Chương 1 trang 8 đã viết: “Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gom sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc 17 thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thé nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyền tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện. Các hoạt động dịch vụ cung cấp trực tiếp cho nhóm tập thé đối tượng những giá trị phải thanh toán hoặc miễn phí nhằm truyền đạt một thông điệp nào đó của người chủ sở hữu có thê được coi là tổ chức sự kiện.” Trên cơ sở những khái niệm đã tìm hiểu, có thé hiểu khái niệm về tổ chức sự kiện như sau: “là hoạt động giúp truyền đạt những thông điệp tới những đối tưởng có ảnh hưởng đến lợi ích của nhà đầu tư sự kiện và tổ chức sự kiện, nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau trên tất cả các khía cạnh của đời sống xã hội - kinh tế”. Phân loại hột họp và sự kiện Có rất nhiều cách dé phân chia hội hop và sự kiện thành các nhóm, đầu tiên là cách phân loại các hình thức họp. Những cách phân chia sau đây chỉ mang tính chất tương đối vì có sự đan xen giữa các hình thức sự kiện, mục đích và cả người chủ tổ chức cuộc họp.
Có thê sắp xếp các cuộc hội họp theo các nhóm sau: Hội họp nội bộ tại cơ quan tô chức (Bussiness and Corporate Events): đối tượng của hình thức họp này được xác định dựa trên các mối quan hệ của mỗi cơ quan, tô chức như ban lãnh đạo; cán bộ nhân viên trong don vi; các cô dong; khách và đối tác. Các cuộc họp thường thấy là: Dai hội đồng cổ đông, Họp ban lãnh đạo, họp đơn vị, Hội nghị triển khai công tác, tổng kết hoặc khen thưởng, lễ khai giảng, lễ tốt nghiệp và trao bằng, lễ công bố, mít tinh (meeting), lễ ký kết (Signing Ceremony), lễ động thổ (Ground Breaking), lễ khánh thành (Grand Opening). Mục đích của các cuộc họp này là nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tăng sự găn kêt của các thành viên trong tô 18 chức, củng cố hình ảnh của Công ty trong mắt đối tác (nếu tô chức họp đối tác) hay xây dựng hình ảnh của cơ quan, doanh nghiệp trên các phương tiện truyền thông. Hội họp hướng đến công chúng, khách hàng (Consumer Events): đây thường là các cuộc họp, sự kiện có mục đích quảng bá thương hiệu (branding), nó nằm trong chiến dịch quan hệ công chúng của công ty.
Thông qua sự kiện sẽ kích thích hành vi mua hàng và đồng thời tương tác với khách hàng. Một số các sự kiện hướng tới các khách hàng tiêu biểu như: tư van sản phẩm, dịch vụ, tung sản phẩm mới (Product Launch New), hội nghị khách hang (Customer conference), họp báo (Press conference), thi đấu (Tournament, Contest), giai tri van nghé (Entertaiment, Music show), lễ hội (Festive Event), hội chợ, triển lãm (Trade show, Exhibition), biểu diễn thời trang (Fashion show). Hội họp mang tính nhà nước, chính phủ (Government Events, Civic Events): các cuộc họp này thường do các cơ quan nhà nước hay tổ chức mang mục đích chính trị - xã hội như các buôi hội nghị lớn (Convention), diễn dan hợp tác (Cooperation), lễ kỷ niệm các ngày lễ lớn của dân tộc, các Festival cấp độ quốc gia hoặc địa phương, họp Quốc hội, họp tiếp xúc cử tri. Hội họp công đồng, các sự kiện phi lợi nhuận (Community, Non- profit Events): các sự kiện cộng đồng thường do các tô chức xã hội, các tô chức phi chính phủ thực hiện, hoặc do các công ty thực hiện với mục đích hướng tới xã hội, vì cộng đồng.
Một số hình thức tiêu biểu như: sự kiện gây quỹ (Fundraising), trao đổi thông tin và hành động vì môi trường, ngày hội hiến máu. Hội họp của cá nhân (Personal/ Private Events): đây là hình thức hội họp do các cá nhân, gia đình là người tổ chức. Các cuộc họp thường gắn với đời sống xã hội của mỗi cá nhân như đám cưới, đám hiếu, sinh nhật, ngày kỷ niệm (Anniversary) hay tiệc mừng (Ceremony). 19 Các hình thức của hội họp rất đa dạng ở từng lĩnh vực của đời sống và công việc, tùy từng tính chat của mỗi van dé ma các cuộc họp cũng sẽ được sắp xếp và diễn ra khác nhau.
Trên đó là các hình thức của hội họp có sự đan xen giữa các hình thức sự kiện, vì hội họp là giai đoạn đầu của tổ chức sự kiện. Hội họp để lên kế hoạch cho mỗi sự kiện sắp diễn ra thật suôn sẻ và thành công. Trên phương diện cùng đặc điểm với các hình thức của hội họp, về các khía cạnh của đời sống và công việc thì các hình thức của tổ chức sự kiện cũng mang nhiều điểm giống. Sau đây là các hình thức của tô chức sự kiện: Các loại hình của tổ chức sự kiện cũng dựa trên những hoạt động kinh doanh trên mọi lĩnh vực của đời sống, được phân loại theo các tiêu chí sau: Theo quy mô, lãnh thổ: quy mô của sự kiện là một tiêu chí định lượng, nhưng cũng phải dựa vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện để xác định quy mô.
Trong đó bao gồm sự kiện lớn là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế và sự kiện nhỏ có mức độ ảnh hưởng hẹp. Đối với lãnh thổ thì có thé chia thành các sự kiện địa phương, sự kiện của một vùng, sự kiện quốc gia, sự kiện quốc tế. Theo thời gian: có thé căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ. Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thé chia thành sự kiện dài ngày và sự kiện ngắn ngày.
Theo tính mùa vụ có thể chia thành sự kiện thường niên diễn ra và mỗi năm ở những thời điểm nhất định (lễ tổng kết, lễ tốt nghiệp, lễ khai giảng.); và sự kiện không thường niên, không có hiện tượng lặp lại ở các năm (lễ khai trương, hội thảo du hoc. Theo hình thức và mục dich: đây là cách phân loại phổ biến trong nghiệp vụ tô chức sự kiện. Hình thức tổ chức sự kiện chủ yếu phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với nhau. Vì thế, có thể chia thành các nhóm như sau: 20 Sự kiện kinh doanh: là những sự kiện có liên quan đến các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp, tô chức, cơ quan.
Đó là các sự kiện: lễ khai trương, lễ khánh thành, triển lãm, hội chợ thương mai, hội nghị khách hàng. Sự kiện giáo dục, khoa học: là những sự kiện liên quan đến ngành giáo dục và khoa học nghiên cứu. Các hoạt động cụ thé như: hội nghị, hội thảo về văn hóa giáo dục (diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du học.); hội giảng giáo viên dạy gidi, lễ bảo vệ khóa luận, luận văn, luận án. Sự kiện văn hóa truyền thống: là những sự kiện liên quan đến văn hóa, truyền thống, tôn giáo - tín ngưỡng và phong tục tập quán (lễ hội truyền thong, ma chay, cưới hỏi, giao lua văn hóa, sinh nhật.
Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí: là những sự kiện liên quan đến âm nhạc, nghệ thuật, giải trí (event giải trí, hội thi nghệ thuật, biểu diễn từ thiện.) Sự kiện thé thao: là những sự kiện liên quan đến các hoạt động thể thao như thi đấu bóng đá, bóng truyền, bơi lội., đón tiếp, chào mừng và tiễn đoàn và các câu lạc bộ. Sự kiện nhà nước/ chính thống (Government events): đây là loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng, vì thế chủ đầu tư sự kiện là các cơ quan nhà nước. Các sự kiện đó là: tổng kết, khen thưởng, tuyên dương, hội thảo, hội nghị, hop báo, hội nghị thương mai. Sự kiện truyền thông: là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một hoặc các cơ quan truyền thông bao chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia tài trợ trong quá trình tiễn hành sự kiện.
Các sự kiện như: quảng bá thương hiệu, họp báo, thông cáo báo chí. Trong thực tế, các loại hình hội họp và sự kiện cũng còn tùy thuộc vào nhiều yêu tố khác, việc phân loại như đã trình bay chi mang tính chất tương đối dé có cơ sở bám lý thuyết vào thực tế. Nguyên tắc và quy trình tổ chức hội hop và sự kiện Trong tô chức hội họp và sự kiện cũng có những nguyên tắc và quy trình dé một cuộc họp hay một buổi “event” diễn ra thành công và hiệu quả. Nguyên tắc trong t6 chức hội họp: Nguyên tắc của cuộc họp là luôn đảm bảo chính xác về thời gian, trách nhiệm của người chủ trì và người tham gia phải luôn được đề cao dé dam bao tính công bằng và minh bạch trong mỗi cuộc họp.
Nguyên tắc của tô chức sự kiên: Tổ chức sự kiện có nguyên tắc là luôn đảm bảo uy tín và trách nhiệm từ nhà đầu tư sự kiện đến nhà tổ chức sự kiện dé người tham dự sự kiện có lòng tin và van dé mình đang quan tâm. Quy trình tổ chức một cuộc họp có rất nhiều các khâu: Chuẩn bị cuộc họp: Đề một cuộc họp diễn ra thành công cần phải chuẩn bị các yếu tố đó là: Xác định mục tiêu của cuộc họp là dé giải quyết van đề gi? Vì mục tiêu cuộc họp giúp các thành phần tham dự định hướng trước được nhiệm vụ và năng lực của mỗi người trong cuộc họp; Xác định thành phần tham gia: là những người có kiến thức, liên quan và thực thi những công việc sắp được bàn giao dé có thé làm việc hiệu quả hơn; là những người có thâm quyền đề ra quyết định; Xác định thời gian, địa điểm họp: trước khi thông báo bắt đầu cuộc họp thì cần phải xác định thời gian diễn ra vào lúc nào và ở đâu. Căn cứ vào thành phần, cơ cấu, trình độ chuyên môn, nội dung dé xác định thời gian và địa điểm cuộc họp. Thông báo mời họp: các hình thức dé thông báo một cuộc họp có thể là gửi thư mời hoặc gửi thư điện tử, gọi điện hoặc mời trực tiếp.
Chương trình họp: dé sắp xếp được một cuộc họp hiệu quả thì quan trong nhất là nội dung của cuộc họp. Đó là bản thông tin ngắn gọn, đầy đủ yếu tố dé những người tham gia và chịu trách nhiệm trong cuộc hop nắm bắt, 22 thực hiện công việc.