Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp luôn phải vận hành theo quy luật cạnh tranh khốc liệt. Để duy trì vị thế và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp buộc phải tối ưu hóa năng lực sản xuất hiện có, đồng thời đáp ứng tốt các nhu cầu của thị trường về chất lượng, mẫu mã đa dạng và giá cả hợp lý. Trong cấu thành giá thành sản phẩm, chi phí đầu vào đóng vai trò then chốt; đặc biệt đối với ngành xây dựng, chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn, dao động từ 70% đến 80% trong tổng giá thành sản phẩm.

Xuất phát từ thực tế đó, công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải được thực hiện một cách chặt chẽ, khoa học và tiết kiệm đúng định mức ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến sử dụng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật tư là giải pháp cấp bách nhằm khắc phục các nhược điểm của phương thức ghi chép thủ công. Đề tài "Xây dựng phần mềm quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội" (còn được định danh trong kết cấu đề tài là "Thiết kế hệ thống thông tin kế toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội") được thực hiện nhằm giải quyết bài toán trên.

Mục tiêu nghiên cứu của đồ án được xác định gồm ba nhiệm vụ trọng tâm:

  1. Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình lên kế hoạch thu mua, quản lý kho và cung ứng vật liệu phục vụ thi công xây dựng.
  2. Tận dụng tối đa năng lực tài nguyên máy tính cùng nguồn nhân lực nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý, giảm thiểu chi phí nhân công và gia tăng doanh thu cho công ty.
  3. Hỗ trợ nghiệp vụ trực tiếp cho nhân viên kế toán, thủ kho và nhân viên phòng vật tư trong công tác theo dõi, quản lý nguyên liệu, vật liệu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống cung ứng vật tư, hệ thống kế toán vật tư và hệ thống kho tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội.
  • Phạm vi nghiên cứu: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý vật tư cả về mặt số lượng lẫn giá trị; nghiên cứu hệ thống kế toán chi tiết vật tư của đơn vị và xây dựng chương trình quản lý trên nền tảng ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro. Thời điểm thực hiện đồ án hoàn thành vào ngày 26 tháng 04 năm 2010.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên sự kết hợp giữa lý luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý và các nguyên tắc, chế độ kế toán nguyên vật liệu hiện hành của Nhà nước.

Về lý thuyết hệ thống thông tin quản lý:

  • Hệ thống thông tin (HTTT) được định nghĩa là tập hợp các thành phần thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp ra quyết định và kiểm soát. HTTT quản lý vật tư là phân hệ thuộc hệ thống thông tin quản lý kinh doanh và sản xuất, bao gồm các cấu phần: hoạch định nhu cầu vật liệu, theo dõi nhập - xuất - tồn và kiểm tra thực hiện kế hoạch sử dụng vật liệu.
  • Chu trình phát triển hệ thống thông tin (SDLC) gồm 5 giai đoạn: Khởi tạo và lập kế hoạch dự án; Phân tích hệ thống (xác định yêu cầu, nghiên cứu cấu trúc, lựa chọn giải pháp); Thiết kế hệ thống (thiết kế logic tập trung vào nghiệp vụ thực và thiết kế vật lý chuyển đổi sang đặc tả kỹ thuật); Lập trình và kiểm thử; Cài đặt, vận hành và bảo trì.
  • Các công cụ và mô hình mô hình hóa hệ thống bao gồm: Mô hình nghiệp vụ (Biểu đồ ngữ cảnh, Biểu đồ phân rã chức năng - BFD, Danh sách hồ sơ sử dụng, Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng R/U/C, Mô tả chức năng lá); Mô hình tiến trình (tiến trình, kho dữ liệu, luồng dữ liệu, tác nhân); Mô hình dữ liệu khái niệm Thực thể - Mối quan hệ (Entity - Relationship Model với các khái niệm thực thể, thuộc tính, bản thể, khóa, mối quan hệ, bậc, bản số); Mô hình quan hệ và các dạng chuẩn hóa (Chuẩn 1NF - không lặp thuộc tính, Chuẩn 2NF - phụ thuộc hàm đầy đủ vào khóa chính, Chuẩn 3NF - không phụ thuộc bắc cầu); Khái niệm cơ sở dữ liệu với các bảng, trường, bản ghi và hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft Access, SQL Server, Visual FoxPro, Oracle).

Về cơ sở pháp lý và lý thuyết kế toán nguyên vật liệu:

  • Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho: Đánh giá vật liệu theo nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng (tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được nếu thấp hơn giá gốc), nguyên tắc nhất quán qua các niên độ kế toán.
  • Chế độ chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Quyết định số 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
  • Phương pháp tính giá xuất kho: Phương pháp giá thực tế đích danh, Phương pháp bình quân gia quyền (cố định hoặc liên hoàn), Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO), Đánh giá theo giá hạch toán qua Hệ số giá (H).
  • Phương pháp hạch toán chi tiết: Phương pháp ghi thẻ song song và Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển.
  • Phương pháp hạch toán tổng hợp: Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) và Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK), gắn với 4 hình thức sổ kế toán (Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký sổ cái).

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu:

  • Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý; Phương pháp phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và phương pháp thu thập tài liệu, số liệu chứng từ thực tế.
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp qua phỏng vấn và dữ liệu thứ cấp gồm hệ thống biểu mẫu chứng từ, báo cáo kế toán, cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự tại các phòng ban, đội xây dựng của Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Hệ thống quản lý vật tư được định hướng xây dựng trên nền tảng công nghệ cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ Visual FoxPro, phục vụ quá trình tin học hóa công tác kế toán chi tiết vật tư tại doanh nghiệp.

Hạng mục thiết kế Nội dung kỹ thuật theo văn bản
Nền tảng công nghệ Ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro
Mô hình nghiệp vụ Xây dựng biểu đồ ngữ cảnh, biểu đồ phân rã chức năng (BFD), ma trận thực thể - chức năng (CRUD)
Mô hình tiến trình Thiết lập luồng dữ liệu (DFD), xác định tiến trình xử lý, kho dữ liệu và tác nhân tương tác
Mô hình dữ liệu Thiết kế mô hình Thực thể - Mối quan hệ (E-R), chuyển đổi sang mô hình quan hệ đạt chuẩn 3NF
Các chức năng chính Quản lý danh mục vật tư; Cập nhật chứng từ nhập/xuất; Tính giá xuất kho; Tổng hợp nhập - xuất - tồn; Lập báo cáo

Quy trình thiết kế hệ thống được triển khai qua việc phân rã các luồng nghiệp vụ từ kho và phòng kế toán, chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu bảng nhằm triệt tiêu hiện tượng dư thừa dữ liệu và đảm bảo tính toàn vẹn thông tin kế toán.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và công tác kế toán chi tiết vật tư trong doanh nghiệp

Nội dung chương này hệ thống hóa toàn bộ khung lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin và nghiệp vụ kế toán vật tư trong doanh nghiệp:

  1. Lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống: Trình bày chi tiết 5 giai đoạn trong chu trình phát triển hệ thống (SDLC). Xác lập các công cụ mô hình hóa nghiệp vụ bao gồm biểu đồ ngữ cảnh (kèm quy ước ký pháp về tiến trình, luồng dữ liệu, tác nhân), biểu đồ phân rã chức năng dạng cây, ma trận thực thể - chức năng (sử dụng các ký hiệu Read - R, Update - U, Create - C), mô hình E-R và lý thuyết chuẩn hóa quan hệ (1NF, 2NF, 3NF).

  2. Lý luận kế toán nguyên vật liệu: Phân tích vai trò nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp (chiếm 70-80% giá thành). Phân loại nguyên vật liệu theo các tiêu thức:

    • Theo nội dung kinh tế: Nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản, vật liệu khác.
    • Theo nguồn hình thành: Mua ngoài, tự chế biến, nhận vốn góp liên doanh, biếu tặng.
    • Theo mục đích sử dụng: Dùng trực tiếp cho sản xuất, dùng cho quản lý phân xưởng/doanh nghiệp, dùng cho nhu cầu khác (nhượng bán, góp vốn, quyên tặng).

  3. Đánh giá và phương pháp kế toán: Quy định cách xác định trị giá vốn thực tế nhập kho (giá mua thực tế, thuế, chi phí thu mua) và 4 phương pháp tính giá xuất kho (đích danh, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO) cùng phương pháp hệ số giá hạch toán. So sánh hai phương pháp hạch toán chi tiết:

    • Phương pháp ghi thẻ song song: Thủ kho theo dõi số lượng trên Thẻ kho, kế toán theo dõi cả số lượng và giá trị trên Sổ kế toán chi tiết, đối chiếu qua Bảng kê nhập - xuất - tồn. Ưu điểm đơn giản, đối chiếu chính xác nhưng khối lượng ghi chép lớn và trùng lặp chỉ tiêu số lượng.
    • Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: Kế toán chỉ ghi Sổ đối chiếu luân chuyển một lần vào cuối tháng. Giảm khối lượng ghi chép hàng ngày nhưng hạn chế khả năng kiểm tra thường xuyên và dễ dồn việc vào cuối kỳ.

  4. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Trình bày hệ thống tài khoản và định khoản nghiệp vụ theo phương pháp KKTX (sử dụng TK 152 - phân loại chi tiết từ TK 1521 đến TK 1528, TK 151, các tài khoản chi phí TK 621, TK 627, TK 641, TK 642) và phương pháp KKĐK (sử dụng TK 611 - Mua hàng, kết chuyển tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ qua TK 152, TK 151).

Chỉ tiêu so sánh Phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chép tại kho Thủ kho ghi hàng ngày vào Thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng Thủ kho ghi hàng ngày vào Thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng
Ghi chép tại phòng kế toán Kế toán ghi hàng ngày vào Sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo số lượng và giá trị Kế toán ghi cuối tháng vào Sổ đối chiếu luân chuyển (mở cho cả năm, mỗi thứ 1 dòng)
Phương thức đối chiếu Lập Bảng kê nhập - xuất - tồn cuối tháng đối chiếu Thẻ kho và Sổ kế toán tổng hợp Đối chiếu số liệu cột luân chuyển trên sổ với Thẻ kho và Sổ kế toán liên quan cuối tháng
Ưu điểm Đơn giản, dễ kiểm tra, cung cấp thông tin kịp thời cho quản trị Giảm khối lượng ghi chép hàng ngày cho nhân viên kế toán
Nhược điểm Khối lượng ghi chép lớn, trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa kho và kế toán Không cung cấp số liệu kịp thời trong tháng; dễ nhầm lẫn nếu không lập bảng kê

Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội

Chương 2 phản ánh chi tiết cơ cấu tổ chức, nhân lực và mô hình hạch toán kế toán tại đơn vị thực tập:

  1. Thông tin chung về doanh nghiệp:

    • Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội (Tên giao dịch quốc tế: HADECO).
    • Địa chỉ trụ sở chính: Ngã ba Nguyễn Cổ Thạch - Hồ Tùng Mậu, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
    • Điện thoại: 04 - 7911 579; Fax: 04 - 7911 580.
    • Ngành nghề kinh doanh chính: Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thủy lợi, san lấp mặt bằng; Xây dựng đường dây tải điện và trạm biến áp dưới 35KW; Trang trí nội thất; Sản xuất phụ tùng, chi tiết kim loại và sản xuất, cung ứng vật liệu xây dựng.

  2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và lao động:

    • Quy mô lao động: Tổng số 243 người, trong đó gồm 71 cán bộ chuyên môn kỹ thuật và 172 công nhân kỹ thuật lành nghề được đào tạo trong và ngoài nước.
    • Cơ cấu quản lý và sản xuất: Ban Giám đốc (Giám đốc công ty, Phó Giám đốc điều hành kỹ thuật thi công, Phó Giám đốc điều hành các dự án ở nước ngoài), 5 phòng ban nghiệp vụ (Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế hoạch đầu tư, Phòng Kỹ thuật thi công, Phòng Kinh tế thị trường, Phòng Tài chính kế toán) và 7 đội xây dựng công trình (từ Đội XD CT 1 đến Đội XD CT 7).

  3. Tổ chức bộ máy kế toán:

    • Mô hình tổ chức kế toán: Do đặc thù phân cấp quản lý công trình, công ty áp dụng mô hình kết hợp giữa kế toán tại công ty và kế toán tại các đội xây dựng. Kế toán thống kê tại 7 đội xây dựng chịu trách nhiệm thu thập chứng từ gốc, ghi chép bảng kê chi tiết định kỳ chuyển về Phòng Tài chính kế toán công ty để kiểm tra, ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
    • Phân công nhiệm vụ trong phòng kế toán: Kế toán trưởng phụ trách chung và chịu trách nhiệm pháp lý; Bộ phận kế toán tổng hợp lập báo cáo kế toán; Bộ phận kế toán vật tư và tài sản cố định mở sổ chi tiết hạch toán vật tư theo định kỳ hàng tháng và theo dõi TSCĐ; Bộ phận kế toán thanh toán theo dõi lương, bảo hiểm xã hội và các khoản thanh toán khác.

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống hạch toán chi tiết vật tư tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội

Dựa trên cơ sở lý luận của Chương 1 và thực trạng khảo sát tại Chương 2, Chương 3 tập trung vào nhiệm vụ phân tích, thiết kế hệ thống hạch toán chi tiết vật tư nhằm mục tiêu ứng dụng phần mềm Visual FoxPro vào quy trình xử lý dữ liệu kế toán tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội, đáp ứng yêu cầu quản lý chặt chẽ vật tư cả về hiện vật và giá trị.

Kết quả và đóng góp

  1. Kết quả nghiên cứu chính:

    • Hệ thống hóa toàn diện các quy định, chuẩn mực kế toán hàng tồn kho (VAS 02, Quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT, Quyết định 885/1998/QĐ/BTC), làm rõ quy trình hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp và phương pháp tính giá nguyên vật liệu.
    • Đánh giá cụ thể thực trạng quản lý và tổ chức bộ máy kế toán phân cấp tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội với quy mô 243 lao động, 5 phòng ban và 7 đội công trình.
    • Xác định được phương hướng tin học hóa công tác kế toán chi tiết vật tư nhằm giảm tải khối lượng ghi chép thủ công cho kế toán và thủ kho.

  2. Kiến nghị và giải pháp của tác giả:

    • Đề xuất ứng dụng hệ thống phần mềm viết bằng ngôn ngữ Visual FoxPro để tự động hóa khâu xử lý chứng từ, tính toán giá trị xuất kho và lập các báo cáo nhập - xuất - tồn định kỳ.
    • Chuẩn hóa quy trình luân chuyển chứng từ giữa 7 đội xây dựng công trình và Phòng Tài chính kế toán nhằm đảm bảo tính kịp thời và chính xác của dữ liệu kế toán.

  3. Đóng góp của đề tài:

    • Đồ án kết hợp hài hòa giữa lý luận nghiệp vụ kế toán xây lắp và phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý.
    • Đưa ra giải pháp kỹ thuật cụ thể sát với thực tế cơ cấu tổ chức và nhu cầu thông tin quản trị của doanh nghiệp xây dựng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu mới chỉ tập trung vào phân hệ kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp xây dựng cụ thể (Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội). Công nghệ lựa chọn xây dựng chương trình dựa trên ngôn ngữ Visual FoxPro – phù hợp với thời điểm thực hiện đồ án (năm 2010) nhưng mang tính đơn lẻ, chưa tích hợp trên môi trường mạng diện rộng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng phân tích thiết kế liên thông giữa phân hệ vật tư với các phân hệ kế toán khác như kế toán chi phí và tính giá thành công trình, kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương; đồng thời nghiên cứu chuyển đổi mô hình cơ sở dữ liệu sang các hệ quản trị hiện đại hơn như SQL Server hoặc nền tảng web-based.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên chuyên ngành Hệ thống thông tin quản lý, Tin học tài chính kế toán và Kế toán doanh nghiệp: Tham khảo phương pháp xây dựng mô hình nghiệp vụ, mô hình dữ liệu quan niệm E-R, kỹ thuật chuẩn hóa dữ liệu 3NF kết hợp với quy trình hạch toán kế toán hàng tồn kho.
  • Cán bộ kế toán và quản trị vật tư tại các doanh nghiệp xây lắp: Tham khảo quy trình tổ chức kế toán vật tư phân cấp giữa văn phòng công ty và các công trường/đội thi công, cùng các mẫu biểu chứng từ kế toán vật tư theo chế độ chuẩn mực.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tỷ trọng chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm ngành xây dựng được xác định là bao nhiêu? Theo phân tích của tác giả trong đồ án, chi phí nguyên vật liệu trong ngành xây dựng chiếm tỷ trọng rất lớn, từ 70% đến 80% trong tổng giá thành sản phẩm.

  2. Quy mô nhân sự và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội tại thời điểm nghiên cứu gồm những gì? Công ty có tổng số 243 lao động (gồm 71 cán bộ chuyên môn kỹ thuật và 172 công nhân kỹ thuật lành nghề). Cơ cấu gồm Ban Giám đốc (Giám đốc và 2 Phó Giám đốc), 5 phòng ban nghiệp vụ (Tổ chức hành chính, Kế hoạch đầu tư, Kỹ thuật thi công, Kinh tế thị trường, Tài chính kế toán) và 7 đội xây dựng công trình.

  3. Những văn bản pháp lý và chuẩn mực kế toán nào được tác giả sử dụng làm căn cứ lý thuyết? Tác giả căn cứ vào Chuẩn mực kế toán số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho, Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Quyết định số 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về chế độ chứng từ kế toán.

  4. Nhược điểm chính của phương pháp ghi thẻ song song được chỉ ra trong đồ án là gì? Nhược điểm của phương pháp ghi thẻ song song là khối lượng ghi chép rất lớn (nhất là khi doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư) và phát sinh sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa Thẻ kho của thủ kho và Sổ kế toán chi tiết của phòng kế toán.

  5. Ngôn ngữ lập trình và công cụ nào được lựa chọn để thiết kế phần mềm trong đồ án? Đồ án lựa chọn ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual FoxPro để phân tích và thiết kế chương trình quản lý chi tiết vật tư cho công ty.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Thị Phương Loan tại Học viện Tài chính đã giải quyết một vấn đề cấp thiết trong công tác quản trị tài chính tại Công ty Cổ phần Phát triển Tây Hà Nội: quản lý nguyên vật liệu - yếu tố chiếm 70-80% giá thành xây lắp. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý và chế độ kế toán hàng tồn kho hiện hành, tác giả đã làm rõ thực trạng tổ chức kế toán phân cấp và đề xuất mô hình thiết kế phần mềm quản lý vật tư trên nền tảng Visual FoxPro. Công trình là tài liệu học thuật và thực tiễn có giá trị tham khảo tốt cho sinh viên ngành Hệ thống thông tin kinh tế và kế toán doanh nghiệp xây dựng.