CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔ CHỨC TRONG LĨNH VỰC XÂY DỰNG 1.1 Cơ sở lý luận về tổ chức, mô hình cơ cấu tổ chức 1.1 Các vấn đề về tổ chức 1.1 Khái niệm về tổ chức Khái niệm về “tổ chức’’ đã được nghiên cứu trong rất nhiều ngành khoa học khác nhau. Từ đó đã có rất nhiều các cách định nghĩa khác nhau về tổ chức được các học viên đưa ra. Tùy theo xuất phát công việc, cách nhìn nhận đánh giá mà các định nghĩa về tổ chức rất đa dạng và phong phú. Sau đây học viên xin trích dẫn một số định nghĩa được công bố và sử dụng trong các ngành khác nhau.
+ Theo từ điển tiếng Việt: Tổ chức là một tập hợp người được sắp xếp theo một cơ cấu nhất định để hoạt động vì lợi ích chung. + Theo các nhà triết học: Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật.
+ Theo Khoa học tổ chức và quản lý: Tổ chức với ý nghĩa hẹp là “tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó. + Theo Viện Khoa Học Tổ Chức Nhà Nước: Tổ chức là tập hợp của con người trong xã hội có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu xác định; được hình thành và hoạt động theo những nguyên tắc nhất định phù hợp với quy định pháp luật nhằm gắn kết con người với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt đến mục tiêu chung. Còn rất nhiều các định nghĩa khác nhau nhưng học viên đồng quan điểm với cách định nghĩa của Chester Irving Barnard – một giám đốc điều hành kinh doanh người Mỹ và giảng viên Đinh Tuấn Hải – Trường Đại Học Kiến Trúc Hà Nội: Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay những nỗ lực của hai hay nhiều người kết hợp với nhau một cách có ý thức.2 Đặc điểm của tổ chức. + Sức mạnh của tổ chức là sự nỗ lực kết hợp của mỗi thành viên trong tổ chức + Mỗi tổ chức đều có mục tiêu chung + Sự phân công lao động: Các công việc phức tạp có thể thực hiện một cách thành công nhờ vào việc phân chia chúng thành các công việc cụ thể có hệ thống.
Thông qua đó giúp tổ chức có thể sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực của bản thân tổ chức đó. Phân công lao động tạo điều kiện cho mỗi thành viên của tổ chức chuyên sâu váo một công việc cụ thể hoặc một nghề nghiệp cụ thể. + Trong tổ chức bao giờ cũng gồm một hệ thống thứ bậc quyền lực từ trên xuống.3 Phân loại tổ chức. • Theo mục tiêu hoạt động: Mục tiêu hoạt động của tổ chức là những điều cần đạt đến thông qua quá trình thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức (tức là thông qua hoạt động của tổ chức).
Lý thuyết về tổ chức cho thấy có nhiều cách khác nhau trong xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức và mục tiêu hoạt động của tổ chức không phải là bất biến (tức là có thể điều chỉnh, bổ sung). Mục tiêu hoạt động là một trong số những căn cứ để phân loại tổ chức, cụ thể là: + Căn cứ vào mục tiêu lợi nhuận có thể phân loại tổ chức thành hai nhóm là các tổ chức hoạt động vì mục tiêu lợi nhuận (công ty, tổng công ty, tập đoàn kinh tế…) và các tổ chức hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận (cơ quan nhà nước, tổ chức hành chính, các hội, tổ chức phi chính phủ…); + Căn cứ vào mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn của thời gian thực hiện nhiệm vụ có thể phân loại tổ chức thành các nhóm như: - Tổ chức được lập ra để thực hiện mục tiêu ngắn hạn (ban bầu cử, ban kiểm phiếu; tổ hoặc ban thư thư ký kỳ họp, đại hội…); - Tổ chức được lập ra để thực hiện mục tiêu trung hạn (các tiểu ban chuẩn bị văn kiện Đại hội của Đảng; các ban soạn thảo, tổ biên tập xây dựng mới, sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật, đề án của trung ương…); - Tổ chức được lập ra để thực hiện mục tiêu dài hạn (các tổ chức nghiên cứu chiến lược, nghiên cứu cơ bản). 6 + Theo mục tiêu hoạt động còn có thể phân loại tổ chức thành các nhóm như: - Các tổ chức được thành lập với mục tiêu giúp người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước: vụ, cục, tổng cục, thanh tra…; - Các tổ chức được thành lập với mục tiêu cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước bao gồm: các đơn vị nghiên cứu chiến lược, chính sách về ngành, lĩnh vực; cơ quan báo chí; trung tâm thông tin hoặc tin học; trường hoặc trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; học viện thuộc Bộ. • Theo ngành và lĩnh vực hoạt động: Phân loại tổ chức theo ngành, lĩnh vực hoạt động là cách phân loại dựa trên hoạt động chuyên môn của các tổ chức.
Theo cách phân loại này ta có các tổ chức thuộc các ngành, lĩnh vực khác nhau như: quốc phòng; an ninh; ngoại giao; công thương; xây dựng; y tế; giáo dục; lao động, thương binh, xã hội; khoa học, công nghệ… Phân loại tổ chức theo ngành có ưu điểm là giúp ta thấy được cơ cấu ngành, lĩnh vực trong tổ chức bộ máy nhà nước (đơn ngành; đa ngành, đa lĩnh vực). Tuy vậy, phân loại tổ chức theo ngành, lĩnh vực có hạn chế là không xác định được tổ chức thuộc loại hình nào (tổ chức hành chính hay đơn vị sự nghiệp công lập). Vì vậy, cả trên phương diện nghiên cứu và ứng dụng thực tiễn cần sử dụng kết hợp cách phân loại này với các cách phân loại khác để thấy được đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tính chất, quy mô của tổ chức. • Theo quy mô của tổ chức: Quy mô thực chất là mức độ rộng lớn của tổ chức.
Với ý nghĩa như vậy độ rộng lớn của tổ chức được xem xét trên hai phương diện chính là phạm vi hoạt động của tổ chức và thẩm quyền của tổ chức. Ngoài ra còn có các yếu tố khác như cơ cấu tổ chức; số lượng nhân lực; nguồn lực tài chính; cơ sở vật chất, kỹ thuật. Căn cứ vào quy mô của tổ chức có thể phân loại tổ chức thành các nhóm như: + Các tổ chức có phạm vi hoạt động rộng (toàn quốc; trong nước, quốc tế), các tổ chức có phạm vi hoạt động hẹp (trong phạm vi tỉnh, huyện, xã…); + Các tổ chức có thẩm quyền chung (Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp; các 7 cơ quan này theo quy định của Hiến pháp có thẩm quyền giải quyết những vấn đề thuộc các lĩnh vực khác nhau, các đối tượng khác nhau); + Các tổ chức có thẩm quyền chuyên môn, hoạt động không vượt ngoài giới hạn phạm vi thẩm quyền chuyên môn đã được pháp luật quy định. Theo đó các tổ chức này chia thành hai nhóm: - Tổ chức chuyên môn chuyên ngành.
Nhóm này bao gồm những cơ quan hành chính nhà nước mà thẩm quyền được giới hạn trong một ngành hoặc một vài ngành có liên quan. Các quy định do các cơ quan này đặt ra chỉ có hiệu lực thi hành trong ngành, lĩnh vực mà nó quản lý; - Tổ chức chuyên môn tổng hợp. Nhóm này bao gồm những cơ quan hành chính nhà nước có chức năng quản lý chuyên môn tổng hợp. Do có chức năng, thẩm quyền quản lý chuyên môn tổng hợp nên các quy định do các cơ quan này đặt ra không chỉ có hiệu lực đối với nó mà còn có hiệu lực đối với cả các cơ quan nhà nước có thẩm quyền chuyên môn chuyên ngành (nhóm nêu trên).
• Theo các tiêu chí khác: Ngoài các tiêu chí phân loại tổ chức như đã nêu ở trên, còn có những phân loại tổ chức theo các tiêu chí khác như: + Căn cứ theo nguyên tắc tổ chức và giải quyết công việc có thể phân tổ chức thành ba loại: - Tổ chức hoạt động theo chế độ tập thể lãnh đạo (ví dụ: các tổ chức chấp hành - hành chính ở các đại phương); - Tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng (ví dụ: các tổ chức thực hiện nhiệm vụ điều tra thuộc các bộ, tổng cục); - Tổ chức hoạt động theo chế độ chuyên viên kết hợp với chế độ thủ trưởng (ví dụ: các vụ của các bộ). + Căn cứ vào quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính có thể phân loại tổ chức cụ thể như sau: tổ chức tự bảo đảm chi phí hoạt động; tổ chức tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động; tổ chức do ngân sách nhà nước bảo đảm toàn bộ chi phí hoạt động.4 Đặc trưng cơ bản của tổ chức. Mục tiêu của tổ chức: Mục tiêu của tổ chức là những điều tổ chức cần đạt đến thông qua hoạt động của tổ chức. Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức: + Chức năng của tổ chức được hiểu là những phương diện hoạt động chủ yếu của tổ chức.
+ Chức năng của tổ chức được cụ thể hoá thành các nhiệm vụ, quyền hạn (bao gồm cả nhiệm vụ, quyền hạn của người đứng đầu). + Chức năng, nhiệm vụ là dấu hiệu đặc thù của tổ chức vì mỗi tổ chức có chức năng, nhiệm vụ cụ thể riêng, không trùng lặp với các tổ chức khác tuy cùng loại hình. Cơ cấu tổ chức: + Khái niệm: Cơ cấu tổ chức là một hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm những công việc riêng rẽ cũng như những công việc tập thể và sự phân chia công việc thành những thành phần cụ thể để xác định xem ai làm những việc gì và sự kết hợp các công việc riêng rẽ với nhau, chỉ rõ cho mọi người thấy họ phải làm việc cùng nhau như thế nào. Các thành phần cơ bản của cơ cấu tổ chức gồm: - Chuyên môn hóa: Là quá trình nhận diện các công việc cụ thể và phân công các cá nhân, các nhóm đã được huấn luyện thích hợp để đảm nhận.
- Tiêu chuẩn hóa: Là quá trình cụ thể hóa các thủ tục của tổ chức mà theo đó các nhân viên có thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thống nhất là thích hợp.