Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển của công nghệ thông tin vào đầu thế kỷ XXI, việc ứng dụng tin học hóa vào công tác quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp và trường học trở thành nhu cầu thiết yếu nhằm giảm thiểu công việc thủ công, nâng cao độ chính xác và rút ngắn thời gian xử lý dữ liệu. Tại Khoa Công nghệ thông tin thuộc Đại học Thái Nguyên, công tác quản lý hồ sơ cán bộ đóng vai trò nòng cốt trong việc theo dõi, quy hoạch và phát triển đội ngũ cán bộ giảng dạy, nghiên cứu và nghiệp vụ.

Tuy nhiên, khảo sát thực tế tại thời điểm nghiên cứu cho thấy mặc dù Khoa đã có phần mềm quản lý nhân sự nhưng công cụ này chưa hoàn toàn phù hợp với các đặc thù quản lý của đơn vị. Việc quản lý hồ sơ cán bộ tại Phòng Tổng hợp vẫn được thực hiện phần lớn theo phương thức thủ công: hồ sơ giấy được phân loại theo từng bộ môn, phòng ban và lưu trữ trong tủ hồ sơ. Phương thức này bộc lộ nhiều hạn chế, đặc biệt là việc tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp và báo cáo dữ liệu mất nhiều thời gian, dễ xảy ra sai lệch và khó khăn khi số lượng hồ sơ gia tăng. Xuất phát từ thực tế đó, tác giả Nguyễn Việt Hưng đã thực hiện đồ án tốt nghiệp với đề tài "Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự Khoa Công nghệ thông tin" dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Thị Tuyển (hoàn thành ngày 01 tháng 05 năm 2008 tại Thái Nguyên).

Mục tiêu nghiên cứu của đồ án bao gồm:

  1. Tìm hiểu thực tế công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại Khoa Công nghệ thông tin.
  2. Thiết kế các chức năng của bài toán quản lý hồ sơ bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0.
  3. Bước đầu xây dựng, cài đặt và chạy thử nghiệm chương trình.
  4. Đánh giá kết quả đạt được, chỉ ra các hạn chế và đề xuất giải pháp cùng hướng mở rộng nhằm phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại đơn vị một cách khoa học, an toàn và hiệu quả.

Nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể theo 5 bước:

  1. Bước đầu phân tích, thiết kế hệ thống thông tin và hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên nền tảng Visual Basic 6.0.
  2. Tìm hiểu cơ sở nghiệp vụ của công tác quản lý hồ sơ; khảo sát, đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ tại Khoa Công nghệ thông tin.
  3. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hồ sơ cán bộ của Khoa.
  4. Xây dựng và cài đặt chương trình phần mềm.
  5. Đánh giá kết quả, hạn chế, đề xuất giải pháp và hướng mở rộng của chương trình.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Chương trình và quy trình quản lý hồ sơ cán bộ, nhân sự tại Khoa Công nghệ thông tin.
  • Phạm vi không gian: Phòng Tổng hợp (trọng tâm là bộ phận tổ chức cán bộ), cùng toàn bộ cơ cấu tổ chức của Khoa Công nghệ thông tin gồm 1 Trưởng khoa, 2 Phó Trưởng khoa, 5 phòng chức năng và chuyên môn, 1 văn phòng Đoàn Thanh niên và 8 bộ môn trực thuộc.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu khảo sát và thời điểm hoàn thành đồ án tốt nghiệp vào tháng 05 năm 2008.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và công nghệ áp dụng

Đồ án dựa trên nền tảng lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng cấu trúc và công nghệ lập trình ứng dụng trên môi trường Windows:

  • Ngôn ngữ lập trình: Visual Basic 6.0 (VB6) của Microsoft – môi trường lập trình trực quan hướng đối tượng trên Windows. Tác giả vận dụng các khái niệm đối tượng (Object), thuộc tính (Property), phương thức (Method), sự kiện (Event), cùng các cấu trúc điều khiển (cấu trúc chọn If...Then...Else, Select Case; cấu trúc lặp Do...Loop, For...Next, For Each...Next; bẫy lỗi On Error Goto) và các kiểu dữ liệu cơ bản (String, Byte, Long, Integer, Single, Double, Date, Boolean).
  • Kỹ thuật kết nối và thao tác cơ sở dữ liệu: Khảo sát các kỹ thuật kết nối CSDL của Microsoft bao gồm DAO (Data Access Objects), ODBC (Open Database Connectivity), RDO (Remote Data Objects) và tập trung khai thác ADO (ActiveX Data Objects). ADO tương tác qua tầng OLE DB Provider (cụ thể là Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider), cho phép kết nối linh hoạt thông qua ADO Data Control (ADODC) hoặc Object Interface trực tiếp từ mã nguồn với hai đối tượng cốt lõi: Connection (quản lý kết nối, chuỗi kết nối ConnectionString, phương thức Open, thuộc tính State) và Recordset (quản lý tập bản ghi, các phương thức Open, AddNew, Update, Delete, Find, cùng thuộc tính Bookmark, AbsolutePosition).
  • Lý thuyết thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ: Áp dụng các nguyên tắc chuẩn hóa dữ liệu nhằm tránh dư thừa dữ liệu, chống các dị thường khi thêm, sửa, xóa dữ liệu; xây dựng mô hình thực thể - liên kết (E-R) và phân rã các quan hệ thông tin cán bộ.

Phương pháp nghiên cứu

Tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn và kỹ thuật phần mềm:

  • Phương pháp khảo sát hiện trạng: Khảo sát quy trình lưu trữ, lu chuyển hồ sơ giấy và việc vận hành phần mềm cũ tại đơn vị.
  • Phương pháp trao đổi, phỏng vấn trực tiếp: Làm việc trực tiếp với Lãnh đạo Phòng Tổng hợp và cán bộ phụ trách công tác tổ chức cán bộ để thu thập yêu cầu bài toán, các mẫu biểu và quy định báo cáo.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Khái quát hóa bài toán nghiệp vụ, xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) theo từng cấp độ.
  • Phương pháp thực nghiệm phát triển phần mềm: Thiết kế giao diện (Form), viết mã lệnh xử lý, liên kết cơ sở dữ liệu và tiến hành chạy thử nghiệm các chức năng cập nhật, tra cứu, thống kê.

Nguồn dữ liệu

  • Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp và các bộ môn thuộc Khoa Công nghệ thông tin – Đại học Thái Nguyên.
  • Hệ thống mẫu biểu quản lý nhân sự thực tế: Mẫu sơ yếu lý lịch cán bộ (36 trường thông tin), biểu mẫu theo dõi quá trình công tác, diễn biến hưởng lương/phụ cấp, quá trình đào tạo, bồi dưỡng (lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, chuyên môn khác), quan hệ gia đình, quan hệ thân nhân ở nước ngoài, quá trình ra nước ngoài, khen thưởng và kỷ luật.
  • Các mẫu biểu báo cáo thống kê định kỳ gửi Ban Lãnh đạo Khoa và Đại học Thái Nguyên.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Kiến trúc và cơ chế kết nối

Chương trình được thiết kế theo mô hình ứng dụng máy trạm (Desktop Application) chạy trên hệ điều hành Windows:

  • Tầng giao diện: Hệ thống các Form giao diện trực quan trong Visual Basic 6.0 hỗ trợ nhập liệu, chọn lựa qua danh mục và hiển thị dữ liệu dạng bảng lưới.
  • Tầng kết nối dữ liệu: Sử dụng thư viện Microsoft Active Data Objects 2.x và Microsoft ADO Data Control 6.0 (OLEDB). Chuỗi kết nối sử dụng Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0 kết hợp đường dẫn cơ sở dữ liệu tương đối thông qua đối tượng App của Visual Basic nhằm đảm bảo tính linh hoạt khi cài đặt trên các máy tính khác nhau.
+-------------------------------------------------------------+
|               Giao diện người dùng (VB6 Forms)              |
|  (Cập nhật danh mục, Hồ sơ, Tra cứu, Báo cáo thống kê)      |
+-------------------------------------------------------------+
                              |
                              v
+-------------------------------------------------------------+
|           Tầng xử lý logic & ADO Data Provider              |
|      (ADODB.Connection, ADODB.Recordset, ADO Data Control)  |
+-------------------------------------------------------------+
                              |
                              v
+-------------------------------------------------------------+
|                 OLE DB (Microsoft Jet 4.0)                  |
|                 Cơ sở dữ liệu Microsoft Access              |
+-------------------------------------------------------------+

Thiết kế luồng dữ liệu (DFD)

Hệ thống được mô hình hóa luồng thông tin qua 3 cấp độ:

  • Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Xác định hai tác nhân ngoài là "Lãnh đạo khoa" (gửi yêu cầu thống kê/tìm kiếm, nhận báo cáo/kết quả) và "Phòng Tổng hợp" (cung cấp thông tin cập nhật danh mục, hồ sơ cán bộ; gửi yêu cầu và nhận kết quả tra cứu, thống kê).
  • Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Phân rã thành 4 tiến trình chính:
    1. 1.0 Cập nhật danh mục (lưu trữ và đồng bộ các bảng danh mục chuẩn).
    2. 2.0 Cập nhật hồ sơ (tiếp nhận thông tin chi tiết của cán bộ, ghi vào kho dữ liệu hồ sơ cán bộ).
    3. 3.0 Tìm kiếm (nhận yêu cầu tra cứu từ Phòng Tổng hợp, trích xuất dữ liệu từ các kho và trả về kết quả).
    4. 4.0 Thống kê (tổng hợp dữ liệu từ hồ sơ phục vụ công tác báo cáo cho Lãnh đạo khoa và Phòng Tổng hợp).
  • Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Chi tiết hóa thành các tiến trình con:
    • Phân hệ danh mục: Cập nhật đơn vị (1.1), chuyên ngành (1.2), chức vụ (1.3), ngoại ngữ (1.4), quyết định khen thưởng (1.5), quyết định kỷ luật (1.6), thành phần gia đình (1.7), ngạch công chức (1.8).
    • Phân hệ hồ sơ: Cập nhật sơ yếu lý lịch (2.1), diễn biến lương/phụ cấp (2.2), quá trình công tác (2.3), quá trình kiêm nhiệm (2.4), quá trình đào tạo (2.5), phong hàm/học hàm (2.6), bồi dưỡng chính trị (2.7), bồi dưỡng ngoại ngữ (2.8), bồi dưỡng tin học (2.9), bồi dưỡng khác (2.10), quan hệ gia đình (2.11), quan hệ thân nhân nước ngoài (2.12), nước ngoài đã đến (2.13), khen thưởng (2.14), kỷ luật (2.15).

Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý

Cơ sở dữ liệu của hệ thống được xây dựng với các bảng thực thể lưu trữ thông tin cán bộ chi tiết:

Tên bảng CSDL Số trường Các trường dữ liệu tiêu biểu Diễn giải chức năng
SoYeuLyLich 36 MaCanBo (AutoNumber, PK), TenKhaiSinh, TenThuongGoi, SoCMTND, GioiTinh, NgaySinh, NguyenQuan, MaDanToc, MaTonGiao, MaNgach, NgayVaoDoan, LaDangVien, NgayVaoDang, SoHieuCC, NgayVaoBC... Bảng thực thể trung tâm lưu trữ toàn bộ lý lịch nhân sự
DienBienHuongLuong 11 MaCanBo (FK), Tu, NamNangLuong, BacLuong, HeSo, PCCV, PCDT, PCVK, PCTN, PCK, GhiChu Lưu quá trình tăng lương và các khoản phụ cấp chức vụ, trách nhiệm
QuaTrinhDaoTao 9 MaCanBo (FK), Tu, Den, MaBangcap, MaCNganh, CosoDT, NuocDT, HinhthucDT, NamTotNghiep Lưu lịch sử đào tạo chuyên môn, bằng cấp
QuaTrinhNangNgach 3 MaCanBo (FK), Tu, MaNgach Theo dõi quá trình nâng ngạch công chức
PhongHam 3 MaCanBo (FK), MaHocHam, NgayPhong Theo dõi học hàm (Giáo sư, Phó Giáo sư)
QuaTrinhBoiDuongLLCT 7 MaCanBo (FK), Tu, Den, NoidungBD, NoiBD, LopBD, Trinhdo Lưu quá trình bồi dưỡng lý luận chính trị
QuaTrinhBoiDuongNN 6 MaCanBo (FK), Tu, Den, LopDaoTao, NoiDaoTao, MaNgoaiNgu Lưu quá trình bồi dưỡng trình độ ngoại ngữ
QuaTrinhBoiDuongTinHoc 5 MaCanBo (FK), Tu, Den, LopDaoTao, NoiDaoTao Lưu quá trình bồi dưỡng kiến thức tin học
QuaTrinhBoiDuongKhac 7 MaCanBo (FK), Tu, Den, NoidungBD, NoiBD, HinhThucBD, ChungChi Lưu các khóa bồi dưỡng chuyên môn khác
QuaTrinhCongTacTruoc 4 MaCanBo (FK), Tu, Den, LamGi_ODau Quá trình công tác trước khi chuyển về Khoa

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về ngôn ngữ Visual Basic 6

Chương 1 giới thiệu tổng quan về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 của Microsoft. Tác giả phân tích các đặc trưng hướng đối tượng của VB6, quy trình xây dựng ứng dụng qua hai bước cơ bản: thiết kế giao diện biểu mẫu (Form) và lập trình xử lý biến cố (Event-driven Programming). Chương này làm rõ cấu trúc đối tượng thông qua thuộc tính (Property), phương thức (Method) và sự kiện, cũng như vai trò của cửa sổ Properties trong quá trình thiết kế.

Phần tiếp theo của chương hệ thống hóa cú pháp biến, hằng số, phạm vi khai báo (Dim, Static, Public, Global) và các kiểu dữ liệu chuẩn. Tác giả trình bày chi tiết các cấu trúc điều khiển rẽ nhánh (If...Then...Else, Select Case) và các vòng lặp (Do While/Until...Loop, For...Next, For Each...Next). Trọng tâm kỹ thuật của chương 1 là phần khảo sát các công nghệ truy cập cơ sở dữ liệu: so sánh ưu nhược điểm của DAO, ODBC, RDO và ADO. Tác giả phân tích chi tiết cơ chế làm việc của ADO thông qua OLE DB Provider, hướng dẫn cách sử dụng ADODC trên giao diện và cách lập trình hướng đối tượng với thư viện ADODB (đối tượng Connection và Recordset), bao gồm các câu lệnh thiết lập chuỗi kết nối, kiểm tra trạng thái kết nối (adStateOpen, adStateClose), các kiểu con trỏ (CursorType), chế độ khóa bản ghi (LockType) và các thao tác cập nhật mẩu tin (AddNew, Update, Delete, Find).

Chương 2: Phân tích bài toán quản lý hồ sơ cán bộ

Chương 2 tập trung khảo sát hiện trạng thực tế và phân tích bài toán nghiệp vụ tại Khoa Công nghệ thông tin:

  • Cơ cấu tổ chức đơn vị: Gồm Ban Lãnh đạo Khoa (1 Trưởng khoa, 2 Phó Trưởng khoa); 5 đơn vị chức năng và chuyên môn (Phòng Tổng hợp; Phòng Đào tạo, Khoa học và Quan hệ quốc tế; Phòng Công tác Học sinh sinh viên; Phòng Thanh tra, Khảo thí và Đảm bảo chất lượng giáo dục; Phòng Thực hành, Triển khai CNTT & TT; Văn phòng Đoàn Thanh niên); cùng 8 bộ môn chuyên môn (Các hệ thống thông tin, Công nghệ phần mềm, Công nghệ điều khiển tự động, Điện tử viễn thông, Khoa học máy tính, Khoa học cơ bản, Kỹ thuật máy tính, Mạng máy tính và truyền thông).
  • Chức năng nhiệm vụ của Phòng Tổng hợp: Phân tích 14 nhiệm vụ trọng tâm của bộ phận tổ chức cán bộ thuộc Phòng Tổng hợp, bao gồm quy hoạch, tuyển dụng, bổ nhiệm, đào tạo, quản lý hồ sơ lý lịch, thi đua khen thưởng, kỷ luật, chế độ chính sách, tiền lương, an toàn lao động và bảo hiểm cho cán bộ viên chức.
  • Yêu cầu thực tế và mục tiêu phần mềm: Xác định nhu cầu cấp thiết chuyển đổi từ lưu trữ hồ sơ giấy thủ công sang phần mềm; đặt ra các mục tiêu: tra cứu nhanh chóng, đảm bảo số liệu chính xác, tránh dư thừa dữ liệu, hỗ trợ phân quyền người dùng và tự động hóa công tác tổng hợp báo cáo.
  • Hệ thống mẫu biểu và báo cáo: Trình bày chi tiết cấu trúc mẫu sơ yếu lý lịch và 11 bảng theo dõi nghiệp vụ (quá trình công tác, diễn biến lương, đào tạo, bồi dưỡng, quan hệ thân nhân...), đồng thời thiết kế 5 mẫu biểu báo cáo tổng hợp:
    1. Thống kê số lượng cán bộ viên chức theo độ tuổi (phân chia theo giới tính Nam/Nữ và các khung tuổi: 20-30, 31-44, 45-54, 55-60 đối với Nam; 20-30, 31-40, 40-50, 51-55 đối với Nữ).
    2. Thống kê số lượng cán bộ viên chức theo trình độ chuyên môn (Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ, Đại học, Cao đẳng, trình độ khác).
    3. Thống kê số lượng cán bộ viên chức theo phòng ban, bộ môn (phân loại theo diện biên chế và hợp đồng).
    4. Thống kê danh sách cán bộ viên chức theo dân tộc.
    5. Thống kê danh sách cán bộ viên chức theo trình độ ngoại ngữ (tiếng Anh và ngoại ngữ khác).

Chương 3: Phân tích hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ

Chương 3 trình bày toàn bộ quá trình phân tích và thiết kế hệ thống theo phương pháp hướng cấu trúc:

  • Đặt vấn đề thiết kế CSDL: Luận giải sự cần thiết của việc chuẩn hóa quan hệ nhằm triệt tiêu hiện tượng dư thừa dữ liệu và loại bỏ các dị thường khi thực hiện thao tác thêm, sửa, xóa dữ liệu.
  • Xây dựng sơ đồ phân cấp chức năng: Hệ thống hóa toàn bộ chức năng phần mềm thành 4 nhánh lớn: Cập nhật danh mục (8 danh mục), Cập nhật hồ sơ (15 nhóm thông tin nghiệp vụ), Tìm kiếm (7 tiêu chí: theo tên, đơn vị, chức vụ, trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, dân tộc, mã ngạch), và Thống kê (danh sách theo đơn vị, biên chế/hợp đồng, độ tuổi, trình độ...).
  • Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): Mô hình hóa chi tiết dòng chảy thông tin qua DFD mức khung cảnh, DFD mức đỉnh và hệ thống DFD mức dưới đỉnh cho toàn bộ 4 chức năng cốt lõi.
  • Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý: Đặc tả cấu trúc chi tiết của 10 bảng thực thể dữ liệu (SoYeuLyLich, DienBienHuongLuong, QuaTrinhDaoTao, QuaTrinhNangNgach, PhongHam, QuaTrinhBoiDuongLLCT, QuaTrinhBoiDuongNN, QuaTrinhBoiDuongTinHoc, QuaTrinhBoiDuongKhac, QuaTrinhCongTacTruoc), định rõ tên trường, kiểu dữ liệu (Text, Number, Date/Time, AutoNumber, Yes/No), độ rộng và diễn giải ngữ nghĩa.

Chương 4: Thiết kế chương trình

Chương 4 mô tả kết quả lập trình và xây dựng giao diện ứng dụng:

  • Lựa chọn ngôn ngữ: Khẳng định việc lựa chọn Visual Basic 6.0 kết hợp hệ quản trị cơ sở dữ liệu dựa trên tính trực quan, tốc độ xử lý và khả năng hỗ trợ ADO mạnh mẽ trên môi trường Windows.
  • Xây dựng các phân hệ giao diện: Thiết kế các Form biểu mẫu cho chức năng Cập nhật danh mục, Form Cập nhật hồ sơ lý lịch và các quá trình liên quan, Form Tra cứu tìm kiếm dữ liệu đa tiêu chí và phân hệ kết xuất báo cáo thống kê.
  • Đánh giá kết quả và hướng mở rộng: Tổng kết các chức năng đã xây dựng thành công, chạy thử nghiệm và vạch ra các định hướng nâng cấp hệ thống trong tương lai.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

  • Về mặt phân tích thiết kế: Hoàn thành khảo sát chi tiết hiện trạng cơ cấu tổ chức và 14 nhóm chức năng nhiệm vụ quản lý nhân sự tại Khoa Công nghệ thông tin; xây dựng hoàn chỉnh sơ đồ phân cấp chức năng, hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu DFD (mức khung cảnh, mức đỉnh và mức dưới đỉnh) và thiết kế lược đồ cơ sở dữ liệu quan hệ gồm 10 bảng thực thể chính cùng 8 bảng danh mục.
  • Về mặt sản phẩm phần mềm:
    • Xây dựng thành công ứng dụng trên nền tảng Visual Basic 6.0 kết nối qua ADO/OLE DB.
    • Triển khai chức năng Cập nhật danh mục chuẩn nhằm đồng bộ hóa dữ liệu (đơn vị, chức vụ, chuyên ngành, ngoại ngữ, khen thưởng, kỷ luật...).
    • Triển khai chức năng Cập nhật hồ sơ cho phép nhập, sửa, xóa toàn diện 36 thuộc tính sơ yếu lý lịch và các quá trình biến động (lương, đào tạo, bồi dưỡng lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, thân nhân...).
    • Triển khai chức năng Tìm kiếm linh hoạt theo 7 tiêu chí (tên cán bộ, đơn vị, chức vụ, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, dân tộc, mã ngạch công chức).
    • Triển khai chức năng Thống kê kết xuất các biểu mẫu theo dõi nhân sự phục vụ trực tiếp cho Ban Lãnh đạo Khoa và Phòng Tổng hợp.

Đóng góp của đề tài

Đồ án mang lại giải pháp tin học hóa thiết thực, bám sát đặc thù quản lý của Khoa Công nghệ thông tin – Đại học Thái Nguyên thời điểm năm 2008. Khác với các phần mềm quản lý chung chung chưa phù hợp trước đó, chương trình được xây dựng dựa trên chính cơ cấu tổ chức (8 bộ môn, 5 phòng ban) và quy trình nghiệp vụ thực tế của Phòng Tổng hợp, giúp giảm tải thao tác quản lý hồ sơ thủ công trên giấy, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian tra cứu, thống kê nhân sự tại đơn vị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Hạn chế

  • Hệ thống được xây dựng dưới dạng ứng dụng đơn lẻ (Desktop Application) chạy trên môi trường cục bộ, sử dụng cơ sở dữ liệu Microsoft Jet/Access nên khả năng xử lý đồng thời và tính toàn vẹn khi mở rộng quy mô dữ liệu lớn còn hạn chế.
  • Cơ chế bảo mật và phân quyền người dùng mới dừng lại ở mức thiết lập cơ bản.
  • Do giới hạn về thời gian và kiến thức tại thời điểm thực hiện, chương trình mới bước đầu hoàn thành việc cài đặt và chạy thử nghiệm các chức năng chính.

Hướng nghiên cứu tiếp

  • Nâng cấp hệ quản trị cơ sở dữ liệu từ Microsoft Jet/Access lên các hệ quản trị chuyên dụng và mạnh mẽ hơn như Microsoft SQL Server để tăng cường độ an toàn và khả năng lưu trữ.
  • Phát triển hệ thống trên môi trường mạng nội bộ hoặc nền tảng Web nhằm hỗ trợ quản lý phân tán giữa các phòng ban, bộ môn trong toàn trường.
  • Tích hợp thêm các phân hệ quản lý nâng cao như đánh giá thi đua tự động, theo dõi chấm công và quản lý hợp đồng lao động điện tử.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin và Kỹ thuật phần mềm: Cung cấp tài liệu mẫu mực về phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin theo phương pháp hướng cấu trúc (từ khảo sát hiện trạng, xây dựng DFD đa mức, thiết kế mô hình E-R đến đặc tả bảng CSDL quan hệ).
  • Người nghiên cứu và lập trình ứng dụng Visual Basic 6.0 / ADO: Cung cấp hướng dẫn chi tiết về kỹ thuật kết nối CSDL bằng ADO, cách sử dụng ADODC và lập trình đối tượng Connection, Recordset.
  • Cán bộ quản trị nhân sự tại các cơ sở đào tạo: Tham khảo hệ thống biểu mẫu nghiệp vụ và mô hình phân loại dữ liệu quản lý hồ sơ cán bộ viên chức theo đặc thù trường đại học.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu tổ chức của Khoa Công nghệ thông tin trong đồ án gồm những bộ phận nào?
Cơ cấu tổ chức của Khoa tại thời điểm khảo sát gồm: Ban Lãnh đạo Khoa (1 Trưởng khoa, 2 Phó Trưởng khoa); 5 phòng chức năng và chuyên môn cùng 1 văn phòng Đoàn (Phòng Tổng hợp; Phòng Đào tạo, Khoa học và Quan hệ quốc tế; Phòng Công tác HSSV; Phòng Thanh tra, Khảo thí và ĐBCLGD; Phòng Thực hành, Triển khai CNTT&TT; Văn phòng Đoàn TN); và 8 bộ môn (Các hệ thống thông tin, Công nghệ phần mềm, Công nghệ điều khiển tự động, Điện tử viễn thông, Khoa học máy tính, Khoa học cơ bản, Kỹ thuật máy tính, Mạng máy tính và truyền thông).

2. Kỹ thuật kết nối cơ sở dữ liệu chính được lựa chọn và sử dụng trong đồ án là gì?
Tác giả lựa chọn kỹ thuật ADO (ActiveX Data Objects) kết hợp với nhà cung cấp dữ liệu Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider (Microsoft.Jet.OLEDB.4.0) để làm việc với cơ sở dữ liệu Microsoft Access, thông qua cả hai hình thức: điều khiển giao diện Microsoft ADO Data Control 6.0 (OLEDB) và lập trình đối tượng trực tiếp qua thư viện ADODB (Connection, Recordset).

3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống bao gồm những tiến trình chính nào?
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống gồm 4 tiến trình chính: (1) Cập nhật danh mục; (2) Cập nhật hồ sơ; (3) Tìm kiếm; và (4) Thống kê.

4. Bảng cơ sở dữ liệu trung tâm SoYeuLyLich quản lý bao nhiêu trường thông tin?
Bảng SoYeuLyLich được thiết kế với 36 trường thông tin, bao gồm các dữ liệu cốt lõi: MaCanBo, TenKhaiSinh, TenThuongGoi, BiDanh, SoCMTND, NoiCap, NgayCap, GioiTinh, NgaySinh, NguyenQuan, DiaChiTT, MaDanToc, MaTonGiao, MaNgach, NgayVaoDoan, LaDangVien, NgayVaoDang, SoHieuCC, NgayVaoBC, CamDoan...

5. Phần mềm hỗ trợ kết xuất những mẫu báo cáo thống kê nhân sự nào?
Phần mềm hỗ trợ tạo 5 loại báo cáo thống kê chính: (1) Thống kê số lượng cán bộ viên chức theo độ tuổi (phân theo nhóm tuổi Nam/Nữ); (2) Thống kê theo trình độ chuyên môn (GS, PGS, TS, ThS, ĐH, CĐ...); (3) Thống kê theo phòng ban, bộ môn (phân loại biên chế, hợp đồng); (4) Thống kê danh sách theo dân tộc; (5) Thống kê danh sách theo trình độ ngoại ngữ.

Kết luận

Đồ án tốt nghiệp "Xây dựng chương trình Quản lý nhân sự Khoa Công nghệ thông tin" của sinh viên Nguyễn Việt Hưng đã giải quyết bài toán tin học hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ tại một đơn vị đào tạo đại học cụ thể. Bằng việc kết hợp phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu trúc và công nghệ lập trình Visual Basic 6.0 với ADO/OLE DB, tác giả đã xây dựng thành công phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản lý danh mục, cập nhật hồ sơ chi tiết, tra cứu đa tiêu chí và kết xuất báo cáo thống kê. Công trình là tài liệu tham khảo có giá trị thực tiễn và học thuật cho sinh viên ngành Công nghệ thông tin trong việc nghiên cứu và phát triển các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu vừa và nhỏ.