Cấu trúc tổ chức trong ngành quảng cáo tại Việt Nam: Nghiên cứu trường hợp FPT Media

Luận văn thạc sĩ phân tích cấu trúc doanh nghiệp quảng cáo tại Việt Nam, lấy ví dụ từ FPT Media, công ty tài trợ và phát triển công nghệ.

• Tác giả: Pham Vu Duc
• Người hướng dẫn: TS. Tang Ngoc Cau
• Trường học: Vietnam National University, Hanoi
• Chuyên ngành: Business Administration
• Đề tài: Cấu Trúc Tổ Chức Trong Ngành Quảng Cáo Tại Việt Nam: Nghiên Cứu Trường Hợp FPT Media
• Loại tài liệu: Thesis
• Năm xuất bản: 2007
• Địa điểm: Hanoi

Tóm tắt

I. Tổng Quan Cấu Trúc Tổ Chức Ngành Quảng Cáo Tại VN

Ngành quảng cáo tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng, kéo theo sự đa dạng trong cấu trúc tổ chức của các công ty. Nghiên cứu cho thấy, mô hình tổ chức ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu quản lý và hoạt động của các phòng ban chức năng trong ngành, đồng thời đưa ra đánh giá về thực trạng tại FPT Media. Theo nghiên cứu, việc hiểu rõ lý thuyết về cơ cấu tổ chức là bước đầu tiên để xây dựng một mô hình hoạt động hiệu quả, phù hợp với đặc thù của thị trường Việt Nam.

1.1. Giới Thiệu Chung Về Ngành Quảng Cáo Việt Nam

Ngành quảng cáo Việt Nam đang trải qua giai đoạn chuyển mình mạnh mẽ, với sự gia tăng về số lượng và chất lượng của các công ty. Thị trường này có sự tham gia của cả các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Theo tài liệu gốc, có khoảng 4000 công ty quảng cáo tại Việt Nam, tập trung chủ yếu ở Hà Nội và TP.HCM. Sự cạnh tranh gay gắt đòi hỏi các công ty phải liên tục đổi mới và tối ưu hóa cơ cấu tổ chức để nâng cao hiệu quả hoạt động.

1.2. Vai Trò Của Cấu Trúc Tổ Chức Trong Sự Phát Triển

Cấu trúc tổ chức đóng vai trò then chốt trong việc định hình cách thức hoạt động và phát triển của một công ty quảng cáo. Nó ảnh hưởng đến khả năng phối hợp giữa các bộ phận, quy trình làm việc và khả năng đáp ứng nhanh chóng với thay đổi của thị trường. Theo tác giả Pham Vu Duc, cơ cấu tổ chức có tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt với các công ty khởi nghiệp.

II. Thách Thức Trong Xây Dựng Cơ Cấu Công Ty Quảng Cáo

Các công ty quảng cáo thường đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức, từ việc phân chia chức năng nhiệm vụ đến việc quản lý nguồn nhân lực. Sự phức tạp của các dự án quảng cáo, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, cũng là một yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng. Ngoài ra, việc duy trì văn hóa doanh nghiệp và đảm bảo sự linh hoạt trong mô hình hoạt động cũng là những bài toán khó cần giải quyết. Nghiên cứu cho thấy sự thiếu hụt về kinh nghiệm quản lý nhân sự trong ngành cũng là một vấn đề đáng quan tâm.

2.1. Khó Khăn Trong Phân Chia Chức Năng Nhiệm Vụ

Việc phân chia chức năng nhiệm vụ một cách rõ ràng và hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo hoạt động trơn tru của một công ty quảng cáo. Tuy nhiên, nhiều công ty gặp khó khăn trong việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng phòng ban và cá nhân, dẫn đến sự chồng chéo và thiếu phối hợp. Điều này đặc biệt đúng trong các công ty có quy mô nhỏ và vừa, nơi nguồn lực còn hạn chế.

2.2. Quản Lý Nguồn Nhân Lực Trong Môi Trường Cạnh Tranh

Ngành quảng cáo là một lĩnh vực cạnh tranh khốc liệt, đòi hỏi nguồn nhân lực chất lượng cao. Việc thu hút và giữ chân nhân tài là một thách thức lớn đối với các công ty, đặc biệt là trong bối cảnh thị trường lao động đang khan hiếm. Các công ty cần có chính sách quản lý nhân sự phù hợp, bao gồm chế độ đãi ngộ hấp dẫn, cơ hội phát triển nghề nghiệp và môi trường làm việc năng động.

2.3. Duy Trì Văn Hóa Doanh Nghiệp Trong Quá Trình Phát Triển

Văn hóa doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng bản sắc và giá trị của một công ty. Tuy nhiên, việc duy trì văn hóa doanh nghiệp trong quá trình phát triển và mở rộng quy mô là một thách thức không nhỏ. Các công ty cần chú trọng xây dựng và củng cố các giá trị cốt lõi, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới.

III. Giải Pháp Mô Hình Tổ Chức Phù Hợp Cho FPT Media

Để giải quyết những thách thức trên, FPT Media cần xây dựng một mô hình tổ chức phù hợp với đặc thù của mình. Mô hình này cần đảm bảo sự linh hoạt, khả năng phối hợp cao giữa các bộ phận và khả năng thích ứng nhanh chóng với thay đổi của thị trường. Việc áp dụng các nguyên tắc quản lý dự án hiệu quả và đầu tư vào đào tạo nhân sự cũng là những yếu tố quan trọng. Theo tác giả, việc kết hợp lý thuyết cơ cấu tổ chức với thực tế hoạt động của FPT Media sẽ mang lại hiệu quả cao.

3.1. Áp Dụng Mô Hình Ma Trận Để Tối Ưu Hóa Nguồn Lực

Mô hình ma trận là một giải pháp phù hợp cho FPT Media, cho phép tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban. Theo mô hình này, nhân viên sẽ chịu trách nhiệm đồng thời cho cả phòng ban chức năng và dự án, giúp tăng tính linh hoạt và khả năng đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, cần có quy trình quản lý chặt chẽ để tránh sự chồng chéo và xung đột về quyền lực.

3.2. Tăng Cường Phân Quyền Để Nâng Cao Tính Chủ Động

Việc phân quyền cho các phòng ban và cá nhân sẽ giúp nâng cao tính chủ động và sáng tạo trong công việc. Các nhân viên sẽ có quyền quyết định nhiều hơn trong phạm vi trách nhiệm của mình, từ đó thúc đẩy sự đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, cần có cơ chế kiểm soát và đánh giá hiệu quả để đảm bảo các quyết định được đưa ra phù hợp với mục tiêu chung của công ty.

IV. Ứng Dụng Thực Tế Phân Tích Cơ Cấu Tổ Chức FPT Media

Nghiên cứu trường hợp FPT Media cho thấy, cơ cấu tổ chức hiện tại có một số điểm mạnh và điểm yếu. Việc phân tích sơ đồ tổ chức và quy trình làm việc giúp nhận diện những vấn đề cần cải thiện. Đặc biệt, cần xem xét lại việc phân công chức năng giữa các phòng ban và đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý nhân sự. Theo kết quả khảo sát, nhân viên FPT Media mong muốn có một cơ cấu tổ chức rõ ràng hơn và môi trường làm việc khuyến khích sự phát triển cá nhân.

4.1. Đánh Giá Điểm Mạnh Và Điểm Yếu Cơ Cấu Tổ Chức Hiện Tại

Việc đánh giá kỹ lưỡng điểm mạnh và điểm yếu của cơ cấu tổ chức hiện tại là bước quan trọng để đưa ra những cải tiến phù hợp. Điểm mạnh có thể là sự linh hoạt và khả năng thích ứng nhanh chóng, trong khi điểm yếu có thể là sự thiếu rõ ràng trong vai trò và trách nhiệm. Cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm phỏng vấn nhân viên, phân tích dữ liệu hoạt động và so sánh với các công ty khác trong ngành.

4.2. Đề Xuất Cải Tiến Quy Trình Làm Việc Và Phân Công Chức Năng

Dựa trên kết quả đánh giá, cần đề xuất những cải tiến cụ thể về quy trình làm việc và phân công chức năng. Điều này có thể bao gồm việc thiết kế lại sơ đồ tổ chức, xây dựng quy trình rõ ràng hơn và đào tạo nhân viên về vai trò và trách nhiệm của mình. Mục tiêu là tạo ra một cơ cấu tổ chức hiệu quả, linh hoạt và phù hợp với đặc thù của FPT Media.

V. Hiệu Quả Hoạt Động Quản Lý Nhân Sự Tại FPT Media

Việc đánh giá hiệu quả hoạt động và quản lý nhân sự tại FPT Media sau khi áp dụng các giải pháp cải tiến là rất quan trọng. Các chỉ số như doanh thu, lợi nhuận, sự hài lòng của khách hàng và nhân viên sẽ cho thấy hiệu quả của mô hình tổ chức mới. Việc theo dõi và đánh giá thường xuyên sẽ giúp FPT Media tiếp tục điều chỉnh và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình.Theo khảo sát B của tác giả, việc đo lường mức độ hài lòng của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả cơ cấu mới

5.1. Đo Lường Hiệu Quả Hoạt Động Sau Cải Tiến Cơ Cấu

Cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động rõ ràng và khách quan, bao gồm doanh thu, lợi nhuận, thị phần và mức độ hài lòng của khách hàng. Việc theo dõi và so sánh các chỉ số này trước và sau khi cải tiến cơ cấu tổ chức sẽ giúp đánh giá hiệu quả của các giải pháp đã áp dụng. Điều này cho phép thực hiện các điều chỉnh kịp thời và đạt được kết quả tốt nhất.

5.2. Đánh Giá Mức Độ Hài Lòng Của Nhân Viên Với Cơ Cấu Tổ Chức Mới

Mức độ hài lòng của nhân viên là một chỉ số quan trọng cho thấy hiệu quả của cơ cấu tổ chức mới. Cần thực hiện khảo sát và phỏng vấn nhân viên để thu thập thông tin về mức độ hài lòng của họ với vai trò, trách nhiệm, môi trường làm việc và cơ hội phát triển nghề nghiệp. Kết quả khảo sát sẽ giúp xác định những điểm cần cải thiện và đảm bảo cơ cấu tổ chức đáp ứng được nhu cầu của nhân viên.

VI. Kết Luận Xu Hướng Cấu Trúc Tổ Chức Ngành Quảng Cáo VN

Nghiên cứu cho thấy, xu hướng cấu trúc tổ chức trong ngành quảng cáo Việt Nam đang hướng tới sự linh hoạt, đa dạng và tập trung vào khách hàng. Các công ty cần liên tục đổi mới và thích ứng với thay đổi của thị trường để duy trì lợi thế cạnh tranh. Việc áp dụng công nghệ và đầu tư vào nguồn nhân lực chất lượng cao cũng là những yếu tố quan trọng. Tương lai của ngành quảng cáo Việt Nam hứa hẹn nhiều tiềm năng phát triển, nhưng cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ các doanh nghiệp.

6.1. Dự Báo Về Sự Phát Triển Của Mô Hình Tổ Chức Trong Tương Lai

Dự báo cho thấy mô hình tổ chức trong ngành quảng cáo sẽ ngày càng trở nên linh hoạt và đa dạng hơn. Các công ty sẽ tập trung vào việc xây dựng các đội nhóm nhỏ gọn, có khả năng tự quản và làm việc hiệu quả trong môi trường thay đổi liên tục. Việc sử dụng công nghệ và các công cụ quản lý dự án trực tuyến sẽ giúp tăng cường sự phối hợp và hiệu quả hoạt động.

6.2. Khuyến Nghị Cho Các Doanh Nghiệp Ngành Quảng Cáo Tại Việt Nam

Các doanh nghiệp ngành quảng cáo tại Việt Nam cần chú trọng đầu tư vào nguồn nhân lực, xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ và áp dụng các mô hình tổ chức linh hoạt, có khả năng thích ứng nhanh chóng với thay đổi của thị trường. Việc liên tục học hỏi và cập nhật kiến thức về quản lý và công nghệ cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công trong tương lai.

Trích đoạn nội dung tài liệu

vietnam national university, HANOI hanoi school of business Pham Vu Duc Structuring an advertising business in Vietnam (an example of fpt media – the corporation for financing and promoting technology) master of business administration thesis Hanoi - 2007 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] vietnam national university, HANOI hanoi school of business Pham Vu Duc Structuring an advertising business in Vietnam (an example of fpt media – the corporation for financing and promoting technology) Major: Business Administration Code: 60 34 05 Master of business administration thesis Supervisors: 1.Ta ngoc cau 2. ha nguyen, mba Hanoi – 2007 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] TABLE OF CONTENTS ABSTRACT. V TABLE OF CONTENTS. 1 3 KEY RESEARCH AREAS.

3 5 CONTRIBUTIONS OF THE THESIS. 4 CHAPTER 1: A LITERATURE REVIEW OF THE ORGANIZATIONAL STRUCTURE .1 BASIC CHALLENGES OF ORGANIZATIONAL DESIGN.1 Four basic organizational design challenges confronting managers and consultants.2 Using contingency theory to design a structure that fits an organization’s environment 8 1.2 AUTHORITY AND CONTROL IN DESIGNING ORGANIZATIONAL STRUCTURE .3 DESIGNING ORGANIZATIONAL STRUCTURE .14 CHAPTER 2: ORGANIZATIONAL STRUCTURE IN ADVERTISING INDUSTRY .1 OVERVIEW OF ADVERTISING INDUSTRY .2 What is media? .4 Future of Advertising industry .2 ORGANIZATION STRUCTURE OF WORLD ADVERTISING INDUSTRY .1 Types of Ad Agencies .2 Other Types of Agencies and Services .5 Organization Structure of World Advertising Industry .3 THE ADVERTISING INDUSTRY IN VIETNAM .1 A Decade of Change for Advertising in Vietnam .2 Foreign Advertising Agencies in Vietnam .3 Local Advertising Agencies in Vietnam .4 Future of advertising industry in Vietnam .4 ORGANIZATIONAL STRUCTURE IN VIETNAM ADVERTISING COMPANY .54 CHAPTER 3: FPT CORPORATION AND FPT MEDIA INTRODUCTION .1 OVERVIEW OF FPT CORPORATION .58 vi TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.2 Products and Services.2 FPT MEDIA INTRODUCTION .66 CHAPTER 4: SITUATION ANALYSIS AND RECOMMENDATION .2 SUITABLE TIME FOR CHOOSING NEW ORGANIZATIONAL STRUCTURE .3 NEW ORGANIZATIONAL STRUCTURE’S SWOT ANALYST: .1 When will we move to functional organizational structure? .2 Which model will be choosing to implement at this time? .86 APPENDIX A WHAT IS ADVERTISING? .88 APPENDIX B LIST OF SOME BIG ADVERTISING AGENCY IN VIETNAM .90 APPENDIX C SOMETHING ABOUT ADVERTISING INDUSTRY IN VIETNAM .92 APPENDIX D TECHNIQUES IN ADVERTISING INDUSTRY .94 APPENDIX E LIST OF INTERVIEWEES .98 APPENDIX F AN EXAMPLE OF ORGANIZATIONAL STRUCTURE IN FPT CORPORATION .100 vii TIEU LUAN MOI download : [e-mail] INTRODUCTION 1 BACKROUND Within scope of this thesis, I would like to study the organizational structure applying into the advertising industry and especially Vietnam advertising company – FPT Media, a part of FPT Corporation. Purpose of the thesis will be presented in the next section. 2 PURPOSE From the theory, we may found a lot of models that are studied, analyzed and applied.

Each model is designed for certain types of company with its own particulars: number of employees, business scale and business style. After each development stage, depending on the situation, managers will decide which model will be chosen. In some situation, managers may skip certain periods of development. They are not always successful.

The advertising industry is a partial of every industry. Naturally, it has some its own particulars which differ from all other fields. Basically, the organizational structure in advertising firms do not have big different with others but in fact, there are some their own customizations. After 4 month in FPT Media, I found that, with a startup company, capital, business strategy, human resource are important factors.

But the organizational structure is also crucial. An organizational structure has direct impacts on the business. 1 TIEU LUAN MOI download : [e-mail] FPT Media, a startup firm, belongs to a big IT corporation in Vietnam, cannot be outside of the intersection point between organizational structure in theory (which were designed for all kind of companies); advertising industry (so many kind of services) and a Vietnam company (with its own characteristics). What is current organizational structure of FPT Media? Has is got any problem? If yes, how to repair it? How to make it better? The purpose of this thesis is to:  First, give out a systematical approach organizational structure theory;  Second, discover the advertising industry;  Third, apply this theory into practical case of FPT Media – FPT corporation to recommend the best solutions, which will help FPT Media managers have a guide on how to manage organizational structure effectively;  Fourth, identify some theoretical issue of organizational structure, which can apply in advertising companies in specific environment of Vietnam.

3 KEY RESEARCH AREAS The thesis studies organizational structure theories, history and structure of advertising industry and finally analyzes organizational structure in this industry. Three first chapters of the thesis are researches on advertising industry and a local firm with main objectives: 2 TIEU LUAN MOI download : [e-mail])  To access organizational structure theories  To assess advertising industry and organizational structure in this industry.  To assess a Vietnam firm: their organizational structure – advantage and disadvantage 4 METHODOLOGY A lot of related documents on organizational structure theory were gathered, analyzed, compared and customized for suitable with Vietnam advertising industry. Sources of information were combined for use includes: books, internet, media, and dialogues with experts.

Population and Sample With the first survey (survey A), the author assesses organizational structure in advertising industry and especially in Vietnam market. There are about nearly 4.000 advertising companies in Vietnam now. As most companies are based in Ho Chi Minh City (HCMC) – most of big firms and Hanoi, we took the sample of 8 companies in Hanoi and 9 others in HCMC. These 17 companies are big firms (in total of 40 biggest advertising firms in Vietnam); they cover most of the adverting market and they provide most of service in adverting industry.

This sample is typical enough to withdraw conclusions about advertising industry and Vietnam advertising industry. The questionnaires are delivered to one or two key persons in each company. The survey B is to identify how FPT Media staff think and satisfy with their organization. Because FPT Media is a young firm so there are only more than 10 people so author has taken a sample of all of these 10.

From this survey, we may (LUAN.technology) 3 TIEU LUAN MOI download : [e-mail]) found real situation of FPT Media and their real expectation. (See appendix E) Data collections methods A lot of data collection methods were considered. Because of constraints in terms of time, costs and human resources, a random sample from the whole population of advertising companies could not be obtained in this research. Author has approached 17 big advertising companies in Hanoi and HCMC for the survey.

For survey A, a total of 11 questionnaires were sent via email and 6 questionnaires were sent by post. Notice phone calls were made in prior and follow up. 8 in total of 11 questionnaires via email were answer and usable. With questionnaires by post, all 6 completed usable questionnaires were collected.

Author collected 14 usable questionnaires over 17 in total. 5 CONTRIBUTIONS OF THE THESIS The thesis would systematically help Vietnam advertising companies – especially FPT Media – see what organizational structure is, the benefits and principles to effectively build organizational structure. Most importantly, the thesis has developed specific activities, guidelines for Vietnamese advertising firms in understanding and building an effective organizational structure. 6 OUTLINE The thesis is divided into four chapters.

 Chapter One will review basic organizational structure theories.  Chapter Two and Chapter Three are findings of the relevant issues for the advertising industry and the company in point – FPT Media.technology) 4 TIEU LUAN MOI download : [e-mail])  Chapter Four will show recommendations from the case.technology) 5 TIEU LUAN MOI download : [e-mail]) CHAPTER 1 A LITERATURE REVIEW OF THE ORGANIZATIONAL STRUCTURE 1.1 BASIC CHALLENGES OF ORGANIZATIONAL DESIGN If an organization is to remain effective as it changes and grows with its environment, managers must continuously evaluate they way their organizations are design: for example, they way work is divided among people and departments, and the way it controls its human, financial, and physical resources. Organization design involves difficult choices about how to control – that is, coordinate organizational tasks and motivate the people who perform them – to maximize an organization’s ability to create value1.1 Four basic organizational design challenges confronting managers and consultants. People in organization take on new tasks as the need arises and it’s very unclear who is responsible for what, and who is supposed to report to whom.

This makes it difficult to know on whom to call when the need arises and difficult to coordinate people’s activities so they work together as a team. As organizations grow, manager must decide how to control and coordinate the activities that are required for the organization to create value. The principal design challenge is how to manage differentiation to achieve organization goals. Differentiation is the process by which an organization allocates people and 1 Whirlpool, 2002.technology) 6 TIEU LUAN MOI download : [e-mail]) resources to organizational task and establishes the task and authority relationships that allow the organization to achieve its goals.

Organizations develop five functions to accomplish their goals and objectives2: support, production, maintenance, adaptive and managerial. - Support function: Functions which facilitate an organization’s control of its relations with its environment and its stakeholders. Support function includes purchasing, sales and marketing, public relations and legal affairs. - Production function: Function which manages and improves the efficiency of an organization’s conversion process so that more value is created.

Production functions include production operations, production control, and quality control. - Maintenance function: Function which enable an organization to keep its departments in operation. Maintenance functions include personnel, engineering and janitorial services - Adaptive function: Functions which allow an organization to adjust to changes in the environment. Adaptive functions include research and development, market research and long-range planning.

- Managerial function: Function which facilitate the control and coordination of activities within and among department. An organizational role is a set of task-related behaviors required of an employee. An organization is composed of interlocking roles that are differentiated by task responsibilities and task authority. Differentiation has a vertical and a horizontal dimension.

Vertical differentiation refers to the way an organization designs it hierarchy of authority. Horizontal differentiation refers to the way organization groups roles into subunits (function and divisions). Managers confront four design challenges as they coordinate organizational activities. The choices they make are interrelated and collectively determine how effectively an organization operates.

2 Ron Ashkenas, Dave Ulrich, Todd Jick and Steve Kerr, 1998. The Boundaryless Organization: Breaking the Chains of Organizational Structure. New York: Jossey-Bass (LUAN.technology) 7 TIEU LUAN MOI download : [e-mail]) a) The first challenge is to choose the right extent of vertical and horizontal. b) The second challenge is to strike an appropriate balance between differentiation and integration and use appropriate integrating mechanisms.

c) The third challenge is to strike an appropriate balance between the centralization and decentralization of decision-making authority. d) The fourth challenge is to strike an appropriate balance between standardization and mutual adjustment by using the right amounts of formalization and socialization. Differentiation is the process by which organization evolve into complex systems as they allocate people and resources to organizational task and assign people different levels of authority. Different organizational structures cause individuals to behave in different ways.

Mechanistic structures are designed to cause people to behave in predictable ways. Organic structures promote flexibility and quick response to changing conditions. Successful organizations strike and appropriate balance between mechanistic and organic structures.2 Using contingency theory to design a structure that fits an organization’s environment Contingency approach: A management approach in which the design of an organization’s structure is tailored to the sources of uncertainty facing an organization. Contingency theory argues that in order to manage its environment effectively, an organization should design its structure and control systems to fit with the environment in which the organization operates.