Tổng quan nghiên cứu

Trong cơ cấu chi phí sản xuất của các doanh nghiệp may mặc tại Việt Nam, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn từ 60% đến 70% giá thành sản phẩm. Việc quản lý và tổ chức hạch toán chính xác dòng vật tư là yếu tố quyết định đến hiệu quả tài chính và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần May I Hải Dương là đơn vị có bề dày hoạt động từ ngày 10/12/1969, thực hiện cổ phần hóa năm 2004 với quy mô vốn điều lệ ban đầu 4,3 tỷ đồng tương ứng 43.000 cổ phần, trong đó Nhà nước nắm giữ 16,44% và cổ đông nội bộ nắm giữ 83,56%. Đặc thù sản xuất của doanh nghiệp là kết hợp song song giữa gia công xuất khẩu theo phương thức nhận vật tư từ đối tác nước ngoài và tự sản xuất hàng may mặc nội địa, xuất khẩu theo hình thức mua nguyên vật liệu bán thành phẩm.

Thực tế này đặt ra vấn đề nghiên cứu cấp thiết về việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nhằm kiểm soát chặt chẽ cả về số lượng lẫn giá trị của hàng trăm danh điểm vật tư nhập, xuất, tồn kho. Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất, phân tích và đánh giá toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May I Hải Dương, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp có tính khả thi cao nhằm hoàn thiện quy trình hạch toán. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại trụ sở và xưởng sản xuất của công ty tại thành phố Hải Dương; phạm vi thời gian tập trung vào chuỗi số liệu tài chính năm 2015 đến tháng 4 năm 2016, trọng tâm là dữ liệu chi tiết phát sinh trong tháng 2 năm 2016. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát 100% các biến động vật tư, giảm tỷ lệ hao hụt nguyên liệu từ 3% đến 5% và tối ưu hóa chi phí sản xuất kinh doanh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên nền tảng của Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 về Hàng tồn kho và hệ thống quy định tại Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 của Bộ Tài chính áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, kết hợp Thông tư số 138/2011/TT-BTC và Thông tư số 45/2013/TT-BTC. Hệ thống lý thuyết tiếp cận xoay quanh mô hình tổ chức kế toán tài chính trong doanh nghiệp công nghiệp sản xuất, bao gồm các khái niệm then chốt:

Thứ nhất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm may mặc như vải kaki, cotton, kate, chiffon.

Thứ hai, vật liệu phụ gồm chỉ may, cúc, khóa, mex, nhãn mác tham gia hoàn thiện sản phẩm hoặc phục vụ đóng gói.

Thứ ba, phương pháp kê khai thường xuyên là quy trình theo dõi, phản ánh liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các tài khoản tài sản như Tài khoản 152, 151.

Thứ tư, phương pháp ghi thẻ song song là mô hình kế toán chi tiết kết hợp giữa ghi chép số lượng trên thẻ kho của thủ kho và ghi chép đồng thời số lượng, giá trị trên sổ chi tiết của phòng kế toán.

Thứ năm, phương pháp tính giá bình quân gia quyền cố định xác định đơn giá xuất kho dựa trên tổng giá trị và tổng số lượng vật tư tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp gồm các báo cáo tài chính năm 2015, hệ thống sổ Cái tài khoản 152, 111, 331, chứng từ ghi sổ, bảng kê nhập xuất và hóa đơn giá trị gia tăng trong giai đoạn từ năm 2015 đến tháng 4 năm 2016. Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp phỏng vấn chuyên sâu trực tiếp với cỡ mẫu gồm 6 nhân sự then chốt, bao gồm Kế toán trưởng, các kế toán viên phụ trách phần hành vật tư, công nợ và thủ kho tại đơn vị.

Phương pháp chọn mẫu phi xác suất có chủ đích được áp dụng nhằm thu thập ý kiến chuyên môn từ những người trực tiếp vận hành hệ thống kế toán. Lý do lựa chọn phương pháp phân tích so sánh và phương pháp toán học là nhằm đối chiếu tính tương thích giữa cơ sở lý luận của Chuẩn mực kế toán với quy trình thực tiễn, đồng thời kiểm tra tính chính xác về số học của các chỉ tiêu giá trị nhập kho, đơn giá bình quân gia quyền và số dư tồn kho. Toàn bộ quy trình thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu được triển khai chặt chẽ theo dòng thời gian khảo sát thực tế từ tháng 2 năm 2016 đến tháng 4 năm 2016.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần May I Hải Dương ghi nhận 4 phát hiện quan trọng trong công tác kế toán nguyên vật liệu:

Thứ nhất, về phân loại và quản lý nguồn gốc nguyên vật liệu, doanh nghiệp xử lý tách biệt hai luồng vật tư: luồng vật tư do khách hàng nước ngoài giao gia công và luồng vật tư mua ngoài phục vụ sản xuất nội địa hoặc bổ sung đơn hàng. Ngày 15/02/2016, công ty tiếp nhận 10.780,6 mét vải từ đối tác nước ngoài theo Hợp đồng gia công số 856/HĐGC; nghiệp vụ này chỉ được theo dõi về mặt số lượng trên thẻ kho và sổ chi tiết mà không ghi nhận giá trị vào Tài khoản 152. Ngược lại, đối với vật tư mua trong nước như hóa đơn ngày 16/02/2016 từ Công ty Vĩnh Hưng Hưng trị giá 8.000.000 đồng thanh toán bằng tiền mặt và hóa đơn ngày 28/02/2016 từ Công ty Trung Dũng trị giá 27.500.000 đồng chưa thanh toán, kế toán phản ánh đầy đủ cả số lượng lẫn giá trị vào Tài khoản 152 và Tài khoản 331.

Thứ hai, về quy trình kế toán chi tiết, công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song kết hợp phần mềm MISA SME.NET 2015. Hệ thống mã hóa danh điểm vật tư được thiết kế khoa học với 8 ký tự, trong đó 4 ký tự đầu thể hiện mã đối tác và 4 ký tự sau thể hiện mã vật tư cụ thể, ví dụ mã 0221CF24 chỉ định cúc quần của khách hàng mã số 0221.

Thứ ba, về xử lý nguyên vật liệu thừa sau hợp đồng gia công, công ty thực hiện nhập lại kho theo giá thị trường ước tính, sau đó tiến hành xuất bán để ghi giảm nguyên vật liệu và ghi nhận tăng doanh thu khác, bảo đảm tính minh bạch trong quản lý tài sản dôi dư.

Thứ tư, về hạn chế, công tác ghi chép xuất kho đôi khi bị trễ hạn so với ngày xuất thực tế nhằm phục vụ việc đối chiếu giá vốn cuối tháng. Khối lượng đối chiếu thủ công giữa thẻ kho và bảng kê nhập xuất vẫn chiếm hơn 25% thời lượng làm việc của kế toán viên, làm giảm tốc độ cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo.

Thảo luận kết quả

Thực trạng tổ chức kế toán tại công ty xuất phát từ đặc thù cơ cấu sản xuất gia công theo đơn đặt hàng tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Với quy mô vốn điều lệ 4,3 tỷ đồng và số lượng lao động lớn, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trên nền tảng phần mềm đóng gói là sự lựa chọn phù hợp để duy trì tính nhất quán. Tuy nhiên, việc kế toán nguyên vật liệu chủ động ghi lùi ngày xuất kho để tính đơn giá bình quân gia quyền cố định cuối kỳ đã làm sai lệch tính kịp thời của thông tin kế toán, gây ảnh hưởng đến việc tập hợp chi phí trên Tài khoản 154 trong từng chu kỳ sản xuất ngắn hạn.

So với các mô hình quản trị chi phí hiện đại được công bố trong một nghiên cứu gần đây về ngành dệt may, việc chưa ứng dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn sau mỗi lần nhập làm hạn chế khả năng kiểm soát giá thành tức thời. Toàn bộ dữ liệu nhập - xuất - tồn trong kỳ có thể được minh họa trực quan thông qua biểu đồ luân chuyển chứng từ 3 liên và bảng tổng hợp chi tiết theo từng đơn hàng gia công, qua đó làm rõ sự chênh lệch giữa dòng vận động vật chất và dòng ghi nhận giá trị của tài sản.

Đề xuất và khuyến nghị

Nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và tính chính xác của hệ thống kế toán, công ty cần triển khai đồng bộ 4 giải pháp trọng tâm:

Thứ nhất, chuẩn hóa quy trình số hóa và luân chuyển chứng từ nhập xuất kho. Kế toán trưởng chỉ đạo bộ phận kho và kế toán vật tư thực hiện cập nhật 100% phiếu nhập kho và phiếu xuất kho lên hệ thống phần mềm MISA SME.NET ngay trong ngày phát sinh giao dịch, triệt tiêu hoàn toàn độ trễ dữ liệu từ 2 đến 3 ngày hiện tại, hướng tới mục tiêu rút ngắn 30% thời gian tổng hợp báo cáo tài chính hàng tháng. Thời gian hoàn thành trong quý 3 năm 2016.

Thứ hai, chuyển đổi phương pháp tính giá xuất kho sang bình quân gia quyền liên hoàn trên phần mềm. Phòng Kế toán tài vụ kích hoạt tính năng tự động tính giá vốn sau mỗi lần nhập kho của phần mềm kế toán, loại bỏ việc tính giá bình quân cố định cuối tháng, bảo đảm giá trị vật tư xuất dùng cho các mã hàng xuất khẩu được phản ánh tức thì với độ sai lệch dưới 0,5%. Thời gian áp dụng từ tháng 6 năm 2016.

Thứ ba, thắt chặt định mức tiêu hao nguyên vật liệu theo đơn hàng. Phòng Kế hoạch - Vật tư phối hợp cùng Phòng Kỹ thuật xây dựng bảng định mức tiêu hao kỹ thuật chi tiết cho từng loại vải kaki, cotton và phụ liệu, kiểm soát tỷ lệ hao hụt vải vụn và mex dưới ngưỡng cho phép 1,5% trên mỗi sản phẩm, định kỳ đối chiếu khối lượng xuất dùng với sản lượng sản phẩm hoàn thành theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

Thứ tư, hoàn thiện hệ thống kiểm kê và dự trữ kho an toàn. Ban Giám đốc phê duyệt quy chế kiểm kê định kỳ vào ngày cuối cùng của mỗi tháng, đồng thời thiết lập định mức dự trữ tối thiểu và tối đa cho khoảng 50 danh điểm phụ tùng nhiên liệu thay thế máy may như ổ chao, thoi, dao máy vắt sổ, tránh ứ đọng vốn lưu động vượt quá 5% tổng giá trị tài sản ngắn hạn.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Nội dung luận văn mang lại giá trị thực tiễn và học thuật cho 4 nhóm đối tượng cụ thể:

Thứ nhất, Ban Giám đốc và các nhà quản trị doanh nghiệp may mặc vừa và nhỏ. Luận văn cung cấp case study thực tế về mô hình quản lý vật tư kết hợp giữa hàng FOB và hàng gia công quốc tế, giúp nhà quản trị tối ưu hóa tỷ lệ sử dụng nguyên liệu và kiểm soát thất thoát tài sản.

Thứ hai, Kế toán trưởng và nhân viên kế toán vật tư trong các doanh nghiệp sản xuất. Tài liệu cung cấp quy trình chi tiết về việc xây dựng hệ thống mã hóa danh điểm 8 ký tự, kỹ thuật xử lý kế toán nguyên vật liệu thừa sau hợp đồng gia công và phương pháp đối chiếu thẻ kho với sổ Cái trên phần mềm kế toán.

Thứ ba, Giảng viên, sinh viên và học viên cao học chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán - Tài chính doanh nghiệp. Đây là tài liệu tham khảo giàu tính thực tiễn tại Học viện Tài chính, minh họa sinh động cho việc áp dụng Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và Chuẩn mực kế toán VAS 02 vào thực tiễn doanh nghiệp dệt may.

Thứ tư, Các chuyên gia tư vấn giải pháp chuyển đổi số và triển khai phần mềm ERP. Luận văn phản ánh rõ nét những vướng mắc khi vận hành phần mềm kế toán đóng gói tại doanh nghiệp may mặc, làm căn cứ thiết kế các phân hệ quản trị kho và giá thành chuyên biệt.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp may mặc nhận gia công cho nước ngoài theo dõi nguyên vật liệu như thế nào?

Theo quy định kế toán, nguyên vật liệu do khách hàng nước ngoài giao gia công không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nên chỉ được theo dõi về mặt số lượng trên thẻ kho và sổ chi tiết. Doanh nghiệp không ghi nhận giá trị vào Tài khoản 152 để tránh phản ánh sai lệch quy mô tài sản thực tế.

Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm gì đối với doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư?

Phương pháp ghi thẻ song song giúp phân tách rõ ràng trách nhiệm giữa thủ kho và kế toán viên. Thủ kho chỉ theo dõi số lượng thực tế hàng ngày, trong khi kế toán đối chiếu định kỳ cả số lượng và giá trị, giúp phát hiện nhanh chóng các sai lệch thừa thiếu trong quản lý kho.

Tại sao doanh nghiệp cần chuyển từ tính giá bình quân cả kỳ sang bình quân liên hoàn?

Tính giá bình quân gia quyền liên hoàn sau mỗi lần nhập giúp xác định chính xác giá vốn nguyên vật liệu xuất dùng tại thời điểm phát sinh. Điều này giúp doanh nghiệp may mặc tính đúng giá thành từng đơn hàng FOB và tránh tình trạng dồn ứ khối lượng tính toán vào cuối tháng.

Nguyên vật liệu thừa sau khi kết thúc hợp đồng gia công được xử lý kế toán ra sao?

Khi hợp đồng gia công kết thúc, lượng vải và phụ liệu thừa được lập biên bản nhập kho theo giá thị trường ước tính. Khi doanh nghiệp tiến hành xuất bán thanh lý, kế toán sẽ ghi nhận giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho và ghi nhận tăng doanh thu hoạt động khác tương ứng.

Hệ thống mã hóa nguyên vật liệu 8 ký tự trên phần mềm kế toán mang lại lợi ích gì?

Hệ thống mã hóa kết hợp 4 ký tự mã nhà cung cấp hoặc khách hàng và 4 ký tự mã chi tiết vật tư giúp kế toán truy xuất chính xác nguồn gốc xuất xứ của từng lô vải, cúc, chỉ may, phục vụ đắc lực cho việc kiểm tra chất lượng và quản lý hợp đồng gia công.

Kết luận

Luận văn đã giải quyết toàn diện các yêu cầu nghiên cứu thông qua 5 đóng góp chính:

  • Hệ thống hóa sâu sắc lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong điều kiện doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng phần mềm kế toán.
  • Phản ánh chi tiết thực trạng hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May I Hải Dương với đầy đủ bằng chứng và số liệu thực tế năm 2015 - 2016.
  • Chỉ rõ các điểm nghẽn trong việc cập nhật chứng từ xuất kho và phương pháp tính giá vật tư xuất dùng.
  • Xây dựng hệ thống 4 nhóm giải pháp có tính ứng dụng cao, gắn liền với các định mức kỹ thuật tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
  • Cung cấp mô hình tham chiếu thực tiễn cho công tác kế toán quản trị vật tư trong ngành dệt may Việt Nam.

Doanh nghiệp cần nhanh chóng triển khai lộ trình hoàn thiện các giải pháp trong niên độ kế toán tiếp theo nhằm tối ưu hóa chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường xuất khẩu. Ban lãnh đạo và phòng kế toán các doanh nghiệp sản xuất nên chủ động nghiên cứu, ứng dụng những đề xuất này để nâng cao chất lượng hệ thống thông tin tài chính nội bộ.