàn và hàng tồn trữ thực tế 1. Yêu cầu quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tuỳ theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau.
Song nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu chủ yếu sau: Thứ nhất, hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng.) Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng. mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 14 Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản, xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt được hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.