Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh phát triển hiện đại, công tác tổ chức hội họp và sự kiện đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Tại Trường Đại học Thành Đông, với hơn 400 học viên cao học và khoảng 3500 sinh viên đại học, công tác này càng trở nên quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển bền vững. Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác tổ chức hội họp và sự kiện tại trường chưa được chuẩn hóa đầy đủ, do trình độ đội ngũ cán bộ còn hạn chế và thiếu các quy chuẩn bài bản, khoa học. Nghiên cứu này nhằm chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện tại Trường Đại học Thành Đông trong giai đoạn 2016-2021, tập trung tại trụ sở chính ở Hải Dương. Mục tiêu cụ thể là hệ thống hóa lý luận về chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện, khảo sát thực trạng tại trường, đánh giá các hạn chế và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả. Việc chuẩn hóa được kỳ vọng góp phần tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian, nâng cao uy tín và thương hiệu của nhà trường, đồng thời tạo nền tảng phát triển bền vững trong quản trị văn phòng và hoạt động giáo dục.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình quản trị văn phòng, tổ chức hội họp và sự kiện, cùng khái niệm chuẩn hóa trong quản lý. Hai lý thuyết trọng tâm gồm:

  • Lý thuyết quản trị hội họp và sự kiện: Hội họp được hiểu là hoạt động tập hợp từ hai người trở lên nhằm trao đổi, thảo luận và ra quyết định, trong khi tổ chức sự kiện là quá trình lập kế hoạch, chuẩn bị và điều hành các hoạt động nhằm truyền đạt thông điệp cụ thể đến đối tượng tham gia. Các nguyên tắc tổ chức hội họp bao gồm đảm bảo thời gian, trách nhiệm rõ ràng, công bằng và minh bạch; tổ chức sự kiện cần đảm bảo uy tín, trách nhiệm và hiệu quả truyền thông.

  • Lý thuyết chuẩn hóa công tác tổ chức: Chuẩn hóa là việc xác lập các chuẩn mực, quy chế, quy định nhằm đưa hoạt động vào khuôn khổ khoa học, minh bạch và hiệu quả. Mức độ chuẩn hóa gồm ban hành quy chế, áp dụng tiêu chuẩn và quy chuẩn. Các biện pháp chuẩn hóa bao gồm xây dựng chuẩn mực, phổ biến hướng dẫn, kiểm tra đánh giá và cải tiến liên tục.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: hội họp, sự kiện, tổ chức hội họp, tổ chức sự kiện, chuẩn hóa, quy chế, quy định, biện pháp chuẩn hóa.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp định tính và định lượng:

  • Nguồn dữ liệu: Thu thập từ tài liệu lý luận, văn bản quy chế của Trường Đại học Thành Đông, khảo sát thực tế các cuộc họp và sự kiện tại trường, phỏng vấn cán bộ phòng Hành chính - Tổng hợp, quan sát trực tiếp và thu thập hình ảnh, biên bản họp.

  • Phương pháp phân tích: Phân tích hệ thống và tổng hợp lý luận; thống kê số liệu khảo sát về tổ chức hội họp và sự kiện; phân tích so sánh thực trạng với lý thuyết chuẩn hóa; đánh giá ưu nhược điểm và nguyên nhân.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Khảo sát các cuộc họp định kỳ và sự kiện lớn trong giai đoạn 2016-2021 tại trụ sở chính, với sự tham gia của Ban Giám hiệu, cán bộ phòng ban, giảng viên và nhân viên liên quan.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung trong năm 2021, khảo sát dữ liệu 5 năm gần nhất (2016-2021), phân tích và đề xuất giải pháp trong cùng năm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Chưa chuẩn hóa đầy đủ quy trình tổ chức hội họp và sự kiện: Khoảng 70% các cuộc họp và sự kiện tại Trường Đại học Thành Đông chưa áp dụng đầy đủ các quy chế, quy định chuẩn hóa. Các cuộc họp giao ban hàng tuần và sự kiện lớn như lễ khai giảng, ngày nhà giáo Việt Nam được tổ chức tương đối bài bản, nhưng các cuộc họp nội bộ nhỏ hơn còn thiếu sự chuẩn hóa về nội dung và hình thức.

  2. Phân công trách nhiệm chưa rõ ràng và đồng bộ: Phòng Hành chính - Tổng hợp chịu trách nhiệm chính trong tổ chức hội họp và sự kiện, nhưng việc phối hợp với các phòng ban khác chưa đồng bộ, dẫn đến một số sự kiện bị chồng chéo hoặc thiếu chuẩn bị kỹ lưỡng. Khoảng 60% ý kiến khảo sát cho rằng cần cải thiện công tác phối hợp.

  3. Chuẩn hóa về trang trí, lễ tân và văn bản còn hạn chế: Các sự kiện lớn được chuẩn hóa tốt về mặt trang trí, lễ tân và mẫu văn bản, tuy nhiên các sự kiện nhỏ và họp nội bộ chưa đồng nhất. Khoảng 55% sự kiện nhỏ chưa có mẫu biên bản, lời khai mạc chuẩn hóa.

  4. Ý thức và trình độ cán bộ tổ chức còn hạn chế: Đội ngũ cán bộ và giảng viên tham gia tổ chức hội họp và sự kiện chưa được đào tạo bài bản về chuẩn hóa, dẫn đến việc thực hiện chưa đồng đều và thiếu chuyên nghiệp. Khoảng 65% cán bộ được khảo sát mong muốn được tập huấn thêm về kỹ năng tổ chức.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên là do chưa có hệ thống quy chế, quy định đầy đủ và chưa phổ biến rộng rãi đến toàn bộ cán bộ, giảng viên. So với các nghiên cứu trong ngành quản trị văn phòng, việc chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện tại Trường Đại học Thành Đông còn ở mức sơ khai, chưa đạt chuẩn mực khoa học và chuyên nghiệp. Việc thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban cũng làm giảm hiệu quả tổ chức. Tuy nhiên, trường đã có những bước tiến quan trọng trong việc tổ chức các sự kiện lớn, thể hiện qua việc thuê đơn vị tổ chức chuyên nghiệp và xây dựng quy trình chuẩn. Kết quả khảo sát có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện tỷ lệ áp dụng chuẩn hóa theo loại hình sự kiện và bảng tổng hợp ý kiến cán bộ về các khía cạnh chuẩn hóa. Ý nghĩa của nghiên cứu là làm rõ thực trạng, từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp và sự kiện, góp phần phát triển bền vững của nhà trường.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định chuẩn hóa: Ban hành bộ quy chế chi tiết về tổ chức hội họp và sự kiện, bao gồm quy trình, mẫu văn bản, tiêu chuẩn trang trí và lễ tân. Thời gian thực hiện trong 6 tháng, do Ban Giám hiệu phối hợp với phòng Hành chính - Tổng hợp chủ trì.

  2. Tăng cường phổ biến, đào tạo và tập huấn kỹ năng tổ chức: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho cán bộ, giảng viên về kỹ năng tổ chức hội họp và sự kiện theo chuẩn hóa. Mục tiêu nâng tỷ lệ cán bộ được đào tạo lên 90% trong vòng 1 năm, do phòng Đào tạo và phòng Hành chính - Tổng hợp phối hợp thực hiện.

  3. Phân công rõ ràng, tăng cường phối hợp liên phòng ban: Thiết lập cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa phòng Hành chính - Tổng hợp với các phòng ban, khoa, trung tâm trong công tác tổ chức hội họp và sự kiện. Xây dựng kế hoạch phối hợp cụ thể, đánh giá hiệu quả hàng quý.

  4. Áp dụng công nghệ trong tổ chức hội họp và sự kiện: Xây dựng và triển khai hình thức tổ chức hội họp và sự kiện trực tuyến, đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh và xu hướng số hóa. Ban hành quy định tổ chức họp trực tuyến, trang bị thiết bị kỹ thuật cần thiết trong 12 tháng tới.

  5. Tăng cường kiểm tra, đánh giá và cải tiến liên tục: Thiết lập hệ thống kiểm tra, đánh giá định kỳ công tác tổ chức hội họp và sự kiện, từ đó điều chỉnh, cải tiến quy trình và quy chế cho phù hợp thực tế. Báo cáo kết quả hàng năm trình Ban Giám hiệu.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám hiệu và lãnh đạo các trường đại học, cao đẳng: Giúp hiểu rõ tầm quan trọng của chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện, từ đó nâng cao hiệu quả quản trị và phát triển thương hiệu nhà trường.

  2. Phòng Hành chính - Tổng hợp và các phòng ban liên quan: Cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn để xây dựng quy trình, quy chế chuẩn hóa, đồng thời áp dụng các giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức.

  3. Cán bộ, giảng viên và nhân viên tham gia tổ chức hội họp, sự kiện: Nâng cao nhận thức, kỹ năng và trách nhiệm trong công tác tổ chức, góp phần tạo nên các sự kiện chuyên nghiệp, hiệu quả.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành Quản trị văn phòng, Quản lý giáo dục: Là tài liệu tham khảo quý giá về lý luận và thực tiễn chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện trong môi trường giáo dục đại học.

Câu hỏi thường gặp

  1. Chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện là gì?
    Chuẩn hóa là việc xây dựng và áp dụng các quy chế, quy định, tiêu chuẩn nhằm đưa công tác tổ chức hội họp và sự kiện vào khuôn khổ khoa học, minh bạch và hiệu quả. Ví dụ, việc sử dụng mẫu biên bản họp thống nhất giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng báo cáo.

  2. Tại sao cần chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện tại các trường đại học?
    Chuẩn hóa giúp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm nguồn lực, tạo hình ảnh chuyên nghiệp và tăng uy tín của nhà trường. Trong thực tế, các trường có quy trình chuẩn hóa thường tổ chức sự kiện thành công hơn và nhận được sự đánh giá cao từ sinh viên, đối tác.

  3. Những khó khăn thường gặp khi chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện?
    Khó khăn gồm thiếu quy chế cụ thể, trình độ cán bộ chưa đồng đều, thiếu sự phối hợp liên phòng ban và hạn chế về nguồn lực kỹ thuật. Ví dụ, nhiều cán bộ chưa được đào tạo bài bản nên chưa thực hiện đúng quy trình chuẩn hóa.

  4. Giải pháp nào hiệu quả để nâng cao chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện?
    Xây dựng quy chế chi tiết, đào tạo cán bộ, tăng cường phối hợp, áp dụng công nghệ và kiểm tra đánh giá thường xuyên là các giải pháp thiết thực. Một số trường đã áp dụng họp trực tuyến thành công, tiết kiệm chi phí và thời gian.

  5. Chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện ảnh hưởng thế nào đến hoạt động của trường?
    Chuẩn hóa giúp nâng cao chất lượng các cuộc họp, sự kiện, từ đó thúc đẩy công tác quản lý, tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và tăng cường sự gắn kết trong nhà trường. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả đào tạo và phát triển bền vững.

Kết luận

  • Luận văn đã hệ thống hóa lý luận về chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện, làm rõ các khái niệm, nguyên tắc và quy trình liên quan.
  • Khảo sát thực trạng tại Trường Đại học Thành Đông cho thấy công tác tổ chức hội họp và sự kiện chưa được chuẩn hóa đầy đủ, còn nhiều hạn chế về quy trình, phân công và kỹ năng tổ chức.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể gồm xây dựng quy chế, đào tạo cán bộ, tăng cường phối hợp, áp dụng công nghệ và kiểm tra đánh giá nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức.
  • Nghiên cứu có ý nghĩa thực tiễn quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng quản trị văn phòng và phát triển bền vững của nhà trường trong giai đoạn tới.
  • Khuyến nghị các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp đề xuất, tổ chức đào tạo và xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công tác tổ chức hội họp và sự kiện trong vòng 1-2 năm tới.

Hành động ngay hôm nay để chuẩn hóa công tác tổ chức hội họp và sự kiện, góp phần xây dựng môi trường giáo dục chuyên nghiệp và phát triển bền vững!