CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 1.1 Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu 1.1 Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.2 Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, là bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất của doanh nghiệp. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, chúng bị tiêu hao toàn bộ và bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo nên thực thể sản phẩm. Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra, không hao mòn dần như tài sản cố định. Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như giá thành của sản phẩm.
Giá trị nguyên vật liệu thuộc vốn lưu động. Nguyên vật liệu thường có nhiều loại khác nhau và bảo quản phức tạp. Nguyên vật liệu được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh.và thường được nhập xuất hàng ngày.2 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra thường xuyên và liên tục, doanh nghiệp phải có kế hoạch tổ chức quản lý, sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả ở tất cả các khâu: Cung ứng, SV: Vũ Thị Lệ Hằng Lớp: CQ50/21.09 Luan van Luận văn tốt nghiệp 6 Học viện Tài chính bảo quản, dự trữ, cấp phát sử dụng và hạch toán kế toán. Đây chính là yêu cầu đặt ra với việc quản lý nguyên vật liệu tại mỗi doanh nghiệp, cụ thể như sau: Khâu cung ứng: Cung ứng vật tư nói chung và NVL nói riêng phải xuất phát từ định mức kế hoạch, căn cứ vào yêu cầu của phân xưởng phục vụ cho sản xuất và sửa chữa.
Cung ứng kịp thời để tránh gây ra tình trạng đình trệ, gián đoạn sản xuất. Phải kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, đồng bộ, đúng phẩm chất, và đúng thời gian. Cần có đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ phục vụ cho việc ghi sổ và giải quyết khi phát sinh tranh chấp. Khâu bảo quản: Căn cứ vào tính chất, đặc điểm từng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp tổ chức các hình thức bảo quản cho phù hợp nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng của nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, tránh để xảy ra hư hỏng, mất mát, hao hụt NVL.
Khâu dự trữ: Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh hoạt động bình thường không bị gián đoạn, không gây ngừng trệ do cung cấp không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều, đòi hỏi các công ty cần quản lý tốt khâu dự trữ, xác định được mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại nguyên vật liệu. Khâu cấp phát sử dụng: Bộ phận vật tư cũng như cán bộ kho cần triệt để tuân thủ nguyên tắc: Không xuất kho nguyên vật liệu khi không có giấy bằng văn bản của người có thẩm quyền như: Lệnh giao hàng, phiếu xuất vật tư. Theo dõi chặt chẽ lượng vật tư thừa trong sản xuất để tái nhập kho và kiến nghị với cấp trên về các hành vi sai trái trong việc sử dụng nguyên vật liệu được cấp phát. Sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật tư cả về số lượng, chất lượng, kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường.
SV: Vũ Thị Lệ Hằng Lớp: CQ50/21.09 Luan van Luận văn tốt nghiệp 7 Học viện Tài chính Kế toán các loại vật tư cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: -Phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư cả về giá trị và hiện vật. Tính toán chính xác giá gốc (hoặc giá thành thực tế) của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho. Đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư của doanh nghiệp. -Kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua, dự trữ, và sử dụng từng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
-Tham gia kiểm kê đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng quy định, lập báo cáo về NVL phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp.4 Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1.1 Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại, mỗi loại có vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó phải phân loại NVL một cách khoa học thì mời tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL. Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới. - Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm…Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm.
(VD: bao gói đóng gói, xà phòng, giẻ lau….) SV: Vũ Thị Lệ Hằng Lớp: CQ50/21.09 Luan van Luận văn tốt nghiệp 8 Học viện Tài chính - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý…Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hay thể khí. (VD than, xăng dầu, khí đốt……) - Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ…. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ… Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại NVL, là cơ sở tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp. Căn cứ vào nguồn gốc, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài - Nguyên liệu, vật liệu tự gia công chế biến Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất NVL, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh.
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý. - Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác (nhượng bán, đem góp vốn liên doanh, đem quyên tặng) SV: Vũ Thị Lệ Hằng Lớp: CQ50/21.09 Luan van Luận văn tốt nghiệp 9 Học viện Tài chính 1.2 Tính giá nguyên vật liệu Tính giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho thì việc đánh giá NVL phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau: -Nguyên tắc giá gốc -Nguyên tắc thận trọng -Nguyên tắc nhất quán Do đó, trong thực tế, nguyên liệu, vật liệu có thể được tính giá theo trị giá gốc (hay còn gọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán.1 Tính giá nguyên vật liệu theo giá thực tế Giá thực tế hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. NVL trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau nên nội dung các yếu tố cấu thành giá thực tế của NVL được xác định theo từng trường hợp nhập.
* Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho: Trường hợp NVL mua ngoài nhập kho: Giá thực tế được tính theo công thức: Giá thực tế Chi phí có Các khoản NVL mua Các loại thuế liên quan Giá mua ghi chiết khấu, ngoài nhập kho = + không được + trực tiếp đến - trên hóa đơn giảm giá hoàn lại việc mua (nếu có) hàng Trường hợp NVL tự chế biến nhập kho: Giá thực tế được tính theo công thức: SV: Vũ Thị Lệ Hằng Lớp: CQ50/21.09 Luan van Luận văn tốt nghiệp 10 Học viện Tài chính Giá thực tế NVL nhập Giá thực tế NVL xuất chế Chi phí gia công, = + kho biến chế biến Trường hợp NVL thuê ngoài gia công chế biến nhập kho: Giá thực tế Chi phí vận Số tiền phải Giá thực tế NVL xuất chuyển bốc dỡ trả cho đơn vị NVL nhập = + + thuê ngoài gia đến nơi chế gia công chế kho công chế biến biến biến Trường hợp nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần: Giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhận góp liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp được ghi nhận theo giá trị được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận. Trường hợp nguyên vật liệu nhận biếu, tặng: Giá hợp lý ban Các chi phí khác có Giá thực tế NVL = đầu của NVL + liên quan trực tiếp nhập kho tương đương đến việc tiếp nhận Trường hợp NVL được cấp: Giá ghi trên sổ của Chi phí vận chuyển Giá thực tế NVL đơn vị cấp trên hoặc bốc dỡ, chi phí có = + nhập kho giá được đánh giá lại liên quan trực tiếp theo giá trị thuần khác Giá thực tế của phế liệu thu hồi là giá ước tính theo giá trị thuần có thể thực hiện.