mở đầu cho việc quản lý trực tiếp NVL. Thực hiện tốt khâu này sẽ giúp người quản lý nắm chắc số lượng, chất lượng, chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng NVL trong kho. Việc nhập kho NVL phải chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại NVL theo đúng quy định trong hợp đồng, hóa đơn. Đồng thời chuyển nhanh NVL từ điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp, tránh mat mát hư hỏng, đảm bảo sẵn sàng, cấp phát kip thời cho sản xuất.
Đề thực hiện tốt nhiệm vụ này khi nhập kho NVL phải tuân theo những yêu cầu sau: - NVL nhập kho phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp nhận. - NVL trước khi nhập kho cần thông qua đầy đủ các thủ tục kiểm tra va kiêm nghiệm. 12 - Phải xác định chính xác số lượng, chủng loại NVL và có biên bản xác nhận nếu có NVL thừa, thiếu hoặc sai quy cách. - _ Khi nhập kho phải tiến hành lập phiếu nhập kho với day đủ các chữ ký của người liên quan và ghi chép đầy đủ chính xác kịp thời với chứng từ sô sách kế toán.
e Tổ chức dự trữ, bảo quản NVL Muốn bảo quản nguyên vật liệu được tốt thì cần phải có hệ thống kho bãi hợp lý, mỗi kho phải phù hợp với từng loại nguyên vật liệu vì vậy phải phân loại nguyên vật liệu và sắp xếp nguyên vật liệu theo từng kho có điều kiện tác động ngoại cảnh hợp lý. e Tổ chức thu hồi phế phẩm Việc thu hồi phế liệu phế phẩm tuy không phải là công việc quan trọng nhưng cũng rất cần thiết. Vì sau khi vật liệu được sử dụng thì vẫn còn tồn tại một số do bị đào thải hoặc đã qua sử dụng song khi doanh nghiệp biết tận dụng việc thu hồi các phế liệu thì có thé giảm được một phần nhỏ trong chi phí nguyên vật liệu. Với mọi loại NVL mang đặc trưng tách rời giữa quá trình mua săm và sử dụng, doanh nghiệp phải tổ chức dự trữ chúng.
Dé tránh hao hụt và hư hỏng NVL, nhà quản lý phải bố trí sao cho phù hợp với đặc điểm NVL của doanh nghiệp mình. Muốn lưu kho doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp: diện tích kho tàng phải đủ lớn, kho phải sáng sủa dễ quan sát, yêu cầu đảm bảo an toàn cho NVL.Việc đảm bảo NVL kho phải chặt chẽ, theo dõi thường xuyên, có sự kết hợp giữa các bộ phận kho và bộ phận kế toán. Thường xuyên tô chức công tác kiêm kê NVL.4 Giám sát, đánh giá thu mua, dự trữ nguyên vật liệu Trong các quá trình xây dựng định mức, lập kế hoạch hay tổ chức thực hiện thì các nhà quản lý cần tiễn hành giám sát và đánh giá. Việc giám sát này được thực hiện thông qua việc thường xuyên xem xét, rà soát sự tiên bộ, việc sử dụng 13 các nguồn lực, so sánh với các kết quả đầu ra, dựa trên các chỉ số hoạt động, và đưa ra các ý kiến phản hdi cho các cấp quản lý và các bên liên quan.
Giám sát cần thiết cho việc xác định hiệu quả thực hiện các hoạt động nhằm dat được các mục tiêu lâu dài. Giám sát hỗ trợ cho đánh giá. Đánh giá trong quản lý NVL là việc xem xét, xác định hiểu quả của các hoạt động trên, trên cơ sở thu thập thông tin một cách hệ thống. Từ đó có nhận thức đúng dan về tình hình quan lý trong kỳ đến tim ra biện pháp quản lý trong kỳ tới.
Giám sát, đánh giá trong quản ly NVL đóng vairtrò quan trong trong việc phát triển doanh nghiệp bằng cách tìm ra các biện pháp cải thiện quá trình quản ly NVL làm giảm chi phí NVL. Giám sát và đánh giá là hai quy trình riêng biệt nhưng luôn gắn với nhau. Giám sát cung cấp đữ liệu ban đầu để có câu trả lời cho các câu hỏi đặt ra trong khi đánh giá giúp mang lại giá trị cho các dữ liệu thu được từ giám sát. Đánh giá nói chung là quá trình nhờ vào đó mà rút ra được các bài học kinh nghiệm, các khuyến nghị và đưa ra các biện pháp cải tiến.
Đề giám sát, đánh giá hiệu quả, cần thực hiện theo ba bước sau: e Lập kế hoạch giám sát, đánh giá thu mua, dự trữ NVL Việc thực hiện giám sát phải có kế hoạch hành động cụ thể, làm việc gi, ai làm, ở đâu, khi nao,. Rồi dựa vào kế hoạch dé có thé giám sát xem nhân viên có thực hiện đúng quy trình không, có đúng ngày không, họ có làm đúng công việc được giao không, đúng thời hạn hay chưa, đúng phương pháp đó hay không. Việc lập kế hoạch giám sát rất quan trọng, phân công việc cho từng người đảm bảo rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân, từ đó đưa ra đánh giá xác thực nhất cho mỗi hoạt động. e Giám sát, đánh giá quy trình thu mua, dự trữ NVL Thu mua và dự trữ được thực hiện theo quy trình đầu vào và đầu ra, có kế hoạch.
Người giám sát dựa vào quy trình, kế hoạch đó dé giám sát việc thực hiện có đi đúng được từng bước của mỗi quy trình hay không. Đảm bảo việc thực hiện phải đúng quy trình, đầy đủ các chứng tờ theo yêu cầu. Sau đó thực hiện báo 14 cáo đánh giá quy trình, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện quy trình thu mua, dự trữ e Giám sát, đánh giá chính sách Đưa ra chính sách thưởng phạt đối với mỗi hoạt động của từng cá nhân. Hoạt động thực hiện tốt, hiệu quả thì được khen thưởng gi, ngược lại nếu không hoàn thành nhiệm vụ thì bị phạt như thế nào.
Các chính sách, chế tài phải phù hợp với tài chính và phù hợp với doanh nghiệp, để tạo động lực cho các nhân vién.3 Các yếu tố ảnh hướng đến quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1 Yêu tô bên trong doanh nghiệp e Trình độ chuyên môn cua cán bộ quản lý trong doanh nghiệp Nhiều doanh nghiệp hiện nay không xem trọng quản lý nguồn đầu vào cho nên tác động nhiều tới kết quả kinh doanh. Một trong các yếu tố khiến xem nhẹ này là việc đánh giá không đúng tầm quan trọng của yếu tố đầu vào (đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước) do năng lực của cán bộ quản lý còn kém. e _ Đặc diém cua sản pham Mỗi loại sản phẩm yêu cầu NVL tiêu dùng khác nhau. Các sản phẩm cần mức NVL cho sản xuất lớn thì nhu cầu NVL cũng lớn (các yếu tố khác không đôi).
Nhu cầu NVL lớn thì yêu cau quá trình quản lý NVL phức tạp hơn. Các sản phẩm cần các linh kiện nhỏ lẻ để sản xuất thì quá trình quản lý cũng yêu cầu phức tạp hơn những sản phâm khác, mat nhiều công sức va thời gian dé kiểm kê, quyết toán, quản lý. Ngoài ra, kích thước sản phẩm cũng tác động tới quá trình quan lý. Sản phẩm có kích thước lớn thì mat nhiều không gian cho quá trình vận chuyên, lưu kho NVL của nó và ngược lại.
e Quy mô sản xuất Quy mô sản xuất của doanh nghiệp có tác động trực tiếp tới hoạt động quản lý NVL. Quy mô sản xuất càng rộng thì nhu cầu NVL càng cao. Điều đó khiến quá trình quản lý NVL càng phức tạp hơn. Nhu cầu NVL lớn cũng yêu cầu số lượng nhà cung cấp lớn đề đáp ứng được nhu cầu sản xuất.
Khi nhu cầu NVL lớn 15 khiến quá trình trao đổi thông tin mat nhiều thời gian hon. Do đó lượng lao động cũng tăng, gây ảnh hưởng tới công tác quản lý. Nhu cầu NVL tăng làm cho công tác thu mua và vận chuyên phức tạp, gia tăng chi phí, đòi hỏi hệ thống kho dự trữ càng lớn và ngược lại. © Đặc điểm kỹ thuật công nghệ Công nghệ dùng trong doanh nghiệp cũng gây tác động tới quá trình quản lý NVL.
Nếu doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng công nghệ thì nhà quản lý có thé dé dàng quản lý NVL thông qua hệ thống máy tính. Điều này này giúp giảm thời gian trao đôi thông tin ở các phòng ban. Các thông tin sẽ luôn được cập nhật trong hệ thống vì vậy bất kỳ thành viên nào cũng có thê tìm kiếm khi cần thiết. Tiếp theo, kỹ thuật — công nghệ còn có ảnh hưởng đến NVL doanh nghiệp sử dụng.
Khi khoa học phát triển thì NVL sử dụng cũng phong phú, đa dạng. Những NVL gây tốn kém, ít hiệu quả sẽ được ít sử dụng và thay vào đó là các NVL thích hợp hơn. Từng NVL có các cách quản lý không giống nhau, vì vậy doanh nghiệp cần thường xuyên nắm bắt sự thay đôi khoa học trên thị trường, từ đó nắm bắt cơ hội và có các giải pháp quản lý hiệu quả. e Khả năng tai chính của doanh nghiệp Yêu cầu trong doanh nghiệp nhập khẩu NVL là quyết toán đầy đủ và đúng thời hạn cho người cung cấp, vì vậy khả năng tài chính có ảnh hưởng lớn tới hoạt động thanh toán của doanh nghiệp, từ đó tác động tới quản lý NVL.
Doanh nghiệp có tài chính mạnh sẽ giảm được thời gian huy động vốn thanh toán nhà cung cấp, việc nhập khẩu được diễn ra như dự định. Tài chính vững mạnh là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp nhập được lượng lớn NVL, đáp ứng nhu cầu sản xuất. Khi thị trường cung cấp có những biến động, doanh nghiệp có thê đối phó, dễ dàng huy động lượng lớn tiền đầu tư vào các hoạt động liên quan đến quản lý NVL cần thiết. Ngoài ra, tiềm lực tài chính mạnh cũng tạo điều kiện đầu tư hoàn thiện hệ thông thông tin, cơ sở hạ tang của quản lý NVL.
Năng lực tài chính tăng cũng làm gia tăng uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Từ đó tạo sự tin cậy cho nhà cung cấp NVL trên thị trường.2 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp Theo mô hình kinh doanh PEST, bao gồm 4 yếu tố bên ngoài tác động đến doanh nghiệp xuất nhập khâu khoáng sản: Chính trị-Luật pháp Có thê nói yếu tổ chính trị, pháp luật có tam ảnh hưởng lớn đến khả năng tồn tại và phát trién của bat cứ một doanh nghiệp nào. Doanh nghiệp ở khu vực nào thì buộc phải tuân theo thé chế luật pháp ở khu vực đó. Đối với doanh nghiệp XNK có thé kế đến như mỗi quan hệ ngoại giao (tác động đến hoạt động xuất, nhập khẩu; thu hút đầu tư nước ngoài và đầu tư khai khoáng khoáng san,.) và các bộ luật liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp XNK khoáng sản đó là Bộ luật lao động; luật tài nguyên; luật bảo vệ môi trường và các luật khác có liên quan đến doanh nghiệp như luật doanh nghiệp, các luật thuế, luật đầu tư, luật thương mại.