Chương 1. Cơ sở lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng Chương 2. Thực trạng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Chương 3. Đề xuất giải pháp tiếp tục chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam.
7 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG Cho đến nay, mặc dù Quản trị văn phòng đã được công nhận là một ngành độc lập trong hệ thống danh mục ngành đào tạo bậc đại học và sau đại học ở Việt Nam, nhưng hệ thống lý luận và lý thuyết về Quản trị văn phòng vẫn còn đang trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện. Chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một nội dung và nhiệm vụ quan trọng trong lý luận về Quản trị văn phòng, nhưng cho đến nay vẫn chưa có nhiều công trình nghiên cứu (như đã trình bày ở phần lịch sử nghiên cứu vấn đề). Vì thế, để làm rõ một số vấn đề lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng, chúng tôi đã tham khảo các công trình nghiên cứu trước và đặc biệt là nội dung một số bài giảng cao học ngành Quản trị văn phòng1. Dưới đây là những vấn đề lý luận cơ bản về chuẩn hóa hoạt động văn phòng được chúng tôi tổng hợp từ các tài liệu nói trên.
Những khái niệm cơ bản đƣợc sử dụng trong luận văn 1. Văn phòng Hiện nay, qua khảo sát các công trình nghiên cứu ở Việt Nam, chúng tôi thấy khái niệm “Văn phòng” đang được hiểu và giải thích theo nhiều cách khác nhau. Trong bài viết năm 2005, từ góc độ nghiên cứu về khoa học tổ chức, PGS.TS Nguyễn Hữu Tri cho rằng, có thể xác định cách hiểu từ « văn phòng » theo hai nghĩa sau2 : 1 Để làm rõ các vấn đề lý luận về chuẩn hóa hoạt động văn phòng, ngoài các giáo trình về quản trị văn phòng đã được xuất bản ở Việt Nam, chúng tôi đã tham khảo và vận dụng nội dung bài giảng thuộc hai học phần: 1/ Lý luận và lý thuyết về quản trị văn phòng và 2/ Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng của PGS.TS Vũ Thị Phụng (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quôc sgia Hà Nội)- Tài liệu lưu hành nội bộ. 2 Nguyễn Hữu Tri (2005): Một số nhận thức về văn phòng, quản trị văn phòng và đào tạo nhân lực quản trị văn phòng trong tương lai.
In trong Kỷ yếu hội thảo Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn. NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr 15. 8 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
- Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Theo Nguyễn Thành Độ và Cộng sự (2012), văn phòng (nghĩa rộng) là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Ở các cơ quan thẩm quyền chung, có quy mô lớn thì thành lập văn phòng như Văn phòng Quốc Hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty,.) còn ở các cơ quan đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng thường là phòng Hành chính tổng hợp.
Theo nghĩa hẹp, văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó.TS Vũ Thị Phụng (2010)3 Văn phòng là một đơn vị hoặc bộ phận trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan, doanh nghiệp, có chức năng tham mưu, thông tin tổng hợp, hậu cần. Tùy theo quy mô và phạm vi hoạt động, bộ phận này ở các cơ quan, doanh nghiệp có thể gọi là: Văn phòng hoặc Phòng Hành chính/ Phòng Hành chính - Tổng hợp. Vai trò chủ yếu của bộ phận này là quản lý, tổng hợp thông tin và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp để tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động chung, đồng thời kiểm soát thủ tục hành 3 PGS.TS Vũ Thị Phụng: Quản trị văn phòng doanh nghiệp - Một lĩnh vực cần được đẩy mạnh nghiên cứu và đào tạo ở Việt Nam. Kỷ yếu Hội thảo Khoa học quốc gia Đổi mới hoạt động khoa học và công nghệ để nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực về kinh tế - quản trị kinh doanh trong các trường đại học phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.
9 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chính, đảm bảo các điều kiện cần thiết như cơ sở vật chất, phương tiện và điều kiện làm việc cho cơ quan, doanh nghiệp. Trên cơ sở tham khảo định nghĩa của PGS.TS Vũ Thị Phụng và cách giải thích khái niệm « Văn phòng » theo nghĩa hẹp của các tác giả Nguyễn Hữu Tri và Nguyễn Thành Độ ở trên, để phù hợp với phạm vi nghiên cứu của đề tài, trong luận văn này, chúng tôi sử dụng khái niệm « văn phòng » theo cách hiểu sau : Văn phòng là bộ phận có chức năng tham mưu tổng hợp; quản lý và cung cấp thông tin văn bản cho hoạt động quản lý, điều hành; đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện và điều kiện làm việc cho cơ quan, doanh nghiệp. Hoạt động văn phòng Hoạt động là từ để chỉ các công việc, nhiệm vụ được một hoặc nhiều người, một hoặc nhiều bộ phận triển khai, thực hiện nhằm hướng tới mục tiêu nhất định. Trên cơ sở khái niệm “văn phòng” đã trình bày ở phần trên, có thể giải thích thuật ngữ “hoạt động văn phòng” như sau: Hoạt động văn phòng là những công việc, nhiệm vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ của bộ phận văn phòng, do bộ phận văn phòng triển khai, thực hiện, nhằm hướng tới mục tiêu đảm bảo nguồn thông tin văn bản và các phương tiện, điều kiện làm việc tốt nhất cho cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
Với cách hiểu trên, căn cứ vào hệ thống lý luận về Quản trị văn phòng đã được học, chúng tôi xác định các hoạt động sau đây thuộc hoạt động văn phòng: 1/ Quản lý hệ thống văn bản 2/ Quản lý các hồ sơ, minh chứng 3/ Công tác lễ tân 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4/ Quản lý cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc 5/ Xây dựng cảnh quan, môi trường làm việc 1. Chuẩn hóa Theo Từ điển Hán - Việt của Trần Văn Chánh4, “chuẩn” là căn cứ, mẫu mực; “hóa” là biến đổi, thay đổi, hướng tới5 Theo Đại từ điển tiếng Việt6, chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực. Trong đó, chuẩn mực được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu. Từ những định nghĩa trên, trong luận văn này, nội hàm của thuật ngữ “Chuẩn hóa” được chúng tôi sử dụng bao gồm các vấn đề sau7: - Tạo ra (xây dựng, ban hành hoặc công bố) các chuẩn mực; - Phổ biến, hướng dẫn những chuẩn mực đó tới các đối tượng có liên quan; - Kiểm tra, giám sát và đánh giá, xử lý kết quả thực hiện theo các chuẩn mực đã được ban hành.
Hiện nay, chuẩn mực được áp dụng trong các cơ quan, doanh nghiệp thường gồm hai mức độ: tiêu chuẩn và quy chuẩn. - Tiêu chuẩn là quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao 4 Trần Văn Chánh: Từ điển Hán Việt, NXB Trẻ, TP Hồ Chí Minh, 1999 (dẫn theo https://hvdic.net/hv) 5 Dẫn theo: https://hvdic.net/hv 6 Nguyễn Như Ý: Đại từ điển Tiếng Việt, NXB Văn hóa Thông tin, năm 1999 (dẫn theo https://hvdic.net/hv) 7 Tham khảo thêm bài giảng cao học “Lý luận và lý thuyết về quản trị văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị Phụng (Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội). Tài liệu lưu hành nội bộ 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chất lượng và hiệu quả của các đối tượng này (Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm, 2006). - Quy chuẩn là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, quá trình, môi trường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế – xã hội phải tuân thủ (Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn năm, 2006).
Tuy nhiên, cách phân biệt chuẩn mực thành hai loại như trên thường được áp dụng cho những vấn đề có tính kỹ thuật, công nghệ. Trong lĩnh vực quản lý hành chính, do đặc thù riêng, nên nhiều chuẩn mực khó tách bạch thành tiêu chuẩn và quy chuẩn. Vì vậy, trong luận văn này, chúng tôi không đi sâu vào mức độ chuẩn hóa mà tập trung vào các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng do cơ quan nhà nước hoặc do chính doanh nghiệp ban hành và áp dụng. Thông qua các quy chế, quy định và kết quả thực hiện trong thực tế, chúng ta có thể đánh giá được tình hình và hiệu quả của việc chuẩn hoá hoạt động văn phòng ở các cơ quan, doanh nghiệp.
Chuẩn hóa hoạt động văn phòng Từ cách hiểu các khái niệm cơ bản: văn phòng, hoạt động văn phòng, chuẩn hóa ở trên, “chuẩn hóa hoạt động văn phòng” được hiểu là các biện pháp của cơ quan, doanh nghiệp nhằm ban hành, phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng, đồng thời kiểm tra và xử lý kết quả thực hiện trên cơ sở các quy chế và quy định đang còn hiệu lực. Cơ sở lý thuyết và mục tiêu của việc chuẩn hóa hoạt động văn phòng 1. Cơ sở lý thuyết Chuẩn hóa hoạt động văn phòng là một trong những mục tiêu và nội dung cơ bản của Quản trị văn phòng, nhằm hướng tới mục tiêu đưa các hoạt động (công việc, nhiệm vụ) văn phòng đi vào nề nếp, tạo sự thống nhất và hiệu quả. 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trên thực tế, không phải chỉ có hoạt động văn phòng mới cần chuẩn hóa.